WhatsApp automatische Antwort: Infos und Einrichtung [August 2024]

Was sind automatische Antwortnachrichten in WhatsApp Business? 

Wie oben bereits angeschnitten, handelt es sich bei automatischen Antwortnachrichten oder Autorespondern um Chatnachrichten, die – einmal vordefiniert – automatisch bei jeder eingehenden Nachricht an den jeweiligen Kunden verschickt werden. Die Nachricht selbst kann dabei frei vom Unternehmen festgelegt werden. Automatische Antwortnachrichten können mehrere Funktionen haben. Die klassischste ist dabei wohl die Begrüßung des Kunden. So weiß dieser direkt, dass seine Anfrage auch beim Unternehmen angekommen ist und bearbeitet wird. Denn fast nichts frustriert Kunden mehr, als Kommunikation von der man nicht weiß, ob Sie tatsächlich ankommt. Automatische Antwortnachrichten stehen sowohl Nutzern der WhatsApp Business App als auch der WhatsApp Business API zur Verfügung. Für private WhatsApp-Accounts ist dieses unternehmensspezifische Feature nicht verfügbar. 
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Sie nutzen aktuell noch einen privaten WhatsApp Account für Ihr Unternehmen? Warum sich ein Umstieg auf die WhatsApp Business API lohnt, erfahren Sie hier.

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Anleitung: Wie erstellt man eine automatische Antwortnachricht?

Wenn Sie die WhatsApp Business API über hellomateo nutzen, stehen Ihnen automatische Antwortnachrichten selbstverständlich als Feature zur Verfügung. Aber auch Nutzer der WhatsApp Business App haben Zugriff auf das Feature. Die Einrichtung verläuft folgendermaßen: 

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Automatische Antwort in der WhatsApp Business App einrichten:

• Öffnen Sie  die WhatsApp Business App.
• Öffnen Sie über die “Drei Punkte” die Einstellungen.
• Navigieren Sie zu “Unternehmenstools” – “Abwesenheitsnachrichten” oder "Begrüßungsnachricht".
• Aktivieren Sie die Begrüßungsnachricht und geben Sie den Inhalt der Nachricht ein.
• Tauschen Sie die {{Platzhalter}} gegen Ihre Angaben aus. 
• Über “Zeitplan” können Sie festlegen, wann Ihre automatischen Antworten verschickt werden soll. Wählen können Sie hier zwischen “Immer”, “Eigener Zeitplan” und “Außerhalb der Geschäftszeiten”. 
• Zuletzt können Sie noch entscheiden, ob alle oder nur bestimmte Kontakte die Begrüßungsnachricht geschickt bekommen sollen. Hier sollten Sie sinnvollerweise “alle” auswählen, da sich die Nachricht ja auch an neue Kontaktanfragen richtet. 
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Automatische Antwortnachrichten über die WhatsApp Business API und hellomateo: 

• Öffnen Sie die hellomateo Webapp.
• Klicken Sie auf das Zahnrad oben rechts, um in die Einstellungen zu gelangen. 
• Navigieren Sie zu “Nachrichtenkanäle” und wählen Sie Ihren WhatsApp-Kanal aus.
• Aktivieren Sie die Option “Autoresponder”. 
• Nun können sie jeweils eine automatische Nachricht formulieren, die während oder außerhalb ihrer Öffnungszeiten an ihre Kunden verschickt wird. Dazu können Sie aus den Vorlagen oben wählen. 
• Über einen Klick auf “Bestätigen” speichern Sie Ihre Eingaben ab.
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‍Anwendungsfälle für automatische Antworten in WhatsApp Business

Begrüßung der Kunden 

Der klassischste und verbreitetste Anwendungsfall für automatische Antwortnachrichten ist die Begrüßung der Kunden. Genau wie das “Guten Tag” beim Eintreten in ein Ladengeschäft, lässt eine automatische Begrüßungsnachricht in Ihrem WhatsApp Chat-Kanal die Kunden wissen, dass Sie willkommen sind und man sich schnellstmöglich um das jeweilige Anliegen kümmern wird. Sollte es aktuell zu längeren Antwortzeiten kommen, könnte man die Kunden direkt darauf hinweisen und die richtige Erwartungshaltung schaffen, wann mit einer Antwort zu rechnen ist. Sollten Sie außerhalb der Öffnungszeiten von einem Kunden angeschrieben werden, können Sie auch in diesem Fall mit einer automatischen Abwesenheitsnachricht den Kunden darauf aufmerksam machen, dass man ihm im Moment nicht persönlich antworten kann und ihn bitten, sich innerhalb der regulären Öffnungszeiten erneut zu melden.

