Einrichtung von WhatsApp Business: detaillierte Anleitung

Anleitung: WhatsApp Business einrichten

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Schritt 1: Laden Sie die WhatsApp Business App herunter

Um WhatsApp Business zu verwenden, müssen Sie zuerst die App herunterladen und auf Ihrem Smartphone installieren. Sie können dies entweder über denGoogle Play Store (für Android-Benutzer) oder den Apple App Store (für iPhone-Benutzer) tun.

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Schritt 2: Registrieren Sie Ihr Unternehmen

Nachdem Sie die App installiert haben, müssen Sie die Nutzungsbedingungen akzeptieren und anschließend Ihr Unternehmen registrieren, indem Sie Ihre geschäftliche Telefonnummer angeben. Stellen Sie sicher, dass Sie die Nummer verwenden, die der Öffentlichkeit zur Verfügung steht, damit Ihre Kunden Sie über WhatsApp Business erreichen können. Übrigens: Sie können dafür auch eine Festnetznummer verwenden.

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Schritt 3: Konfigurieren Sie Ihr WhatsApp Unternehmensprofil

Sobald Sie Ihr Unternehmen registriert haben, ist es an der Zeit, Ihr WhatsApp Unternehmensprofil zu konfigurieren. Fügen Sie ein Profilbild hinzu, geben Sie eine Beschreibung Ihres Unternehmens ein und stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Informationen wie Ihre Öffnungszeiten und Kontaktinformationen enthalten sind. Sie können auch die Unternehmenskategorie auswählen und einen WhatsApp Status hinzufügen. 

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Tipp: Vergessen Sie aus rechtlichen Gründen nicht, das Impressum Ihrer Webseite in der Beschreibung Ihres WhatsApp Business Accounts zu verlinken. Auch wenn die Nutzung von WhatsApp Business dadurch nicht DSGVO-konform wird, können Sie sich durch ein Impressum einige rechtliche Probleme ersparen.

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Schritt 4: Empfangen und senden Sie die ersten Nachrichten

Die grundlegende Einrichtung ist nun abgeschlossen. Sie können jetzt WhatsApp nutzen, um Ihre Kundenkommunikation zu optimieren und Ihren Kunden einen erstklassigen Service zu bieten.

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Schritt 5 (optional): Automatisieren Sie Ihre Nachrichten

WhatsApp Business bietet eine Vielzahl von Tools, mit denen Sie Ihre Kunden besser erreichen und engagieren können. Eine dieser Funktionen ist die Möglichkeit, automatisierte Nachrichten zu senden, z. B. Begrüßungsnachrichten oder Abwesenheitsnotizen. Für Marketing über WhatsApp brauchen Sie die Einwilligung Ihrer Kunden und müssen Ihre Pflichten nach der DSGVO erfüllen. Außerdem verlangen die Nutzungsbedingungen von WhatsApp für Werbenachrichten die Einwilligung Ihrer Kunden (Opt-in). Nutzen Sie für diese, dem E-Mail Newsletter weit überlegene Form des Marketings, lieber die DSGVO-konforme WhatsApp API.

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Zusätzliche Anleitung: WhatsApp Business mit der Desktop App einrichten

WhatsApp Business ist neben dem Smartphone auch über die Desktop-App zugänglich. Diese ist sowohl für Windows als auch für Mac verfügbar. Eine separate Desktop App für WhatsApp Business ist nicht verfügbar, es handelt sich also um dieselbe WhatsApp-Anwendung wie für Privatpersonen. WhatsApp Desktop ist sowohl optisch als auch funktional der Web-Applikation sehr ähnlich und kann über die WhatsApp-Downloadseite oder über den Microsoft Store bzw. den App Store heruntergeladen werden.

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Einrichtung mit Windows Betriebssystem

Die Windows Desktop-Anwendung wird aus dem Microsoft Store heruntergeladen. Die Desktop-Anwendung funktioniert ab Windows 10 (64 Bit, Version 1903).

Nachdem die Anwendung heruntergeladen wurde, muss sie gestartet und der Setup-Vorgang durchgeführt werden. Nach einer Weile erscheint auch hier ein QR-Code. Daraufhin müssen folgende Schritte unternommen werden:
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● WhatsApp Business App auf dem Smartphone öffnen

● Das Menü (Android) oder die Einstellungen (iOS) öffnen

● „Verknüpfte Geräte“ und dann „Gerät hinzufügen“ auswählen, um den QR-Code-Scanner zu öffnen

● Den QR-Code auf dem Computerbildschirm scannen

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Einrichtung mit macOS Betriebssystem

WhatsApp Desktop kann auch auf Apple-Computern installiert werden. Die Anwendung kann über diesen Download Link von WhatsApp heruntergeladen werden (Quelle: whatsapp.com/download), wobei die Einrichtung identisch mit der Windows-App ist.

Anwendung herunterladen, starten und den Setup-Vorgang durchführen. Nach einer Weile erscheint ein QR-Code. Daraufhin müssen folgende Schritte unternommen werden:
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● WhatsApp Business App auf dem Smartphone öffnen

● Das Menü (Android) oder die Einstellungen (iOS) öffnen

● „Verknüpfte Geräte“ und dann „Gerät hinzufügen“ auswählen, um den QR-Code-Scanner zu öffnen

● Den QR-Code auf dem Computerbildschirm scannen
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Auf diese Weise ist WhatsApp Desktop für Unternehmenskunden sowohl auf Windows als auch auf macOS Geräten nutzbar

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Lesetipp: In unserem Artikel „WhatsApp Business Desktop & Web Browser - Anleitung“ erfahren Sie, wie Sie WhatsApp Web in Ihrem Browser einrichten können.

