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Recruiting & Personalmanagement mit Mateo

Viele Unternehmen zeigen sich begeistert von den Möglichkeiten, die Mateo im Recruiting und Personalmanagement zu bieten hat. Mit Mateo automatisieren Sie den Bewerbungsprozess, verbessern die Kommunikation mit Kandidaten und fördern ein effizientes Personalmanagement. Dies führt zu deutlich verbesserten Kennzahlen im Recruiting und zu einer signifikanten Zeitersparnis im HR-Bereich. Hier erfahren Sie, wie Mateo Ihr Recruiting und Personalmanagement revolutionieren kann.
4
Minuten Lesezeit
15.2.2024
Recruiting & Personalmanagement mit Mateo
Die Schlüsselvorteile
Auf diese drei - und noch viele weitere - Weisen profitieren Unternehmen durch den Einsatz von Mateo!
1
2x bessere Konvertierung
von der Bewerbung bis zur Stellenbesetzung über Messenger. Mit WhatsApp Recruiting heben Sie sich von der Konkurrenz ab und haben einen entscheidenden Vorteil in den Zeiten des Fachkräftemangels.
2
9 von 10 Bewerbern
finden den Bewerbungsprozess über Messenger positiv. Gerade die jüngere Zielgruppe und Blue Collar Arbeitskräfte zeigen sich begeistert von Unternehmen, die ein modernes Recruiting anbieten.
3
80% weniger Zeitaufwand
für Bewerber und Unternehmen. Das kommt nicht nur durch die schnelllebige Nutzeratmosphäre von WhatsApp zustande, sondern auch durch automatisierte Antworten, Integrationen und Nachrichtenvorlagen.
Table of contents
Mateo Beratungstermin

Beratung für Recruiting & Personalmanagement

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Warum WhatsApp Recruiting?

WhatsApp Recruiting ist eine zukunftsorientierte Strategie in der Personalakquise, um Fachkräfte effektiv anzusprechen. Diese Methode digitalisiert und zentralisiert den Bewerbungsprozess, was nicht nur Zeit spart, sondern auch den administrativen Aufwand erheblich reduziert. Unternehmen, die WhatsApp Recruiting nutzen, heben sich von der Konkurrenz ab, indem sie modern und innovativ wirken. WhatsApp ermöglicht neben der mobilen Nutzung sowohl eine schnelle und direkte Kommunikation mit Bewerbern als auch eine einfache und unkomplizierte Übermittlung von Unterlagen, was den Prozess für beide Seiten erleichtert. Durch die kurzen Antwortzeiten auf WhatsApp kann die Time-to-Hire signifikant gesenkt werden, was besonders in einem dynamischen Arbeitsmarkt von Vorteil ist. Zudem bietet das professionelle WhatsApp Recruiting von Mateo die Möglichkeit, Bewerber automatisiert zu kontaktieren und somit den Rekrutierungsprozess weiter zu optimieren. 

Unsere Kunden haben festgestellt, dass Bewerbungsprozesse per WhatsApp folgende Recruiting-Kennzahlen deutlich verbessern können:

  • Bewerbungsquote (Application Rate)
  • Bewerberqualität (Applicant Quality)
  • Zeit bis zur Besetzung (Time-to-Hire)
  • Abbruchquote (Abandonment Rate)
  • Kosten pro Einstellung (Cost per Hire)
  • Erfolgsquote von Stellenanzeigen (Job Posting Success Rate)
  • ‍Bewerbungen pro offene Stelle (Applications per Job Opening)
  • Einstellungsquote (Offer Acceptance Rate)
Mehr Infos dazu gibt’s in unserem Artikel über „So geht Bewerbermanagement heute: Mit WhatsApp Ihre Recruiting-Kennzahlen optimieren
Vorteile von WhatsApp im Recruiting
WhatsApp bietet diverse Vorteile im Recruiting und Personalmanagement