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WhatsApp Kundensupport

Automatische Antworten spielen eine entscheidende Rolle im Bereich des Kundensupports über WhatsApp. Kunden erwarten heutzutage schnelle und zuverlässige Antworten auf ihre Anfragen. Hier kommen automatische Antworten ins Spiel, um diesen Ansprüchen gerecht zu werden. Wenn Kunden eine Anfrage stellen, kann das System automatisch eine Antwort senden, in der bestätigt wird, dass die Nachricht erhalten wurde und dass das Supportteam sich bald mit einer Lösung melden wird. Diese Zwischenbestätigung allein kann bereits das Vertrauen der Kunden stärken und die Frustration durch lange Wartezeiten mindern. In Fällen, in denen die Antwortzeit etwas länger sein könnte, kann die automatische Antwort den Kunden über den geschätzten Zeitrahmen informieren und möglicherweise alternative Quellen für Informationen anbieten. So wird der Kundensupport effizienter gestaltet und die Kundenzufriedenheit gesteigert.

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WhatsApp Abwesenheitsnachrichten

Abwesenheitszeiten sind in jedem Unternehmen unvermeidlich – sei es aufgrund von Feiertagen, Urlaub und planmäßigen oder außerplanmäßigen Schließungen. Hier sind automatische Antworten äußerst nützlich. Stellen Sie sich vor, ein Kunde sendet Ihnen eine Nachricht, während Ihr Geschäft geschlossen ist. Anstatt dass der Kunde im Ungewissen bleibt, wann er eine Antwort erwarten kann, kann eine automatische Abwesenheitsnachricht ihm mitteilen, dass Sie vorübergehend nicht verfügbar sind und wann er mit einer Antwort rechnen kann. Dies schafft Transparenz und reduziert die Frustration der Kunden. Gleichzeitig können Sie alternative Kontaktdaten oder Ressourcen angeben, die den Kunden während Ihrer Abwesenheit weiterhelfen könnten. Diese Art der automatischen Antwort erhöht nicht nur die Professionalität Ihres Unternehmens, sondern zeigt auch, dass Sie die Bedürfnisse Ihrer Kunden ernst nehmen.

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Automation von Arbeitsschritten 

Wenn Sie in Ihrer Kundenkommunikation erkennen können, dass Kunden Sie immer wieder aus demselben Grund kontaktieren, macht es Sinn, die benötigte Information direkt in einer automatischen Antwortnachricht zu inkludieren. So erhalten Kunden sofort eine Antwort auf ihre Frage. Ein klassisches Beispiel für solch eine Automation mittels automatischer Antwortnachrichten ist die Vereinbarung von Service- oder Beratungsterminen. Wenn Ihre Kunden Ihnen oft schreiben, um einen Termin zu buchen, können Sie einen Link zur Online-Terminvereinbarung direkt in der automatischen WhatsApp-Antwortnachricht inkludieren.

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Revolutionieren Sie Ihre Kundenkommunikation mit der WhatsApp Business API

Wir von hellomateo sind Ihre Messaging-Experten, wenn es um die Kundenkommunikation geht. Hunderte Unternehmen nutzen bereits hellomateo und zeigen sich begeistert. Unsere Kunden wissen folgende Vorteile besonders zu schätzen:
Oft ist das Alltagsgeschäft stressig und nimmt viel Zeit in Anspruch – nicht immer kann man sofort auf neue Kundenanfragen reagieren. Oder es ist gerade Betriebsurlaub, als der Kunden versucht, Kontakt aufzunehmen. Es gibt eine Vielzahl an Gründen, warum Unternehmen nicht sofort auf Kundenanfragen reagieren. Dabei sollte man als Unternehmen nur sicherstellen, dass der Kunde zum frühestmöglichen Zeitpunkt darauf aufmerksam gemacht wird, wann mit einer Antwort zu rechnen ist. Genau dazu dienen automatische Antworten und Abwesenheitsnotizen. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was Abwesenheitsnotizen sind und wie Sie in WhatsApp Business eingesetzt werden können. Außerdem haben wir 4 vorgefertigte Vorlagen für Abwesenheitsnotizen zusammengestellt, die Sie direkt verwenden können. 