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Funktionen von WhatsApp Business

WhatsApp Business bietet eine Vielzahl an Funktionen, die speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten sind. Hier sind einige der wichtigsten Funktionen im Überblick:
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1. Automatisierte Nachrichten: Mit WhatsApp Business können Sie automatisierte Nachrichten einrichten, um beispielsweise Abwesenheitsnotizen oder Begrüßungsnachrichten zu senden.
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2. Schnelle Antworten: Mit der Funktion "Schnelle Antworten" können Sie häufig gestellte Fragen schnell und einfach beantworten, indem Sie vordefinierte Antworten hinterlegen.
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3. Etiketten: Mit Etiketten können Sie Ihre Nachrichten kategorisieren und so den Überblick behalten. Etiketten können beispielsweise nach Auftragstyp, Zahlungsstatus oder Priorität sortiert werden.
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4. WhatsApp Web und Desktop: Mit WhatsApp Web und der WhatsApp Desktop App können Sie WhatsApp Business auch auf Ihrem Desktop nutzen und so bequemer auf Nachrichten antworten.
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Diese Funktionen machen WhatsApp Business zu einem mächtigen Tool für die Kundenkommunikation. Dadurch können Sie nicht nur Zeit sparen, sondern auch die Kundenzufriedenheit steigern, indem Sie schnell und effektiv auf Anfragen reagieren. 

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Die Nachteile von WhatsApp Business mit der WhatsApp API Schnittstelle beheben

Auch wenn WhatsApp Business eine praktische Lösung für viele Unternehmen sein mag, gibt es leider immer noch einige Probleme.

Die Datenschutzaufsicht sieht den Einsatz der App-, Desktop- und Web-Anwendung von WhatsApp Business in Unternehmen kritisch. hellomateo empfiehlt deshalb eine API Schnittstelle. Für die Einhaltung der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bleibt Ihr Unternehmen verantwortlich. 

Lesetipp: In unserem Artikel „WhatsApp Business DSGVO“ haben wir alle Hintergrundinformationen zusammengefasst und erklären, worauf es beim Datenschutz mit WhatsApp Business ankommt.

Des Weiteren ist die Nutzung der WhatsApp Business App derzeit auf maximal 4 Geräte und 1 Smartphone beschränkt und die Anbindung eigener automatisierter Lösungen wie eines KI-Assistenten ist technisch nicht umsetzbar. Die WhatsApp Business App bietet in bestimmten Ländern kostenpflichtige Marketing-Nachrichten an mehrere Kunden.

Die Desktop-App kann nicht von mehreren Konten gleichzeitig verwendet werden. Das bedeutet, dass die gleichzeitige Verwendung eines geschäftlichen WhatsApp-Kontos und eines privaten WhatsApp-Kontos auf einem Computer nicht möglich ist. 

Die WhatsApp Business Versionen auf dem Handy, im Browser und auf dem Desktop sind im Hinblick auf die Kundenkommunikation im Allgemeinen deutlich weniger leistungsstark als WhatsApp über API Lösungen. Wenn Unternehmen ihre Kundenkommunikation durch KI-Assistenten, Ticketing-Systeme, vorformulierte Textbausteine, mehrere Mitarbeitende über eine Nummer, die Einbindung von anderen Kommunikationskanälen, WhatsApp Newsletter Marketing und vielen weiteren Funktionen hocheffizient und zudem DSGVO-konform gestalten möchten, empfiehlt hellomateo eine API Anbindung von WhatsApp Business.
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• Zentrale Benutzeroberfläche: Bündeln Sie WhatsApp, E-Mail und Instagram im zentralen Postfach von hellomateo. Weisen Sie Anfragen einzelnen Mitarbeitenden oder Teams zu und behalten Sie vergangene Gespräche im Blick.
• Integrationen: hellomateo bietet über 70 direkte Integrationen sowie Anbindungen über Zapier, Make und n8n. Nutzen Sie Daten aus Ihren angebundenen Systemen, um Einladungen, Abholnachrichten und Terminerinnerungen automatisch zu versenden.
• WhatsApp-Newsletter: Versenden Sie personalisierte WhatsApp-Newsletter an Kunden, die dem Empfang zugestimmt haben. Die Öffnungsrate von WhatsApp-Nachrichten liegt bei hellomateo bei über 90 %.
• Bewertungsmanagement: Bitten Sie Kunden nach einem Termin, Kauf oder Service mit entsprechender Einwilligung automatisch per WhatsApp um eine Bewertung. Mit dem Bewertungsmanagement sehen und beantworten Sie Google-Bewertungen zentral.
• Datenschutz: hellomateo nutzt die offizielle WhatsApp Business API. Bei Vertragsschluss erhalten Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO. Die Datenschutzmappe dokumentiert Vertrag, Schutzmaßnahmen und Unterauftragsverarbeiter.
• Mehrere Teams und Standorte: Mehrere Mitarbeitende können über dieselbe Nummer antworten. Im zentralen Postfach sind auch mehrere Nummern möglich, etwa für unterschiedliche Teams oder Standorte.
• KI im Chat und am Telefon: Der KI-Assistent im Chat beantwortet wiederkehrende Kundenfragen und übergibt bei Bedarf an Ihr Team. Die KI-Telefonie nimmt Anrufe entgegen, beantwortet Standardfragen und dokumentiert Gespräche.

Möchten Sie sehen, wie hellomateo Ihre Kundenkommunikation unterstützt? Vereinbaren Sie einen Termin und lernen Sie die Funktionen für Ihren Betrieb kennen.

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