WhatsApp Vorlagen erstellen: So geht's

Was sind WhatsApp Vorlagen?

Nachrichtenvorlagen sind standardisierte, von Meta geprüfte Nachrichten für die WhatsApp Business API. Sie können damit häufig auftretende Kundenanliegen bearbeiten und Kunden mit passender vorheriger Zustimmung aktiv anschreiben. Frei formulierte Antworten sind über die API nur im Kundenservice-Fenster von 24 Stunden möglich. Jede neue Kundennachricht öffnet dieses Fenster oder startet es erneut. Außerhalb des Fensters brauchen Sie eine genehmigte Vorlage. Eine Genehmigung ersetzt keine Zustimmung zum Nachrichtenempfang. Die WhatsApp Business Messaging Richtlinie beschreibt die Vorgaben. Begrüßungsnachrichten, Abwesenheitsnachrichten und Schnellantworten in der Business App sind davon zu unterscheiden.

Bei WhatsApp Vorlagen die richtige Kategorie beachten

WhatsApp Vorlagen müssen bei der Erstellung einer bestimmten Kategorie zugeordnet werden. Meta unterscheidet sie nach dem Anwendungszweck: Verwaltung (Utility), Authentifizierung und Marketing.

Meta prüft die gewählte Kategorie anhand des Inhalts. Eine als Verwaltung eingereichte Vorlage kann als Marketing genehmigt oder später umgestuft werden. Gemischte Inhalte, etwa ein Bestellstatus mit einem Angebot, zählen als Marketing. Seit Juli 2025 rechnet Meta je zugestellter Nachricht ab, nicht je Gespräch. Kategorie und Empfängerland bestimmen den Tarif; kostenlose Ausnahmen sind gesondert geregelt.

• Verwaltung (Utility): Nachrichten ohne Werbezweck, die sich konkret auf einen Kundenauftrag, ein Konto oder eine Anfrage beziehen, etwa eine Versandinformation. Meta nennt außerdem bestimmte wesentliche oder sicherheitsrelevante Zwecke.

• Authentifizierung: Nachrichten mit Einmalcodes zur Überprüfung der Identität, etwa beim Zugang zu einem Kundenkonto.

• Marketing: Werbliche Nachrichten wie Produktankündigungen, Angebote und Einladungen. Auch Geburtstagsgrüße ohne Gutschein gehören dazu.

Lesetipp: Der Artikel zu den WhatsApp Newsletter Kosten erklärt aktuelle Preise und kostenlose Ausnahmen.

Welche Regeln gelten beim Erstellen von WhatsApp Vorlagen?

Bei der Erstellung von WhatsApp Nachrichtenvorlagen sind Inhalt, Formatierung und Beispielwerte zu prüfen. Diese Regeln betreffen Vorlagen für die API; sie sind keine Anleitung für automatische Antworten in der Business App.

Inhaltliche Regeln für WhatsApp Nachrichtenvorlagen

WhatsApp legt Regeln zum Schutz der Nutzer fest. Dazu gehören:

• Keine bedrohlichen Inhalte: Nachrichten dürfen Kunden nicht mit rechtlichen Schritten oder öffentlicher Bloßstellung bedrohen.

• Keine sensiblen Identifikationsdaten abfragen: Fordern Sie keine vollständigen Karten-, Konto- oder Ausweisnummern an. Teile davon, etwa die letzten vier Ziffern, darf eine Vorlage erfragen.

• Keine Richtlinienverstöße: Inhalte, Angebote und zugehörige Medien müssen die WhatsApp Business Messaging Richtlinie und die Handelsrichtlinie erfüllen.

• Keine inhaltlichen Duplikate: Meta nennt identischen Nachrichtentext und identische Fußzeile einer bestehenden Vorlage als Ablehnungsgrund. Ein neuer Name allein beseitigt die Doppelung nicht.

Die vollständigen Vorgaben und häufige Ablehnungsgründe finden Sie in Metas Dokumentation zur Vorlagenprüfung.