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Was sind Abwesenheitsnotizen?

Abwesenheitsnotizen sind Antwortnachrichten, die einem Kunden automatisch immer dann zugeschickt werden, wenn er Sie über WhatsApp kontaktiert. Sicher haben Sie solche Nachrichten auch selbst schon von einem Unternehmen erhalten. Abwesenheitsnotizen sind frei vom Unternehmen festzulegen. Sie sollen dazu dienen, den Kunden zu informieren, wann er eine Antwort auf seine Anfrage bekommen wird. So muss er nicht darüber rätseln, ob seine Nachricht angekommen ist und bearbeitet wird, oder nicht. Vielleicht kennen Sie Abwesenheitsnotizen auch schon von Emails – das Prinzip ist dabei das gleiche. Weitere grundlegende Informationen erhalten Sie in unserem Artikel "WhatsApp automatische Antwort: Was ist das?".

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4 Abwesenheitsnotizen, die Sie direkt verwenden können

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1. Abwesenheitsnotiz bei geschlossenem Geschäft

Vorgeschlagener Name: autoresponder_geschlossen

Textbeispiel: 

Hallo! Leider erreichen Sie uns außerhalb unserer Öffnungszeiten. Unsere Öffnungszeiten sind Montag bis Freitag von {{Uhrzeit 1}} bis {{Uhrzeit 2}} und Samstag von {{Uhrzeit 3}} bis {{Uhrzeit 4}}. Sobald wir wieder geöffnet haben, werden wir uns unverzüglich bei Ihnen melden.

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2. Abwesenheitsnotiz bei Urlaub 

Vorgeschlagener Name: autoresponder_urlaub 

Textbeispiel: 

Hallo, vielen Dank für Ihre Nachricht! Leider befinden wir uns aktuell in unserem Betriebsurlaub. Ab dem {{Datum Urlaubsende}} stehen wir Ihnen wieder gut erholt zur Verfügung. 

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3. Abwesenheitsnotiz bei Urlaub mit Vertretung 

Vorgeschlagener Name: autoresponder_urlaub_vertretung

Textbeispiel: 

Hallo, vielen Dank für Ihre Nachricht. Leider befinden wir uns in unserem Betriebsurlaub. Ab dem {{Datum Urlaubsende}} stehen wir Ihnen wieder gut erholt zur Verfügung. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte unter {{Telefon Vertretung}} an {{Firma Vertretung}}. Dort wird Ihnen vorübergehend weitergeholfen.

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4. Abwesenheitsnotiz bei längeren Wartezeiten

Vorgeschlagener Name: autoresponder_wartezeit

Textbeispiel: 

Hallo, vielen Dank für Ihre Nachricht! Da wir momentan sehr viele Anfragen erhalten, kann es zu etwas längeren Wartezeiten kommen. Bitte haben Sie einen Moment Geduld. Wir werden uns schnellstmöglich bei Ihnen melden. 

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Wie Sie automatische Antwortnachrichten in der WhatsApp Business App einrichten: 

Selbstverständlich lassen sich in der WhatsApp Business App automatische Antwortnachrichten einrichten. Dennoch empfehlen wir Unternehmen immer die Verwendung von WhatsApp Business über die WhatsApp Business API.

• Öffnen Sie  die WhatsApp Business App.
• Öffnen Sie über die “Drei Punkte” die Einstellungen.
• Navigieren Sie zu “Unternehmenstools” – “Abwesenheitsnachrichten”. 
• Aktivieren Sie die Abwesenheitsnachricht und geben Sie den Inhalt der Nachricht ein. Hier lassen sich die Vorlagen aus diesem Artikel einfügen. 
• Tauschen Sie die {{Platzhalter}} gegen Ihre Angaben aus. 
• Über “Zeitplan” können Sie festlegen, wann Ihre Abwesenheitsnotiz verschickt werden soll. Wählen können Sie hier zwischen “Immer”, “Eigener Zeitplan” und “Außerhalb der Geschäftszeiten”. 
• Zuletzt können Sie noch entscheiden, ob alle oder nur bestimmte Kontakte die Abwesenheitsnotiz geschickt bekommen sollen. Hier sollten Sie sinnvollerweise “alle” auswählen, da sich die Nachricht ja auch an neue Kontaktanfragen richtet. 

