Advantages of WhatsApp for the hospitality industry

Durch die Nutzung von WhatsApp können Gäste einfach und schnell mit Ihrer Unterkunft in Kontakt treten, um beispielsweise Zimmerbuchungen oder Tischreservierungen in dem hauseigenen Restaurant vorzunehmen. Dies kann dazu beitragen, dass der Buchungsprozess einfacher und bequemer wird und somit mögliche Barrieren für Gäste abgebaut werden. Auch kann WhatsApp dazu beitragen, die Kommunikation zwischen dem Gastgewerbe und den Gästen zu verbessern. So können Gäste beispielsweise ihre Fragen oder Wünsche bezüglich Speisen und Getränken über WhatsApp äußern und schnell eine Antwort erhalten. Die Nutzung von WhatsApp im Gastgewerbe kann somit nicht nur die Kommunikation zwischen Gästen und Gastgebern optimieren, sondern auch die Kundenzufriedenheit und somit die gesamte Customer Experience verbessern.

In Kombination mit einem professionellen Messaging-Tool wie Mateo können WhatsApp-Nachrichten nicht nur manuell eingetippt werden, sondern auch automatisch beantwortet oder mithilfe von Nachrichtenvorlagen vorformuliert werden, um wertvolle Arbeitszeit zu sparen. Dank der Anbindung über die WhatsApp API sind in Mateo etliche hilfreiche Tools bei der Verwendung von WhatsApp verfügbar und die Nutzung ist im Gegensatz zu WhatsApp Business zu 100% DSGVO-konform. Darüber hinaus ist die interne Kommunikation in die Benutzeroberfläche von Mateo integriert, um Anfragen schnell dem richtigen Mitarbeiter zuzuweisen. 

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Schnellere Bearbeitung von Anfragen

Sie können die Funktionen von Mateo und die Eigenschaften der verbundenen Messenger hervorragend nutzen, um die Bearbeitung von Anfragen Ihrer Gäste deutlich zu verkürzen. Lassen Sie uns das näher erläutern:

Ein großer Vorteil der Messenger-Kommunikation liegt in der Geschwindigkeit: Nachrichten werden oft innerhalb von Sekunden gelesen, was eine deutlich schnellere und direktere Kommunikation im Vergleich zu E-Mails ermöglicht. Durch die kürzere Antwortzeit profitieren nicht nur Gäste und Interessenten, wenn sie Hilfe vom Kundenservice oder eine Beratung benötigen, sondern auch Ihr Unternehmen: Wenn Sie Rückfragen zu Kundenanliegen haben, erhalten Sie die Antwort vom Gast oder Interessent i.d.R. nach sehr kurzer Zeit, wodurch Sie sich nicht erneut in die Thematik einarbeiten müssen. Kundenanliegen, die innerhalb von wenigen Minuten geklärt werden können, sorgen für ein durchweg positives Kundenerlebnis, erhöhen die Kundenzufriedenheit und die Wahrscheinlichkeit von Weiterempfehlungen oder erneuten Käufen.

Darüber hinaus bietet Mateo viele Funktionen, die die Bearbeitung von Kundenanfragen ebenfalls deutlich verkürzen: Unternehmen können dank Nachrichtenvorlagen, Textbausteinen und automatischen Antworten eingehende Kundenanfragen innerhalb von kürzester Zeit beantworten. Und durch das praktische Web-Widget zur Kontaktaufnahme verlieren Ihre Gäste und Interessenten keine Zeit, wenn sie eine Beratung benötigen.
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Reduziertes Telefonaufkommen

Mateo ist darauf ausgelegt, einen schnellen und hochprofessionellen Kundenservice per Messenger zu bieten. Daher bemerken alle Unternehmen im Gastgewerbe, die Kundenservice per Telefon anbieten, ein deutlich reduziertes Telefonaufkommen, seitdem sie Mateo nutzen. Die Kontaktaufnahme über das Web-Widget ist für Gäste und Interessenten einfach und schnell und eine hilfreiche Antwort vom Unternehmen folgt nur kurze Zeit später, bei automatisierten Antworten passiert dies sogar sofort. Daher besteht für die meisten Endkunden kein Grund mehr, Sie per Telefon zu kontaktieren.

