WhatsApp Newsletter erstellen: Anleitung in 7 Schritten

Was ist ein WhatsApp Newsletter?

Ein WhatsApp Newsletter ist eine werbliche Nachricht über WhatsApp an viele Kunden mit deren vorheriger Zustimmung. Der Versand über die offizielle WhatsApp Business API besteht aus sieben Schritten:

1. Anbieter auswählen und die Unternehmensnummer verbinden.
2. Kontakte mit dokumentierter Zustimmung sammeln.
3. Eine passende Empfängerliste zusammenstellen.
4. Eine Nachrichtenvorlage mit Text und gewünschten Medien erstellen.
5. Die Vorlage von Meta prüfen lassen, bis zu 24 Stunden einplanen.
6. Eine Testnachricht schicken und auf dem Handy kontrollieren.
7. Den Newsletter versenden und anschließend den Bericht auswerten.

Kunden können direkt auf die Nachricht antworten. Die Newsletter-Funktion von hellomateo verbindet Empfängerauswahl, Versandplanung und Auswertung.

Die WhatsApp Business App bietet daneben Unternehmens-Broadcasts, bei WhatsApp „Business Broadcasts“. Nach dem Freikontingent kosten diese Nachrichten Geld. Die Funktion ist nicht überall verfügbar. Auch Unternehmens-Broadcasts brauchen Zustimmung und eine Prüfung durch Meta.

WhatsApp-Kanäle veröffentlichen dagegen einseitige Meldungen in einem eigenen Bereich. Abonnenten können auf Kanalbeiträge nicht direkt antworten. Gruppen sind gemeinsame Chats, kein Newsletter-Versand in getrennte Kundengespräche.

Quellen: Meta: Vorlagen und Prüfung; WhatsApp: Business Broadcasts und Preise; WhatsApp: Business Broadcasts erstellen und senden.

Was brauchen Sie für einen WhatsApp Newsletter?

Für Newsletter per WhatsApp brauchen Sie Software, Unternehmensnummer und dokumentierte Zustimmungen.

Die WhatsApp Business API verbindet WhatsApp mit Unternehmenssoftware. Die Bedienoberfläche stellt der Anbieter bereit. Bei hellomateo sind direkt nach der Einrichtung noch keine Kampagnen möglich. Die Nummer wird erst nach und nach an größere Versandmengen herangeführt. Weitere Kriterien enthält der Ratgeber zu WhatsApp Marketing Tools.

Wie erstellen Sie einen WhatsApp Newsletter in 7 Schritten?

Bevor Sie Ihren WhatsApp Business Newsletter erstellen, bestimmen Sie das Ziel, etwa Anmeldungen zum Modeabend.

Schritt 1: Anbieter wählen und Nummer verbinden

Verbinden Sie Ihre Unternehmensnummer über den ausgewählten Anbieter mit der offiziellen WhatsApp Business API. Klären Sie vorher, ob Sie die WhatsApp Business App weiter nutzen möchten. Beim vollständigen Wechsel wird das App-Konto der Nummer gelöscht; die App-Nutzung mit dieser Nummer entfällt. WhatsApp Coexistence ermöglicht dagegen App und Software mit derselben Nummer, allerdings mit Einschränkungen. Bei hellomateo erfolgt die Anbindung meist im vereinbarten Einrichtungstermin.

Schritt 2: Kontakte und Zustimmung zusammenführen

Sammeln Sie Telefonnummern samt dokumentierter Zustimmung. Ein früherer Kauf oder eine gespeicherte Nummer ersetzt allein keine Zustimmung. Prüfen Sie vorhandene Einwilligungen: Ein Import erzeugt keine neue. In hellomateo importieren Sie Kontakte samt Zustimmungsfeldern per CSV oder übernehmen sie mit angebundener Branchensoftware. Welche Daten übernommen werden, hängt von der Anbindung ab.

Schritt 3: Eine passende Empfängerliste erstellen

Wählen Sie passende Empfänger, etwa interessierte Kunden eines Standorts für dessen Modeabend. hellomateo bietet feste Listen und dynamische Listen, die sich anhand Ihrer Filter aktualisieren.

