Anleitung: WhatsApp Business mit mehreren Rufnummern verwenden

Gründe für mehrere WhatsApp Rufnummern

Mehrere Rufnummern für Ihren WhatsApp Business Account können viele Vorteile bieten. Hier sind einige davon:

• Getrennte Kommunikation: Indem Sie eine zweite Nummer hinzufügen, können Sie eine getrennte Kommunikation mit Kunden aufrechterhalten. Dies ist besonders hilfreich, wenn Ihr Unternehmen verschiedene Abteilungen oder Standorte hat oder in mehreren Branchen tätig ist.
• Mehr Effizienz: Mit einer zweiten Nummer können Sie Anfragen von Kunden schneller bearbeiten, da Sie diese auf verschiedene Nummern aufteilen und so den Überblick behalten können.

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Möglichkeiten zum Hinzufügen von weiteren WhatsApp Rufnummern

Es gibt verschiedene Optionen zum Hinzufügen von weiteren WhatsApp Rufnummern. Alle Optionen haben ihre eigenen Vor- und Nachteile. Als zweite WhatsApp-Nummer können Sie eine weitere Handynummer verwenden, etwa die Ihrer zweiten SIM-Karte oder eSIM. Festnetznummern unterstützt WhatsApp Messenger nicht. Dafür kommen die WhatsApp Business App und die WhatsApp Business Platform infrage (Option 4).

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Option 1: In WhatsApp Messenger ein zweites Konto hinzufügen

In WhatsApp Messenger können Sie auf einem Android-Telefon oder iPhone zwei Konten mit unterschiedlichen Nummern nutzen. Den Kontowechsel finden Sie in den Einstellungen. In der WhatsApp Business App ist diese Funktion laut WhatsApp derzeit nicht verfügbar.

1. Öffnen Sie WhatsApp Messenger und rufen Sie die Einstellungen auf.
2. Tippen Sie auf das Symbol neben Ihrem Namen und wählen Sie „Konto hinzufügen“.
3. Stimmen Sie den Nutzungsbedingungen zu, wählen Sie Ihr Land und geben Sie die zweite Telefonnummer ein.
4. Tippen Sie auf „Weiter“ und tragen Sie den sechsstelligen Code ein, den Sie per SMS oder Anruf erhalten.
5. Geben Sie Ihren Namen ein und richten Sie das Profil ein.

Über „Konto hinzufügen“ in WhatsApp Messenger sind höchstens zwei Konten möglich. Das zweite Konto können Sie nur auf dem Hauptgerät anlegen.

Quellen: WhatsApp-Hilfe: Konten wechseln; WhatsApp-Hilfe: Telefonnummer ändern.

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Option 2: WhatsApp und WhatsApp Business gleichzeitig installieren

Mit dieser Option sind Sie zwar nicht über mehrere Nummern per WhatsApp Business erreichbar, nutzen aber einen WhatsApp Business Account auf demselben Gerät, auf dem bereits Ihr privater WhatsApp Account läuft. Beide Apps funktionieren gleichzeitig, solange sie mit verschiedenen Telefonnummern verknüpft sind. Dieselbe Nummer in beiden Apps geht nicht.

Voraussetzung: Sie haben bereits einen privaten WhatsApp Account auf Ihrem Smartphone

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1. WhatsApp Business auf dem Smartphone im App Store (Google Play Store / Apple App Store) herunterladen und installieren

2. WhatsApp Business öffnen und den Nutzungsbedingungen zustimmen

3. Das Land aus der Liste wählen, damit die Ländervorwahl automatisch eingesetzt wird, und die gewünschte Rufnummer ohne die erste 0 eingeben. Auch eine Festnetznummer ist möglich.

4. Auf „Fertig“ tippen, um den Registrierungscode anzufordern

5. WhatsApp sendet den Code standardmäßig per SMS. Bei einer Festnetznummer tippen Sie auf „Anrufen lassen“, dann erhalten Sie den Code per Anruf

6. Auf dem Handy mit der angegebenen Rufnummer geht eine SMS, beziehungsweise auf dem Festnetztelefon ein Anruf, mit einem sechsstelligen Registrierungscode ein, den Sie in der App eingeben.

7. Wenn der Code korrekt eingegeben wurde, kann anschließend das Profil eingerichtet und WhatsApp genutzt werden. Ob Sie eine Handynummer oder eine Festnetznummer bei der Einrichtung verwendet haben, spielt bei der Verwendung von WhatsApp Business keine Rolle.

