Automatisierte Kundenkommunikation mit Kundenreisen
Kundenreisen von hellomateo automatisieren wiederkehrende Abläufe, etwa die Einladung zur HU sechs Wochen vor Fälligkeit. Daten aus deiner Branchensoftware geben den Anlass. Du legst Nachricht, Zeitpunkt und Folgeschritte fest. hellomateo versendet automatisch und zeigt dir den Verlauf je Kontakt.
hellomateo lädt Kunden automatisch ein, bevor sie buchen
Daten aus deiner Software lösen Einladungen aus
Du siehst je Kontakt, welchen Schritt er erreicht hat
Zuletzt aktualisiert: 28. Oktober 2026
Über 2.000 Kunden nutzen hellomateo
Vom HU-Datum zur Einladung auf dem Handy
Das HU-Datum steht bereit
Dein angebundenes DMS übergibt etwa das HU-Datum an hellomateo. Im „Zeitplan“ legst du fest, wie früh die Einladung starten soll, zum Beispiel sechs Wochen vor Fälligkeit.
Die Einladung geht automatisch
hellomateo verschickt die vorbereitete HU-Einladung zum festgelegten Zeitpunkt. Die Nachricht enthält deinen Buchungslink, damit der Kunde selbst einen Termin wählen kann.
Dein Kunde bucht oder antwortet
Dein Kunde öffnet den Link und bucht auf der verlinkten Seite. Schreibt er zurück, kann hellomateo auf die eingehende Nachricht reagieren und das Gespräch einem Mitarbeiter zuweisen.
Du prüfst den Verlauf
In der „Historie“ von hellomateo prüfst du die ausgeführten Schritte je Kontakt. Du siehst, welche Schritte erledigt, übersprungen oder mit einem Fehler beendet wurden.
Mehr zum Thema: Terminbuchung, Zentrales Postfach, Terminerinnerung erklärt und Einwilligung erklärt
So wird aus einem Anlass eine passende Nachricht
Mit hellomateo legst du fest, was eine Einladung auslöst, welche Schritte folgen und wie du den Verlauf prüfst.
Anlass wählen: HU, Sehtest oder Wiederversorgung
In hellomateo startet ein Datum oder Ereignis den Ablauf. Mit „Zeitplan“ nutzt du ein Datumsfeld, etwa für die HU-Einladung sechs Wochen vorher, die Sehtest-Einladung nach zwei Jahren oder die Einladung zur Wiederversorgung nach 48 bis 60 Monaten. Auch „Auftrag geändert“ und „Eingehende Nachricht“ können starten. Welche Daten bereitstehen, hängt von der Anbindung ab.
„Zeitplan“ mit Datumsfeld verwenden
Vorlauf in Tagen, Wochen oder Monaten setzen
„Auftrag geändert“ als Anlass wählen
Auf „Eingehende Nachricht“ reagieren
Nachricht, Wartezeit und Bedingungen verbinden
Im Editor von hellomateo verbindest du „Nachricht senden“, „Zeit abwarten“, „Warten auf Ereignis“, „Wenn/Dann“ und „Filtern“ zu einem Ablauf. Nach einer Einladung kannst du etwa auf eine Antwort warten. Mit „Wenn/Dann“ legst du unterschiedliche nächste Schritte fest. Über Listen und Filter bestimmst du, welche Kontakte den jeweiligen Schritt durchlaufen.
Vorbereitete Nachricht automatisch senden
Zwischen Schritten Zeit abwarten
Auf eine eingehende Nachricht warten
Kontakte über Bedingungen auswählen
Nach einer Antwort weiß dein Team, was folgt
hellomateo kann nach einem Knopfklick oder einer eingehenden Nachricht weitere Schritte ausführen. Mit „Warten auf Ereignis“ wartest du etwa auf die Antwort zur HU-Einladung und begrenzt die Wartezeit. Danach weist du das Gespräch einem Mitarbeiter zu, setzt eine Kennzeichnung am Gespräch oder aktualisierst die Zugehörigkeit zu einer Kontaktliste.
Knopfklick als Ereignis abwarten
Gespräch einem Mitarbeiter zuweisen
Gespräch automatisch kennzeichnen
Zugehörigkeit zur Kontaktliste aktualisieren
Branchendaten machen den Zeitpunkt konkret
hellomateo nutzt übergebene Termine, Aufträge sowie Fahrzeug- oder Brillendaten für automatische Nachrichten. Steht ein Fahrzeug im angebundenen Werkstattplaner auf abholbereit, geht die Abholnachricht automatisch raus. Für Einladungen nutzt du ein Datum vor der Buchung, etwa die nächste HU. Eine Terminerinnerung folgt dagegen vor einem bereits bestätigten Termin.
hellomateo richtet Abläufe wie die HU-Einladung beim Einrichtungstermin ein und schult dein Team für spätere Anpassungen.
Fälligkeiten aus dem DMS für Einladungen nutzen
Termine für Terminerinnerungen verwenden
Bei übergebenem Abholstatus benachrichtigen
Auftragsdaten für passende Abläufe nutzen
Nachsehen, welchen Schritt ein Kunde erreicht hat
hellomateo zeigt, wie viele Kontakte die Kundenreise gerade durchlaufen, und die Gesamtzahl der Ausführungen, etwa für deine HU-Einladung. In der „Historie“ prüfst du den Status einzelner Schritte je Kontakt. Im Editor erkennst du die aktive Version. Am Kontaktdetail siehst du außerdem, wann ein Ablauf angefangen hat und ob er abgeschlossen ist. So kannst du einen konkreten Versand nachvollziehen.
