Integrate WhatsApp into your CRM software — Here's how! [July 2023]

Was sind CRM-Systeme?

CRM steht für Customer Relationship Management, zu Deutsch Kundenbeziehungsmanagement. Ein CRM-System ist eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Kundenbeziehungen zu verwalten und zu verbessern. Es dient als zentrale Plattform, um alle relevanten Kundeninformationen zu speichern, zu organisieren und zu analysieren. Dadurch ermöglicht es Unternehmen, einen umfassenden Überblick über ihre Kunden zu erhalten und eine effektive Kundenbetreuung zu gewährleisten.

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In einem CRM-System werden verschiedene Daten gesammelt, wie Kontaktdaten, Interaktionen mit Kunden, Verkaufschancen, Aufträge, Supportanfragen und vieles mehr. Diese Daten können von verschiedenen Abteilungen im Unternehmen genutzt werden, wie zum Beispiel von Vertrieb, Marketing, Kundenservice und Support. Dadurch wird eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen ermöglicht, da alle relevanten Informationen zentral zugänglich sind.

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Die Hauptziele eines CRM-Systems sind die Verbesserung der Kundenzufriedenheit, die Steigerung der Kundenbindung und die Optimierung der Vertriebsprozesse. Durch die detaillierte Kenntnis über Kundenpräferenzen und -historien können Unternehmen gezieltere Marketingkampagnen durchführen, personalisierten Support bieten und potenzielle Verkaufschancen besser identifizieren und verfolgen.

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CRM-Systeme spielen eine entscheidende Rolle in modernen Unternehmen, da sie dazu beitragen, den Kundenfokus zu stärken und eine langfristige und profitable Kundenbeziehung aufzubauen. Die Integration von WhatsApp in CRM-Systeme wie z.B. Hubspot ermöglicht es Unternehmen, die Vorteile eines leistungsfähigen CRM-Systems zu nutzen und gleichzeitig eine moderne und durch Automatisierungen hocheffektive Kommunikation mit Kunden über den beliebten Messaging-Dienst zu gewährleisten.

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Wie verknüpft man WhatsApp mit CRM Systemen?

Um WhatsApp in ein CRM-System zu integrieren, benötigen Sie einen direkten oder indirekten Zugriff auf die WhatsApp API Schnittstelle. Den direkten Zugriff auf die WhatsApp API ermöglicht der Mutterkonzern Meta nur wenigen großen, sehr bekannten Unternehmen. Daher müssen die meisten Unternehmen die API Schnittstelle eines Drittanbieters nutzen. Mit hellomateo können Sie auf die WhatsApp API zugreifen und alle relevanten Features nutzen, die mit der API technisch umsetzbar sind: Sie können WhatsApp Newsletter Marketing betreiben, WhatsApp Nachrichten bei vorab definierten Ereignissen vollautomatisiert versenden, Nachrichtenvorlagen erstellen und vieles mehr. Darüber hinaus sind in hellomateos zentralen Posteingang außer WhatsApp noch diverse andere Nachrichtenkanäle wie Facebook, Instagram, E-Mail und SMS integriert. Außerdem können Sie durch das automatisierte Bewertungsmanagement Ihre Google Bewertungen deutlich verbessern und über 6.000 Apps in die Kommunikationssoftware von hellomateo integrieren. Mit hellomateo werden WhatsApp und ihr CRM System über die Software Zapier verknüpft. Wie das funktioniert, erfahren Sie im folgenden Absatz!

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Hier finden Sie eine Übersicht über alle Anwendungen, die mit hellomateo verknüpft werden können. Bei Fragen können Sie uns gerne kontaktieren oder direkt einen kostenlosen Beratungstermin buchen.

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‍Welche CRM Systeme werden von der WhatsApp Integration von hellomateo unterstützt?

Mit hellomateo können Sie WhatsApp in alle Apps integrieren, die in Zapier angebunden sind. Das sind derzeit über 6.000 verschiedene Software Programme. Darunter sind aktuell 747 CRM Systeme. Hier finden Sie eine Übersicht über alle unterstützten CRM Systeme.

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Bei Fragen können Sie uns gerne kontaktieren oder direkt einen kostenlosen Beratungstermin buchen.

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WhatsApp und Ihr CRM System mit hellomateo und Zapier verknüpfen und nutzen

Kleiner Exkurs: Was ist Zapier und wie funktioniert es?