Quellen: WhatsApp-Hilfe: Bei der WhatsApp Business App registrieren; WhatsApp-Hilfe: WhatsApp Business herunterladen.

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Übrigens: Sie können WhatsApp auch auf mehreren Geräten gleichzeitig nutzen. In WhatsApp Business sind standardmäßig bis zu vier verknüpfte Geräte und ein Telefon möglich, mit Meta Verified bis zu zehn Geräte. Am Computer nutzen Sie WhatsApp Business mit der Desktop App oder der Browser Applikation WhatsApp Web.

Quellen: WhatsApp-Hilfe: verknüpfte Geräte; WhatsApp Business: Funktionen der App (Meta Verified).

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Option 3: WhatsApp klonen, etwa mit Samsungs „Dual Messenger“

Durch Klonen entsteht eine zweite Kopie der WhatsApp-App, die Sie mit einer anderen Rufnummer einrichten. Das Klonen ist eine Funktion des Telefonherstellers, nicht von WhatsApp. Sie steht nur auf Android-Geräten zur Verfügung. Samsung unterstützt damit nicht jede Messenger-App. Welche Apps auf Ihrem Gerät infrage kommen, sehen Sie im Menü. Die folgende Anleitung beschreibt den Ablauf auf Samsung-Geräten.

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1. Öffnen Sie die Einstellungen
2. Tippen Sie auf „Erweiterte Funktionen“
3. Tippen Sie auf „Dual Messenger“
4. Tippen Sie in der Liste der kompatiblen Apps auf den Schalter neben WhatsApp
5. Tippen Sie auf „Installieren“, um eine Kopie der App zu erstellen, lesen Sie den Hinweis und tippen Sie auf „Bestätigen“
6. Das Symbol der zweiten WhatsApp-App erscheint auf dem Anwendungsbildschirm. Öffnen Sie die App und richten Sie sie mit der anderen Telefonnummer ein

Quellen: Samsung: Dual Messenger.

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Option 4: Mehrere Nummern über die WhatsApp Business Platform

Zwei WhatsApp-Konten lassen sich nicht zu einem Konto mit zwei Nummern zusammenführen. Laut WhatsApp-Hilfe kann jedes Konto nur mit einer Telefonnummer verifiziert werden; eine zweite lässt sich nicht hinzufügen. Die Optionen 1 bis 3 führen deshalb zu getrennten Konten. Auch in der WhatsApp Business App bleibt es bei einer Nummer je App. Für die gemeinsame Verwaltung mehrerer Unternehmensnummern gibt es die WhatsApp Business Platform.

Mit der WhatsApp Business Platform (API) verwalten Sie mehrere Rufnummern in einem Business-Portfolio bei Meta. Für neue Business-Portfolios gilt zunächst eine Obergrenze von zwei registrierten Rufnummern. Nach der Unternehmensverifizierung oder ab einem Nachrichtenlimit von 2.000 erhöht Meta diese Grenze automatisch auf 20. Eine bereits in der WhatsApp Business App verwendete Nummer lässt sich per Coexistence zusätzlich mit der WhatsApp Business Platform verbinden, sofern Ihr Anbieter das unterstützt und Meta die Nummer zulässt. hellomateo empfiehlt Unternehmen die WhatsApp Business Platform, weil sie ohne Adressbuchabgleich und mit einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung genutzt werden kann. Über die Schnittstelle können Sie außerdem WhatsApp-Newsletter an Kunden mit entsprechender Zustimmung versenden, Nachrichtenvorlagen verwenden und Kundenanfragen automatisch beantworten.

Quellen: WhatsApp-Hilfe: mehrere Telefonnummern oder Konten; Meta: Business phone numbers; Meta: Onboarding WhatsApp Business app users; hellomateo-Hilfe: WhatsApp Coexistence.

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Lesetipp: Tiefgründige Informationen zur WhatsApp API inklusive der Preise und dem Einrichtungsprozess finden Sie in unserem Artikel „Was ist die WhatsApp Business API?“ 

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Vorteile der WhatsApp API zusammengefasst

• Mehrere Rufnummern in einem Business-Portfolio (zunächst bis zu 2, nach der Unternehmensverifizierung oder ab einem Nachrichtenlimit von 2.000 bis zu 20)
• Mehrere Mitarbeitende über eine Nummer, je nach Oberfläche des Anbieters
• Nachrichtenlimit in Stufen: von 250 bis unbegrenzt viele Empfänger in 24 Stunden außerhalb des Kundenservice-Fensters
• DSGVO-konform
• WhatsApp Newsletter
• Nachrichtenvorlagen und automatische Antworten
• Integrationen & Automatisierung
• Benutzeroberfläche des Anbieters

Quellen: Meta: Messaging limits; Meta: Business phone numbers.

