Anleitung: WhatsApp und WhatsApp Business auf mehreren Geräten nutzen

Anleitung zur Nutzung von WhatsApp auf mehreren Geräten

WhatsApp bietet bereits seit einigen Jahren eine Web Version an. Seit kurzem können private Nutzer auch die Multi-Geräte-Funktion verwenden, die den Anwender befähigen, mehrere Geräte mit dem gleichen WhatsApp Account gleichzeitig zu verwenden. Über die gleiche Funktion können auch WhatsApp Business Accounts über bis zu vier verschiedene Geräte genutzt werden. Die Funktion befindet sich Stand jetzt allerdings noch in der Testphase und um das Feature nutzen zu können, bedarf es der aktuellsten Version des WhatsApp Messenger Dienstes.

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So wird die Nutzung der Multi-Geräte-Funktion von WhatsApp ermöglicht

1. WhatsApp öffnen

2. Einstellungen aufrufen

3. “Verknüpfte Geräte” anklicken

4. "Multi-Device-Beta” aktivieren

Sie können nach der Aktivierung auch jederzeit wieder die Funktionalität deaktivieren. Sofern das Smartphone über 14 Tage nicht verwendet wird, werden Sie auf den anderen Geräten automatisiert ausgeloggt. Achtung: Nicht alle WhatsApp Funktionen werden in der Beta Version unterstützt. Beispielsweise können Live-Standorte nicht von den zusätzlichen Geräten angesehen werden. Neben der Multi-Geräte-Funktion kann WhatsApp auch über die herkömmliche Webversion verwendet werden.

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WhatsApp Business mit mehreren Geräten und mehreren Nutzern

Die Multi-Geräte-Funktion erscheint für Unternehmen, die WhatsApp Business mit mehreren Mitarbeitern nutzen auf den ersten Blick vorteilhaft. Schließlich lässt sich damit auch WhatsApp Business über mehrere Geräte nutzen. Allerdings müssen Sie hier aufpassen! Die Nutzung von WhatsApp Business auf mehreren Geräten ist nicht DSGVO-konform!

Nachrichten die über die WhatsApp Multi-Geräte-Funktion versendet werden, sind ebenfalls Ende-zu-Ende verschlüsselt. Allerdings greift WhatsApp dabei wie bisher auf Metadaten und das Adressbuch zurück. Somit entspricht die Nutzung nicht den DSGVO Anforderungen.

Übrigens: Sie können WhatsApp auch mit mehreren Rufnummern gleichzeitig nutzen und WhatsApp Business mit der Desktop App oder der Browser Applikation WhatsApp Web verwenden.

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WhatsApp Business mit mehreren Endgeräten DSGVO-konform nutzen

Um WhatsApp Business mit mehreren Geräten DSGVO-konform zu verwenden, empfiehlt hellomateo den Einsatz der WhatsApp API. Rechtsgrundlagen und Einwilligungen verantwortet Ihr Unternehmen.

Über die Kommunikationsplattform hellomateo antworten mehrere Mitarbeitende über eine WhatsApp Nummer. Darüber hinaus werden Nachrichten aus WhatsApp, Instagram, E-Mail und weiteren Kanälen in einem zentralen Postfach gesammelt.

Die WhatsApp API greift nicht auf das Adressbuch Ihres Smartphones zu. Nach dem Abschluss eines Auftragsdatenverarbeitungsvertrags (ADV-Vertrag) kann die WhatsApp Business API DSGVO-konform für die Kommunikation mit Ihren Kunden eingesetzt werden.

• Zentrale Benutzeroberfläche: Bündeln Sie WhatsApp, E-Mail und Instagram im zentralen Postfach von hellomateo. Weisen Sie Anfragen einzelnen Mitarbeitenden oder Teams zu und behalten Sie vergangene Gespräche im Blick.
• Integrationen: hellomateo bietet über 70 direkte Integrationen sowie Anbindungen über Zapier, Make und n8n. Nutzen Sie Daten aus Ihren angebundenen Systemen, um Einladungen, Abholnachrichten und Terminerinnerungen automatisch zu versenden.
• WhatsApp-Newsletter: Versenden Sie personalisierte WhatsApp-Newsletter an Kunden, die dem Empfang zugestimmt haben. Die Öffnungsrate von WhatsApp-Nachrichten liegt bei hellomateo bei über 90 %.
• Bewertungsmanagement: Bitten Sie Kunden nach einem Termin, Kauf oder Service mit entsprechender Einwilligung automatisch per WhatsApp um eine Bewertung. Mit dem Bewertungsmanagement sehen und beantworten Sie Google-Bewertungen zentral.
• Datenschutz: hellomateo nutzt die offizielle WhatsApp Business API. Bei Vertragsschluss erhalten Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO. Die Datenschutzmappe dokumentiert Vertrag, Schutzmaßnahmen und Unterauftragsverarbeiter.
• Mehrere Teams und Standorte: Mehrere Mitarbeitende können über dieselbe Nummer antworten. Im zentralen Postfach sind auch mehrere Nummern möglich, etwa für unterschiedliche Teams oder Standorte.
• KI im Chat und am Telefon: Der KI-Assistent im Chat beantwortet wiederkehrende Kundenfragen und übergibt bei Bedarf an Ihr Team. Die KI-Telefonie nimmt Anrufe entgegen, beantwortet Standardfragen und dokumentiert Gespräche.

Interessiert? Buchen Sie sich einen kostenfreien, unverbindlichen Demo-Termin und erfahren Sie mehr über hellomateo und WhatsApp-Kommunikation. Hier buchen.

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