Question 1

Was ist der postalische Versand von hellomateo?

Accepted Answer

Der postalische Versand von hellomateo ist ein Modul, mit dem du Briefe gestaltest und über Kampagnen oder Kundenreisen verschickst. Du legst eine Briefvorlage an, ergänzt Text, Bilder oder einen WhatsApp-QR-Code und wählst deine Empfänger. hellomateo übernimmt Druck, Verpackung und Versand. Für Postversand in Kundenreisen brauchst du Business Plus mit gewähltem Postversand oder Enterprise.

Question 2

Kann eine Kampagne je nach Kunde per WhatsApp oder Brief gehen?

Accepted Answer

Ja, in hellomateo legst du die Reihenfolge der Absender fest, etwa WhatsApp zuerst und Post danach. Liegen die passende WhatsApp-Nummer und Zustimmung vor, wird dieser Kanal genutzt. Für Kontakte ohne diese Voraussetzungen kannst du Post als weiteren Kanal hinterlegen. Jeder Kontakt erhält die Kampagnennachricht über den ersten passenden Kanal. Für den Briefversand müssen eine gültige Postanschrift und bei Kampagnen im Marketingmodus eine Marketing-Zustimmung für Post am Kontakt hinterlegt sein.

Question 3

Was passiert mit Kunden ohne WhatsApp?

Accepted Answer

Kunden ohne WhatsApp kannst du mit hellomateo per Brief anschreiben, wenn eine gültige Postanschrift vorliegt und du Post als Kanal vorgesehen hast. Kampagnen im Marketingmodus brauchen eine Marketing-Zustimmung für Post am Kontakt, Kundenreisen je nach Einstellung eine transaktionale oder Marketing-Zustimmung für Post. Der Brief bleibt dabei eine eigenständige Nachricht, etwa eine Einladung zur Jahreskontrolle. Ein ergänzter WhatsApp-QR-Code bietet dem Empfänger den Weg in deinen Chat, sofern er WhatsApp nutzen möchte. Die Anmeldung zum WhatsApp-Newsletter erfordert eine gesonderte Bestätigung.

Question 4

Was kostet der Briefversand, und in welchem Paket ist er?

Accepted Answer

Der Postversand von hellomateo ist in Business zubuchbar, in Business Plus wählbar und in Enterprise enthalten. In Business Plus wählst du zwei aus KI-Assistent im Chat, KI-Telefonie und Postversand. Die konkreten Kosten für deinen Briefversand erfährst du im persönlichen Gespräch. Der echte Versand startet nach dem vereinbarten Einrichtungstermin. Auf Anfrage erhältst du bei oder nach der persönlichen Vorstellung einen kostenlosen Testzugang, in dem du Postfach, Kundenreisen, Nachrichtenvorlagen und Kampagnen mit Beispieldaten kennenlernst.

Question 5

Wer übernimmt Druck, Kuvertierung und Versand?

Accepted Answer

hellomateo übernimmt Druck, Kuvertierung und Versand deiner Briefe. Du erstellst zuvor die Briefvorlage in hellomateo und wählst sie für deine Kampagne oder Kundenreise aus. Vor dem Versand kannst du über „PDF herunterladen“ die Vorschau der gespeicherten Vorlage prüfen. Die Briefe gehen an die hinterlegten Empfängeradressen, du musst sie nicht selbst ausdrucken, kuvertieren und zur Post bringen.

Question 6

Kann ich eigene Briefgestaltungen nutzen?

Accepted Answer

Ja, in hellomateo kannst du deine vorhandene Gestaltung als Hintergrund-PDF hochladen und mit Text, Bildern oder einem WhatsApp-QR-Code ergänzen. Platzhalter wie „Vollständiger Name“ übernehmen Angaben aus dem Kontakt. Beim Hochladen prüft hellomateo: A4 hochkant mit 210 × 297 mm, höchstens fünf Seiten, alle Schriften eingebettet und höchstens 10 MB. Hilfslinien zeigen dir, welche Fläche für die Anschrift frei bleiben muss. In Business Plus mit gewähltem Postversand und in Enterprise gehört die Erstellung von drei Briefgestaltungen durch hellomateo zum Paketumfang.

Question 7

Welches Briefformat bietet hellomateo?

Accepted Answer

hellomateo verschickt Briefe im Format A4. Du wählst einseitigen oder, bei mindestens zwei Seiten, beidseitigen Druck. A4 wählst du beim Anlegen der Briefvorlage; im Editor gestaltest du die Seiten mit deinem Hintergrund-PDF, Text und Bildern. Über „PDF herunterladen“ prüfst du vor dem Versand die Vorschau der gespeicherten Vorlage.

Question 8

Kann hellomateo einen Brief automatisch verschicken?