Formatierungsregeln für WhatsApp Nachrichtenvorlagen

Die Formatierung der Nachrichtenvorlagen muss ebenfalls den Vorgaben von WhatsApp entsprechen:

• Der Name der Nachrichtenvorlage darf Kleinbuchstaben, Ziffern und Unterstriche enthalten. Leerzeichen und andere Sonderzeichen sind nicht erlaubt.

• Der Nachrichtentext darf höchstens 1.024 Zeichen enthalten. Ein optionaler Textkopf und eine optionale Fußzeile erlauben jeweils höchstens 60 Zeichen.

• Platzhalter stehen für wechselnde Werte wie den Vornamen. Nummerierte Platzhalter schreiben Sie als {{1}}, {{2}} und so weiter, ohne Lücken. Sie dürfen nicht am Anfang oder Ende der Vorlage stehen und brauchen bei der Einreichung Beispielwerte.

• Für den Medienkopf sind etwa Bilder, Videos oder Dokumente vorgesehen. In hellomateo können Sie ein Bild, ein Video oder ein PDF verwenden. Beachten Sie die jeweiligen Format- und Größenlimits.

Die technischen Grenzen erläutert Meta unter Bausteine einer Vorlage und Medienformate. Meta nennt für die Prüfentscheidung bis zu 24 Stunden. Korrekte Formatierung allein sichert keine Genehmigung.

Wie werden WhatsApp Nachrichtenvorlagen erstellt?

Vorlagen für die WhatsApp Business API erstellen Sie über den WhatsApp Manager oder über die Software Ihres Anbieters. Für Begrüßungsnachrichten und Abwesenheitsnachrichten in der Business App nutzen Sie dagegen deren eigene Funktionen.

Nachrichtenvorlagen für die API vorbereiten und einreichen

Bereiten Sie die folgenden Angaben vor. Wie sich Vorlagen bearbeiten und verwalten lassen, beschreibt Metas Dokumentation zur Verwaltung von Vorlagen.

• Legen Sie Name, Sprache und Kategorie der Vorlage fest.
• Schreiben Sie den Nachrichtentext. Ergänzen Sie bei Bedarf Kopf, Fußzeile und Knöpfe.
• Fügen Sie für wechselnde Inhalte Beispielwerte hinzu und prüfen Sie den vollständigen Text.
• Reichen Sie die Vorlage zur Prüfung durch Meta ein. Verwenden Sie sie erst nach der Genehmigung.

Wie nutzen Sie Vorlagen in hellomateo?

In hellomateo können Sie Vorlagen erstellen oder eine Vorlage aus der Galerie nach Kategorie und Branche auswählen. So bereiten Sie eine Vorlage in hellomateo vor:

• Wählen Sie einen passenden Vorlagentyp, etwa Marketing oder Transaktionell. Daraus ergibt sich die WhatsApp-Kategorie.
• Ergänzen Sie Text und gewünschte Bausteine: Kopf als Text, Bild, Video oder PDF, Fußzeile und Knöpfe.
• Nutzen Sie Kontaktfelder für persönliche Angaben. Prüfen Sie, ob die benötigten Werte in den ausgewählten Kontakten gepflegt sind.
• Reichen Sie die Vorlage zur Meta-Prüfung ein. hellomateo zeigt den Status je WhatsApp-Konto und bei Ablehnung den Grund mit einer Empfehlung.
• Eine bereits genehmigte Vorlage ändern Sie in hellomateo durch Duplizieren und erneutes Einreichen.
• Prüfen Sie vor einem Kampagnenversand eine Testnachricht an ausgewählte Kontakte. Den weiteren Ablauf erklärt die WhatsApp Newsletter Anleitung.

Beispiele für WhatsApp Vorlagen

Die folgenden Beispiele erläutern die Kategorien. Angaben in eckigen Klammern markieren wechselnde Inhalte; ersetzen Sie diese im Vorlageneditor durch passende Felder und ergänzen Sie Beispielwerte. Die Geschäftsnamen sind erfunden. Die Texte sind keine bereits genehmigten Vorlagen. Die fette erste Zeile gehört zum Nachrichtentext, nicht zum separaten Kopf; im Textkopf nimmt hellomateo keine Emojis an.

