15 Nachrichtenvorlagen für automatische Antworten in WhatsApp Business

Was sind WhatsApp Nachrichtenvorlagen?

In diesem Artikel sind Nachrichtenvorlagen vorbereitete Antworttexte für Ihren Kundenservice. Die WhatsApp Business App kann Begrüßungsnachrichten und Abwesenheitsnachrichten automatisch senden. Schnellantworten wählen Mitarbeitende selbst aus, passen sie an und senden sie ab. Diese Funktionen sind von den genehmigten Vorlagen der WhatsApp Business API zu unterscheiden.

Die folgenden 15 Vorlagen sind Beispiele zum Anpassen. Angaben in eckigen Klammern wie [Bestellnummer] ersetzen Sie vor dem Speichern oder Absenden durch die richtigen Werte. Die Klammern lösen in der Business App keine automatische Personalisierung aus. Für automatische Begrüßungen und Abwesenheitsnachrichten verwenden die ersten beiden Beispiele deshalb keine wechselnden Kundendaten.

Automatische Willkommensnachrichten und Abwesenheitsnachrichten

Nutzen Sie Beispiel 1 als Begrüßungsnachricht und Beispiel 2 als Abwesenheitsnachricht. Die Begrüßung geht an Kunden, die Ihnen zum ersten Mal oder nach 14 Tagen ohne Nachricht schreiben, unabhängig von Ihren Öffnungszeiten. Für die Abwesenheitsnachricht können Sie einen Zeitplan festlegen.

1. Willkommensnachricht

Textbeispiel:

Willkommen bei uns 👋
Hallo, vielen Dank für deine Nachricht. Ein Mitarbeiter wird sich bei dir melden. Wenn es um eine Bestellung geht, halte bitte deine Bestellnummer bereit.

2. Abwesenheitsnachricht

Textbeispiel:

Wir sind gerade nicht da 🕒
Hallo, vielen Dank für deine Nachricht. Du erreichst uns außerhalb unserer Öffnungszeiten. Sobald wir wieder geöffnet haben, melden wir uns bei dir.

Zustimmung klären und Gespräche fortsetzen

Die folgenden Texte wählen Sie passend zum bestehenden Kundengespräch aus. Beispiel 3 ist für Kunden gedacht, die Ihnen bereits selbst geschrieben haben und Bestellinformationen wünschen. Es ist keine Erlaubnis, Kontakte ohne vorherige Zustimmung erstmals per WhatsApp anzuschreiben. Beispiel 4 ist keine neue Einwilligung und ersetzt bei API-Nutzung keine genehmigte Vorlage außerhalb des Kundenservice-Fensters.

3. Zustimmung zur Bestellkommunikation erfragen

Vorgeschlagenes Kürzel: optin_anfrage

Textbeispiel:

Nachrichten zu deiner Bestellung 📦
Hallo [Vorname], möchtest du von [Unternehmensname] Nachrichten zu deiner Bestellung [Bestellnummer] per WhatsApp erhalten? Wenn ja, antworte bitte mit „Ja“.

4. Nach einer verspäteten Antwort nachfragen

Vorgeschlagenes Kürzel: rueckmeldung_anfrage

Textbeispiel:

Rückmeldung zu deiner Anfrage 💬
Hallo [Vorname], entschuldige bitte, dass wir gestern nicht antworten konnten. Ist dein Anliegen noch aktuell? Schreib uns, wobei wir dir helfen können.

Ein Ja zu Bestellinformationen ist keine Anmeldung für Werbung. Wie Sie eine Zustimmung zum WhatsApp Newsletter einholen und dokumentieren, erklärt die Anleitung. Werbliche WhatsApp Newsletter Vorlagen finden Sie im eigenen Artikel.

WhatsApp Nachrichtenvorlagen für Informationen und Benachrichtigungen

Die Beispiele 5 bis 15 eignen sich als manuell ausgewählte Schnellantworten. Prüfen Sie die persönlichen Angaben und den tatsächlichen Vorgang vor dem Absenden. Eine Versandbestätigung passt erst nach dem Versand, eine Weiterleitungsnachricht erst nach der Übergabe an die zuständige Person. Die Texte allein lösen keine Prüfung von Bestellungen, Terminen oder Zuständigkeiten aus.

5. Information Öffnungszeiten heute

Vorgeschlagenes Kürzel: oeffnungszeiten_tag_info

Textbeispiel:

Unsere Öffnungszeiten heute 🕒
Hallo [Vorname], vielen Dank für deine Nachricht. Wir sind heute von [Uhrzeit 1] bis [Uhrzeit 2] für dich da. Für weitere Fragen stehen wir gerne zur Verfügung.