Accepted Answer

Ja, Kundenreisen in hellomateo können ab Business Plus mit gewähltem Postversand sowie in Enterprise automatisch Briefe verschicken. Du wählst im Schritt „Nachricht senden“ den Kanal Post und eine passende Briefvorlage. Über die Absenderreihenfolge lässt sich zuerst WhatsApp und danach Post vorsehen. Der Kontakt braucht eine Postanschrift und eine transaktionale Zustimmung für Post. Ist „Nur Kontakte mit gültigem Marketing-Opt-in“ angehakt, braucht er die Marketing-Zustimmung für Post. Fehlt die erforderliche Zustimmung, geht kein Brief; bei mehreren Kanälen prüft die Reise den nächsten.

Question 9

Wie führt der QR-Code vom Brief in WhatsApp?

Accepted Answer

Ein WhatsApp-QR-Code aus hellomateo öffnet deinen Chat mit einer vorbereiteten Startnachricht, die der Empfänger selbst absendet. Du wählst beim Gestalten den WhatsApp-Kanal und hinterlegst etwa „Ich habe den #Brief erhalten!“. Soll daraus eine Newsletter-Anmeldung werden, richtest du ein passendes Stichwort mit einem Verfahren zur doppelten Bestätigung ein. Der Scan allein ist keine Anmeldung. hellomateo ergänzt die Startnachricht um eine Nummer je Brief; sendet der Empfänger sie mit, ordnet hellomateo die Antwort dem Brief zu und führt WhatsApp- und Briefkontakt zusammen. Das gilt nicht für „Eigener Link“.

Question 10

Sehe ich, ob mein Brief angekommen ist?

Accepted Answer

hellomateo zeigt dir, welche Briefe verschickt wurden und welche nicht verschickt werden konnten; eine Sendungsverfolgung gibt es nicht. Im Kampagnenbericht kannst du den Status je Empfänger und bei einem Fehler den Fehlergrund nachsehen. Ob der Brief im Briefkasten angekommen ist oder der Empfänger den QR-Code gescannt hat, lässt sich daraus nicht ablesen. Sendet er die vorbereitete WhatsApp-Nachricht ab, ordnet hellomateo die Antwort dem Brief zu und zählt ihn im Kampagnenbericht als beantwortet.

Question 11

Was passiert, wenn eine Postanschrift falsch ist?

Accepted Answer

Eine ungültige Postanschrift kann den Briefversand in hellomateo scheitern lassen. Prüfe deshalb die hinterlegte Anschrift im Kontakt und den Fehlergrund im Kampagnenbericht, wenn ein Brief nicht verschickt werden konnte. Nicht jede falsche Anschrift wird vor dem Versand erkannt: Bereits verschickte Briefe können als Rückläufer an den Absender gehen. Der Versandstatus ersetzt deshalb weder die Prüfung deiner Kontaktdaten noch einen Nachweis über die Zustellung.

Question 12

Kann ich hellomateo mit einem Absender in der Schweiz nutzen?

Accepted Answer

Ja, hellomateo unterstützt für den postalischen Versand Absender in Deutschland oder der Schweiz. Diese Angabe beschreibt die unterstützten Absender und ist keine Zusage für den Versand in beliebige Empfängerländer. Wenn du Kunden außerhalb dieser Länder anschreiben möchtest, klärst du die gewünschten Empfängerländer vorab im persönlichen Gespräch.

Question 13

Warum Briefe nutzen, wenn ich bereits WhatsApp habe?

Accepted Answer

Der Brief ergänzt WhatsApp in hellomateo für Kontakte ohne passende Mobilnummer oder WhatsApp-Zustimmung. Dafür brauchst du eine Postanschrift und bei Kampagnen im Marketingmodus eine Marketing-Zustimmung für Post, bei Kundenreisen je nach Einstellung eine transaktionale oder Marketing-Zustimmung für Post. Die Marketing-Zustimmung hinterlegst du am Kontakt unter „Opt-ins Zustimmung“ in der Zeile „Post“, per Import, Kundenreise, Programmierschnittstelle oder Anbindung deiner Branchensoftware. Eine Anmeldung zum WhatsApp-Newsletter entsteht erst, wenn der Kunde seine Zustimmung bestätigt.

Postalischer Versand: Briefe mit QR-Code

Über 2.000 Kunden nutzen hellomateo

Von deiner Briefvorlage bis zum Gespräch

Brief gestalten

Empfänger und Kanal festlegen

Druck und Versand abgeben

Gespräch in WhatsApp beginnen

Briefe gestalten und im WhatsApp-Chat anknüpfen

Deine Einladung wird zum Brief

WhatsApp zuerst, Brief für weitere Kontakte

Die Kundenreise verschickt auch deine Briefe

Vom Brief direkt in deinen WhatsApp-Chat

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