WhatsApp Newsletter oder E-Mail: Unterschiede für Unternehmen

Kurze Zusammenfassung: E-Mail oder WhatsApp Newsletter?

WhatsApp und E-Mail Newsletter lassen sich nach Kosten, Zustellung, Rückkanal und messbaren Ergebnissen vergleichen. WhatsApp Newsletter erreichen Kunden im persönlichen Chat; bei E-Mail kommt die Nachricht im E-Mail-Postfach an. Auf beiden Wegen können Kunden antworten, wenn Sie den Rückkanal dafür einrichten.

Welcher Kanal sich für Ihr Unternehmen lohnt, hängt von Zielgruppe, Anlass und Gesamtkosten ab. Eine höhere Öffnungsrate allein belegt keinen höheren Umsatz. Vergleichen Sie passende Anfragen, Buchungen oder Käufe und berücksichtigen Sie den Aufwand für die Bearbeitung der Antworten. E-Mail und WhatsApp können sich dabei ergänzen.

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Grundlagen von WhatsApp Newsletter Marketing

WhatsApp-Newsletter sind werbliche Nachrichten über WhatsApp an Kunden mit vorheriger Zustimmung. Sie können beispielsweise Ihre Kunden über neue Produkte informieren, auf Rabattaktionen hinweisen oder Bestandskunden zu einem anstehenden Servicetermin einladen. Kunden können direkt im Chat Fragen stellen und sich zu Produkten oder Dienstleistungen beraten lassen.

Für den Versand über die API brauchen Sie eine entsprechende Software und genehmigte Vorlagen. Daneben bietet die WhatsApp Business App Unternehmens-Broadcasts, bei WhatsApp „Business Broadcasts“. Nach Verbrauch der freien Nachrichten ist deren Versand kostenpflichtig. Die Funktion ist nicht überall verfügbar; prüfen Sie Verfügbarkeit und Preise direkt in Ihrer App. Auch Business Broadcasts brauchen die Zustimmung der Empfänger und eine Prüfung durch Meta.

Meta hat Regeln für den Versand von Newslettern festgelegt. Versandlimits begrenzen die Zahl verschiedener Empfänger außerhalb offener Kundenservice-Fenster. Jede Nachrichtenvorlage für Newsletter über die API muss von Meta vorab freigegeben werden. Die Freigabe ersetzt keine Zustimmung der Empfänger. Die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen müssen ebenfalls beachtet werden; eine API-Anbindung allein macht den Versand nicht datenschutzkonform.

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Grundlagen von E-Mail Newslettern

Aus technischer Sicht handelt es sich bei einem E-Mail Newsletter um eine E-Mail, die an mehrere Empfänger gesendet wird. Je nach verwendeter Versandsoftware können Sie eine persönliche Anrede und Links einsetzen sowie den Versand auswerten. Prüfen Sie bei der Auswahl auch, an welches Postfach Kundenantworten gehen und wer sie bearbeitet.

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Direkter Vergleich: WhatsApp Newsletter vs. E-Mail Marketing

Im folgenden Abschnitt vergleichen wir Nutzerzahlen, Öffnungsraten, Nutzeratmosphäre, Zustellung, Konversionsrate, unterstützte Medien, Zustimmung, Analysen und Kosten. Entscheidend ist, was davon für Ihre konkrete Aussendung relevant ist.

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Nutzerzahlen

Für Ihre Aussendung zählt, wie viele eigene Kunden Sie über den jeweiligen Kanal erreichen dürfen und können. Prüfen Sie vorhandene E-Mail-Adressen und WhatsApp-Nummern zusammen mit den passenden Zustimmungen.

Allgemeine Nutzerzahlen sagen nicht, wie groß Ihre erreichbare Empfängergruppe ist. Vergleichen Sie deshalb Ihre eigenen Listen und später die tatsächlich erreichten Kontakte.

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Öffnungsrate

hellomateo nennt für WhatsApp-Nachrichten eine Öffnungsrate von über 90 %. Das ist eine hellomateo-Angabe, keine Prognose für Ihre Kampagne. Vergleichen Sie die Ergebnisse Ihrer Aussendungen und prüfen Sie, wie die eingesetzte Software Öffnungen erfasst. Eine Öffnung belegt noch keine Anfrage und keinen Kauf.

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Nutzeratmosphäre

Bei WhatsApp können Kunden auf Ihren Newsletter im selben Chat antworten und Rückfragen stellen. Auch E-Mail ermöglicht persönliche Kommunikation, wenn Antworten in einem betreuten Postfach ankommen. Wählen Sie Ton, Umfang und Versandhäufigkeit passend zum Anlass und zu den Erwartungen Ihrer Kunden.

