Abwesenheitsnotiz in WhatsApp: 4 Vorlagen für automatische WhatsApp Antworten bei Urlaub & Co. [August 2024]

Was sind Abwesenheitsnotizen?

Abwesenheitsnotizen sind Antwortnachrichten, die einem Kunden automatisch immer dann zugeschickt werden, wenn er Sie über WhatsApp kontaktiert. Sicher haben Sie solche Nachrichten auch selbst schon von einem Unternehmen erhalten. Abwesenheitsnotizen sind frei vom Unternehmen festzulegen. Sie sollen dazu dienen, den Kunden zu informieren, wann er eine Antwort auf seine Anfrage bekommen wird. So muss er nicht darüber rätseln, ob seine Nachricht angekommen ist und bearbeitet wird, oder nicht. Vielleicht kennen Sie Abwesenheitsnotizen auch schon von Emails – das Prinzip ist dabei das gleiche. Weitere grundlegende Informationen erhalten Sie in unserem Artikel "WhatsApp automatische Antwort: Was ist das?".

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4 Abwesenheitsnotizen, die Sie direkt verwenden können

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1. Abwesenheitsnotiz bei geschlossenem Geschäft

Vorgeschlagener Name: autoresponder_geschlossen

Textbeispiel: 

Hallo! Leider erreichen Sie uns außerhalb unserer Öffnungszeiten. Unsere Öffnungszeiten sind Montag bis Freitag von {{Uhrzeit 1}} bis {{Uhrzeit 2}} und Samstag von {{Uhrzeit 3}} bis {{Uhrzeit 4}}. Sobald wir wieder geöffnet haben, werden wir uns unverzüglich bei Ihnen melden.

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2. Abwesenheitsnotiz bei Urlaub 

Vorgeschlagener Name: autoresponder_urlaub 

Textbeispiel: 

Hallo, vielen Dank für Ihre Nachricht! Leider befinden wir uns aktuell in unserem Betriebsurlaub. Ab dem {{Datum Urlaubsende}} stehen wir Ihnen wieder gut erholt zur Verfügung. 

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3. Abwesenheitsnotiz bei Urlaub mit Vertretung 

Vorgeschlagener Name: autoresponder_urlaub_vertretung

Textbeispiel: 

Hallo, vielen Dank für Ihre Nachricht. Leider befinden wir uns in unserem Betriebsurlaub. Ab dem {{Datum Urlaubsende}} stehen wir Ihnen wieder gut erholt zur Verfügung. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte unter {{Telefon Vertretung}} an {{Firma Vertretung}}. Dort wird Ihnen vorübergehend weitergeholfen.

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4. Abwesenheitsnotiz bei längeren Wartezeiten

Vorgeschlagener Name: autoresponder_wartezeit

Textbeispiel: 

Hallo, vielen Dank für Ihre Nachricht! Da wir momentan sehr viele Anfragen erhalten, kann es zu etwas längeren Wartezeiten kommen. Bitte haben Sie einen Moment Geduld. Wir werden uns schnellstmöglich bei Ihnen melden. 

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Wie Sie automatische Antwortnachrichten in der WhatsApp Business App einrichten: 

Selbstverständlich lassen sich in der WhatsApp Business App automatische Antwortnachrichten einrichten. Dennoch empfehlen wir Unternehmen immer die Verwendung von WhatsApp Business über die WhatsApp Business API. Warum, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag. 

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• Öffnen Sie  die WhatsApp Business App.
• Öffnen Sie über die “Drei Punkte” die Einstellungen.
• Navigieren Sie zu “Unternehmenstools” – “Abwesenheitsnachrichten”. 
• Aktivieren Sie die Abwesenheitsnachricht und geben Sie den Inhalt der Nachricht ein. Hier lassen sich die Vorlagen aus diesem Artikel einfügen. 
• Tauschen Sie die {{Platzhalter}} gegen Ihre Angaben aus. 
• Über “Zeitplan” können Sie festlegen, wann Ihre Abwesenheitsnotiz verschickt werden soll. Wählen können Sie hier zwischen “Immer”, “Eigener Zeitplan” und “Außerhalb der Geschäftszeiten”. 
• Zuletzt können Sie noch entscheiden, ob alle oder nur bestimmte Kontakte die Abwesenheitsnotiz geschickt bekommen sollen. Hier sollten Sie sinnvollerweise “alle” auswählen, da sich die Nachricht ja auch an neue Kontaktanfragen richtet. 

