WhatsApp Business mit einer Festnetznummer nutzen: Anleitung

Das Wichtigste in Kürze: Alle Infos zu WhatsApp Business mit Festnetznummer

• WhatsApp Business kann mit einer Festnetznummer eingerichtet und genutzt werden. Im normalen WhatsApp Messenger sind Festnetznummern nicht zulässig
• Das ist besonders praktisch für Unternehmen, die ihre Festnetznummer zur Kundenkommunikation nutzen
• Die zur Einrichtung verwendete Nummer muss identisch sein mit der WhatsApp Nummer, auf der Sie erreichbar sein möchten
• Der für die Einrichtung benötigte Registrierungscode wird per Anruf statt per SMS mitgeteilt
• Für die Registrierung brauchen Sie ein Smartphone mit der WhatsApp Business App, aber keine SIM-Karte mit dieser Nummer. Am Computer nutzen Sie das Konto danach als verknüpftes Gerät

Quellen: WhatsApp-Hilfe: Bei der WhatsApp Business App registrieren; WhatsApp-Hilfe: verknüpfte Geräte; WhatsApp-Hilfe: Telefonnummer ändern.

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WhatsApp Business kann auch ohne Handynummern verwendet werden

Die gängige Variante, die WhatsApp Business Registrierung vorzunehmen, ist mit einer Handynummer. Sollte dies aber nicht möglich sein, weil keine SIM-Karte vorhanden ist oder die Handynummer bereits für einen privaten WhatsApp Account verwendet wird, kann auch eine Festnetznummer mit WhatsApp Business verknüpft werden. Wenn Kunden schon standardmäßig über diese Nummer mit dem Unternehmen kommunizieren, ist dies besonders hilfreich.

Für die Registrierung in der WhatsApp Business App muss die Nummer laut Hilfebereich von WhatsApp Ihnen gehören und Anrufe oder SMS empfangen können. Sie können dafür eine Festnetz- oder Handynummer verwenden. Die Nummer registrieren Sie in der WhatsApp Business App auf einem Smartphone. Am Computer ist die Registrierung nicht möglich.

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Es gibt jedoch einige Nummern, die nicht unterstützt werden. Dazu zählen unter anderem:

• VoIP-Nummern
• gebührenfreie Nummern, in Deutschland zum Beispiel 0800-Nummern
• Mehrwertdienst-Nummern
• UAN-Nummern
• persönliche (virtuelle) Nummern
• Durchwahlnummern von Festnetzanschlüssen: Registrieren Sie die Festnetznummer ohne Durchwahl

Anrufblockierungen, Apps oder Task-Killer, die den Bestätigungsanruf verhindern, müssen während der Registrierung ausgeschaltet sein.

Quellen: WhatsApp-Hilfe: Bei der WhatsApp Business App registrieren.

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Die Nummer, die für den Registrierungsprozess verwendet wird, muss identisch mit der Nummer sein, die zukünftig für die Kommunikation über WhatsApp Business verwendet werden soll.

Außerdem gilt: Ein WhatsApp-Konto, egal ob Unternehmenskonto oder privat, ist immer mit genau einer Telefonnummer verknüpft. Eine Verknüpfung von zwei oder mehr verschiedenen Nummern gleichzeitig (z.B. einer Festnetz- und einer Handynummer) mit einem einzigen WhatsApp Account ist nicht möglich.

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Anleitung: Die Einrichtung von WhatsApp Business mit Festnetznummer

Die Einrichtung von WhatsApp Business mit einer Festnetznummer unterscheidet sich kaum von dem Einrichtungsprozess mit einer Handynummer und läuft folgendermaßen ab:

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1. WhatsApp Business auf dem Smartphone im App Store (Google Play Store / Apple App Store) herunterladen und installieren

2. WhatsApp Business öffnen und den Nutzungsbedingungen zustimmen

3. Das Land aus der Liste wählen, damit die Ländervorwahl automatisch eingesetzt wird, und die Festnetznummer ohne die erste 0 eingeben

4. Auf „Fertig“ tippen, um den Registrierungscode anzufordern

5. „Anrufen lassen“ wählen, damit der Code per Anruf kommt. Erscheint die Option noch nicht, warten Sie, bis der Zähler abgelaufen ist. Das kann bis zu zehn Minuten dauern

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6. Auf dem Festnetztelefon geht ein Anruf ein, in dem eine automatische Stimme den sechsstelligen Registrierungscode nennt. Diesen geben Sie in der App ein

7. Wenn der Code korrekt eingegeben wurde, kann anschließend das Profil eingerichtet und WhatsApp genutzt werden

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Übrigens: Wie die Einrichtung von WhatsApp Business mit der Desktop App oder der Browser Applikation WhatsApp Web funktioniert, hat hellomateo in diesem Artikel zusammengefasst. Standardmäßig lassen sich bis zu vier Geräte wie Computer oder Tablet mit dem Telefon verknüpfen, mit Meta Verified bis zu zehn. Damit die Verknüpfung bestehen bleibt, sollten Sie das Telefon mindestens alle 14 Tage nutzen. Ein verknüpftes Gerät, das 30 Tage nicht genutzt wird, meldet WhatsApp ebenfalls ab.