1. Kategorie Verwaltung (Utility)

Vorgeschlagener Name: sendungsverfolgung

Textbeispiel:
Deine Bestellung ist unterwegs 📦
Hallo [Vorname],
deine Bestellung Nr. [Bestellnummer] ist auf dem Weg zu dir! Hier ist deine Sendungsnummer: [Sendungsnummer].
Für Fragen zur Lieferung stehen wir dir gerne zur Verfügung.
Viele Grüße,
dein Team vom Möbelhaus Eichenbogen.

2. Kategorie Authentifizierung

Vorgeschlagener Name: authentifizierungscode

Anwendungsbeispiel: Ein Kunde erhält einen Einmalcode für den Zugang zu seinem Kundenkonto. Dafür verwenden Sie Metas vorgegebene Authentifizierungsvorlagen mit einem Codeknopf, keinen frei geschriebenen Begrüßungstext. Die Regeln stehen in Metas Dokumentation zu Vorlagenkategorien. In hellomateo lässt sich dieser Vorlagentyp derzeit nicht anlegen.

3. Kategorie Marketing

Vorgeschlagener Name: reifenwechsel

Textbeispiel:
Zeit für den Reifenwechsel 🚗
Hallo [Vorname],
wir planen die Termine für den Reifenwechsel zur kalten Jahreszeit. Möchtest du einen Termin vereinbaren? Schreib uns, wann es dir passt.
Viele Grüße,
dein Team der Werkstatt Morgenfeld.
Newsletter abmelden: Antworte mit Stopp.

Weitere WhatsApp Newsletter Vorlagen finden Sie im eigenen Vorlagenartikel. In hellomateo beendet eine alleinstehende Antwort mit „Stop“ oder „Stopp“ die Marketing-Zustimmung für diesen Kanal.

Wann lohnt sich die WhatsApp API für Unternehmen?

Mit hellomateo können Sie Kundenanfragen gemeinsam bearbeiten, automatisierte Antworten einrichten und WhatsApp Newsletter versenden. Welche Abläufe und Leistungen Sie prüfen sollten, zeigt der Ratgeber zum WhatsApp Newsletter Tool. Zu den Funktionen von hellomateo gehören:

• Zentrale Benutzeroberfläche: Bündeln Sie WhatsApp, E-Mail und Instagram im zentralen Postfach von hellomateo. Weisen Sie Anfragen einzelnen Mitarbeitenden oder Teams zu und behalten Sie vergangene Gespräche im Blick.
• Integrationen: hellomateo bietet über 70 direkte Integrationen. Nutzen Sie Daten aus Ihren angebundenen Systemen, um Einladungen, Abholnachrichten und Terminerinnerungen automatisch zu versenden. Integrationen und automatisierte Kundenreisen sind nicht in jedem Paket enthalten.
• WhatsApp-Newsletter: Versenden Sie personalisierte WhatsApp-Newsletter an Kunden, die dem Empfang zugestimmt haben. Die Öffnungsrate von WhatsApp-Nachrichten liegt bei hellomateo bei über 90 %.
• Bewertungsmanagement: Bitten Sie Kunden nach einem Termin, Kauf oder Service mit entsprechender Einwilligung automatisch per WhatsApp um eine Bewertung. Mit dem Bewertungsmanagement sehen und beantworten Sie Google-Bewertungen zentral.
• Datenschutz: hellomateo nutzt die offizielle WhatsApp Business API. Bei Vertragsschluss erhalten Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO. Die Datenschutzmappe dokumentiert Vertrag, Schutzmaßnahmen und Unterauftragsverarbeiter.
• Mehrere Teams und Standorte: Mehrere Mitarbeitende können über dieselbe Nummer antworten. Im zentralen Postfach sind auch mehrere Nummern möglich, etwa für unterschiedliche Teams oder Standorte.
• KI im Chat und am Telefon: Der KI-Assistent im Chat beantwortet wiederkehrende Kundenfragen. Ihr Team kann den Chat übernehmen. Die KI-Telefonie nimmt Anrufe entgegen, beantwortet Standardfragen und dokumentiert Gespräche.

Möchten Sie sehen, wie hellomateo Ihre Kundenkommunikation unterstützt? Vereinbaren Sie einen Termin und lernen Sie die Funktionen für Ihren Betrieb kennen.

‍