Die professionelle WhatsApp Business API Software für Ihr Unternehmen [November 2024]

Was ist WhatsApp Business API Schnittstelle?

Um größeren Unternehmen eine sichere, skalierbare und DSGVO-konforme Lösung zu bieten, die auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist, hat Facebook im August 2018 die WhatsApp Business API eingeführt. Diese Anwendungsprogrammierschnittstelle (API) ermöglicht es Unternehmen, WhatsApp-Nachrichten von ihren Kunden zu empfangen und zu beantworten, ohne sich mit den begrenzten Funktionen der WhatsApp Business App zufriedenzustellen.
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Im Gegensatz zur WhatsApp Business App kommt die API selbst ohne eine Benutzeroberfläche aus. Die API verbindet WhatsApp mit einem professionellen Messaging-Tool, wie es zum Beispiel hellomateo anbietet. Unternehmen integrieren den Endpunkt der WhatsApp API in die Software eines offiziellen WhatsApp Business Solution Anbieters. Hellomateo offeriert Unternehmenskunden mit der hauseigenen Software die entsprechende Integration in eine übersichtliche Benutzeroberfläche und stellt darüber hinaus eine Vielfalt an nützlichen und wertschöpfenden Funktionen zur Verfügung:

• Integrationen: Verknüpfen Sie WhatsApp mit über 6.000 Softwareanwendungen, wie z.B. Ihrem CRM-System
• Automatisierte Nachrichten: Bestellbestätigungen, Versandinformationen, Bewertungsanfragen, Erinnerungen, etc. vollautomatisiert per WhatsApp an Ihre Kunden
• WhatsApp Newsletter: Hocheffektives Marketing per WhatsApp, das geht nur mit der API Schnittstelle
• DSGVO-konform: Im Gegensatz zu der herkömmlichen WhatsApp Business App ist die Nutzung der WhatsApp API für Unternehmen DSGVO-konform
• Skalierbarkeit: Unbegrenzte Anzahl an Nutzern und Geräten mit der WhatsApp API

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Was sind die wichtigsten Eigenschaften und Funktionen der WhatsApp Business API?

Um WhatsApp freizuhalten von übermäßiger Werbung und Spam, gibt es einige Einschränkungen, die Unternehmen bei der Kontaktaufnahme zu Nutzern beachten müssen. Ansonsten wären Nachrichten über die API Schnittstelle aufgrund der von WhatsApp separaten Nutzeroberfläche völlig unreglementiert. Da Nutzer nicht genauso mit werblichen Spam Nachrichten bombardiert werden sollen wie bei E-Mails, hat Meta einige wichtige Regeln festgelegt.

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Marketing mit WhatsApp Newslettern

Unternehmen dürfen Werbebotschaften und Marketing-Nachrichten nur als sogenannte „Promotional Messages“ versenden. Dies sind individuelle anpassbare Nachrichtenvorlagen, die vorab von WhatsApp genehmigt werden müssen. Kunden können beispielsweise Produktvorschläge auf Basis ihrer letzten Bestellung erhalten. Cold-Call-Nachrichten und bestimmte Wörter oder Sätze, die die Nachricht zu werblich klingen lassen, sind offiziell nicht zulässig. In der Praxis haben Unternehmen relativ viel Spielraum mit der Formulierung ihres Newsletters. Wichtige Kundeninformationen wie beispielsweise Bestellbestätigungen können natürlich jederzeit versendet werden. 
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Zustimmung (Opt-In)

Nachrichten können nur an Nutzer gesendet werden, wenn es sich um eine Antwort auf eine Nachricht des Nutzers handelt oder die Person durch einen sogenannten Opt-In aktiv zugestimmt hat, WhatsApp-Nachrichten zu erhalten (z. B. durch Eingabe einer Telefonnummer und das Aktivieren eines Kontrollkästchens).

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Service-Fenster bei Antworten

Wenn ein Nutzer eine Anfrage per WhatsApp an das Unternehmen sendet, muss die Antwort innerhalb von 24 Stunden erfolgen („Customer Care Window“). Dadurch, dass Kundenanfragen somit entsprechend zügig beantwortet werden, steigert sich die User-Experience von WhatsApp Nutzern und eine Kontaktaufnahme (ohne Opt-in) seitens des Unternehmens wird verhindert.

