WhatsApp in Ihre CRM Software integrieren – So geht's! [Juli 2023]

Was sind CRM-Systeme?

CRM steht für Customer Relationship Management, zu Deutsch Kundenbeziehungsmanagement. Ein CRM-System ist eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Kundenbeziehungen zu verwalten und zu verbessern. Es dient als zentrale Plattform, um alle relevanten Kundeninformationen zu speichern, zu organisieren und zu analysieren. Dadurch ermöglicht es Unternehmen, einen umfassenden Überblick über ihre Kunden zu erhalten und eine effektive Kundenbetreuung zu gewährleisten.

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In einem CRM-System werden verschiedene Daten gesammelt, wie Kontaktdaten, Interaktionen mit Kunden, Verkaufschancen, Aufträge, Supportanfragen und vieles mehr. Diese Daten können von verschiedenen Abteilungen im Unternehmen genutzt werden, wie zum Beispiel von Vertrieb, Marketing, Kundenservice und Support. Dadurch wird eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen ermöglicht, da alle relevanten Informationen zentral zugänglich sind.

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Die Hauptziele eines CRM-Systems sind die Verbesserung der Kundenzufriedenheit, die Steigerung der Kundenbindung und die Optimierung der Vertriebsprozesse. Durch die detaillierte Kenntnis über Kundenpräferenzen und -historien können Unternehmen gezieltere Marketingkampagnen durchführen, personalisierten Support bieten und potenzielle Verkaufschancen besser identifizieren und verfolgen.

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CRM-Systeme spielen eine entscheidende Rolle in modernen Unternehmen, da sie dazu beitragen, den Kundenfokus zu stärken und eine langfristige und profitable Kundenbeziehung aufzubauen. Die Integration von WhatsApp in CRM-Systeme wie z.B. Hubspot ermöglicht es Unternehmen, die Vorteile eines leistungsfähigen CRM-Systems zu nutzen und gleichzeitig eine moderne und durch Automatisierungen hocheffektive Kommunikation mit Kunden über den beliebten Messaging-Dienst zu gewährleisten.

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Wie verknüpft man WhatsApp mit CRM Systemen?

Um WhatsApp in ein CRM-System zu integrieren, benötigen Sie einen direkten oder indirekten Zugriff auf die WhatsApp API Schnittstelle. Den direkten Zugriff auf die WhatsApp API ermöglicht der Mutterkonzern Meta nur wenigen großen, sehr bekannten Unternehmen. Daher müssen die meisten Unternehmen die API Schnittstelle eines Drittanbieters nutzen. Mit hellomateo können Sie auf die WhatsApp API zugreifen und alle relevanten Features nutzen, die mit der API technisch umsetzbar sind: Sie können WhatsApp Newsletter Marketing betreiben, WhatsApp Nachrichten bei vorab definierten Ereignissen vollautomatisiert versenden, Nachrichtenvorlagen erstellen und vieles mehr. Darüber hinaus sind in hellomateos zentralen Posteingang außer WhatsApp noch Instagram, E-Mail und weitere Kanäle integriert. Außerdem können Sie durch das automatisierte Bewertungsmanagement Ihre Google Bewertungen deutlich verbessern und über 70 direkte Integrationen sowie Anbindungen über Zapier, Make und n8n in der Kommunikationssoftware von hellomateo nutzen. Mit hellomateo werden WhatsApp und ihr CRM System über die Software Zapier verknüpft. Wie das funktioniert, erfahren Sie im folgenden Absatz!

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Hier finden Sie eine Übersicht über alle Anwendungen, die mit hellomateo verknüpft werden können. Bei Fragen können Sie uns gerne kontaktieren oder direkt einen kostenlosen Beratungstermin buchen.

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‍Welche CRM Systeme werden von der WhatsApp Integration von hellomateo unterstützt?

Mit hellomateo können Sie WhatsApp in alle Apps integrieren, die in Zapier angebunden sind. Das sind derzeit über 6.000 verschiedene Software Programme. Darunter sind aktuell 747 CRM Systeme. Hier finden Sie eine Übersicht über alle unterstützten CRM Systeme.

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Bei Fragen können Sie uns gerne kontaktieren oder direkt einen kostenlosen Beratungstermin buchen.

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WhatsApp und Ihr CRM System mit hellomateo und Zapier verknüpfen und nutzen

Kleiner Exkurs: Was ist Zapier und wie funktioniert es?

Zapier ist ein leistungsstarkes Software-Tool, das die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben zwischen verschiedenen Anwendungen ermöglicht. Mit Zapier können Sie über 6.000 Apps miteinander verbinden und Workflows erstellen, ohne umfangreiche Programmierkenntnisse zu benötigen. Durch diese Automatisierung sparen Sie Zeit und Ressourcen, da Sie manuelle Aufgaben eliminieren und Daten nahtlos zwischen verschiedenen Plattformen austauschen können. Zapier unterstützt eine breite Palette von Apps und Diensten und bietet Ihnen die Möglichkeit, Daten zwischen Ihren bevorzugten Tools auszutauschen, um Ihre Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Sie können verschiedene Aktionen wie das Versenden von E-Mails, das Eintragen von Daten in Tabellenblätter, das Senden von Benachrichtigungen in Messaging-Apps oder das Planen von Social-Media-Beiträgen automatisieren. Zapier ermöglicht Ihnen somit, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren, indem es repetitive und zeitraubende Aufgaben automatisiert. Eine besonders interessante Funktion ist die Möglichkeit, automatisiert WhatsApp-Nachrichten zu versenden, wenn vordefinierte Ereignisse in anderen Software-Anwendungen eintreten.

