Question 1

Was ist ein KI-Telefonassistent und was macht die KI-Telefonie von hellomateo?

Accepted Answer

Ein KI-Telefonassistent übernimmt für dein Unternehmen die Anrufannahme, zum Beispiel wenn niemand rangeht; die KI-Telefonie von hellomateo nimmt eingehende Anrufe an, beantwortet Fragen anhand deines hinterlegten Wissens und dokumentiert das Anliegen. Du leitest Anrufe von deiner bestehenden Telefonnummer auf die von hellomateo eingerichtete Nummer weiter. Der KI-Telefonassistent arbeitet mit deinen Wissensquellen und Richtlinien, zum Beispiel zu Öffnungszeiten oder Rückrufwünschen. Im Gespräch kann er vorbereitete Nachrichten und Links zur Terminbuchung anbieten und nach ausdrücklicher Bestätigung per WhatsApp verschicken. An Mitarbeiter leitet er weiter, wenn die von dir hinterlegte Bedingung zutrifft. Anschließend liest du die Zusammenfassung und das Transkript nach.

Question 2

Wie ist die KI-Telefonie von hellomateo mit WhatsApp verbunden?

Accepted Answer

Die KI-Telefonie von hellomateo schickt dem Anrufer noch während des Gesprächs den Link zur Terminbuchung oder eine vorbereitete Nachricht per WhatsApp, sobald er ausdrücklich zustimmt. Dein Kunde erhält den Buchungslink per WhatsApp und wählt auf der verlinkten Buchungsseite selbst einen freien Termin. Die Sprach-KI nimmt außerdem Anrufe an, die über WhatsApp eingehen. Ein KI-Assistent kann Telefon und WhatsApp-Chat mit gemeinsamem Wissen bedienen; du legst fest, welche Richtlinien für Chat, Telefon oder beide gelten. Zusammenfassung und Transkript jedes Anrufs stehen im Konversationsverlauf, von dort öffnest du direkt den Chat mit dem Kunden.

Question 3

Bucht die KI-Telefonie Termine für meine Kunden?

Accepted Answer

Nein, die KI-Telefonie von hellomateo trägt selbst keine Termine in den Kalender ein, sondern bietet im Gespräch einen Link zur Terminbuchung an. Du wählst dafür die Buchungsseite und eine Nachrichtenvorlage aus und legst fest, über welche Kanäle die Nachricht verschickt wird. Erst wenn der Anrufer ausdrücklich zustimmt, verschickt der KI-Telefonassistent den Link, zum Beispiel per WhatsApp. Dein Kunde öffnet die Buchungsseite und wählt dort selbst eine freie Zeit aus. Mit einer Richtlinie wie „Keine Termine zusagen“ gibst du vor, dass die KI am Telefon keinen Termin verspricht.

Question 4

Kann die KI-Telefonie meine Kunden auch anrufen?

Accepted Answer

Nein, die KI-Telefonie von hellomateo nimmt nur eingehende Anrufe an und ruft selbst niemanden an. Von dir aus erreichst du Kunden mit hellomateo per WhatsApp, zum Beispiel mit einer automatischen Einladung zur Inspektion oder zum Sehtest.

Question 5

Lernt die KI aus Gesprächen oder bleibt sie bei meinen Vorgaben?

Accepted Answer

Die KI-Telefonie von hellomateo ist nicht selbstlernend und arbeitet mit dem Wissen und den Richtlinien, die du hinterlegst. Als Wissensquellen nutzt du Webseiten, häufige Fragen mit Antworten, Dateien und eigene Texte. In Richtlinien beschreibst du zum Beispiel, dass der KI-Telefonassistent keine Termine zusagen und bei Rechnungsfragen an die Buchhaltung verweisen soll. Diese Anweisungen gelten für Telefon, Chat oder beide Kanäle. Im Wörterbuch hinterlegst du Eigennamen, Standortnamen und Fachbegriffe, die am Telefon oft falsch verstanden werden. Zusammenfassungen und Transkripte zeigen dir, an welchen Stellen du Wissen oder Vorgaben ergänzen solltest. Deine Daten nutzt hellomateo nicht für das Training von KI-Modellen.

Question 6

Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen, und bleibt der Kontakt persönlich?

Accepted Answer

Ja, Anrufer erfahren in der Begrüßung, dass sie mit einer KI sprechen, und für persönliche Anliegen richtest du die Weiterleitung an Mitarbeiter ein. In der Begrüßung nennst du den Namen des KI-Assistenten und deinen Unternehmensnamen und stellst ihn als KI vor; dieser Hinweis ist Pflicht. Stimme, Tonalität und Sprechgeschwindigkeit wählst du passend zu deinem Betrieb. Über die Rufweiterleitung entscheidest du, ob die KI nur bei besetzter Leitung, außerhalb der Öffnungszeiten oder wenn niemand abnimmt einspringt. Für die Übergabe an Mitarbeiter hinterlegst du eine Bedingung und das Ziel. Dein Team sieht anschließend in Zusammenfassung und Transkript, was schon besprochen wurde.

Question 7

Was kostet die KI-Telefonie von hellomateo?

Accepted Answer

Die KI-Telefonie von hellomateo kostet ab 80 € im Monat, darin sind 500 Freiminuten enthalten; weitere Minuten werden zusätzlich berechnet. Zu den Paketen Premium und Business kannst du sie dazubuchen, im Paket Business Plus ist sie eine von zwei wählbaren Funktionen und im Paket Enterprise ist sie enthalten. Im Paket Business Plus wählst du zwei aus KI-Assistent im Chat, KI-Telefonie und postalischen Kampagnen. Leitet die KI Anrufe an Mitarbeiter weiter, werden die weitergeleiteten Minuten zusätzlich berechnet. Die Paketübersicht findest du auf der Preisseite von hellomateo.