Innerhalb des Service-Fensters funktioniert die Kommunikation mit WhatsApp Business genauso wie mit dem WhatsApp Messenger für Privatpersonen. Es können Nachrichten mit Text, Weblinks und Emojis gesendet werden und selbstverständlich auch Bilder, Videos und Anhänge wie PDF Dateien im Chat geteilt werden.

Die Automatisierung in Form von Chatbots ist innerhalb des Servicefensters erlaubt. Die Möglichkeit, den Nutzer an einen Kundendienstmitarbeiter weiterzuleiten, muss allerdings vorhanden sein.

Wenn das Service-Fenster geschlossen ist, können Nutzer nur mit einer Nachrichtenvorlage kontaktiert werden, nicht mit einem individuellen Freitext.

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Nachrichtenvorlagen

Nachrichtenvorlagen (von WhatsApp „Template Messages“ genannt) können die Kundenkommunikation für das Unternehmen sehr effizient gestalten. WhatsApp Unternehmenskunden können vorgefertigte Nachrichten verwenden, um in sekundenschnelle Bestellbestätigungen, Zahlungsaufforderungen und Versandinformationen zu versenden. Wenn Ihr WhatsApp API Anbieter vielfältige Integrationen für andere Softwareprogramme bereitstellt, kann dies sogar vollautomatisiert erfolgen.
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Technisch gesehen ist eine Nachrichtenvorlage eine Textfolge, die Platzhalter (für z.B. Bestellnummern, Daten und Preise) verwendet, um personalisierte Informationen bereitzustellen. Neben der von WhatsApp Business standardmäßig bereitgestellten Auswahl an häufig verwendeten Vorlagen können auch eigene Nachrichtenvorlagen erstellt werden, um alle Service Situationen für den individuellen Anwendungsfall abzudecken. Diese müssen vor der Verwendung von WhatsApp genehmigt werden. Der Genehmigungsprozess dauert bis zu 24 Stunden. WhatsApp überprüft Nachrichtenvorlagen, um Unternehmen daran zu hindern, unerwünschte Inhalte an Konsumenten zu senden. Für Nachrichtenvorlagen gibt es verschiedene Kategorien (Authentifizierung, Marketing und Verwaltung) an die sich strikt gehalten werden muss. Mehr Infos zu den Kategorien und den jeweiligen Kosten finden Sie etwas weiter unten in dem Abschnitt "Was kostet die WhatsApp Business API?".
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In Verbindung mit einer übersichtlichen Benutzeroberfläche, wie hellomateo sie anbietet, entfalten diese Tools ihr volles Potenzial und lassen die Kundenkommunikation von WhatsApp Business API Kunden hocheffizient werden.

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Warum eine WhatsApp API Software verwenden und nicht den WhatsApp Messenger oder WhatsApp Business?

Die WhatsApp API bietet Unternehmen entscheidende Vorteile in der professionellen Kundenkommunikation. Für die meisten Unternehmen sind die Themen Datenschutz, Marketing, Integrationen, Flexibilität und Automatisierung am wichtigsten. Um bei diesen drei Varianten von WhatsApp den Überblick zu behalten, sind alle wichtigen Informationen in folgender Tabelle zusammengefasst.

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Lesetipp: In unserem Artikel „WhatsApp Business DSGVO“ haben wir alle Hintergrundinformationen zusammengefasst und erklären, warum WhatsApp Business nicht mit der DSGVO vereinbar ist.

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Welche Kosten fallen bei der Nutzung von WhatsApp API Software an?

WhatsApp Business API Software bietet im Vergleich zu WhatsApp Business deutlich mehr Funktionen und ist daher nur kostenpflichtig erhältlich. Es muss zwischen den von Meta veranschlagten Kosten und von den Gebühren Ihres WhatsApp API Anbieters unterschieden werden.

