Autohaus Penning: Mit hellomateo Service-Erinnerungen automatisieren und mehr Zeit für die Kunden vor Ort gewinnen

Das Autohaus Penning ist seit 1979 die Adresse rund ums Auto in Neuenburg, einem Ortsteil von Zetel in Friesland. Gegründet von Claas Penning, führt heute sein Sohn Arnim Penning das Familienunternehmen als Geschäftsführer in zweiter Generation. Knapp 50 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kümmern sich um Verkauf, Service und Werkstatt. Im Showroom stehen die Marken SEAT, Cupra, Kia und Mitsubishi, dazu kommen alle Leistungen, die ein Autoleben lang anfallen: von der Inspektion über die Hauptuntersuchung bis zum saisonalen Räderwechsel samt Einlagerung. Was das Haus auszeichnet, ist der Anspruch, modern und digital zu arbeiten, ohne den persönlichen Kontakt zu verlieren – Arnim Penning will, dass sein Team möglichst viel Zeit für die Kundinnen und Kunden hat, die vor Ort im Autohaus stehen.

Vor hellomateo war die Kundenkommunikation beim Autohaus Penning ein bunter Mix aus Kanälen – und vor allem viel Handarbeit. Wer an eine fällige Hauptuntersuchung, Inspektion oder den Räderwechsel erinnert werden sollte, musste zunächst per Excel aus Listen selektiert werden. Dann ging eine E-Mail raus oder es wurde persönlich angerufen; eigens dafür war eine Mitarbeiterin halbtags abgestellt. Ein erster Versuch, mit WhatsApp Business selbst etwas aufzubauen, lief nur mäßig gut und war aus Datenschutzsicht kritisch. Arnim Penning suchte deshalb nach einem Weg, die Kunden dauerhaft und automatisch an fällige Services zu erinnern – immer verbunden mit einer klaren Aufforderung, den Termin direkt online zu buchen. Der Weg von der Erinnerung bis zum Termin sollte so einfach und so digital wie möglich werden, und das datenschutzkonform.

Auf hellomateo aufmerksam wurde das Autohaus Penning über ein Webinar seines DMS-Anbieters Loco-Soft. Die Schnittstelle zum Dealer-Management-System überzeugte Arnim Penning von Anfang an – und die Integration war tatsächlich unkompliziert: Beide Seiten unterstützten beim Aufsetzen, ein großer Aufwand war es nicht, und seitdem kommunizieren die Systeme ständig miteinander. Wird ein neuer Kunde im DMS angelegt, bekommt er automatisch eine Willkommensnachricht per WhatsApp, erfährt die Vorteile des Kanals und kann direkt zustimmen, dass das Autohaus ihn darüber erreichen darf. Auf dieser Basis laufen heute die Automatisierten Kundenreisen: Kunden werden rechtzeitig an fällige Inspektionen und Hauptuntersuchungen erinnert, mit dem Link zum Onlinekalender direkt in der Nachricht, damit aus der Erinnerung auch ein Termin wird. Zur Rädersaison geht ebenso automatisch eine Nachricht raus, dass jetzt Rädertermine gebucht werden können.

Dazu kommen Ad-hoc-Kampagnen, die das Team mit Unterstützung des hellomateo-Supports aufsetzt – zuletzt ein selbst gedrehtes Video, das für den Onlinekalender wirbt und per WhatsApp Newsletter an alle Kunden ging, die über hellomateo erreichbar sind. Wer WhatsApp nicht mag, wird über den E-Mail-Alternativkanal in hellomateo erreicht. Und weil ein gepflegtes DMS die Grundlage für all das ist, hat die Einführung noch einen Nebeneffekt: Das Team sieht, wie gut es funktioniert, und pflegt Servicetermine, Rädereinlagerung, Mobilfunknummern und E-Mail-Adressen umso sorgfältiger. Der nächste Schritt ist bereits gegangen: Im Service stehen Aufsteller mit QR-Code, damit Kunden Fragen zu ihrem Fahrzeug in der Werkstatt einfach per WhatsApp stellen.

Den neuen Kanal mussten sich die Kunden erst angewöhnen – doch das Eis ist gebrochen, und viele gehen den Weg heute voll mit. Der größte Effekt für Arnim Penning: Die automatisierten Erinnerungen an Service und Räderwechsel nehmen genau dort Arbeit weg, wo vorher Listen, E-Mails und Telefonate Zeit gekostet haben. Die freigewordene Zeit steckt das Team in das, wofür es gebraucht wird: das Tagesgeschäft an der Front und die Kunden, die im Autohaus stehen. Aus den Kampagnen heraus hat sich etwas entwickelt, das gar nicht geplant war: Immer mehr läuft auch im Alltag über WhatsApp. Kunden fragen kurz nach dem Status ihres Fahrzeugs in der Werkstatt, statt anzurufen, und schicken Bilder von Schäden oder sogar Videos von Geräuschen – gerade im Werkstatthandwerk ein echter Gewinn, weil das Team sofort sieht und hört, worum es geht. Was Arnim Penning darüber hinaus schätzt: eine intuitive Oberfläche, in der sich das Team schnell zurechtfindet, und ein Support, der auf Ideen nicht mit Nein antwortet, sondern sie oft schnell umsetzt. Sein Fazit: Digitale Helfer wie hellomateo geben dem Autohaus wieder mehr Zeit für seine Kunden – und das war von Anfang an das Ziel.