Kontakte und Einwilligungen für WhatsApp an einem Ort
Die Kunden- und Kontaktverwaltung von hellomateo verbindet Kontaktdaten, Einwilligungen und Zielgruppen für WhatsApp. Du siehst Chats und Notizen am Kontakt, dokumentierst Zustimmungen und bildest Listen für deine Kampagnen. hellomateo ergänzt deine bestehende Kundenverwaltung oder Branchensoftware.
Einwilligungen getrennt nach Kanal sehen
Chats und Notizen am Kontakt finden
Zielgruppen mit eigenen Filterregeln bilden
Zuletzt aktualisiert: 28. Oktober 2026
Über 2.000 Kunden nutzen hellomateo
Kontakte, Einwilligungen und Listen verwalten
In hellomateo findest du Kundendaten und Zustimmungen am Kontakt und nutzt Filter, um passende Empfänger zusammenzustellen.
Kundendaten und Gespräche am Kontakt nachlesen
Das Kontaktdetail von hellomateo zeigt Kontaktdaten, eigene Felder, Chats und Notizen sowie vorhandene Aufträge und Termine; Kundenreisen kommen ab Business hinzu. Du öffnest etwa den letzten Chat und liest die Notiz zum nächsten Werkstattbesuch. Ausgewählte eigene Felder kannst du auch in der Seitenleiste des Postfachs anzeigen lassen. So steht die Kundennummer beim Antworten neben dem Gespräch.
Kontaktinformationen und eigene Felder ansehen
Chats und Notizen am Kontakt nachlesen
Vorhandene Aufträge und Termine öffnen
Eigene Felder neben dem Chat anzeigen
Einwilligungen je Kanal getrennt dokumentieren
hellomateo führt Marketing-Zustimmung und transaktionale Zustimmung getrennt für jeden Kanal. In den Aktivitäten am Kontakt siehst du, wann eine Marketing-Zustimmung hinzukam oder widerrufen wurde, im Chat die Bestätigung mit Datum und Uhrzeit. Schreibt ein Kunde ausschließlich „Stop“ oder „Stopp“, beendet hellomateo das Marketing-Opt-in für diesen Kanal und sendet deine hinterlegte Abmeldebestätigung. Der Kontakt bleibt erhalten.
Marketing-Zustimmung je Kanal sehen
Transaktionale Zustimmung getrennt sehen
Zeitpunkt der WhatsApp-Zustimmung nachlesen
Abmeldung per „Stop“ oder „Stopp“ erfassen
WhatsApp-Einwilligungen per Knopfdruck einholen
Mit dem Opt-in-Verfahren von hellomateo melden sich Kunden über einen QR-Code oder WhatsApp-Link an. Du hinterlegst ein Stichwort, eine Nachricht zur Bestätigung und eine Erfolgsnachricht. Dein Kunde bestätigt per Knopf in WhatsApp. Unter „Aktive Abonnenten“ findest du die Anmeldungen; der Bericht zeigt neue und verlorene Abonnenten. So kannst du die Entwicklung deiner Anmeldungen verfolgen.
QR-Code für die Anmeldung bereitstellen
WhatsApp-Link zur Anmeldung teilen
Zustimmung per Knopf bestätigen lassen
Neue und verlorene Abonnenten ansehen
Kontakte per CSV oder Anbindung übernehmen
In hellomateo importierst du Kontakte aus einer CSV-Datei und ordnest die Spalten den passenden Feldern zu. Einwilligungen lassen sich je Kanal in eigenen Spalten übernehmen. Ab Business kannst du deine Branchensoftware anbinden. Welche Kontaktdaten, Aufträge und Termine dabei übertragen werden, hängt vom System ab. Im Einrichtungstermin legst du gemeinsam mit hellomateo fest, auf welchem Weg deine Kontakte übernommen werden.
Bei einigen Anbindungen lassen sich Einwilligungen auch an die Branchensoftware zurückmelden. Den Umfang klärst du im Einrichtungstermin.