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Direkt von Meta veranschlagte Kosten

Bei den Kosten der WhatsApp API ist es besonders wichtig, Metas Unterscheidung zwischen Unterhaltungen, die vom Benutzer initiiert wurden, und Unterhaltungen, die vom Unternehmen initiiert wurden, zu verstehen. Meta definiert diese Kategorien folgendermaßen (Quelle: Meta Platforms):

‍Von Benutzer initiierte Unterhaltungen: „Eine Unterhaltung, die als Antwort auf eine Benutzernachricht begonnen wird. Sobald ein Unternehmen innerhalb des 24-stündigen Kundenservice-Zeitfensters auf die Nachricht eines Benutzers reagiert, wird die Unterhaltung ab dieser Nachricht als eine vom Benutzer initiierte Unterhaltung gewertet. Innerhalb dieses 24-stündigen Kundenservice-Zeitfensters können Unternehmen formlose Nachrichten versenden.“

‍Von Unternehmen initiierte Unterhaltungen: „Eine Unterhaltung, die ein Unternehmen initiiert, indem es außerhalb des 24-stündigen Kundenservice-Zeitfensters eine Nachricht an einen Benutzer sendet. Für Nachrichten, die eine vom Unternehmen initiierte Unterhaltung auslösen, ist eine Nachrichtenvorlage erforderlich.“

Meta verlangt in Deutschland bis zu 11,3 Cent pro Unterhaltung. Chats werden in vier Kategorien unterteilt:

• Service: Unterhaltung, die von einem Kunden gestartet wurde. Seit dem 01.11.2024 komplett kostenfrei (vorher 6,79 Cent).

• Verwaltung: Unterhaltung, die von dem Unternehmen initiiert wurde und für den Kunden wichtige Informationen enthält. Beispielsweise Infos über Bestellungen, Transaktionen und Kundenaccounts. Kosten in Deutschland: 4,56 Cent

• Authentifizierung: Unterhaltung, die von dem Unternehmen initiiert wurde und Verifizierungscodes für den Zugriff auf das Kundenkonto enthält. Kosten in Deutschland: 4,56 Cent

• Marketing: Unterhaltung, die von dem Unternehmen initiiert wurde und werbliche Nachrichten wie beispielsweise Produktankündigungen oder Rabattaktionen beinhaltet. Kosten in Deutschland: 11,31 Cent

Da alle Unterhaltungen, die von dem Unternehmen initiiert wurden, ausschließlich mit einer Nachrichtenvorlage begonnen werden können, erfolgt die Einteilung in die Kategorien anhand dieser Nachrichtenvorlage. Hier finden Sie die aktuellen Preise direkt von Meta.

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Gebühren für die WhatsApp API Software

Monatliche Gebühr: Die monatliche Gebühr variiert zwischen den verschiedenen Anbietern der WhatsApp API. Zusatzoptionen: Für Optionen wie mehrere Rufnummer, weitere Nutzer, Analysen und andere Funktionen berechnen die Softwareanbieter i.d.R. zusätzliche Gebühren. Achten Sie unbedingt darauf, dass der WhatsApp API Anbieter Ihrer Wahl keine zusätzlichen Gebühren pro Nachricht verlangt. Sie sollten nur die offiziellen Meta Gebühren pro Nachricht zahlen!

Lesetipp: In unserem Artikel "Was kostet die WhatsApp Business API in 2026?" haben wir alle Kosten detailliert beschrieben.

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Was muss bei bei der Auswahl der WhatsApp API Software beachtet werden?

Bei der Auswahl eines Anbieters für die WhatsApp Business API sollten Sie einige wichtige Faktoren berücksichtigen, um sicherzustellen, dass die Lösung Ihren Anforderungen entspricht:
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1. Datenschutz und Sicherheit: Überprüfen Sie, ob der Anbieter die Datenschutzstandards der DSGVO einhält. Dies ist besonders wichtig, um die Sicherheit und Privatsphäre Ihrer Kundeninformationen zu gewährleisten.
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2. Integration und Kompatibilität: Stellen Sie sicher, dass die WhatsApp API problemlos in Ihre bestehenden Systeme und Geschäftsprozesse integriert werden kann. Eine nahtlose Integration ist entscheidend für die Effizienz der Kommunikationsabläufe.
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3. Skalierbarkeit: Achten Sie darauf, dass der Anbieter skalierbare Lösungen bietet, die mit Ihrem Unternehmen wachsen können. Dies ist besonders wichtig, um auch bei steigendem Nachrichtenaufkommen reibungslos arbeiten zu können.
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4. Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche erleichtert die Arbeit Ihres Teams und trägt zur Effizienz bei. Überprüfen Sie, ob die angebotene Lösung eine einfache Bedienung ermöglicht.
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5. Support und Service: Ein zuverlässiger Kundenservice und technischer Support sind unerlässlich. Stellen Sie sicher, dass der Anbieter schnelle und kompetente Hilfe bietet, um eventuelle Probleme zeitnah zu lösen.
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6. Funktionalität und Features: Prüfen Sie, ob der Anbieter alle notwendigen Funktionen bietet, die Sie für Ihre spezifischen Anforderungen benötigen, wie z.B. automatisierte Antworten, Nachrichtenvorlagen und umfassende Analysetools.
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7. Anfallende Kosten: Wie im letzten Kapitel beschrieben wurde, unterscheiden sich die Kosten von WhatsApp API Software je nach Anbieter stark. Vergleichen Sie die Preise und Funktionen um sicherzustellen, dass Ihr Budget sinnvoll verwendet wird.
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Welche Unternehmen können die WhatsApp API Software nutzen?

