WhatsApp Business automatische Antwort einrichten - Kurzanleitung [2025]

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung von automatischen Antworten in WhatsApp

Die Einrichtung von automatischen Antworten in WhatsApp Business ist simpel und schnell erledigt. Folgen Sie einfach diesen Schritten. Innerhalb kürzester Zeit sind die automatischen Antworten eingerichtet und Ihre Kunden erhalten bei Anfragen rund um die Uhr die passende Antwort.

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1.: Öffnen Sie  die WhatsApp Business App

Nichts leichter als das - tippen Sie einfach auf die App, um WhatsApp Business zu öffnen.

Voraussetzung: Sie haben die WhatsApp Business App bereits über den Google Play Store (für Android-Benutzer) oder den Apple App Store (für iPhone-Benutzer) heruntergeladen und installiert. Wie genau die Einrichtung von WhatsApp Business funktioniert, erfahren Sie hier.
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2.: Öffnen Sie über die “Drei Punkte” die Einstellungen.

Über die drei Punkte oder ein Zahnrad-Symbol gelangen Sie zu den Einstellungen. Navigieren Sie dort zu den sogenannten Unternehmenstools.
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3.: Navigieren Sie zu “Unternehmenstools” – “Abwesenheitsnachrichten” oder "Begrüßungsnachricht".

In den Unternehmenstools finden Sie viele nützliche Funktionen, wie z.B. den WhatsApp Katalog oder Ihre Profilinformationen. Tippen Sie nun entweder auf "Abwesenheitsnachricht" oder auf "Begrüßungsnachricht" - je nachdem, ob die Nachricht außerhalb oder während der Öffnungszeiten gesendet werden soll.

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4.: Aktivieren Sie die Begrüßungs- oder Abwesenheitsnachricht und geben Sie den Inhalt der Nachricht ein.

Mit dem Schieberegler oder dem Setzen eines Häkchens können Sie die Begrüßungs- oder Abwesenheitsnachrichten aktivieren. Geben Sie die entsprechende Nachricht ein. Bei einer Begrüßungsnachricht können Sie z.B. folgende Vorlage nutzen:
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Hallo [Name des Kunden],
schön, dass Sie uns schreiben! 😊
Wir haben Ihre Nachricht erhalten und melden uns in Kürze. Wenn es dringend ist, sind wir auch telefonisch erreichbar: [Telefonnummer].
Wir freuen uns, Ihnen weiterhelfen zu dürfen!
Herzliche Grüße,
Ihr [Unternehmensname]-Team
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‍Lesetipp: Hier gibt es weitere Nachrichtenvorlagen für automatische Antworten während der Öffnungszeiten und hier gibt es Vorlagen für außerhalb der Öffnungszeiten.

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5.: Über “Zeitplan” können Sie festlegen, wann Ihre automatischen Antworten verschickt werden soll

Über den Zeitplan können Sie auswählen, ob die automatische Antwort “Immer”, bei “Eigener Zeitplan” oder “Außerhalb der Geschäftszeiten” versendet werden soll. Bitten achten Sie darauf, dass die Öffnungszeiten richtig hinterlegt sind.

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6.: Zuletzt können Sie noch entscheiden, ob alle oder nur bestimmte Kontakte die Begrüßungsnachricht geschickt bekommen sollen

Über "Empfänger*innen" wählen Sie die Kunden aus, die Ihre automatische Antwort erhalten soll. Hier sollten Sie in der Regel “alle” auswählen, da sich die Nachricht ja auch an neue Kontaktanfragen richtet.

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Warum sollten Unternehmen WhatsApp über die Business Platform verwenden und nicht die WhatsApp Business App?

Die WhatsApp Business Platform wurde für Unternehmen entwickelt, die Ihre Kunden mit Kundenkommunikation und Marketing begeistern, Ihre Umsätze maximieren und den internen Arbeitsaufwand minimieren möchten. Über 70 direkte Integrationen und Anbindungen über Zapier, Make und n8n, WhatsApp Newsletter Marketing, Skalierbarkeit für mehrere Teams und Standorte, automatische Antworten, DSGVO-Konformität und vieles mehr: Mit hellomateo hat die WhatsApp Business Platform so viel zu bieten. Vereinbaren Sie einfach einen kostenlosen Beratungstermin, um alle Details zu erfahren. Unsere Kunden wissen folgende Vorteile besonders zu schätzen:
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• Zentrale Benutzeroberfläche: Bündeln Sie WhatsApp, E-Mail und Instagram im zentralen Postfach von hellomateo. Weisen Sie Anfragen einzelnen Mitarbeitenden oder Teams zu und behalten Sie vergangene Gespräche im Blick.
• Integrationen: hellomateo bietet über 70 direkte Integrationen sowie Anbindungen über Zapier, Make und n8n. Nutzen Sie Daten aus Ihren angebundenen Systemen, um Einladungen, Abholnachrichten und Terminerinnerungen automatisch zu versenden.
• WhatsApp-Newsletter: Versenden Sie personalisierte WhatsApp-Newsletter an Kunden, die dem Empfang zugestimmt haben. Die Öffnungsrate von WhatsApp-Nachrichten liegt bei hellomateo bei über 90 %.
• Bewertungsmanagement: Bitten Sie Kunden nach einem Termin, Kauf oder Service mit entsprechender Einwilligung automatisch per WhatsApp um eine Bewertung. Mit dem Bewertungsmanagement sehen und beantworten Sie Google-Bewertungen zentral.
• Datenschutz: hellomateo nutzt die offizielle WhatsApp Business API. Bei Vertragsschluss erhalten Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO. Die Datenschutzmappe dokumentiert Vertrag, Schutzmaßnahmen und Unterauftragsverarbeiter.
• Mehrere Teams und Standorte: Mehrere Mitarbeitende können über dieselbe Nummer antworten. Im zentralen Postfach sind auch mehrere Nummern möglich, etwa für unterschiedliche Teams oder Standorte.
• KI im Chat und am Telefon: Der KI-Assistent im Chat beantwortet wiederkehrende Kundenfragen und übergibt bei Bedarf an Ihr Team. Die KI-Telefonie nimmt Anrufe entgegen, beantwortet Standardfragen und dokumentiert Gespräche.

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