CSV-Datei über „Kunden importieren“ einlesen
Spalten den Kontaktfeldern zuordnen
Einwilligungen je Kanal übernehmen
Branchensoftware ab Business anbinden
Zielgruppen mit dynamischen Listen bilden
Dynamische Listen in hellomateo stellen Kontakte nach deinen Filterregeln zusammen. Du kombinierst Kontaktdetails mit Bedingungen zu vorhandenen Aufträgen oder Terminen, verbunden durch „und“ oder „oder“. So entsteht etwa eine Liste für Kunden mit Geburtstag in dieser Woche und WhatsApp-Marketing-Opt-in. Listen bilden die Grundlage für Kampagnen und für Kundenreisen ab Business.
Nach Kontaktdetails und eigenen Feldern filtern
Aufträge und Termine als Bedingungen nutzen
Regeln mit „und“ oder „oder“ verbinden
Eine Kampagne direkt aus der Liste erstellen
Lass dir zeigen, wie du in hellomateo Kontakte übernimmst, Einwilligungen nachliest und eine Zielgruppe zusammenstellst.
Von deinen Kontakten zur passenden Zielgruppe
Kontakte übernehmen
In hellomateo übernimmst du Kontakte per CSV oder ab Business über eine Anbindung. Welcher Weg zu deinen Kontaktdaten passt, klärst du im Einrichtungstermin.
Einwilligung einholen
Das Opt-in-Verfahren von hellomateo führt Kunden per QR-Code oder WhatsApp-Link zur Anmeldung. Dein Kunde bestätigt die Zustimmung mit einem Knopf in der Nachricht.
Zustimmung nachlesen
hellomateo vermerkt Zustimmungen und Abmeldungen in den Aktivitäten am Kontakt. Die Bestätigung deines Kunden steht mit Datum und Uhrzeit im Chat. Marketing- und transaktionale Zustimmung sind getrennt.
Zielgruppe zusammenstellen
In hellomateo kombinierst du Filter für Kontaktdetails, vorhandene Aufträge und Termine. Die dynamische Liste folgt deinen Bedingungen und lässt sich für eine Kampagne auswählen.
Mehr zum Thema: Opt-in einfach erklärt, WhatsApp Newsletter, Branchensoftware anbinden und Zentrales Postfach
Welche Kundendaten brauchst du im Alltag?
hellomateo verbindet Kontakte, Einwilligungen und Listen mit konkreten Anlässen in deinem Betrieb.
Autohaus und Werkstatt
In hellomateo sammelst du Einwilligungen per QR-Code und filterst Werkstattkunden nach vorhandenen Terminen; DMS-Anbindungen gibt es ab Business.
Augenoptik
In hellomateo bildest du Listen für Sehtest-Einladungen nach Termin und Einwilligung, wenn die Termine aus deiner Optik-Software vorliegen; Anbindungen gibt es ab Business.
Hörakustik
In hellomateo hältst du Terminwünsche und den Bezug zu Angehörigen in Notizen fest; die Tochter erhält für ihre WhatsApp-Nummer einen eigenen Kontakt.
Modehandel
In hellomateo sammelst du Einwilligungen an der Kasse und bildest Listen nach Geburtstag oder letzter Interaktion, etwa für einen Gruß an Stammkunden.
Möbel und Küche
In hellomateo hinterlegst du Küchenaufträge mit Status und eigenem Datumsfeld für die Lieferung am Kontakt und übernimmst Hausmesse-Kontakte per CSV.
Elektrohandel
In hellomateo filterst du Gerätekäufer anhand vorhandener Aufträge und zeigst die Reparaturnummer als eigenes Feld neben dem Gespräch an.
Mit deinen Kontakten ins Gespräch kommen
Mit hellomateo nutzt du deine Kontakte im zentralen Postfach, für WhatsApp Newsletter und ab Business für automatisierte Kundenreisen.