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Spam-Ordner und Zustellung

Bei E-Mail gehört die Zustellbarkeit in die Auswertung, einschließlich möglicher Spam-Einstufungen. Auch bei WhatsApp ist eine erfolgreiche Zustellung nicht zugesichert: Nicht freigegebene Vorlagen, abbestellte Werbung oder Blockierungen durch Empfänger können sie verhindern, Versandlimits verteilen große Aussendungen auf mehrere Tage. Prüfen Sie bei beiden Kanälen die tatsächlich erreichten Kontakte und die verfügbaren Fehlergründe.

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Konversionsrate

Die Konversionsrate beschreibt, welcher Anteil einer festgelegten Empfängergruppe die gewünschte Handlung ausführt, etwa einen Termin bucht oder etwas kauft. Eine hohe Öffnungsrate allein lässt keine Aussage über diese Quote zu. Vergleichen Sie bei WhatsApp und E-Mail dieselbe Zielhandlung, denselben Zeitraum und denselben Bezugswert.

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Lesetipp: Wie Sie WhatsApp Newsletter einrichten und verwenden, beschreibt unsere WhatsApp Newsletter Anleitung.

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Unterstützte Medien und Funktionen

Welche Medien Sie in E-Mail Newslettern einsetzen können und wie diese dargestellt werden, hängt von Versandsoftware und E-Mail-Programm des Empfängers ab. Prüfen Sie die Darstellung vor dem Versand. Für WhatsApp Newsletter bietet hellomateo Vorlagen mit Nachrichtentext und optionalem Kopf als Text, Bild, Video oder PDF. Optional kommen bis zu drei Schnellantwortknöpfe oder bis zu zwei Knöpfe für Links und Anrufe hinzu. Unsere WhatsApp Newsletter Vorlagen zeigen Beispiele und die Grenzen der einzelnen Bausteine.

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Opt-In

Opt-in bedeutet die vorherige Zustimmung zum Nachrichtenempfang. Prüfen Sie bei beiden Kanälen, ob die vorhandene Zustimmung Ihre geplante Werbung abdeckt, und berücksichtigen Sie Abmeldungen. Meta verlangt vor dem Anschreiben über WhatsApp eine passende Zustimmung. Die Genehmigung einer Vorlage ersetzt diese Zustimmung nicht. Eine E-Mail-Anmeldung sollten Sie nicht ohne Prüfung als Zustimmung zu WhatsApp-Werbung behandeln.

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Analysen

Welche Kennzahlen Sie auswerten können, hängt von der verwendeten Newsletter-Software ab. In hellomateo zeigt der Kampagnenbericht gesendete Nachrichten, erreichte Kontakte, Interaktionen, Fehler und Abmeldungen sowie Status und Fehlergrund je Empfänger. Eine eigene Klickmessung über Zwischenlinks ist von Metas Klickauswertung zu unterscheiden, die im Europäischen Wirtschaftsraum derzeit nicht verfügbar ist. Prüfen Sie im WhatsApp Newsletter Tool, wie jede Kennzahl definiert ist.

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Kosten

Die Kosten für E-Mail Newsletter hängen von Anbieter, Tarif und benötigten Funktionen ab. Ermitteln Sie die Kosten anhand Ihres konkreten Angebots und geplanten Versandvolumens. Berücksichtigen Sie auch Erstellung und Bearbeitung der Kundenantworten.

Die Kosten von WhatsApp Newsletter Kampagnen setzen sich aus Softwarekosten und Metas Gebühren zusammen. Meta berechnet regulär je zugestellter Marketing-Vorlagennachricht, nicht je Unterhaltung. Maßgeblich ist die Ländervorwahl der Empfängernummer. Das kostenlose Anzeigenfenster ist eine Ausnahme. Aktuelle Tarife und Rechenbeispiele finden Sie im verlinkten Kostenartikel.

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Kostenvergleich: WhatsApp Newsletter und E-Mail

Vergleichen Sie die vollständigen Kosten Ihrer Aussendungen: Software, Versand, Erstellung und Bearbeitung der Antworten. Teilen Sie diese Summe durch die Zahl der daraus entstandenen qualifizierten Anfragen oder Buchungen. Verwenden Sie für beide Kanäle dieselbe Zielhandlung und denselben Zeitraum. So erhalten Sie einen Vergleich anhand Ihrer Ergebnisse; ein pauschaler Umsatz- oder Konversionsfaktor lässt sich daraus nicht vorab ableiten.

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Fazit zum Vergleich von WhatsApp und E-Mail Newslettern

WhatsApp und E-Mail Newsletter unterscheiden sich beim Versandweg, bei den technischen Vorgaben und bei den Kosten. Die Möglichkeiten zur Gestaltung und Auswertung hängen außerdem von der gewählten Software ab. Bei beiden Kanälen müssen Sie Zustimmung und Abmeldung berücksichtigen.

WhatsApp eignet sich beispielsweise für eine kurze Einladung mit anschließenden Rückfragen im Chat. E-Mail bleibt ein möglicher Weg für Kunden, die Sie dort erreichen und die diesen Kanal nutzen möchten. Wählen Sie anhand von Anlass, erreichbarer Zielgruppe, Gesamtkosten und tatsächlichen Anfragen oder Buchungen. Eine pauschale Überlegenheit eines Kanals lässt sich daraus nicht ableiten.