Fachkräftemangel im Mittelstand

Der Fachkräftemangel im Mittelstand stellt eine zunehmend brennende Herausforderung dar. Jüngste Statistiken zeigen, dass rund 60 % der mittelständischen Unternehmen in Deutschland Schwierigkeiten haben, qualifizierte Fachkräfte zu finden. Dies spiegelt einen alarmierenden Trend wider, denn noch vor fünf Jahren lag diese Zahl noch bei etwa 49 %. Besonders betroffen sind Branchen wie das Handwerk, die IT und der Gesundheitssektor. Der Mangel an Fachkräften führt nicht nur zu längeren Vakanzzeiten, sondern beeinträchtigt auch die Innovationskraft und das Wachstum der Unternehmen. Mittlerweile sehen 50 % der Geschäftsführer den Fachkräftemangel als das größte Problem für die Geschäftsentwicklung an – zum Vergleich: 2010 waren es nur 16 %. Laut aktuellen Berechnungen wird sich der Fachkräftemangel noch weiter verschärfen. Bis 2030 wird die Bevölkerung im erwerbsfähigen Alter um 3,9 Mio. Menschen schrumpfen. Bis 2060 wird es ganze 10,2 Mio. weniger Arbeitskräfte geben. (Quelle: Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz)

In diesem Kontext erscheint die effiziente und zielgerichtete Ansprache potenzieller Mitarbeiter als Schlüsselstrategie. Hier setzt das Recruiting mit WhatsApp an: Durch die direkte und persönliche Kommunikation bietet es eine innovative Lösung, um den Fachkräftemangel im Mittelstand gezielt anzugehen und die Lücke zwischen Unternehmen und potenziellen Mitarbeitern zu schließen. 


Conversational Recruiting und Social Recruiting – So geht erfolgreiche Mitarbeiterakquise in 2024

In 2024 spielen Conversational- und Social Recruiting eine entscheidende Rolle in der erfolgreichen Mitarbeitergewinnung. Durch die zielgerichtete und effektive Ansprache potenzieller Kandidaten auf sozialen Plattformen können Unternehmen ihre Marke stärken und ein fortschrittliches Image aufbauen, was ihnen einen bedeutenden Wettbewerbsvorteil verschafft. Ein Schlüsselelement des Social Recruitings ist die Möglichkeit, messbare Ergebnisse zu erzielen: Die datenbasierte Selektion von Bewerbern ermöglicht eine präzisere Kandidatenauswahl. Darüber hinaus bietet Social Recruiting einen erweiterten Zugang zu Talenten, mit der Fähigkeit, über virale Inhalte eine große Reichweite zu erzielen. Diese Methoden sind nicht nur effektiv, sondern auch kosteneffizient, da sie traditionelle, oft teurere Rekrutierungskanäle ergänzen oder ersetzen.

Conversational Recruiting, bei dem die Kommunikation über Messaging-Dienste wie WhatsApp erfolgt, fördert zudem eine persönlichere und direktere Interaktion mit Kandidaten, was den Rekrutierungsprozess beschleunigt und die Kandidatenerfahrung verbessert. In Kombination bilden diese Strategien das Rückgrat einer modernen, dynamischen und effizienten Mitarbeiterakquise.

Auflistung von 6 Vorteilen von Social Recruiting
Die Top 6 Vorteile von Social Recruiting


Integration von ATS / Bewerbermanagement Software

Die Integration von ATS (Applicant Tracking Systems) bzw. von Bewerbermanagement Software mit WhatsApp bietet Unternehmen erhebliche Vorteile bei der Optimierung ihres Rekrutierungsprozesses. Durch die Verknüpfung dieser Systeme mit WhatsApp können Personalverantwortliche den gesamten Bewerbungsprozess effizienter gestalten, von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Einstellung. Diese Integration ermöglicht eine automatisierte Kommunikation, wodurch Bewerber in Echtzeit über den Status ihrer Bewerbung informiert werden können. Zudem erlaubt sie eine nahtlose Erfassung und Verwaltung von Bewerberdaten direkt im ATS, wodurch sich die Datenkonsistenz verbessert und manuelle Fehler reduziert werden.