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Chatbot zur automatisierten Bearbeitung von Serviceanfragen

Mit Mateo können Sie unabhängig vom Nachrichtenkanal eingehende Serviceanfragen mit vorformulierten Antworten mit Textbausteinen automatisiert beantworten. Antworten Sie beispielsweise mit Ihren Öffnungszeiten, wenn Kundenanfragen außerhalb Ihrer Öffnungszeiten eingehen oder fragen Sie automatisiert nach der Buchungsnummer oder weiteren Informationen, wenn diese Angaben in der Serviceanfrage fehlen.

Darüber hinaus können Sie mit den Integrationen von Mateo nicht nur über 6.000 verschiedene Softwareprogramme wie CRM-Systeme verbinden, sondern auch KI-Tools wie Chat GPT einbinden.

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Automatisierter Nachrichtenversand an Gäste und verknüpfte Systeme dank Integrationen

Mit der WhatsApp API und Mateo ist es technisch möglich, die gewünschten Messenger-Kanäle in andere Softwareanwendungen zu integrieren. Es können mehr als 6.000 Anwendungen mit Mateo verknüpft werden, ganz ohne Programmierkenntnisse. Sie können also beispielsweise automatisiert Benachrichtigungen verschicken, wenn der Check-In bevorsteht oder der Gast zusätzliche Informationen zu einer Reservierung benötigt.

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Zusätzlich mehr positive Online-Bewertungen für Ihr Gastgewerbe einsammeln

Positive Bewertungen sind im Gastgewerbe von großer Bedeutung, um das Vertrauen der Gäste zu gewinnen und zu halten. Viele Unternehmen haben jedoch keine effizienten Prozesse, um glückliche Gäste daran zu erinnern, eine Bewertung auf Google zu hinterlassen. Unzufriedene Kunden äußern sich hingegen oft in negativen Online-Bewertungen. Mit dem Bewertungsassistenten von Mateo können automatisierte Nachrichten an zufriedene Gäste versendet werden, um sie an die Abgabe einer Bewertung zu erinnern und somit die Online-Reputation des Unternehmens zu verbessern.

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Anwendungsbeispiele von WhatsApp in der Kommunikation mit Gästen

Hier sind einige Beispiele, wie WhatsApp die Kommunikation im Gastgewerbe verbessern kann:
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• Beantwortung von Fragen von Gästen: Hotels und Restaurants können WhatsApp nutzen, um Fragen von Gästen zu beantworten, wie Öffnungszeiten, Parkmöglichkeiten oder Zimmerreservierungen. Mitarbeiter können schnell und einfach auf Anfragen antworten und Gäste zufriedenstellen.
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• Bestellungen: Restaurants können WhatsApp nutzen, um Bestellungen von Gästen entgegenzunehmen. Dies kann eine schnelle und effektive Möglichkeit sein, Bestellungen zu bearbeiten und den Service zu verbessern. Darüber hinaus können Restaurants über WhatsApp Speisekarten und Menüs an Gäste senden.
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• Tischreservierungen und Zimmerbuchungen: Mit WhatsApp können Gäste Tischreservierungen oder Zimmerbuchungen schnell und bequem vornehmen. Hotels können ihre Verfügbarkeiten in Echtzeit aktualisieren und Gästen direkt über WhatsApp antworten, um Buchungen zu bestätigen oder zu ändern.
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• Sonderwünsche von Gästen: Über WhatsApp können Gäste auch Sonderwünsche wie Allergien, spezielle Anforderungen oder besondere Anlässe mitteilen. Hotels und Ferienunterkünfte können auf diese Anfragen schnell und individuell reagieren, um sicherzustellen, dass die Gäste zufrieden sind und einen angenehmen Aufenthalt haben.

In addition to this, all other concerns that you normally send by e-mail and all topics on which you receive telephone inquiries can also be clarified via WhatsApp.

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Several other messages can be sent fully automated with the WhatsApp newsletter. More about this in the following paragraph.

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Increase sales and customer satisfaction in the hospitality industry with WhatsApp newsletters

