Appointment booking that automatically brings in more revenue
By booking appointments from hellomateo, you offer your customers a modern, digital booking experience. Fully integrated with your automated WhatsApp communication. From the first invitation to a reminder, everything is automatic. For more booked appointments, fewer no-shows and maximum turnover per customer.
Buchungslink mit der Einladung verschicken
Termine für Mitarbeiter und Räume anbieten
Mehrere Standorte auf einer Buchungsseite bündeln
More than 2,000 customers use hellomateo
Von der Einladung zum Termin im Kalender
Mit Buchungslink einladen
Mit einer automatisierten Kundenreise in hellomateo verschickst du Einladungen mit Buchungslink, zum Beispiel zum Sehtest oder zur Hauptuntersuchung. Bei einem Terminwunsch am Telefon kann die KI-Telefonie den Link senden.
Standort und Leistung wählen
Auf der Buchungsseite wählt dein Kunde den Standort und die gewünschte Leistung. Danach entscheidet er sich für einen angebotenen Tag und eine Uhrzeit oder ein Zeitfenster.
Angaben ergänzen und buchen
Dein Kunde trägt seine Kontaktdaten ein und beantwortet deine zusätzlichen Fragen. Anschließend schickt er die Buchung ab.
Termin steht im Kalender
Der Termin steht im Kalender deines Teams in hellomateo. Bestätigung und Erinnerung lassen sich automatisch per WhatsApp verschicken.
Appointment organization that works for you in the background
Automated processes, intelligent allocation and central control ensure that appointments are planned efficiently and met reliably.
Appointment booking perfectly integrated into your customer journeys
With hellomateo, appointment booking becomes part of your automated customer journey — not just an isolated tool.
after purchase
When replenishment is pending
for consultation or follow-up
to reactivate inactive customers
Central control for appointments, locations and services
With hellomateo, you manage all appointments, branches and services in one system.
Multi-location with a central booking interface for all branches
Location-specific services with freely definable services per location
Intelligent allocation based on availability and qualification
Flexible booking rules such as Round Robin for optimal utilization
Perfect for hearing care professionals, opticians, retailers and car dealerships
Whether consulting, service, control or sales — appointment booking is becoming an automatic growth driver.
Have eye tests and hearing tests booked automatically
Manage workshop or service appointments efficiently
Arrange consultation appointments digitally
Automatically invite customers to be replenished
Custom booking experience
The appointment booking is completely adapted to your company. Logo, colors and design can be individually configured so that your booking page doesn't look like a foreign object, but like a natural part of your brand.
Auch die Verteilung legst du fest: nach größter Verfügbarkeit, gleichmäßig auf Mitarbeiter, bei gemeinsamer Verfügbarkeit oder nach Kundenwahl.
Buchungszeitraum und Mindestvorlauf begrenzen
Feste Uhrzeiten oder Zeitfenster anbieten
Eigene Fragen als Pflichtfelder hinterlegen
Online-Termine mit Videolink über Google oder Microsoft anbieten
Nachrichten zum Termin verschicken und Buchungen auswerten
In hellomateo richtest du automatische Nachrichten zur Buchung, Bestätigung, Änderung und Absage eines Termins ein. Für bestätigte Termine bestimmst du zusätzlich, wann eine Erinnerung verschickt wird, zum Beispiel per WhatsApp und ersatzweise per E-Mail. Die Terminauswertung zeigt dir die Buchungen nach Buchungsseite, Terminart, Kalender und Status.
Nachrichten für die einzelnen Terminschritte einrichten
Zeitpunkt der Erinnerung vor dem Termin festlegen
WhatsApp mit E-Mail als Ersatzkanal einrichten
Bestätigte, ausstehende und abgesagte Termine auswerten
Schau dir die Terminbuchung von hellomateo im Beratungsgespräch an.
Welche Termine sollen deine Kunden buchen?
In hellomateo legst du Terminarten mit eigenen Namen, Beschreibungen und Buchungsregeln an, zum Beispiel für diese Anlässe.
Autohaus
Lade deine Kunden zum nächsten Werkstatttermin ein und frage das Kennzeichen direkt bei der Buchung ab.
Augenoptik
Du verschickst eine Einladung zum Sehtest mit einem Link, über den dein Kunde den Termin selbst auswählt.
Hörakustik
Du lädst zur Beratung über die Wiederversorgung ein und gibst deinem Kunden den Buchungslink mit.
Versicherung
Biete Beratungstermine in deiner Agentur oder als Online-Termin mit Videolink an.
Möbel und Küche
Plane für die Küchenberatung eine eigene Termindauer und zusätzliche Vorbereitungszeit ein.
Sanitätshaus
Lege für das Maßnehmen und die anschließende Anpassung eigene Terminarten mit passender Dauer an.
Our satisfied customers report on these successes
Augenoptik Hauptsache Scharf: Mit hellomateo Zeit sparen und Kunden durch WhatsApp-Automatisierung begeistern
- 24/7 availability
- Stress-free weekend planning
- Full schedules
auric digitizes the customer journey and is already relieving 45 locations with automated WhatsApp communication via hellomateo
- 4.9 Google rating
- 88% opening rate
- 45 active locations
Features for all your customer communications
hellomateo combines messaging, automation and omnichannel strategies in one platform, a platform that was developed specifically for industry-specific requirements.
Inbox
Bundle all messages from WhatsApp, Instagram, email and other channels in one inbox. Your team works in a structured way, assigns calls and keeps track of everything at all times.
Automated customer journeys
Create automated message routes that start with events defined by you. In this way, you support prospects and existing customers in a targeted manner along their entire customer journey.
AI Telephony
Answer calls automatically, even outside of your opening hours. The AI answers questions, documents conversations and passes on important concerns to your team.
AI assistant in chat
Get recurring inquiries answered automatically. The AI supports your team in chat, reacts immediately and remains individually tailored to your company.
Customer and contact management
Manage all contacts centrally, segment target groups flexibly and respond to every request with full context. This makes communication personal and efficient.
Live chat
Integrate a chat directly on your website and enable real-time contact. Visitors reach you immediately and your team answers centrally from the inbox.
Assessment management
Request reviews automatically and keep an eye on new reviews. In this way, you strengthen your visibility on Google and actively protect your online reputation.
WhatsApp newsletter
Send personalized campaigns directly from your customer's messenger. With a high opening rate, you can reach your target group reliably and without spam folders.
Postal delivery
Complement digital campaigns with automated letter delivery. In this way, you can also reach customers without messengers and combine online and offline communication.
Insights
Keep an eye on metrics such as open rates, responses, and conversions. With clear reports, you can see which measures are working and where there is potential for optimization.
Integrations
Integrations Connect hellomateo with your industry system, CRM, shop or other tools. Data is automatically synchronized and your processes run efficiently in the background.
Frequently asked questions about the central mailbox
Book a non-binding consultation
We would be happy to introduce hellomateo to you in a personal call.
Or send us an email:
Is appointment booking suitable for multiple locations?
Can customers postpone or cancel appointments themselves?
Can I determine which employee receives which appointment?
Can I connect appointment booking with my existing calendar or CRM?
Can automatic reminders be sent?