Online-Terminbuchung mit Einladung per WhatsApp
Mit der Online-Terminbuchung von hellomateo buchen deine Kunden ihren Termin selbst, auf einer Buchungsseite und rund um die Uhr. Den Buchungslink verschickst du mit deiner Einladung per WhatsApp, und du legst fest, welche Leistungen, Mitarbeiter und Räume buchbar sind. Die Terminbuchung ist als Zusatzmodul zu deinem hellomateo-Paket zubuchbar und kostet 25 € im Monat, unabhängig von der Anzahl der Standorte.
Buchungslink mit der Einladung verschicken
Termine für Mitarbeiter und Räume anbieten
Mehrere Standorte auf einer Buchungsseite bündeln
Zuletzt aktualisiert: 26. Oktober 2026
Über 2.000 Kunden nutzen hellomateo
Von der Einladung zum Termin im Kalender
Mit Buchungslink einladen
Mit einer automatisierten Kundenreise in hellomateo verschickst du Einladungen mit Buchungslink, zum Beispiel zum Sehtest oder zur Hauptuntersuchung. Bei einem Terminwunsch am Telefon kann die KI-Telefonie den Link senden.
Standort und Leistung wählen
Auf der Buchungsseite wählt dein Kunde den Standort und die gewünschte Leistung. Danach entscheidet er sich für einen angebotenen Tag und eine Uhrzeit oder ein Zeitfenster.
Angaben ergänzen und buchen
Dein Kunde trägt seine Kontaktdaten ein und beantwortet deine zusätzlichen Fragen. Anschließend schickt er die Buchung ab.
Termin steht im Kalender
Der Termin steht im Kalender deines Teams in hellomateo und bei verbundenem Kalender auch in Google Kalender oder Outlook. Bestätigung und Erinnerung lassen sich automatisch per WhatsApp verschicken.
Was die Terminbuchung von hellomateo kann
Das Terminbuchungssystem von hellomateo verbindet die Einladung, die Buchungsseite, deine Kalender, die Nachrichten zum Termin und die Auswertung.
Lade Kunden ein, bevor sie einen Termin buchen
Eine Kundenreise in hellomateo kann deine Einladung mit einem Buchungslink verschicken, etwa zur Hauptuntersuchung, zum Sehtest oder zur Beratung über eine Wiederversorgung. Äußert ein Anrufer einen Terminwunsch, kann die KI-Telefonie ebenfalls den Buchungslink senden. Den Termin wählt und bucht der Kunde auf der Buchungsseite selbst.
Einladungen mit Buchungslink über Kundenreisen verschicken
Kunden zu wiederkehrenden Terminen einladen
Terminwünsche am Telefon mit einem Buchungslink beantworten
Kunden Tag und Uhrzeit selbst auswählen lassen
Deine Kunden wählen Standort, Leistung und Termin
Die Buchungsseite von hellomateo führt deine Kunden von der Standortwahl bis zur Buchung. Du bestimmst, welche Leistungen angeboten werden und welche Angaben dein Kunde macht. Vor- und Nachname fragt die Buchungsseite immer ab, dazu E-Mail-Adresse oder Handynummer, mindestens eins davon als Pflichtfeld; eine Festnetznummer nimmt sie nicht an. Anrede, Anschrift und zusätzliche Informationen stellst du auf erforderlich, freiwillig oder ausgeblendet. Die Seite lässt sich in deiner Markenfarbe gestalten, als Link teilen oder in deine eigene Internetseite einbetten.
Mehrere Standorte und ihre Leistungen anbieten
Kontaktdaten gezielt abfragen
Buchungsseite in deiner Markenfarbe gestalten
Als Link teilen oder auf deiner Internetseite einbinden
Eigene Kalender für Mitarbeiter und Räume
In hellomateo kannst du Kalender für Mitarbeiter und Räume anlegen und je Kalender Öffnungszeiten sowie Schließtage festlegen. Du nutzt einen internen Kalender oder verbindest einen Kalender von Google oder Microsoft 365. hellomateo gleicht beide Seiten ab: Gebuchte Termine erscheinen im verbundenen Kalender, und Termine, die dort schon stehen, blockieren bei festen Uhrzeiten die Zeit auf der Buchungsseite.