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Wie Sie automatische Antwortnachrichten in der Software hellomateo hinterlegen:

Genau wie in der WhatsApp Business App lassen sich auch in hellomateo automatische Antwortnachrichten konfigurieren. Darüber hinaus bietet die Lösung noch viele weitere Vorteile, die für Unternehmen essentiell sind. Erfahren Sie hier mehr. 

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• Öffnen Sie die hellomateo Webapp. 
• Klicken Sie auf das Zahnrad oben rechts, um in die Einstellungen zu gelangen. 
• Unter “Nachrichtenkanäle” - “WhatsApp” klicken Sie auf die “Drei Punkte” und dann auf “Bearbeiten”. 
• Aktivieren Sie die Option “Autoresponder”. 
• Nun können sie jeweils eine automatische Nachricht hinterlegen, die während oder außerhalb ihrer Öffnungszeiten an ihre Kunden verschickt wird. Dazu können Sie aus den Vorlagen oben wählen. 
• Über einen Klick auf “Bestätigen” speichern Sie Ihre Eingaben ab. 

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Diese weiteren Nachrichtenarten können mit Nachrichtenvorlagen standardisiert werden

Abwesenheitsnotizen sind nicht die einzigen Nachrichten, die durch Verwendung der WhatsApp Business API oder der WhatsApp Business App standardisiert – und automatisiert – werden können. Zum Beispiel können Sie mittels Nachrichtenvorlagen individuelle, vorausgefüllte Nachrichten hinterlegen und so einen Großteil der Kundenkommunikation standardisieren. Das spart einerseits Zeit und sichert andererseits eine gleichbleibende, uniforme Qualität ihrer Kundenkommunikation. Über Mitarbeiter und Abteilungen hinweg. In unserem Beitrag “15 Nachrichtenvorlagen, die Sie direkt einsetzen können” erklären wir Ihnen mehr über Nachrichtenvorlagen in WhatsApp Business. 

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So geht es noch besser: Revolutionieren Sie Ihre Kundenkommunikation mit der WhatsApp Business API

Wir von hellomateo sind Ihre Messaging-Experten, wenn es um die Kundenkommunikation geht. Hunderte Unternehmen nutzen bereits hellomateo und zeigen sich begeistert. Unsere Kunden wissen folgende Vorteile besonders zu schätzen:

• Zentrale Benutzeroberfläche: Bündeln Sie WhatsApp, E-Mail und Instagram im zentralen Postfach von hellomateo. Weisen Sie Anfragen einzelnen Mitarbeitenden oder Teams zu und behalten Sie vergangene Gespräche im Blick.
• Integrationen: hellomateo bietet über 70 direkte Integrationen sowie Anbindungen über Zapier, Make und n8n. Nutzen Sie Daten aus Ihren angebundenen Systemen, um Einladungen, Abholnachrichten und Terminerinnerungen automatisch zu versenden.
• WhatsApp-Newsletter: Versenden Sie personalisierte WhatsApp-Newsletter an Kunden, die dem Empfang zugestimmt haben. Die Öffnungsrate von WhatsApp-Nachrichten liegt bei hellomateo bei über 90 %.
• Bewertungsmanagement: Bitten Sie Kunden nach einem Termin, Kauf oder Service mit entsprechender Einwilligung automatisch per WhatsApp um eine Bewertung. Mit dem Bewertungsmanagement sehen und beantworten Sie Google-Bewertungen zentral.
• Datenschutz: hellomateo nutzt die offizielle WhatsApp Business API. Bei Vertragsschluss erhalten Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO. Die Datenschutzmappe dokumentiert Vertrag, Schutzmaßnahmen und Unterauftragsverarbeiter.
• Mehrere Teams und Standorte: Mehrere Mitarbeitende können über dieselbe Nummer antworten. Im zentralen Postfach sind auch mehrere Nummern möglich, etwa für unterschiedliche Teams oder Standorte.
• KI im Chat und am Telefon: Der KI-Assistent im Chat beantwortet wiederkehrende Kundenfragen und übergibt bei Bedarf an Ihr Team. Die KI-Telefonie nimmt Anrufe entgegen, beantwortet Standardfragen und dokumentiert Gespräche.

Möchten Sie sehen, wie hellomateo Ihre Kundenkommunikation unterstützt? Vereinbaren Sie einen Termin und lernen Sie die Funktionen für Ihren Betrieb kennen.