Question 8

Kann ich die KI-Telefonie vorher testen?

Accepted Answer

Die KI-Telefonie von hellomateo lernst du vorab in einer persönlichen Vorstellung kennen, echte Anrufe nimmt sie erst nach der Einrichtung an. In der Vorstellung zeigt dir hellomateo, wie du typische Anrufe aus deinem Betrieb mit Wissen, Buchungslinks und Weiterleitungen abbildest. Auf Anfrage bekommst du bei oder nach der Vorstellung einen kostenlosen Testzugang zur Oberfläche von hellomateo, in dem du Postfach, Kundenreisen und Kampagnen mit Beispieldaten kennenlernst.

Question 9

Funktioniert die KI-Telefonie mit meiner Telefonanlage und meiner bisherigen Nummer?

Accepted Answer

Ja, du behältst deine bisherige Telefonnummer und bindest die KI-Telefonie von hellomateo über eine Rufweiterleitung deiner Telefonanlage an. Dafür richtet hellomateo eine Telefonnummer ein, auf die deine Anlage die gewünschten Anrufe weiterleitet. Die Rufweiterleitung stellst du selbst in deiner Telefonanlage ein. Du legst zum Beispiel fest, dass die KI bei besetzter Leitung, außerhalb der Öffnungszeiten oder bei ausbleibender Antwort übernimmt. Welche Weiterleitungsregeln möglich sind, hängt von deiner Telefonanlage ab. Nach dem Aktivieren rufst du selbst bei deinem Betrieb an und prüfst den Ablauf.

Question 10

Greift die KI-Telefonie auf mein CRM oder DMS zu?

Accepted Answer

Die KI-Telefonie von hellomateo arbeitet mit dem Wissen und den Richtlinien, die du hinterlegst, und greift während des Gesprächs nicht auf dein CRM, dein DMS oder deinen Werkstattplaner zu. Jedes Gespräch landet mit Zusammenfassung und Transkript im Postfach von hellomateo beim Kontakt des Anrufers, dort arbeitet dein Team weiter. Einen Termin wählt der Anrufer selbst auf der Buchungsseite, deren Link die KI nach seiner Zustimmung zum Beispiel per WhatsApp schickt.

Question 11

Wie gibt die KI-Telefonie ein Gespräch an meine Mitarbeiter weiter?

Accepted Answer

Die KI-Telefonie von hellomateo leitet einen Anruf weiter, wenn die von dir beschriebene Bedingung zutrifft. Du formulierst diese Bedingung in eigenen Worten, zum Beispiel „Der Anrufer möchte über ein Fahrzeugangebot sprechen“. Als Ziel hinterlegst du eine feste Rufnummer oder ein Kontaktbuch, etwa für eine Abteilung; aus dem Kontaktbuch findet die KI die angefragte Person. Du wählst außerdem, ob die Übergabe direkt oder angekündigt erfolgt. Bei der angekündigten Übergabe wartet der Anrufer in der Warteschleife, bis jemand antwortet. Nimmt niemand ab, setzt der KI-Telefonassistent das Gespräch fort. Die Weiterleitung funktioniert bei Anrufen über deine Telefonnummer, nicht bei Anrufen über WhatsApp.

Question 12

Welche Sprachen spricht der KI-Telefonassistent?

Accepted Answer

Die KI-Telefonie von hellomateo antwortet in über 30 Sprachen, wobei die verfügbaren Sprachen von der gewählten Stimme abhängen. Zur Auswahl stehen neun Stimmen, einige sprechen nur Deutsch, andere mehrere Sprachen. Bei jeder Stimme siehst du, welche Sprachen sie unterstützt, und kannst sie dir vorher anhören. Zusätzlich stellst du Tonalität und Sprechgeschwindigkeit ein. Wie dein KI-Telefonassistent im Gespräch klingt, hörst du bei einem eigenen Anruf nach dem Aktivieren. Spricht ein Anrufer Schweizerdeutsch, versteht ihn die KI-Telefonie und antwortet auf Hochdeutsch.

Question 13

Wie schützt hellomateo die Gesprächsdaten und was gilt nach der EU-KI-Verordnung?

Accepted Answer

hellomateo betreibt seine Server in Frankfurt, nutzt deine Daten nicht für das Training von KI-Modellen und stellt einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung bereit. Zusammenfassungen und Transkripte deiner Gespräche siehst du im Konversationsverlauf deines Kontos. Nach der EU-KI-Verordnung müssen Anrufer erfahren, dass sie mit einer KI sprechen. Deshalb stellst du den Assistenten in der Begrüßung als KI vor, zum Beispiel als digitale KI-Assistentin deines Betriebs; dieser Hinweis gehört in jede Begrüßung. Der KI-Hinweis ersetzt nicht die übrigen Datenschutzpflichten deines Betriebs, etwa die Information in deiner Datenschutzerklärung.

KI-Telefonassistent mit Buchungslink per WhatsApp

Über 2.000 Kunden nutzen hellomateo

Du legst fest, wie deine KI-Telefonie arbeitet

So klingt dein Betrieb am Telefon

Du bestimmst, was die KI weiß

Buchungslink schicken oder an Mitarbeiter weiterleiten

Deine Kunden wählen die bekannte Nummer

Nachlesen, was am Telefon besprochen wurde

Vom eingehenden Anruf zum dokumentierten Anliegen

Der Anruf kommt an

Die KI klärt das Anliegen

Link schicken oder weiterleiten

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