6. Information Öffnungszeiten Übersicht

Vorgeschlagenes Kürzel: oeffnungszeiten_info_gesamt

Textbeispiel:

Unsere Öffnungszeiten 🗓️
Hallo [Vorname], vielen Dank für deine Nachricht. Wir sind von [Wochentag 1] bis [Wochentag 2] von [Uhrzeit 1] bis [Uhrzeit 2] und am Samstag von [Uhrzeit 3] bis [Uhrzeit 4] für dich da. Bitte beachte unseren Ruhetag [Ruhetag]. Für weitere Fragen stehen wir dir gerne zur Verfügung.

7. Zahlungsbestätigung

Vorgeschlagenes Kürzel: zahlung_info

Textbeispiel:

Deine Zahlung ist angekommen ✅
Hallo [Vorname], deine Zahlung zu Bestellnummer [Nummer] ist bei uns eingegangen. Wir bereiten deine Bestellung für den Versand vor. Für weitere Fragen stehen wir gerne zur Verfügung.

8. Versandbestätigung

Vorgeschlagenes Kürzel: versand_info

Textbeispiel:

Deine Bestellung ist unterwegs 📦
Deine Bestellung mit Bestellnummer [Nummer] hat unser Versandzentrum verlassen und ist jetzt auf dem Weg zu dir. Über diesen Link [Sendungsverfolgung] kannst du den Status deines Pakets verfolgen. Für Fragen stehen wir dir gerne zur Verfügung.

9. Angekündigter Liefertermin

Vorgeschlagenes Kürzel: liefertermin_info

Textbeispiel:

Dein Liefertermin 🚚
Deine Bestellung mit Bestellnummer [Nummer] soll am [Wochentag], dem [Datum], zwischen [Uhrzeit 1] und [Uhrzeit 2] zugestellt werden. Für weitere Fragen stehen wir gerne zur Verfügung.

10. Terminanfrage

Vorgeschlagenes Kürzel: terminanfrage_info

Textbeispiel:

Ein Terminvorschlag für dich 📅
Hallo, vielen Dank für deine Terminanfrage. Folgenden Termin können wir dir anbieten: [Wochentag], [Datum], um [Uhrzeit]. Lass uns gerne wissen, ob dieser Termin für dich passt.

11. Terminbestätigung

Vorgeschlagenes Kürzel: terminbestaetigung_info

Textbeispiel:

Dein Termin ist bestätigt ✅
Vielen Dank für deine Terminbuchung. Wir bestätigen dir deinen Termin am [Wochentag], [Datum], um [Uhrzeit]. Für weitere Fragen stehen wir gerne zur Verfügung.

12. Reklamationseingang

Vorgeschlagenes Kürzel: reklamation_eingang

Textbeispiel:

Deine Reklamation ist angekommen 💬
Hallo [Vorname], es tut uns leid, dass du auf ein Problem gestoßen bist. Wir prüfen dein Anliegen und melden uns bei dir.

13. Information zu einer Reklamation

Vorgeschlagenes Kürzel: reklamation_info

Textbeispiel:

Wir arbeiten an deinem Anliegen 🔧
Hallo [Vorname], wir arbeiten an einer Lösung. Sobald wir dein Problem lösen konnten, melden wir uns wieder bei dir. In der Zwischenzeit musst du nichts weiter tun. Für Rückfragen kannst du uns hier schreiben.

14. Weiterleitung an die zuständige Abteilung oder Person

Vorgeschlagenes Kürzel: zustaendige_abteilung_info

Textbeispiel:

Deine Anfrage ist weitergegeben 👥
Wir haben deine Nachricht an die zuständige Abteilung weitergegeben. Ein Mitarbeiter wird sich hier bei dir melden.

15. Zuständige Person ist aktuell nicht da

Vorgeschlagenes Kürzel: zustaendiger_abwesend_info

Textbeispiel:

Dein Ansprechpartner ist gerade nicht da 🕒
Hallo [Vorname], [Mitarbeiter] ist aktuell nicht im Haus und meldet sich nach der Rückkehr bei dir. Vielen Dank für deine Geduld.