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Anwendungsbeispiele von WhatsApp Newslettern

Es gibt eine Vielzahl von Anwendungsmöglichkeiten von WhatsApp Newslettern. Machen Sie beispielsweise Kunden darauf aufmerksam, dass Produkte, die sie regelmäßig kaufen, wieder verfügbar sind. 
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Sie können Kunden auch auf passende Ergänzungen zu einem früheren Kauf aufmerksam machen. Falls Sie beispielsweise ein Hotel betreiben, können Sie Ihre Gäste mit entsprechender Zustimmung auf die Spezialitäten Ihres hauseigenen Restaurants hinweisen.
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In vielen Branchen stehen saisonbedingt zu bestimmten Zeitpunkten einige Produkte und Dienstleistungen im Fokus. Laden Sie Ihre Kunden über WhatsApp zu anstehenden Serviceterminen wie Reifenwechsel, Inspektion oder Hauptuntersuchung ein. Eine Einladung soll einen neuen Termin auslösen und ist von der Erinnerung an einen bereits gebuchten Termin zu unterscheiden.
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Ein persönlicher Geburtstagsgruß mit Rabattgutschein oder Weihnachtsgrüße sind weitere mögliche Anlässe. Geburtstagsgrüße zählen bei Meta auch ohne Gutschein als Marketing; versenden Sie sie nur mit passender Zustimmung.
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Auch neue Produkte können ein Anlass für einen Newsletter sein. Wählen Sie dafür passende Empfänger mit Marketing-Zustimmung und beachten Sie WhatsApps Regeln für die beworbenen Produkte. Begrenzen Sie die Versandhäufigkeit.
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Mit hellomateo können über entsprechend eingerichtete Kundenreisen auch automatisierte Nachrichten zu Bestellungen versendet werden, sofern die benötigten Daten verfügbar sind. Eine Information zu einer konkreten Bestellung ohne Werbung kann bei Meta zur Kategorie Verwaltung, auch „Utility“ genannt, gehören. Mit zusätzlichem Angebot oder Gutschein zählt sie als Marketing. Aus der Kategorie Verwaltung folgt keine pauschale Ausnahme von Metas Vorgabe, vor dem Anschreiben eine passende Zustimmung einzuholen.
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WhatsApp Newsletter mit hellomateo versenden

Mit hellomateo können Sie WhatsApp Newsletter an Kunden mit Marketing-Zustimmung versenden. Vereinbaren Sie einen Beratungstermin, um die Funktionen für Ihren Betrieb kennenzulernen. Automatisierte Kundenreisen und Integrationen sind nicht in jedem Paket enthalten. Die folgenden Funktionen unterstützen Ihre Kundenkommunikation:

• Zentrale Benutzeroberfläche: Bündeln Sie WhatsApp, E-Mail und Instagram im zentralen Postfach von hellomateo. Weisen Sie Anfragen einzelnen Mitarbeitenden oder Teams zu und behalten Sie vergangene Gespräche im Blick.
• Integrationen: hellomateo bietet über 70 direkte Integrationen sowie Anbindungen über Automatisierungsplattformen. Nutzen Sie Daten aus Ihren angebundenen Systemen, um Einladungen, Abholnachrichten und Terminerinnerungen automatisch zu versenden.
• WhatsApp-Newsletter: Versenden Sie personalisierte WhatsApp-Newsletter an Kunden, die dem Empfang zugestimmt haben. Die Öffnungsrate von WhatsApp-Nachrichten liegt bei hellomateo bei über 90 %.
• Bewertungsmanagement: Bitten Sie Kunden nach einem Termin, Kauf oder Service mit entsprechender Einwilligung automatisch per WhatsApp um eine Bewertung. Mit dem Bewertungsmanagement sehen und beantworten Sie Google-Bewertungen zentral.
• Datenschutz: hellomateo nutzt die offizielle WhatsApp Business API. Bei Vertragsschluss erhalten Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO. Die Datenschutzmappe dokumentiert Vertrag, Schutzmaßnahmen und Unterauftragsverarbeiter.
• Mehrere Teams und Standorte: Mehrere Mitarbeitende können über dieselbe Nummer antworten. Im zentralen Postfach sind auch mehrere Nummern möglich, etwa für unterschiedliche Teams oder Standorte.
• KI im Chat und am Telefon: Der KI-Assistent im Chat beantwortet wiederkehrende Kundenfragen. Ihr Team kann den Chat übernehmen. Die KI-Telefonie nimmt Anrufe entgegen, beantwortet Standardfragen und dokumentiert Gespräche.

Möchten Sie sehen, wie hellomateo Ihre Kundenkommunikation unterstützt? Vereinbaren Sie einen Termin und lernen Sie die Funktionen für Ihren Betrieb kennen.

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