Zentrales Postfach
hellomateo bündelt WhatsApp, E-Mail, Instagram und Facebook Messenger in einem Postfach. Mehrere Mitarbeiter schreiben über dieselbe WhatsApp-Nummer und weisen Gespräche zu.
Automatisierte Kundenreisen
Kundenreisen in hellomateo verschicken Einladungen automatisch nach Datum oder Ereignis. Du legst Nachricht und Folgeschritte fest und prüfst den Verlauf je Kontakt. Ab Business.
KI-Telefonie
Die KI-Telefonie von hellomateo nimmt Anrufe an, beantwortet Fragen und schickt nach Zustimmung den Buchungslink per WhatsApp. Ab 80 € im Monat, 500 Freiminuten, weitere Minuten zusätzlich.
KI-Assistent im Chat
Der KI-Assistent von hellomateo beantwortet Fragen in WhatsApp, Instagram und Facebook Messenger mit deinem Wissen. Zubuchbar, in Business Plus wählbar, in Enterprise enthalten.
Terminbuchung
Mit hellomateo buchen Kunden Termine selbst auf deiner Buchungsseite. Du legst Leistungen und Kalender fest. Zusatzmodul: 25 € im Monat, unabhängig von der Anzahl der Standorte.
Kunden- und Kontaktverwaltung
hellomateo verbindet Kontaktdaten, Gespräche und Einwilligungen je Kanal. Du liest Notizen am Kontakt und stellst mit eigenen Filterregeln Empfängerlisten zusammen.
Kontakt über deine Website
Ein Knopf von hellomateo auf deiner Website führt Besucher in WhatsApp und andere Kanäle. Dein Team antwortet bei angebundenen Kanälen im zentralen Postfach.
Bewertungsmanagement
Mit hellomateo fragst du Google-Bewertungen an, liest Rezensionen und antwortest darauf. Kundenreisen verschicken die Bewertungsanfrage ab Business automatisch.
WhatsApp Newsletter
Mit hellomateo schickst du WhatsApp-Newsletter an Kunden mit Zustimmung. Du wählst Empfänger, planst den Versand und siehst je Empfänger, ob die Nachricht gelesen wurde.
Postalischer Versand
Mit hellomateo gestaltest und verschickst du Briefe mit WhatsApp-QR-Code. In Business zubuchbar, in Business Plus wählbar, in Enterprise enthalten.
Insights
Insights von hellomateo zeigt Nachrichten, Leserate, Kontakte und Bewertungen. Mit den jeweiligen Modulen kommen Auswertungen zu KI-Anfragen und Terminen hinzu.
Integrationen
hellomateo übernimmt je nach Anbindung Kontakte, Aufträge und Termine aus deiner Branchensoftware. Über 70 direkte Integrationen sind ab Business verfügbar.
Häufige Fragen zu Kontakten und WhatsApp-Opt-ins
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Buch eine unverbindliche Beratung
Gerne stellen wir dir hellomateo in einem persönlichen Gespräch vor.
Oder schreib uns eine E-Mail:
Was ist die Kunden- und Kontaktverwaltung von hellomateo?
Wie hole ich die WhatsApp-Einwilligung meiner Bestandskunden ein?
Wie importiere ich bestehende Kundenkontakte?
Was unterscheidet Marketing- und transaktionale Zustimmung?
Wie meldet sich ein Kunde ab, ohne dass ich ihn lösche?
Werden Einwilligungen mit unserer Branchensoftware abgeglichen?
Wo sehe ich, wann und wie ein Kunde zugestimmt hat?
Kann ich Zielgruppen nach Kundendaten, Aufträgen und Terminen filtern?
Ersetzt hellomateo unsere Kundenverwaltung oder unser CRM?
Kann ich eigene Felder anlegen und im Chat anzeigen?
Sehe ich alle Gespräche eines Kunden in einem Profil?
Was passiert bei einer zweiten oder neuen WhatsApp-Nummer?
Was kostet die Kontaktverwaltung, und kann ich hellomateo ausprobieren?