Die Schnittstelle selbst hat keine Benutzeroberfläche. Eine Bedienoberfläche für die WhatsApp Business Platform erhalten Unternehmen zum Beispiel über hellomateo. Im zentralen Postfach von hellomateo bearbeiten Sie Nachrichten aus WhatsApp, E-Mail, Instagram und Facebook. hellomateo bietet außerdem eine Kontaktverwaltung, ein Bewertungsmanagement für Google-Bewertungen und einen Live-Chat für Ihre Website.

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Mehrere Rufnummern in hellomateo anbinden und Teams zuordnen

In hellomateo können mehrere Mitarbeitende Nachrichten über dieselbe Rufnummer beantworten. Sie können dafür Ihre bestehende Nummer anbinden, eine Handynummer oder eine Festnetznummer. Weitere Nummern lassen sich beispielsweise für einzelne Standorte oder für Service und Vertrieb einrichten und im zentralen Postfach den zuständigen Teams zuordnen.

• Mehr als zwei Nummern: Meta erhöht die Grenze auf 20 Rufnummern, sobald Ihr Unternehmen bei Meta verifiziert ist oder ein Nachrichtenlimit von 2.000 erreicht hat. Bei Problemen mit der Verifizierung unterstützt Sie hellomateo.
• Nummer aus der WhatsApp Business App: Per Coexistence können Sie dieselbe Nummer in der WhatsApp Business App und in hellomateo verwenden, sofern Meta die Nummer dafür zulässt. Ohne Coexistence muss die Nummer zunächst aus der App gelöst werden, bevor sie über die WhatsApp Business Platform läuft.
• Einrichtung: Ihre WhatsApp-Nummer muss während des Einrichtungstermins den Bestätigungsanruf empfangen können, möglichst ohne Rufweiterleitung.
• Schon Kunde? Wenn Sie weitere Nummern anbinden möchten, wenden Sie sich an den Support von hellomateo.

Quellen: hellomateo-Hilfe: WhatsApp-Nummer anbinden; hellomateo-Hilfe: WhatsApp Coexistence.

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Welche weiteren Funktionen beinhaltet die Messaging-Software von hellomateo?

• Zentrale Benutzeroberfläche: Bündeln Sie WhatsApp, E-Mail und Instagram im zentralen Postfach von hellomateo. Weisen Sie Anfragen einzelnen Mitarbeitenden oder Teams zu und behalten Sie vergangene Gespräche im Blick.
• Integrationen: hellomateo bietet über 70 direkte Integrationen sowie Anbindungen über Zapier, Make und n8n. Nutzen Sie Daten aus Ihren angebundenen Systemen, um Einladungen, Abholnachrichten und Terminerinnerungen automatisch zu versenden.
• WhatsApp-Newsletter: Versenden Sie personalisierte WhatsApp-Newsletter an Kunden, die dem Empfang zugestimmt haben. Die Öffnungsrate von WhatsApp-Nachrichten liegt bei hellomateo bei über 90 %.
• Bewertungsmanagement: Bitten Sie Kunden nach einem Termin, Kauf oder Service mit entsprechender Einwilligung automatisch per WhatsApp um eine Bewertung. Mit dem Bewertungsmanagement sehen und beantworten Sie Google-Bewertungen zentral.
• Datenschutz: hellomateo nutzt die offizielle WhatsApp Business API. Bei Vertragsschluss erhalten Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO. Die Datenschutzmappe dokumentiert Vertrag, Schutzmaßnahmen und Unterauftragsverarbeiter.
• Mehrere Teams und Standorte: Mehrere Mitarbeitende können über dieselbe Nummer antworten. Im zentralen Postfach sind auch mehrere Nummern möglich, etwa für unterschiedliche Teams oder Standorte.
• KI im Chat und am Telefon: Der KI-Assistent im Chat beantwortet wiederkehrende Kundenfragen und übergibt bei Bedarf an Ihr Team. Die KI-Telefonie nimmt Anrufe entgegen, beantwortet Standardfragen und dokumentiert Gespräche.

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