Kalender für Mitarbeiter und Räume anlegen
Öffnungszeiten und Abwesenheiten je Kalender festlegen
Belegte Zeiten aus Google oder Outlook bei festen Uhrzeiten automatisch sperren
Einzelne Kalender in der Übersicht einblenden oder ausblenden
Lege fest, wie dein Betrieb Termine vergibt
Für jede Terminart bestimmst du in hellomateo die Dauer, Vorbereitungszeit, Nachbereitungszeit und den nötigen Buchungsvorlauf. Du kannst feste Uhrzeiten oder Zeitfenster anbieten und zusätzliche Fragen stellen, etwa nach dem Kennzeichen. Bei Zeitfenstern legst du fest, wie viele Termine je Fenster möglich sind, zum Beispiel vier Hauptuntersuchungen am Vormittag.
Auch die Verteilung legst du fest: nach größter Verfügbarkeit, gleichmäßig auf Mitarbeiter, bei gemeinsamer Verfügbarkeit oder nach Kundenwahl.
Buchungszeitraum und Mindestvorlauf begrenzen
Feste Uhrzeiten oder Zeitfenster mit begrenzten Plätzen anbieten
Eigene Fragen als Pflichtfelder hinterlegen
Online-Termine mit Google Meet oder Microsoft Teams anbieten, bei verbundenem Kalender
Nachrichten zum Termin verschicken und Buchungen auswerten
In hellomateo richtest du automatische Nachrichten zur Buchung, Bestätigung, Änderung und Absage eines Termins ein. Für bestätigte Termine bestimmst du zusätzlich, wann eine Erinnerung verschickt wird, zum Beispiel per WhatsApp und ersatzweise per E-Mail. Die Terminauswertung zeigt dir die Buchungen nach Buchungsseite, Terminart, Kalender und Status.
Nachrichten für die einzelnen Terminschritte einrichten
Zeitpunkt der Erinnerung vor dem Termin festlegen
WhatsApp mit E-Mail als Ersatzkanal einrichten
Bestätigte, ausstehende und abgesagte Termine auswerten
Schau dir die Terminbuchung von hellomateo im Beratungsgespräch an.
Welche Termine sollen deine Kunden buchen?
In hellomateo legst du Terminarten mit eigenen Namen, Beschreibungen und Buchungsregeln an, zum Beispiel für diese Anlässe.
Autohaus
Lade deine Kunden zum nächsten Werkstatttermin ein und frage das Kennzeichen direkt bei der Buchung ab.
Augenoptik
Du verschickst eine Einladung zum Sehtest mit einem Link, über den dein Kunde den Termin selbst auswählt.
Hörakustik
Du lädst zur Beratung über die Wiederversorgung ein und gibst deinem Kunden den Buchungslink mit.
Versicherung
Biete Beratungstermine in deiner Agentur oder als Online-Termin mit Videolink an.
Möbel und Küche
Plane für die Küchenberatung eine eigene Termindauer und zusätzliche Vorbereitungszeit ein.
Sanitätshaus
Lege für das Maßnehmen und die anschließende Anpassung eigene Terminarten mit passender Dauer an.
So nutzen Betriebe hellomateo im Arbeitsalltag
Augenoptik Hauptsache Scharf: Mit hellomateo Zeit sparen und Kunden durch WhatsApp-Automatisierung begeistern
- 24/7 Erreichbarkeit
- Stressfreie Wochenend-Planung
- Volle Terminkalender
auric digitalisiert die Kundenreise und entlastet bereits 45 Standorte mit automatisierter WhatsApp-Kommunikation über hellomateo
- 4,9 Google-Bewertung
- 88% Öffnungsrate
- 45 aktive Standorte
Alle Funktionen für deine Kundenkommunikation
Entdecke die Module von hellomateo für Nachrichten, Kundenreisen, Telefonie, Terminbuchung und die weiteren Aufgaben deiner Kundenkommunikation.