Zapier ist ein leistungsstarkes Software-Tool, das die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben zwischen verschiedenen Anwendungen ermöglicht. Mit Zapier können Sie über 6.000 Apps miteinander verbinden und Workflows erstellen, ohne umfangreiche Programmierkenntnisse zu benötigen. Durch diese Automatisierung sparen Sie Zeit und Ressourcen, da Sie manuelle Aufgaben eliminieren und Daten nahtlos zwischen verschiedenen Plattformen austauschen können. Zapier unterstützt eine breite Palette von Apps und Diensten und bietet Ihnen die Möglichkeit, Daten zwischen Ihren bevorzugten Tools auszutauschen, um Ihre Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Sie können verschiedene Aktionen wie das Versenden von E-Mails, das Eintragen von Daten in Tabellenblätter, das Senden von Benachrichtigungen in Messaging-Apps oder das Planen von Social-Media-Beiträgen automatisieren. Zapier ermöglicht Ihnen somit, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren, indem es repetitive und zeitraubende Aufgaben automatisiert. Eine besonders interessante Funktion ist die Möglichkeit, automatisiert WhatsApp-Nachrichten zu versenden, wenn vordefinierte Ereignisse in anderen Software-Anwendungen eintreten.

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Voraussetzungen für die Integration von WhatsApp in Ihr CRM System

• Es besteht ein Zugriff auf die WhatsApp API Schnittstelle, z.B. über das professionelle Messaging-Tool von hellomateo.
• Sie besitzen ein von Zapier unterstütztes CRM System, das an Ihre Unternehmensprozesse angebunden ist.
• Sie besitzen Zugriff auf ein Zapier Konto mit einer Berechtigung für das Bearbeiten von Zaps
• Sie haben WhatsApp Nachrichtenvorlagen für den vorgesehenen Anwendungszweck (z.B. eine Bestellbestätigung) formuliert, bei Meta eingereicht und genehmigt bekommen.

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Voraussetzungen nicht erfüllt? Wir unterstützen Sie gerne! Schreiben Sie uns einfach über unser Web-Widget oder vereinbaren Sie einen free consultation.

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Instructions: Connect WhatsApp and your CRM system

Meets all requirements? Then you can start connecting WhatsApp, hellomateo and your CRM system
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1. Sign in to Zapier
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2. Create a new “Zap” using the button in the left corner
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3. Select your CRM system as a “trigger” if you want to send a WhatsApp message for certain events in your CRM system or as an “action” if you want to take action on incoming WhatsApp messages in your CRM system
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4. Accordingly, select your WhatsApp Business API provider (e.g. hellomateo) as an “action” (e.g. send a WhatsApp message template) or as a “trigger” (e.g. WhatsApp message was received)
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5. Confirm the new Zap and make it live
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6. Congratulations! Fully automated WhatsApp messages are now being sent. For example, customers receive an order confirmation and shipping information via WhatsApp with every new order, or a new customer profile is automatically created in your CRM system when new customers write to you on WhatsApp.

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More benefits of hellomateo

hellomateo has much more to offer than just the integration of WhatsApp into various CRM systems. Our customers particularly appreciate the following benefits:

• ‍Central user interface: hellomateo combines WhatsApp Business Platform, email, Instagram, SMS and Facebook Messenger in one central inbox. The intuitive user interface includes various tools for efficient customer communication and saves you valuable working time.
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• integrations: With hellomateo, you can use WhatsApp in integrate over 6,000 software programs and fully automated Customer trips create with invitations, order confirmations, shipping information, invoices, and reminders.
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• Newsletter marketing: Send GDPR-compliant Newsletter via WhatsApp or SMS and benefit from opening rates of over 90%.‍
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• Assessment management: hellomateo can Automatically request online reviews from your customers, which boosts your Google ranking and trust in your company.
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• ‍Data protection: hellomateo meets all German and European Data protection requirements and offers end-to-end encryption for secure customer communication.
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• scalability: Our software is suitable for Businesses of all sizes and can be extended indefinitely depending on the package.‍
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• ‍Diverse AI features: Our AI agent can automatically answer customer inquiries in chat, answer calls, help with the formulation of messages and much more.
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Arrange a non-binding and free consultation and we'll show you how hellomateo covers your communication needs! Simply book an appointment here or write to us via our web widget.