Schritt 4: Eine Marketing-Vorlage schreiben

Schreiben Sie eine Vorlage mit Anlass und klarer Handlungsaufforderung. Setzen Sie die wichtigste Information an den Anfang. Ein Knopf kann zur Terminbuchung oder Angebotsseite führen.

Der Vorlagentext darf höchstens 1.024 Zeichen enthalten. Textkopf und Fußzeile erlauben jeweils höchstens 60 Zeichen. Ein Medienkopf kann beispielsweise ein Bild, Video oder PDF enthalten. hellomateo bietet Kundenangaben wie den Vornamen, Medienköpfe und Knöpfe: drei Schnellantworten oder zwei Link- oder Anrufknöpfe.

Prüfen Sie persönliche Anreden und ergänzen Sie einen verständlichen Abmeldehinweis.

Schritt 5: Die Vorlage von Meta prüfen lassen

Reichen Sie Ihre WhatsApp-Newsletter-Vorlage zur Prüfung bei Meta ein. Die Prüfung kann bis zu 24 Stunden dauern. Erst eine genehmigte Vorlage lässt sich versenden. In hellomateo sehen Sie den Prüfstatus sowie Hinweise auf Ablehnungsrisiken.

Newsletter gehören zur Kategorie Marketing. Die Freigabe einer Vorlage ersetzt keine Zustimmung Ihrer Empfänger.

Quelle für Vorlagen, Kategorien und Prüfzeit: Meta: Grundlagen der Nachrichtenvorlagen.

Schritt 6: Eine Testnachricht kontrollieren

Schicken Sie vor dem Versand eine Testnachricht. Kontrollieren Sie Anrede, Text, Bild, Linkziel und Knopf auf dem Handy. In hellomateo senden Sie die Testnachricht an ausgewählte Kontakte.

Schritt 7: Versenden und den Bericht auswerten

Versenden Sie sofort oder planen Sie einen Zeitpunkt mit ausreichend Vorlauf. In hellomateo wählen Sie den Marketing-Modus für Kontakte mit Marketing-Zustimmung und bestätigen per Haken, dass der Versand erlaubt ist.

Prüfen Sie danach gesendete Nachrichten, erreichte Kontakte, Interaktionen, Fehler und Abmeldungen im Kampagnenbericht. Prüfen Sie Fehlergründe je Empfänger und vergleichen Sie die Reaktionen mit Ihrem Ziel.

Wie bekommen Sie Zustimmung für Ihren WhatsApp Newsletter?

Die Zustimmung bekommen Sie durch eine Anmeldung per QR-Code, Website-Link oder Stichwort im Chat. Meta verlangt diese vorherige Zustimmung, auch Opt-in genannt, vor dem Anschreiben. Die Abfrage muss Ihr Unternehmen nennen und klarstellen, dass der Kunde Nachrichten von Ihnen zustimmt. Die Art der Nachrichten zu nennen, empfiehlt Meta zusätzlich.

In hellomateo richten Sie unter „Abonnements“ ein Stichwort und eine Bestätigungsnachricht ein. Den zugehörigen QR-Code nutzen Sie im Geschäft, den WhatsApp-Link auf Ihrer Website. Kunden senden das Stichwort und bestätigen die Anmeldung anschließend über einen Knopf. Das Zustimmungsdatum steht am Kontakt. Ein QR-Code-Aufruf allein genügt nicht.

Erklären Sie vor der Anmeldung Inhalt, Häufigkeit und Abmeldung. Meta erlaubt auch allgemeine, nicht auf WhatsApp beschränkte Zustimmungen unter Einhaltung des geltenden Rechts. Prüfen Sie vorhandene SMS-, Post- oder E-Mail-Zustimmungen deshalb nach Wortlaut und Recht.

Bestandskunden können Sie in hellomateo per WhatsApp zur Anmeldung einladen. Auch diese erste Nachricht braucht eine passende Erlaubnis zur Kontaktaufnahme. Eine gespeicherte Telefonnummer allein reicht nicht.