Zentrales Postfach
hellomateo bündelt WhatsApp, E-Mail, Instagram und Facebook Messenger in einem Postfach. Mehrere Mitarbeiter schreiben über dieselbe WhatsApp-Nummer und weisen Gespräche zu.
Automatisierte Kundenreisen
Kundenreisen in hellomateo verschicken Einladungen automatisch nach Datum oder Ereignis. Du legst Nachricht und Folgeschritte fest und prüfst den Verlauf je Kontakt. Ab Business.
KI-Telefonie
Die KI-Telefonie von hellomateo nimmt Anrufe an, beantwortet Fragen und schickt nach Zustimmung den Buchungslink per WhatsApp. Ab 80 € im Monat, 500 Freiminuten, weitere Minuten zusätzlich.
KI-Assistent im Chat
Der KI-Assistent von hellomateo beantwortet Fragen in WhatsApp, Instagram und Facebook Messenger mit deinem Wissen. Zubuchbar, in Business Plus wählbar, in Enterprise enthalten.
Terminbuchung
Mit hellomateo buchen Kunden Termine selbst auf deiner Buchungsseite. Du legst Leistungen und Kalender fest. Zusatzmodul: 25 € im Monat, unabhängig von der Anzahl der Standorte.
Kunden- und Kontaktverwaltung
hellomateo verbindet Kontaktdaten, Gespräche und Einwilligungen je Kanal. Du liest Notizen am Kontakt und stellst mit eigenen Filterregeln Empfängerlisten zusammen.
Kontakt über deine Website
Ein Knopf von hellomateo auf deiner Website führt Besucher in WhatsApp und andere Kanäle. Dein Team antwortet bei angebundenen Kanälen im zentralen Postfach.
Bewertungsmanagement
Mit hellomateo fragst du Google-Bewertungen an, liest Rezensionen und antwortest darauf. Kundenreisen verschicken die Bewertungsanfrage ab Business automatisch.
WhatsApp Newsletter
Mit hellomateo schickst du WhatsApp-Newsletter an Kunden mit Zustimmung. Du wählst Empfänger, planst den Versand und siehst je Empfänger, ob die Nachricht gelesen wurde.
Postalischer Versand
Mit hellomateo gestaltest und verschickst du Briefe mit WhatsApp-QR-Code. In Business zubuchbar, in Business Plus wählbar, in Enterprise enthalten.
Insights
Insights von hellomateo zeigt Nachrichten, Leserate, Kontakte und Bewertungen. Mit den jeweiligen Modulen kommen Auswertungen zu KI-Anfragen und Terminen hinzu.
Integrationen
hellomateo übernimmt je nach Anbindung Kontakte, Aufträge und Termine aus deiner Branchensoftware. Über 70 direkte Integrationen sind ab Business verfügbar.
Häufige Fragen zur Online-Terminbuchung
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Buch eine unverbindliche Beratung
Gerne stellen wir dir hellomateo in einem persönlichen Call vor.
Oder schreib uns eine E-Mail:
Wie buchen meine Kunden online einen Termin?
Kann ich eine Terminerinnerung per WhatsApp verschicken?
Kann ich Outlook oder Google mit der Terminbuchung verbinden?
Kann jeder Standort einen eigenen Buchungslink bekommen?
Wie weise ich Termine meinen Mitarbeitern zu?
Kann ich den Buchungskalender in meine Website einbinden?
Können meine Kunden ihren Termin selbst verschieben oder absagen?
Wie schützt hellomateo die Daten bei der Terminbuchung?
Kann die KI-Telefonie von hellomateo Termine buchen?
Was kostet die Online-Terminbuchung von hellomateo?