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Voraussetzungen für die Integration von WhatsApp in Ihr CRM System

• Es besteht ein Zugriff auf die WhatsApp API Schnittstelle, z.B. über das professionelle Messaging-Tool von hellomateo.
• Sie besitzen ein von Zapier unterstütztes CRM System, das an Ihre Unternehmensprozesse angebunden ist.
• Sie besitzen Zugriff auf ein Zapier Konto mit einer Berechtigung für das Bearbeiten von Zaps
• Sie haben WhatsApp Nachrichtenvorlagen für den vorgesehenen Anwendungszweck (z.B. eine Bestellbestätigung) formuliert, bei Meta eingereicht und genehmigt bekommen.

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Voraussetzungen nicht erfüllt? Wir unterstützen Sie gerne! Schreiben Sie uns einfach über unser Web-Widget oder vereinbaren Sie einen kostenlosen Beratungstermin.

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Anleitung: WhatsApp und Ihr CRM System verknüpfen

Alle Voraussetzungen erfüllt? Dann kann es mit der Verknüpfung von WhatsApp, hellomateo und Ihrem CRM System losgehen
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1. Loggen Sie sich in Zapier ein
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2. Erstellen Sie einen neuen "Zap" mit dem Button in der linken Ecke
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3. Wählen Sie Ihr CRM System als "Auslöser", falls Sie bei bestimmten Ereignissen in Ihrem CRM System eine WhatsApp Nachricht versenden möchten oder als „Aktion“, falls Sie bei eingehenden WhatsApp Nachrichten eine Handlung in Ihrem CRM System ausführen möchten
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4. Wählen Sie dementsprechend ihren WhatsApp Business API Provider (z.B. hellomateo) als "Aktion" (z. B. WhatsApp Nachrichtenvorlage senden) oder als „Auslöser“ (z.B. WhatsApp Nachricht wurde empfangen) aus
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5. Bestätigen Sie den neuen Zap und schalten Sie ihn live
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6. Gratulation! Es werden nun vollautomatisierte WhatsApp Nachrichten versendet. Beispielsweise erhalten Kunden bei jeder neuen Bestellung eine Bestellbestätigung und Versandinformationen per WhatsApp oder es wird automatisch ein neues Kundenprofil in Ihrem CRM System angelegt, wenn Ihnen Neukunden auf WhatsApp schreiben.

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Weitere Vorteile von hellomateo

hellomateo hat noch deutlich mehr zu bieten als nur die Integration von WhatsApp in verschiedene CRM Systeme. Unsere Kunden wissen folgende Vorteile besonders zu schätzen:

• Zentrale Benutzeroberfläche: Bündeln Sie WhatsApp, E-Mail und Instagram im zentralen Postfach von hellomateo. Weisen Sie Anfragen einzelnen Mitarbeitenden oder Teams zu und behalten Sie vergangene Gespräche im Blick.
• Integrationen: hellomateo bietet über 70 direkte Integrationen sowie Anbindungen über Zapier, Make und n8n. Nutzen Sie Daten aus Ihren angebundenen Systemen, um Einladungen, Abholnachrichten und Terminerinnerungen automatisch zu versenden.
• WhatsApp-Newsletter: Versenden Sie personalisierte WhatsApp-Newsletter an Kunden, die dem Empfang zugestimmt haben. Die Öffnungsrate von WhatsApp-Nachrichten liegt bei hellomateo bei über 90 %.
• Bewertungsmanagement: Bitten Sie Kunden nach einem Termin, Kauf oder Service mit entsprechender Einwilligung automatisch per WhatsApp um eine Bewertung. Mit dem Bewertungsmanagement sehen und beantworten Sie Google-Bewertungen zentral.
• Datenschutz: hellomateo nutzt die offizielle WhatsApp Business API. Bei Vertragsschluss erhalten Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO. Die Datenschutzmappe dokumentiert Vertrag, Schutzmaßnahmen und Unterauftragsverarbeiter.
• Mehrere Teams und Standorte: Mehrere Mitarbeitende können über dieselbe Nummer antworten. Im zentralen Postfach sind auch mehrere Nummern möglich, etwa für unterschiedliche Teams oder Standorte.
• KI im Chat und am Telefon: Der KI-Assistent im Chat beantwortet wiederkehrende Kundenfragen und übergibt bei Bedarf an Ihr Team. Die KI-Telefonie nimmt Anrufe entgegen, beantwortet Standardfragen und dokumentiert Gespräche.

Möchten Sie sehen, wie hellomateo Ihre Kundenkommunikation unterstützt? Vereinbaren Sie einen Termin und lernen Sie die Funktionen für Ihren Betrieb kennen.