Die direkte Kommunikation über WhatsApp fördert eine persönliche Beziehung zu den Kandidaten, was die Bewerbererfahrung positiv beeinflusst und letztendlich die Arbeitgebermarke stärkt und die Einstellungsquote erhöht. Die Kombination aus ATS und WhatsApp schafft somit eine leistungsstarke Synergie, die den Rekrutierungsprozess nicht nur beschleunigt, sondern auch die Qualität der Bewerberauswahl verbessert.

Auswertung der Performance einer Stellenanzeige
Dank der Integrationen von Mateo können Sie Ihre ATS Software in WhatsApp Recruiting einbinden und die Performance Ihrer Stellenanzeigen analysieren.

Blue Collar Arbeitskräfte mit WhatsApp Recruiting ansprechen

WhatsApp Recruiting erweist sich als besonders effektiv im Bereich der Blue Collar Arbeitskräfte. Der Grund dafür liegt in den Kommunikationsvorlieben und dem Arbeitsumfeld. Blue Collar Arbeitskräfte sind häufig in Berufen tätig, in denen der Zugang zu Computern und E-Mails während der Arbeitszeit eingeschränkt ist. WhatsApp bietet hier eine schnelle, unkomplizierte und vor allem mobil zugängliche Kommunikationsform, die es ermöglicht, potenzielle Kandidaten direkt und persönlich zu erreichen.

Stellenanzeige mit WhatsApp QR-Code
Für die Umsetzung von WhatsApp Recruiting sollten Sie Ihre Stellenanzeigen mit WhatsApp QR Codes oder Click-to-WhatsApp Buttons erweitern.


Mit der direkten und persönlichen Ansprache via WhatsApp können Unternehmen eine starke Bindung zu Blue Collar Arbeitskräften aufbauen, indem sie ihnen eine „Kommunikation auf Augenhöhe“ bieten und das Gefühl geben, individuell und wertgeschätzt zu sein. Bei dem sich immer weiter verschärfenden Fachkräftemangel werden schnelle und effektive Rekrutierungsstrategien immer wichtiger. Grenzen Sie sich von konkurrierenden Unternehmen ab, machen Sie einen modernen und innovativen Eindruck auf die Bewerber und ermöglichen Sie einen zügigen und direkten Nachrichtenaustausch. Mit WhatsApp Recruiting haben Sie im hart umkämpften Markt um Fachkräfte einen entscheidenden Vorteil.

"Finding qualified employees is becoming increasingly difficult. That's why we have to make the application process as easy as possible for our future professionals, which we do very well through Mateo."
Gabriele Kiesewetter
Neulinger pastry shop

Questions and answers

If your question is not answered here, just write to us via our WebChat.

What is Mateo?
Plus

Mateo is an omnichannel CS platform that enables small, medium-sized and larger companies to digitize and modernize their communication and marketing processes. With Mateo, various channels such as WhatsApp, Instagram, email, SMS, etc. can be bundled in a central inbox. Various functions for team collaboration and process automation make it much easier to process customer inquiries. The Mateo Marketing module can also be used to send highly effective marketing campaigns via WhatsApp, SMS or email.

Was ist die Broadcast Funktion?
Plus

Neben dem WhatsApp Newsletter sind Broadcasts in Mateo ein weiterer Weg, wie Sie mehrere Empfänger auf einmal erreichen können. Ganz ohne dafür eine separate Kampagne anlegen zu müssen. Beim senden einer neuen Nachricht wählen sie einfach "Broadcast" aus, tragen beliebig viele Empfänger ein oder wählen ein von Ihnen vordefiniertes Kundensegment. Anwendungsfälle für Broadcasts sind z.B. Erinnerungen an mehrere Kunden, die auf einen Termin warten, sollte spontan ein Termin verfügbar sein.

How many employees can use Mateo?
Plus

Mateo is suitable for small, medium-sized and large companies. The number of employees can be expanded as required in all packages. Book a free consultation to discuss your requirements.