Eine Nachricht nur mit „Stop“ oder „Stopp“ beendet in hellomateo die Marketing-Zustimmung für diesen Kanal. Nehmen Sie auch Abmeldewünsche am Telefon oder im Geschäft ernst und schicken Sie diesen Kunden keine Werbung mehr.

Quelle: Meta: Zustimmung vor der Kontaktaufnahme und mögliche Anmeldewege.

Was gilt für WhatsApp Newsletter nach DSGVO und UWG?

WhatsApp Newsletter setzen nach unserer Einordnung in Deutschland grundsätzlich eine vorherige ausdrückliche Werbeeinwilligung voraus. Das verlangt § 7 Absatz 2 Nummer 2 UWG. Eine enge Bestandskundenausnahme regelt § 7 Absatz 3 UWG. Dafür müssen vier Voraussetzungen zugleich erfüllt sein. Die Einzelheiten erläutert unser Datenschutz-Ratgeber für WhatsApp Business.

Dokumentieren Sie die erteilten Einwilligungen Ihrer Kunden nach Artikel 7 DSGVO. Der Widerruf muss jederzeit und ebenso einfach wie die Erteilung möglich sein. WhatsApps eigene Zustimmungsvorgabe gilt zusätzlich. Die hier erläuterte UWG-Regel betrifft Deutschland.

hellomateo nutzt die offizielle WhatsApp Business API. Sie erhalten einen AV-Vertrag nach Artikel 28 DSGVO und eine Datenschutzmappe.

Welche WhatsApp Newsletter passen zu Ihrem Betrieb?

WhatsApp Newsletter passen zu konkreten Anlässen wie Termineinladungen, Veranstaltungen oder einer neuen Kollektion. Diese WhatsApp Newsletter Beispiele verwenden Fantasienamen und gehören nach Metas Kategorienregeln zu Marketing. Meta prüft jede eingereichte Vorlage einzeln.

Auch eine Einladung zur HU zählt in Metas Logik meist als Marketing. Das gilt ebenfalls für Geburtstagsgrüße ohne Gutschein. Verwaltung, bei Meta „Utility“, setzt dagegen Inhalte ohne Werbezweck voraus. Dazu braucht die Nachricht einen konkreten Kundenbezug oder einen von Meta anerkannten wesentlichen Zweck. Eine Bestellbestätigung mit zusätzlichem Angebot zählt als Marketing.

Quelle: Meta: Kategorien und Beispiele für Nachrichtenvorlagen.

Wie oft sollten Sie einen WhatsApp Newsletter versenden?

hellomateo empfiehlt höchstens drei WhatsApp-Marketing-Nachrichten je Kontakt und Monat. Das ist eine Empfehlung, keine Versandgrenze von Meta. Senden Sie anlassbezogen.

In hellomateo sind standardmäßig höchstens fünf Marketing-Nachrichten je Kontakt, Monat und Kanal eingestellt. Diese Grenze lässt sich ändern.

Meta begrenzt zusätzlich die erreichbaren Empfänger eines Unternehmensportfolios, also des übergeordneten Meta-Unternehmenskontos. Neue Portfolios starten bei 250 verschiedenen Empfängern innerhalb gleitender 24 Stunden. Gezählt werden Zustellungen außerhalb offener Kundenservice-Fenster, gemeinsam für alle Nummern des Portfolios. Das Kundenservice-Fenster erlaubt frei formulierte Antworten innerhalb von 24 Stunden nach einer Kundennachricht. Außerhalb brauchen Sie eine genehmigte Vorlage.

hellomateo schätzt die Versanddauer anhand des Tageslimits je Kanal und setzt Kampagnen bei erreichtem Limit am Folgetag fort.

Gegen Einschränkungen helfen erwartete Inhalte, passende Zustimmung und beachtete Abmeldungen. Kunden können Ihr Unternehmen blockieren, melden oder Werbung direkt in WhatsApp stoppen. Meta bewertet Vorlagen anhand von Rückmeldungen und Interaktion. Bei niedrigster Qualität pausiert Meta die Vorlage zunächst drei Stunden, danach sechs Stunden. Beim dritten Mal deaktiviert Meta die Vorlage.