Die WhatsApp API ist die perfekte Lösung für Unternehmen, die WhatsApp als wichtigen Kommunikationskanal sehen, die geltende DSGVO einhalten und den Messenger mit mehreren Mitarbeitern nutzen möchten.

Allerdings müssen alle Unternehmen, die WhatsApp Business nutzen, die WhatsApp Commerce Policy einhalten. Laut der Handelsrichtlinie sind folgende Branchen und Dienstleistungen von der Nutzung sämtlicher WhatsApp Business Produkte ausgeschlossen:

• Alkohol, Tabakwaren und Zubehör
• Drogen und Medikamente
• Illegale Produkte und Dienstleistungen
• Unsichere Nahrungsergänzungsmittel
• Waffen, Munition oder Sprengstoff
• uvm.

Dementsprechend müssen Unternehmen vorab prüfen, ob sie laut der Handelsrichtlinie berechtigt sind, WhatsApp Business bzw. WhatsApp Business API zu nutzen und ob sie bei der Verwendung des Messengers die Nutzungsbedingungen einhalten können. Ansonsten droht die Sperrung des WhatsApp Profils.

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Was macht hellomateo zu einer starken WhatsApp API Software?

Wir von hellomateo sind Ihre Messaging-Experten, wenn es um eine effiziente und hochprofessionelle Kundenkommunikation und das passende Marketing geht. Vereinbaren Sie einfach einen kostenlosen Beratungstermin, um alle Details zu erfahren. Hunderte Unternehmen nutzen die WhatsApp API Software von hellomateo bereits und zeigen sich begeistert. Unsere Kunden wissen folgende Vorteile besonders zu schätzen:

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Digitale Kundenreise ermöglichen

Interesse generieren, Kunden gewinnen, Kunden begeistern - diese drei elementaren Schritte einer digitalen Kundenreise werden mit hellomateo abgebildet und sorgen für ein langfristiges Umsatzwachstum durch höhere Kundenzufriedenheit und bessere Kundenbindung.
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Zentrale Benutzeroberfläche

hellomateo bündelt neben WhatsApp Business API viele weitere Kommunikationskanäle wie E-Mail, Instagram, SMS oder Facebook Messenger in einem zentralen Posteingang. Auf der intuitiven und übersichtlichen Benutzeroberfläche finden Sie diverse hilfreiche Tools für eine besonders effiziente Kundenkommunikation. Für Ihre Kunden steht ein Web-Widget mit den von Ihnen unterstützten Nachrichtenkanälen für eine besonders einfache Kontaktaufnahme bereit.
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WhatsApp Newsletter Marketing

Mit der WhatsApp API Software von hellomateo lassen sich Newsletter DSGVO-konform versenden. Durch die erstklassige Öffnungsrate von 98 % bei WhatsApp Nachrichten kann sich das Marketing somit deutlich besser betreiben lassen als per E-Mail oder anderen Kanälen. Die Funktionen unserer Software sind im Marketing-Bereich besonders tiefgreifend: Der Versand von Newslettern ist sowohl automatisiert als auch zielgruppenspezifisch möglich. Außerdem sind umfassende Statistiken zur Auswertung inkludiert. Unser Kundenservice leistet Ihnen, falls gewünscht, umfassende Unterstützung beim WhatsApp Marketing.