Is Mateo GDPR compliant?
Plus

The topic of data protection has top priority for us and therefore the solution is also fully GDPR-compliant. Our software is Made in Germany and developed under the highest quality guidelines.

What advantages does Mateo offer over WhatsApp Business?
Plus

- Mateo is, in contrast to WhatsApp Business, GDPR compliant
- With Mateo, in addition to WhatsApp messages, Instagram, email, SMS, Facebook Messenger and Google Business Chat messages can be received in a central inbox
- Instead of a maximum of 5 devices, Mateo's WhatsApp API interface can be used to connect an unlimited number of devices with an unlimited number of users
- Thanks to the GDPR-compliant API interface, WhatsApp newsletters can also be sent to customers via Mateo
- Mateo has integrated numerous functions for highly efficient team collaboration
- With Mateo, a web widget for chatting can be placed on your website. This interactive customer experience leads to a closer relationship with the customer and therefore better sales figures
- Mateo offers the possibility to get automated Google reviews
- With Mateo you don't need a SIM card or a separate cell phone. Mateo runs off your existing mobile or landline number. If you don't have a phone number yet or want a new one, we'll apply for one.

Why should my company use WhatsApp newsletter and not just email newsletter?
Plus

As you can read in our blog article about WhatsApp newsletter, it has various advantages compared to emails:
- Open rate of 98% compared to 22% for emails
- Significantly higher conversion rate with WhatsApp than with email newsletters
- WhatsApp newsletters are guaranteed to reach the recipients and are not sorted into the spam folder by the mail provider like many email newsletters
- High reach: WhatsApp is the most popular messenger service in Germany with over 60 million users. User numbers are rising continuously.
- E-mail as a marketing channel is becoming increasingly saturated. Users simply receive too many email newsletters, as just about every e-commerce company sends some. On WhatsApp, potential customers give your company their undivided attention and engage with the newsletter
- WhatsApp is used by most to communicate with friends and family. Thus, a particularly personal customer relationship is created on WhatsApp. Ideal as a marketing channel to influence the primarily emotional buying behavior of consumers. Emails are too distant, too formal, and too impersonal.
- Result: Significant sales growth and closer customer loyalty!

What are WhatsApp newsletters?
Plus

WhatsApp newsletters are paid mass messages via WhatsApp to share relevant and valuable information with customers. WhatsApp itself calls these messages "Promotional Messages". For example, you can inform your customers about new products, point out discount promotions or remind existing customers about service intervals. You can learn more about this in our blog article "WhatsApp Newsletter - The Marketing of the Future".

Is it possible to get a free consultation?
Plus

Yes, with pleasure! Contact us via the web widget at the bottom right or click on"Book an appointment" and get in touch with us.

What services does Mateo offer with the WhatsApp marketing campaign?
Plus

Mateo offers a comprehensive service in WhatsApp marketing. The service portfolio ranges from setting up the WhatsApp API, individual tips for collecting opt-ins, maintaining customer data and creating newsletters to in-depth analyses. A fully comprehensive service customized to your business. In our blog article "How to WhatsApp Newsletter" under the bullet point "WhatsApp marketing campaign process" you will find detailed information about the scope of services and the WhatsApp marketing campaign process with Mateo.

How does the WhatsApp marketing campaign with Mateo work?
Plus

We start by defining the target picture and analyze both the customer base and the quality of your customer data. Then we prepare the marketing calendar and together we define a content strategy including the target groups. We take care of importing your data, creating smart segments and help to obtain opt-in from your existing customers. We also schedule regular appointments on a weekly, monthly and quarterly level, in which your WhatsApp marketing campaign is continuously optimized and planned through. Furthermore, we not only take care of sending the right campaign to the right target audience at the right time, but we also perform an in-depth analysis of the marketing success so that we can send you a monthly report with KPIs such as sendout and opening rate. You can read more about this in our blog article "How to WhatsApp Newsletter" under the bullet point "WhatsApp marketing campaign process".
Mateo thus offers a fully comprehensive WhatsApp marketing service, which is customized to your company and your customers. In this respect, you can use your human resources in other areas and benefit from our know-how.