Quellen: WhatsApp-Hilfe: Bei der WhatsApp Business App registrieren; WhatsApp-Hilfe: verknüpfte Geräte; WhatsApp Business: Funktionen der App (Meta Verified).

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Mehrere Festnetz- und Mobilfunknummern über die WhatsApp Business Platform verwenden

Mit der WhatsApp Business Platform nutzen Unternehmen WhatsApp in ihrer eigenen Software oder in der Oberfläche eines Anbieters. Über diese Schnittstelle von Meta können Sie mehrere Festnetz- und Mobilfunknummern in einem Business-Portfolio verwalten und mehrere Mitarbeitende über dieselbe Nummer antworten lassen. Bei einer Festnetznummer sind folgende Punkte zu beachten:

• Festnetznummern werden bei Meta als eigene Nummernart geführt und per Sprachanruf verifiziert. Die Liste der Nummernarten enthält auch gebührenfreie Nummern, die in der WhatsApp Business App nicht unterstützt werden.
• Über eine mit der WhatsApp Business Platform verbundene Nummer können Sie weiterhin normal telefonieren. Wird die Nummer bereits in der WhatsApp Business App genutzt, lösen Sie sie dort zuerst oder verbinden sie per Coexistence mit der Plattform, sofern Meta die Nummer dafür zulässt. Dann läuft sie in App und Plattform parallel.
• Der Bestätigungsanruf muss aus dem Ausland auf Ihrer Leitung eingehen können. Schalten Sie Rufweiterleitung und Sprachmenüs dafür möglichst ab. Ist das nicht möglich, muss der Anruf eine Person oder eine Mailbox erreichen, damit Sie den Code erhalten.

hellomateo empfiehlt Ihnen, die Festnetznummer anzubinden, die Ihre Kunden bereits kennen. Mit hellomateo bietet die WhatsApp Business Platform außerdem über 70 direkte Integrationen sowie Anbindungen über Zapier, Make und n8n. Hinzu kommen WhatsApp-Newsletter, mehrere Teams und Standorte, automatische Antworten und DSGVO-Konformität.

Quellen: Meta: Business phone numbers; Meta: Onboarding WhatsApp Business app users; hellomateo-Hilfe: WhatsApp-Nummer anbinden; hellomateo-Hilfe: WhatsApp Coexistence.

• Zentrale Benutzeroberfläche: Bündeln Sie WhatsApp, E-Mail und Instagram im zentralen Postfach von hellomateo. Weisen Sie Anfragen einzelnen Mitarbeitenden oder Teams zu und behalten Sie vergangene Gespräche im Blick.
• Integrationen: hellomateo bietet über 70 direkte Integrationen sowie Anbindungen über Zapier, Make und n8n. Nutzen Sie Daten aus Ihren angebundenen Systemen, um Einladungen, Abholnachrichten und Terminerinnerungen automatisch zu versenden.
• WhatsApp-Newsletter: Versenden Sie personalisierte WhatsApp-Newsletter an Kunden, die dem Empfang zugestimmt haben. Die Öffnungsrate von WhatsApp-Nachrichten liegt bei hellomateo bei über 90 %.
• Bewertungsmanagement: Bitten Sie Kunden nach einem Termin, Kauf oder Service mit entsprechender Einwilligung automatisch per WhatsApp um eine Bewertung. Mit dem Bewertungsmanagement sehen und beantworten Sie Google-Bewertungen zentral.
• Datenschutz: hellomateo nutzt die offizielle WhatsApp Business API. Bei Vertragsschluss erhalten Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO. Die Datenschutzmappe dokumentiert Vertrag, Schutzmaßnahmen und Unterauftragsverarbeiter.
• Mehrere Teams und Standorte: Mehrere Mitarbeitende können über dieselbe Nummer antworten. Im zentralen Postfach sind auch mehrere Nummern möglich, etwa für unterschiedliche Teams oder Standorte.
• KI im Chat und am Telefon: Der KI-Assistent im Chat beantwortet wiederkehrende Kundenfragen und übergibt bei Bedarf an Ihr Team. Die KI-Telefonie nimmt Anrufe entgegen, beantwortet Standardfragen und dokumentiert Gespräche.

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