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Integration in andere Softwareanwendungen

Mit der WhatsApp API ist es technisch möglich, WhatsApp in andere Softwareanwendungen zu integrieren. Ob Sie diese Funktion auch wirklich nutzen können, hängt von Ihrem jeweiligen WhatsApp API Anbieter ab. Mit hellomateo können Sie über Zapier mit mehr als 6.000 Anwendungen zu verbinden, ganz ohne Programmierkenntnisse. Sie können also beispielsweise automatisiert Bestellbestätigungen verschicken, wenn ein Kunde etwas in Ihrem Online-Shop bestellt hat oder vorformulierte Nachrichten versenden, wenn ein Kunde ein Formular auf Ihrer Webseite ausgefüllt hat.
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Bewertungsmanagement von Google-Rezensionen

Mit hellomateo schaffen Sie ein herausragendes Kundenerlebnis. Hellomateo kann von Ihren Kunden über WhatsApp oder einen anderen der enthaltenen Nachrichtenkanäle automatisiert Online-Bewertungen anfordern. Je mehr Bewertungen Sie haben, desto besser werden Sie zum Beispiel auf Google gefunden. Bewertungen schaffen außerdem Vertrauen in Ihr Unternehmen.

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100% DSGVO-konform

Datenschutz steht bei uns an erster Stelle. Alle unsere Server sind in Deutschland stationiert und wir stellen kontinuierlich sicher, dass unsere WhatsApp API Software mit allen deutschen und europäischen rechtlich bindenden Datenschutzanforderungen vereinbar ist. Bei Gesetzesanpassungen wird die Software gegebenenfalls entsprechend überarbeitet. Für eine absolut sichere Kundenkommunikation sind alle Nachrichten Ende-zu-Ende verschlüsselt. Alle Infos zur DSGVO bei der Verwendung von WhatsApp können Sie in unserem Artikel "WhatsApp Business und DSGVO" nachlesen. Dadurch vermeiden Sie die bei einer Nichteinhaltung der DSGVO (= Nutzung der standardmäßigen WhatsApp Business App) häufig auftretenden Abmahnungen, empfindlichen Strafen und teuren Prozesskosten.

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Individuelle Nachrichtenvorlagen

Dank diverser Nachrichtenvorlagen, die sich individuell erstellen lassen, wird der Schreibaufwand minimiert und die Effizienz der Kundenkommunikation gesteigert. So lassen sich die Personalressourcen im Servicebereich anderweitig einsetzen.

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Skalierbarkeit für alle Unternehmensgrößen

Durch die Vielzahl an Unternehmen, die hellomateo bereits mit hoher Zufriedenheit nutzen, wurde die Skalierbarkeit des Messaging-Tools bestätigt. Egal, ob Kunden nur wenige Mitarbeiter oder viele Hundert beschäftigen - die Software funktioniert reibungslos und je nach Paket mit einer unbegrenzten Anzahl an Endgeräten, Nutzern und Rufnummern. Dadurch, dass die Arbeitsbelastung im Kundenservicebereich durch hellomateo deutlich reduziert wird, ergeben sich für viele Unternehmen neue Wachstumsmöglichkeiten.
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Erstklassiger Kundenservice

‍Unsere kompetenten Kundenbetreuer stehen Ihnen bei allen Anliegen zur Seite! Egal, worum es geht - bei allen Fragen haben Sie die Möglichkeit, sich an Ihren persönlichen Kundenbetreuer zu wenden. Unser Kundenservice ist nicht nur schriftlich zu erreichen, sondern auch per Telefon. Und das ohne lange Wartezeiten!

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Branchenübergreifende Erfahrung

‍Über die WhatsApp Marketing Software von hellomateo wurden schon zehntausende Marketing-Nachrichten von Unternehmen aus diversen Branchen versendet. Diese Expertise nutzen wir, um Ihnen eine professionelle Beratung bei der Erstellung, dem Versand und der Analyse Ihrer WhatsApp Marketing Kampagne bieten zu können.

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Vereinbaren Sie ein unverbindliches und kostenloses Beratungsgespräch und wir zeigen Ihnen, wie hellomateo Ihre Kommunikationsbedürfnisse abdeckt! Buchen Sie dazu einfach hier einen Termin oder schreiben Sie uns über unser Web-Widget.