Which messengers are available through Mateo?
Plus

The following communication channels can be integrated with Mateo:
- WhatsApp Business
- Facebook Messenger
- Google Business Chat
- SMS
- Email
- Instagram

For whom is Mateo suitable?
Plus

Mateo is suitable for all companies that want to make their customer communication particularly efficient. From small to large medium-sized companies with several branches and hundreds of employees - Mateo is the software for every SME.

How does the Mateo setup work?
Plus

Mateo offers a fully comprehensive service with professional account managers when setting up the software including WhatsApp Business API.
An inventory analysis identifies how best to integrate the software. Mateo then applies for company phone numbers, if not already available, and sets up the system. Mateo runs off your existing cell phone or landline number. If you do not yet have a phone number or would like a new number, we will be happy to apply for a new number for you. Now all communication channels are united in the user interface provided by Mateo and can be used directly. A permanently assigned contact person is always ready to answer questions and provide further tips for highly efficient customer communication. All details are discussed in a free consultation appointment.

How much does the WhatsApp newsletter cost?
Plus

The prices for WhatsApp messages are set by Meta (formerly Facebook) and can be viewed in the official WhatsApp Business platform price list. The costs for a message sent via Mateo are identical to the prices set by Meta. The cost per message depends on the type of message and the geographical location. The prices range from ~0.06* - ~0.11€* per message sent in Germany (*without guarantee). Each WhatsApp Business account also has a monthly free quota of 1,000 (incoming) messages initiated by the customer. These are free of charge and will not be billed. The above prices apply to all further and all outgoing messages. Depending on the Mateo software package, a monthly free credit for outgoing messages is also included. Information on the amount of this inclusive credit can be found under the menu item "Price".

What are the requirements for sending WhatsApp newsletters?
Plus

In order to send WhatsApp newsletters in accordance with the GDPR and WhatsApp's terms of use, the following requirements must be met:
- The newsletter is sent via the WhatsApp Business API
- The API provider supports WhatsApp campaigns (such as Mateo)
- The opt-in of the recipients has been obtained
- WhatsApp (or Meta) has approved the newsletter message template
With Mateo, these requirements are very easy to meet. We support you in all aspects of the WhatsApp newsletter and connect WhatsApp as standard via the WhatsApp Business API.

What is a double opt-in?
Plus

An opt-in refers to the active consent of a user to receive newsletters and other advertising messages. According to Art. 7 of the GDPR, just as with e-mail newsletters, an opt-in must be obtained from the recipient in advance for newsletters sent via WhatsApp. Sending advertising or storing personal data without consent or by opting out has not been permitted in the EU for some time. Newsletter recipients must also be offered the opportunity to unsubscribe from the WhatsApp newsletter at any time with just a few clicks. Mateo will of course support you in collecting the opt-in. You can read more about this in our blog article "How to WhatsApp Newsletter" under the bullet point "Ways to collect the opt-in".

How much does Mateo cost?
Plus

The price depends on the desired number of users, channels and phone numbers. The starter package is a monthly investment of 79€. You can find more information in the menu above under "Price".

Is sending WhatsApp newsletters with Mateo GDPR compliant and compatible with the WhatsApp terms of use?
Plus

Yes, with Mateo, customer communication and marketing can be 100% GDPR-compliant - we provide the necessary technical basis. If the legal framework changes, we will adapt our software accordingly. You can find out more in our blog article on WhatsApp and GDPR. Ultimately, however, the legal compliance of all actions is at the discretion and responsibility of the user.

Can I use WhatsApp with my landline number?
Plus

Yes, using WhatsApp with a landline number is possible without any problems and is also recommended by us. We at Mateo take care of the connection. You can find out more about this in our article "Using WhatsApp Business with a landline number".