Sehen, wer die Kundenreise gerade durchläuft
Gesamtzahl der Ausführungen sehen
Schrittstatus in der „Historie“ prüfen
Aktive Version im Editor erkennen
Lass dir zeigen, wie hellomateo deine HU- oder Sehtest-Einladung aufbaut und den Verlauf je Kontakt sichtbar macht.
Welcher Anlass bringt Kunden wieder zu dir?
hellomateo nutzt die Daten deiner angebundenen Software, um Einladungen, Abholnachrichten und Nachfragen auszulösen.
Autohaus und Werkstatt
hellomateo lädt mit Fälligkeiten aus dem DMS zu HU und Inspektion ein und verschickt die Abholnachricht, sobald das Fahrzeug im angebundenen Werkstattplaner auf abholbereit steht.
Augenoptik
hellomateo lädt anhand deiner Optik-Software zum Sehtest ein und meldet je nach Anbindung die fertige Brille zur Abholung, zum Beispiel sobald die Software den Auftrag auf abholbereit setzt.
Hörakustik
hellomateo lädt anhand des Versorgungsdatums zur Hörberatung ein, etwa nach 48 bis 60 Monaten, und verschickt Einladungen zur Jahreskontrolle und Erinnerungen an gebuchte Anpasstermine.
Modehandel
hellomateo verschickt Nachrichten nach dem Kassieren oder bei fertiger Änderung; mit einer passenden Anbindung legt der Ablauf den Bonusgutschein direkt in deiner Warenwirtschaft an.
Möbel und Küche
hellomateo kündigt die Küchenlieferung an, wenn die Warenwirtschaft den Termin übergibt, und bittet automatisch um eine Bewertung, sobald sie die Montage als abgeschlossen meldet.
Elektrohandel
hellomateo kündigt Gerätelieferungen an, fragt nach dem Einbau mit Antwortknöpfen nach und bittet nach einem abgeschlossenen Kundendienst-Einsatz um eine Bewertung.
Passende Funktionen vor und nach der Nachricht
Antworten liest du im zentralen Postfach. Terminbuchung ist zubuchbar, Briefe in Abläufen sind in Business Plus wählbar und in Enterprise enthalten.
Zentrales Postfach
hellomateo bündelt WhatsApp, E-Mail, Instagram und Facebook Messenger in einem Postfach. Mehrere Mitarbeiter schreiben über dieselbe WhatsApp-Nummer und weisen Gespräche zu.
Automatisierte Kundenreisen
Kundenreisen in hellomateo verschicken Einladungen automatisch nach Datum oder Ereignis. Du legst Nachricht und Folgeschritte fest und prüfst den Verlauf je Kontakt. Ab Business.
KI-Telefonie
Die KI-Telefonie von hellomateo nimmt Anrufe an, beantwortet Fragen und schickt nach Zustimmung den Buchungslink per WhatsApp. Ab 80 € im Monat, 500 Freiminuten, weitere Minuten zusätzlich.
KI-Assistent im Chat
Der KI-Assistent von hellomateo beantwortet Fragen in WhatsApp, Instagram und Facebook Messenger mit deinem Wissen. Zubuchbar, in Business Plus wählbar, in Enterprise enthalten.
Terminbuchung
Mit hellomateo buchen Kunden Termine selbst auf deiner Buchungsseite. Du legst Leistungen und Kalender fest. Zusatzmodul: 25 € im Monat, unabhängig von der Anzahl der Standorte.
Kunden- und Kontaktverwaltung
hellomateo verbindet Kontaktdaten, Gespräche und Einwilligungen je Kanal. Du liest Notizen am Kontakt und stellst mit eigenen Filterregeln Empfängerlisten zusammen.
Kontakt über deine Website
Ein Knopf von hellomateo auf deiner Website führt Besucher in WhatsApp und andere Kanäle. Dein Team antwortet bei angebundenen Kanälen im zentralen Postfach.
Bewertungsmanagement
Mit hellomateo fragst du Google-Bewertungen an, liest Rezensionen und antwortest darauf. Kundenreisen verschicken die Bewertungsanfrage ab Business automatisch.
WhatsApp Newsletter
Mit hellomateo schickst du WhatsApp-Newsletter an Kunden mit Zustimmung. Du wählst Empfänger, planst den Versand und siehst je Empfänger, ob die Nachricht gelesen wurde.
Postalischer Versand
Mit hellomateo gestaltest und verschickst du Briefe mit WhatsApp-QR-Code. In Business zubuchbar, in Business Plus wählbar, in Enterprise enthalten.
Insights
Insights von hellomateo zeigt Nachrichten, Leserate, Kontakte und Bewertungen. Mit den jeweiligen Modulen kommen Auswertungen zu KI-Anfragen und Terminen hinzu.
Integrationen
hellomateo übernimmt je nach Anbindung Kontakte, Aufträge und Termine aus deiner Branchensoftware. Über 70 direkte Integrationen sind ab Business verfügbar.
Häufige Fragen zu automatischen Einladungen
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Buch eine unverbindliche Beratung
Gerne stellen wir dir hellomateo in einem persönlichen Gespräch vor.
Oder schreib uns eine E-Mail:
Was sind Kundenreisen von hellomateo?
Wann gehen automatische Einladungen und Terminerinnerungen raus?
Richtet hellomateo die Abläufe ein, und kann ich sie vorher ansehen?
Woher kommen die Daten für Einladungen und Abholnachrichten?
Was passiert mit Kunden ohne WhatsApp?
Brauche ich für Einladungen und Geburtstagsgrüße eine Einwilligung?
Wie prüfe ich Empfänger und vermeide doppelte Nachrichten?
Kann ich Texte und Zeitpunkte später selbst ändern?
Kann der Ablauf auf Antworten und Knopfklicks reagieren?
Was kosten Kundenreisen, und in welchem Paket sind sie enthalten?
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