Nachrichtenvorlagen in der WhatsApp Business App hinterlegen

Die Einrichtung erfolgt in der WhatsApp Business App, nicht im WhatsApp Manager. Wählen Sie die Funktion passend zum Text:

• Begrüßungsnachricht: Hinterlegen Sie einen allgemeinen Willkommenstext. Die WhatsApp-Hilfe zu Begrüßungsnachrichten erklärt die Einrichtung.
• Abwesenheitsnachricht: Aktivieren Sie die Funktion, hinterlegen Sie Ihren Text und wählen Sie Zeitplan sowie Empfänger. Für „Außerhalb der Geschäftszeiten“ müssen die Geschäftszeiten im Unternehmensprofil eingetragen sein. Die WhatsApp-Hilfe zu Abwesenheitsnachrichten zeigt die Schritte.
• Schnellantwort: Speichern Sie den häufig benötigten Text mit einem Kürzel. Im Chat wählen Sie ihn über „/“ aus, ergänzen die Kundendaten und senden die Nachricht selbst ab. Die WhatsApp-Hilfe zu Schnellantworten erklärt das Speichern und Verwenden.

Wie nutzen Sie die Vorlagen in hellomateo?

In hellomateo können Sie Antworttexte als Vorlagen hinterlegen. Welche Nachricht automatisch versendet wird, hängt vom eingerichteten Ablauf ab:

• Für automatische Antworten lässt sich je Kanal eine Vorlage innerhalb und eine außerhalb der Öffnungszeiten hinterlegen.
• Kontaktfelder und eigene Felder können persönliche Angaben in Vorlagen einsetzen. Prüfen Sie vorher, ob die Werte gepflegt sind.
• Kundenreisen können Nachrichten etwa bei einem Terminereignis oder einer Auftragsänderung auslösen. Dafür müssen der Ablauf eingerichtet und die nötigen Daten verfügbar sein.
• Außerhalb des Kundenservice-Fensters von 24 Stunden benötigen Sie über die API eine genehmigte Vorlage. Jede neue Kundennachricht öffnet dieses Fenster oder startet es erneut.
• hellomateo zeigt den Prüfstatus je WhatsApp-Konto und bei Ablehnung einen Grund mit Empfehlung. Eine Vorlagenfreigabe ersetzt keine Zustimmung zum Nachrichtenempfang.

Wann lohnt sich ein Anbieter für die WhatsApp API?

Mit hellomateo können Sie Anfragen im Team bearbeiten, automatische Antworten einrichten und Nachrichten mit Daten aus angebundenen Systemen versenden. Für Newsletter erläutert die Prüfliste zum WhatsApp Newsletter Tool, welche Abläufe Sie sich zeigen lassen sollten. Zu den Funktionen von hellomateo gehören:

• Zentrale Benutzeroberfläche: Bündeln Sie WhatsApp, E-Mail und Instagram im zentralen Postfach von hellomateo. Weisen Sie Anfragen einzelnen Mitarbeitenden oder Teams zu und behalten Sie vergangene Gespräche im Blick.
• Integrationen: hellomateo bietet über 70 direkte Integrationen. Nutzen Sie Daten aus Ihren angebundenen Systemen, um Einladungen, Abholnachrichten und Terminerinnerungen automatisch zu versenden. Integrationen und automatisierte Kundenreisen sind nicht in jedem Paket enthalten.
• WhatsApp-Newsletter: Versenden Sie personalisierte WhatsApp-Newsletter an Kunden, die dem Empfang zugestimmt haben. Die Öffnungsrate von WhatsApp-Nachrichten liegt bei hellomateo bei über 90 %.
• Bewertungsmanagement: Bitten Sie Kunden nach einem Termin, Kauf oder Service mit entsprechender Einwilligung automatisch per WhatsApp um eine Bewertung. Mit dem Bewertungsmanagement sehen und beantworten Sie Google-Bewertungen zentral.
• Datenschutz: hellomateo nutzt die offizielle WhatsApp Business API. Bei Vertragsschluss erhalten Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO. Die Datenschutzmappe dokumentiert Vertrag, Schutzmaßnahmen und Unterauftragsverarbeiter.
• Mehrere Teams und Standorte: Mehrere Mitarbeitende können über dieselbe Nummer antworten. Im zentralen Postfach sind auch mehrere Nummern möglich, etwa für unterschiedliche Teams oder Standorte.
• KI im Chat und am Telefon: Der KI-Assistent im Chat beantwortet wiederkehrende Kundenfragen. Ihr Team kann den Chat übernehmen. Die KI-Telefonie nimmt Anrufe entgegen, beantwortet Standardfragen und dokumentiert Gespräche.

Möchten Sie sehen, wie hellomateo Ihre Kundenkommunikation unterstützt? Vereinbaren Sie einen Termin und lernen Sie die Funktionen für Ihren Betrieb kennen.

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