Challenges in patient communication
Communication in a practice is often a challenge. Multiple communication channels must be managed simultaneously, including phone, email, and in-person patient care. A constantly busy phone can negatively impact the patient experience and is also frustrating for staff. Email communication is often lengthy and response times are high. Emails quickly get lost in patients' crowded inboxes, and it's difficult to keep track of all communications. The percentage of practices' time spent communicating with patients is often far too high. There are much better alternatives to using practices' limited staff resources than in continuous phone calls with patients.
WhatsApp is widespread - but for practices in the standard version not GDPR-compliant
Most people now prefer to communicate via WhatsApp. In Germany, more than 60 million citizens use the messenger several times a day. However, the use of WhatsApp in patient communication is subject to certain guidelines and requirements of the GDPR. The use of the classic WhatsApp or the WhatsApp Business App is not recommended with regard to the applicable guidelines. Both options access address and metadata of the stored contacts and are therefore not GDPR compliant. In addition, they cannot be optimally managed from multiple users or devices, which can lead to chaos in communication with patients.
WhatsApp Business API as an alternative
Die einzige Alternative ist die Nutzung der WhatsApp Business API, die erweiterte und DSGVO-konforme Funktionen des Messengers bietet. Mateo ist eine Software, die relevante Kommunikationskanäle wie WhatsApp, SMS und E-Mail im Universellen Posteingang bündelt und somit eine effiziente und individuelle Betreuung der Patienten ermöglicht. Durch Nachrichtenvorlagen wird eine hocheffiziente Bearbeitung von Anfragen sichergestellt. Sogar vollautomatisierte Chats bei simplen Themen, wie zum Beispiel einer Terminbuchung sind umsetzbar. Dadurch können die begrenzten personellen Ressourcen von Praxen im Gesundheitssektor geschont werden. Zudem ist in Mateo die interne Kommunikation zwischen den Mitarbeitern integriert. Mit der WhatsApp API Anbindung von Mateo gibt es aus technischer Sicht keine Grenzen bei der Anzahl an Nutzern und Geräten pro Account. Wir stellen sicher, dass jeder Ihrer Mitarbeiter einen Zugang zu WhatsApp bekommt, falls Sie das wünschen. Mit Mateo ist es auch möglich, mehrere Rufnummern an die WhatsApp API anzubinden. Sogar Ihre bestehende Festnetznummer! Dadurch wird eine schnelle und effiziente Bearbeitung von eingehenden Anfragen gewährleistet. Auch unterschiedliche Standorte und Postfächer können verwaltet werden.
Keep your patients informed with the WhatsApp newsletter
- Appointment reminders: Healthcare practices can use WhatsApp newsletters to remind clients of upcoming appointments. A timely reminder allows more customers to keep their appointment. This makes efficient use of doctors' working time and increases the chance of follow-up appointments.
- Health tips and recommendations: You can also use WhatsApp to educate clients about health issues related to your specialty.
- Sending important information: Your practice wants to enjoy a well-deserved vacation? A doctor is absent due to illness? Or renovation work has to be carried out? Send important information to your patients with just a few clicks. This way, your patients stay informed and you massively reduce the communication effort.
Zusätzlich mehr Online-Bewertungen für Ihre Praxis einsammeln
Positive Bewertungen sind im medizinischen Bereich von großer Bedeutung, um das Vertrauen der Patienten zu gewinnen und zu halten. Viele Praxen haben jedoch keine effizienten Prozesse, um glückliche Patienten daran zu erinnern, eine Bewertung auf Google zu hinterlassen. Unzufriedene Patienten äußern sich hingegen oft in negativen Online-Bewertungen. Mit dem Bewertungsassistenten von Mateo können automatisierte Nachrichten an zufriedene Patienten versendet werden, um sie an die Abgabe einer Bewertung zu erinnern und somit die Online-Reputation der Praxis zu verbessern.
Whether you are in physiotherapy, dentistry, family practice or veterinary practice, Mateo gives you complete control over patient communication.
Tausende Unternehmen nutzen Mateo! Darunter sind auch sehr viele aus der Gesundheitsbranche. Die Tierarztpraxis Dokos beispielsweise nutzt Mateo, um Kunden einen einfachen Kontaktweg zu bieten, Terminanfragen zu automatisieren und reibungslosen Informationsfluss in der Praxis zu ermöglichen.
Die Tierarztpraxis Dokos, die auf Kleintiere wie Hunde, Katzen aber auch andere Heimtiere wie Mäuse, Frettchen oder Hamster spezialisiert ist, ist der kompetente Ansprechpartner rund ums Haustier in Iserlohn und Umgebung. Das Team rund um Tierarzt Chrysovalantis Dokos wird bei der Behandlung der Tiere von modernstem Gerät und jahrelanger Erfahrung unterstützt. Ständige Fort- und Weiterbildung stellen eine dauerhaft gleichbleibend hohe Qualität der Behandlungen sicher. Neben Behandlungen in der Praxis bietet Dokos auch Hausbesuche und eine Online Medikament- oder Rezeptbestellung an.
The veterinary practice Dokos uses Mateo to offer customers an easy way to contact them, to automate processes and to make the employees' daily work easier. Thanks to Mateo, the contact channel WhatsApp can now be used simultaneously by the reception and the attending physician. The integrated comment and assignment function allows a smooth flow of information in the process. Automatic reply messages make it possible to process a considerable proportion of incoming appointment requests automatically. For customers, the veterinary practice is easier to reach through a variety of channels via the web widget embedded on the website. Thanks to the Mateo mobile app, incoming messages can be answered quickly and reliably via smartphone, even when out in the field.
Das Resultat: Über 50% der Kundenanfragen gehen über WhatsApp ein und die Praxis sammelt dank des Bewertungsassistenten von Mateo doppelt so viele positive Google Bewertungen ein - aktuell stolze 4,9 Sterne bei knapp 300 Bewertungen auf Google.