Eine pausierte Vorlage bedeutet zunächst keine gesperrte Nummer. Wiederholt schlechte Vorlagen können jedoch auch die Nummer beeinträchtigen. Stoppen Sie betroffene Kampagnen und prüfen Sie Inhalt, Empfängerauswahl und Häufigkeit vor dem nächsten Versand.

Quellen: hellomateo Hilfe-Center „Feature: Send Out Limits“, Stand Oktober 2026; Meta: Versandlimits; Meta: Pausierung und Deaktivierung von Vorlagen.

Welche Vorteile hat ein WhatsApp Newsletter gegenüber E-Mail?

Ein WhatsApp Newsletter ermöglicht direkte Antworten im Chat und eine persönliche Ansprache. hellomateo nennt Öffnungsraten von über 90 % bei WhatsApp gegenüber 22 % bei E-Mail. Diese Angaben sind keine Prognose für Ihre Kampagne.

Anders als E-Mails landen WhatsApp-Nachrichten nicht in einem Spam-Ordner. Trotzdem kann eine Nachricht durch Abmeldungen, Versandgrenzen oder technische Fehler ausbleiben. Vorlagen mit Kundenfeldern und automatisierte Abläufe können wiederkehrende Arbeit reduzieren.

Ein Beispiel liefert Markus Peschke, Assistent der Geschäftsleitung im Autohaus Lutz. Zur Räder-Einlagerung berichtete er: „über 60 Anfragen drin, bei 300 Angeschriebenen“. Nach seiner Aussage lagen die Anfragen am nächsten Tag vor. Das ist eine einzelne Kundenerfahrung.

WhatsApp-Marketing kann sich auch für kleine Unternehmen lohnen, wenn zusätzliche Erträge die Gesamtkosten übersteigen. Rechnen Sie Software, Zustellungen, Erstellung und die Bearbeitung der Antworten ein. Entscheidend sind gewonnene Aufträge oder Termine, nicht allein Öffnungen.

Quellen: hellomateo-Angaben zu Öffnungsraten; Kundenvideo Autohaus Lutz, Markus Peschke, freigegeben am 27. September 2026.

Was kostet ein WhatsApp Newsletter?

Ein WhatsApp Newsletter kostet beim API-Versand die Softwaregebühr plus Meta-Gebühren je kostenpflichtiger Zustellung. Seit 1. Oktober 2026 kostet eine Marketing-Zustellung an deutsche Nummern regulär rund 11,3 Cent (0,1131 €). An österreichische und Schweizer Nummern sind es rund 4,9 Cent (0,0490 €). Meta kündigt Preisänderungen mindestens einen Monat vorher an. Ausnahmen nach WhatsApp-Anzeigen und Rechenbeispiele erläutert der Artikel zu den Kosten eines WhatsApp Newsletters.

Bei hellomateo kommen einmalige Einrichtungs- und Schulungsgebühren hinzu. Möglich sind außerdem Schnittstellenkosten, die der Anbieter Ihrer Branchensoftware selbst berechnet. hellomateo gibt die Meta-Gebühren ohne Aufschlag weiter. WhatsApp Newsletter gehören zu allen hellomateo-Paketen.

Kann man mit hellomateo WhatsApp Newsletter verschicken?

Ja, mit hellomateo können Unternehmen WhatsApp Newsletter an Kontakte mit Marketing-Zustimmung verschicken. Marketing-Vorlagen versendet hellomateo über Metas Marketing Messages API. Kundenantworten bearbeitet Ihr Team im zentralen Postfach. Wiederkehrende Versände planen Sie als Kampagne nach Zeitplan. Für ereignisgesteuerte Abläufe gibt es automatisierte Kundenreisen. Diese sind nicht in jedem Paket enthalten, die Paketübersicht zeigt die Zuordnung.