WhatsApp Newsletter bieten für Unternehmen im Gastgewerbe eine hervorragende Möglichkeit, um ihre Umsätze zu steigern. Durch regelmäßige Newsletter können Unternehmen im Gastgewerbe ihre Kunden direkt und unkompliziert erreichen und gezielt auf Angebote und Aktionen aufmerksam machen. Darüber hinaus kann den Gästen durch präzise, hilfreiche Zusatzinformationen vor, während oder nach ihrem Aufenthalt ein einzigartiges Erlebnis geboten werden. Durch personalisierte Inhalte, wie zum Beispiel spezielle Angebote für Stammgäste oder Neuigkeiten über die Unterkunft, kann eine enge Bindung zu den Gästen aufgebaut werden. Für Sie als Betreiber eines Hotels oder einer Ferienunterkunft ergeben sich neben der erhöhten Kundenzufriedenheit und der langfristigen Kundenbindungen weitere Vorteile: Sie können Ihre Umsätze durch Upselling- und Cross-Selling Maßnahmen direkt steigern. Mehr dazu in den folgenden Anwendungsbeispielen. Der Einsatz von WhatsApp Newslettern ist somit eine lohnende Investition für Gastgewerbebetriebe. Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig, wie Sie an den folgenden Beispielen erkennen können. Immer gilt, dass Sie Ihren Gästen einen Mehrwert bieten sollten, damit die Nachrichten nicht als „Spam“ wahrgenommen werden.

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Examples of use of WhatsApp newsletters

Gäste-Informationsdienst: Hotels können WhatsApp verwenden, um Gästen Informationen über die Umgebung des Hotels oder besondere Veranstaltungen zu geben. Zum Beispiel können Hotels Gäste über Sehenswürdigkeiten, Restaurants oder Wanderrouten in der Nähe informieren.
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Kundenbindung: WhatsApp kann auch genutzt werden, um Gäste zu binden und langfristige Beziehungen aufzubauen. Es können z. B. Geburtstagsgrüße oder Gutscheine über WhatsApp versendet werden, um Gäste zu überraschen und langfristig zu binden. Natürlich sind auch ganz klassische Marketing Newsletter an Ihre Bestandskunden möglich.
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Upselling und Cross-Selling: Durch geschickte Marketingmaßnahmen im Sinne von Upselling und Cross-Selling sind direkte Umsatzsteigerungen möglich. Machen Sie als Hotelbetreiber beispielsweise Werbung für Ihr hauseigenes Restaurant, Ihren Saunabereich oder für eine zusätzliche Nacht.
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Feedback und Bewertungen: Im Gastgewerbe kann WhatsApp verwendet werden, um Feedback von Gästen zu erhalten und Bewertungen zu sammeln. Dies hilft, ihre Dienstleistungen zu verbessern und Gäste zufriedenzustellen.
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Overall, the use of WhatsApp and WhatsApp newsletters offers numerous advantages for hotels, vacation accommodations and other businesses in the hospitality industry. It improves customer communication, reduces labor time, increases sales, and leads to higher customer satisfaction and loyalty. By using a professional messaging tool like Mateo, businesses can formulate WhatsApp messages both automatically and manually, perform WhatsApp newsletter marketing and optimize internal communication.

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Praxisbeispiel: So profitiert das Hotel FederWERK von Mateo

FederWERK ist ein Hotelunternehmen mit Sitz in St. Georgen im Schwarzwald. Das Unternehmen legt Wert auf Nachhaltigkeit und Umweltfreundlichkeit und hat sich zum Ziel gesetzt, seinen Gästen einen komfortablen und umweltbewussten Aufenthalt zu bieten. Das Hotel bietet eine Auswahl an Zimmern und Suiten sowie eine Vielzahl von Annehmlichkeiten wie ein Restaurant (FeinWERK), ein Spa und einen Fitnessraum. FederWERK ist auch ein beliebter Veranstaltungsort für Geschäftstreffen und Konferenzen mit modernen Tagungsräumen. Das Unternehmen wurde als eines der 250 besten Tagungshotels Deutschlands ausgezeichnet.
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Durch die Nutzung von Mateo kann das Hotel FederWERK von einer herausragenden Gästekommunikation profitieren. Mateo präsentiert sich als benutzerfreundliches Tool, welches es dem Hotel ermöglicht, maßgeschneiderte Nachrichten und Angebote an seine Gäste zu übermitteln, um deren Aufenthalt zu verschönern und das Gesamterlebnis zu verbessern. Durch Zielgruppen-spezifische WhatsApp Newsletter können Bestandsgäste in der nächsten Saison reaktiviert werden. Auch eine Unterscheidung zwischen Business- und Leisuregästen ist mit den Mateo intelligenten Segmenten einwandfrei möglich. So profitiert FederWERK von 98% Öffnungsrate bei der Aussendung von WhatsApp-Newslettern. Auch für Buchungsanfragen bietet Mateo einen großen Mehrwert: Durch WhatsApp wird die Hürde der Kontaktaufnahme reduziert, was die Anzahl der Buchungsanfragen erhöhen kann.