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Wie Sie automatische Antwortnachrichten in der hellomateo Software hinterlegen:

Genau wie in der WhatsApp Business App lassen sich auch in hellomateo automatische Antwortnachrichten konfigurieren. Darüber hinaus bietet die Lösung noch viele weitere Vorteile, die für Unternehmen essentiell sind. Erfahren Sie hier mehr. 

• Öffnen Sie die hellomateo Webapp. 
• Klicken Sie auf das Zahnrad oben rechts, um in die Einstellungen zu gelangen. 
• Unter “Nachrichtenkanäle” - “WhatsApp” klicken Sie auf die “Drei Punkte” und dann auf “Bearbeiten”. 
• Aktivieren Sie die Option “Autoresponder”. 
• Nun können sie jeweils eine automatische Nachricht hinterlegen, die während oder außerhalb ihrer Öffnungszeiten an ihre Kunden verschickt wird. Dazu können Sie aus den Vorlagen oben wählen. 
• Über einen Klick auf “Bestätigen” speichern Sie Ihre Eingaben ab. 

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Diese weiteren Nachrichtenarten können mit Nachrichtenvorlagen standardisiert werden

Abwesenheitsnotizen sind nicht die einzigen Nachrichten, die durch Verwendung der WhatsApp Business API oder der WhatsApp Business App standardisiert – und automatisiert – werden können. Zum Beispiel können Sie mittels Nachrichtenvorlagen individuelle, vorausgefüllte Nachrichten hinterlegen und so einen Großteil der Kundenkommunikation standardisieren. Das spart einerseits Zeit und sichert andererseits eine gleichbleibende, uniforme Qualität ihrer Kundenkommunikation. Über Mitarbeiter und Abteilungen hinweg. In unserem Beitrag “15 Nachrichtenvorlagen, die Sie direkt einsetzen können” erklären wir Ihnen mehr über Nachrichtenvorlagen in WhatsApp Business. 

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So geht es noch besser: Revolutionieren Sie Ihre Kundenkommunikation mit der WhatsApp Business API

Wir von hellomateo sind Ihre Messaging-Experten, wenn es um die Kundenkommunikation geht. Hunderte Unternehmen nutzen bereits hellomateo und zeigen sich begeistert. Unsere Kunden wissen folgende Vorteile besonders zu schätzen:

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• Zentrale Benutzeroberfläche: Bündeln Sie WhatsApp, E-Mail und Instagram im zentralen Postfach von hellomateo. Weisen Sie Anfragen einzelnen Mitarbeitenden oder Teams zu und behalten Sie vergangene Gespräche im Blick.
• Integrationen: hellomateo bietet über 70 direkte Integrationen sowie Anbindungen über Zapier, Make und n8n. Nutzen Sie Daten aus Ihren angebundenen Systemen, um Einladungen, Abholnachrichten und Terminerinnerungen automatisch zu versenden.
• WhatsApp-Newsletter: Versenden Sie personalisierte WhatsApp-Newsletter an Kunden, die dem Empfang zugestimmt haben. Die Öffnungsrate von WhatsApp-Nachrichten liegt bei hellomateo bei über 90 %.
• Bewertungsmanagement: Bitten Sie Kunden nach einem Termin, Kauf oder Service mit entsprechender Einwilligung automatisch per WhatsApp um eine Bewertung. Mit dem Bewertungsmanagement sehen und beantworten Sie Google-Bewertungen zentral.
• Datenschutz: hellomateo nutzt die offizielle WhatsApp Business API. Bei Vertragsschluss erhalten Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO. Die Datenschutzmappe dokumentiert Vertrag, Schutzmaßnahmen und Unterauftragsverarbeiter.
• Mehrere Teams und Standorte: Mehrere Mitarbeitende können über dieselbe Nummer antworten. Im zentralen Postfach sind auch mehrere Nummern möglich, etwa für unterschiedliche Teams oder Standorte.
• KI im Chat und am Telefon: Der KI-Assistent im Chat beantwortet wiederkehrende Kundenfragen und übergibt bei Bedarf an Ihr Team. Die KI-Telefonie nimmt Anrufe entgegen, beantwortet Standardfragen und dokumentiert Gespräche.

Möchten Sie sehen, wie hellomateo Ihre Kundenkommunikation unterstützt? Vereinbaren Sie einen Termin und lernen Sie die Funktionen für Ihren Betrieb kennen.

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