WhatsApp in Zendesk integrieren – Anleitung [August 2023]

Was ist Zendesk? 

Bevor wir uns tiefer mit der Integration von WhatsApp in Zendesk beschäftigen, ist es wichtig, einen Überblick über Zendesk selbst zu geben. Zendesk ist eine führende Plattform für Kundenbetreuung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Kundeninteraktionen zu verwalten und zu optimieren.
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Zendesk bietet eine breite Palette von Funktionen und Tools, die Unternehmen dabei helfen, ihre Kundenbeziehungen effektiver zu gestalten. Hier sind einige der zentralen Merkmale von Zendesk:

‍Ticketverwaltung: Mit Zendesk können Sie Kundenanfragen zentral in Form von Tickets verwalten. Sie können Anfragen nachverfolgen, den Status überwachen und sicherstellen, dass keine Anfrage unbeantwortet bleibt.

‍Kundenportal: Zendesk ermöglicht es Kunden, über ein benutzerfreundliches Portal auf Informationen zuzugreifen und Anfragen zu stellen. Dies stärkt die Transparenz und erlaubt es Kunden, ihre Anliegen selbst zu verfolgen.

Multikanal-Unterstützung: Zendesk unterstützt verschiedene Kommunikationskanäle wie E-Mail, Chat und Social Media. Dadurch können Kunden auf ihren bevorzugten Kanälen mit Ihnen in Kontakt treten.

‍Wissensdatenbank: Sie können eine Wissensdatenbank erstellen, um häufig gestellte Fragen zu beantworten und Kunden die Möglichkeit zu geben, selbst nach Antworten zu suchen.

‍Analysen und Berichte: Zendesk bietet Tools zur Analyse von Support-Anfragen und zur Erstellung von Berichten. Dadurch können Sie Trends erkennen und die Leistung Ihres Support-Teams verbessern.

‍Mobile Unterstützung: Zendesk stellt mobile Apps zur Verfügung, mit denen Support-Mitarbeiter von überall aus auf Kundenanfragen zugreifen können. Dies ermöglicht eine schnelle Reaktion und effiziente Bearbeitung.

Die Integration von WhatsApp erweitert die Funktionalität von Zendesk, indem sie eine weitere Kommunikationsmöglichkeit hinzufügt, die von vielen Menschen weltweit genutzt wird. Die WhatsApp Integration ermöglicht es Ihnen, automatisierte Kundenkommunikation direkt aus Zendesk heraus zu führen und alle relevanten Daten in einem zentralen System zu speichern und zu verwalten.
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WhatsApp Integration für Zendesk: Vorteile und Anwendungsfälle

Die Integration von WhatsApp in Zendesk eröffnet Unternehmen vielfältige Vorteile und erweitert die Möglichkeiten der Kundenkommunikation. Hier sind die entscheidenden Aspekte, die es zu berücksichtigen gilt:

‍Effiziente Kommunikation und optimierte Kundenbetreuung: Die Verknüpfung von WhatsApp und Zendesk ermöglicht es Ihnen, Ihre Kommunikation über verschiedene Kanäle zu vereinfachen und Ihren Kunden eine bequeme Kontaktmöglichkeit zu bieten. Durch die Integration von WhatsApp in Zendesk können Sie Kundenanfragen direkt und zeitnah beantworten, Informationen teilen und Support bieten. Dies trägt wesentlich zur Steigerung der Kundenzufriedenheit bei.

Hocheffektives Marketing mit WhatsApp Newsletter: Dank der WhatsApp API Schnittstelle ist es möglich, automatisierte Marketing Newsletter an vorab segmentierte Kundengruppen zu versenden. Der Vorteil daran: WhatsApp Newsletter weisen eine Öffnungsrate von über 90 % auf und der emotionale Kaufentscheidungsprozess von Konsumenten lässt sich auf einer so persönlichen Plattform wie WhatsApp viel besser beeinflussen als mit E-Mails.

‍Zentrale Datenspeicherung und optimierte Abläufe: Die Integration erlaubt Ihnen, Kundendaten und Kommunikationsverläufe zentral innerhalb der Zendesk-Plattform zu speichern. Dadurch haben Sie alle relevanten Informationen an einem Ort und können automatisierte Workflows einrichten, um Geschäftsprozesse zu optimieren und schnell auf Anfragen zu reagieren.

‍Teamkollaboration und Support-Verbesserung: Die Verbindung von WhatsApp und Zendesk erleichtert die Zusammenarbeit in Teams und unterstützt den Kundensupport. Teammitglieder können Informationen über WhatsApp austauschen, Aufgaben zuweisen und den Fortschritt von Support-Anfragen verfolgen. Dies stärkt die Teamkommunikation und verbessert den Kundensupport.

‍Individueller Kundenservice und persönliche Betreuung: Die Integration von WhatsApp in Zendesk eröffnet die Möglichkeit, einen individuellen Kundenservice anzubieten. Die persönliche Atmosphäre von WhatsApp erlaubt es Ihnen, auf die individuellen Bedürfnisse Ihrer Kunden einzugehen und engere Kundenbeziehungen aufzubauen.

‍Effektive Eventkommunikation und schnelle Interaktion: Bei der Organisation von Veranstaltungen können Sie WhatsApp nutzen, um mit Teilnehmern zu kommunizieren, Einladungen zu versenden und wichtige Details zu teilen. Die Integration ermöglicht auch eine schnelle Interaktion und effektiven Kundensupport über die vertraute Messaging-Plattform.

Die Verbindung von WhatsApp und Zendesk eröffnet zahlreiche Möglichkeiten, die Kommunikation, Zusammenarbeit und Effizienz in Ihrem Unternehmen zu optimieren. Von der effektiven Kundeninteraktion über gezieltes Marketing bis hin zur verbesserten Teamkollaboration - die Kombination beider Plattformen schafft einen Mehrwert für Ihr auf Zendesk basierendes Geschäft.

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Wie verknüpft man WhatsApp mit Zendesk?

Um WhatsApp in Zendesk zu integrieren, gibt es mehrere Möglichkeiten. Diese werden wir Ihnen jetzt kurz vorstellen.

‍Möglichkeit 1: Eigenständige Implementierung
Falls Sie tiefgreifende Programmierkenntnisse besitzen, können Sie die Integration eigenständig aufsetzen. Voraussetzung dazu ist allerdings ein Zugriff auf die WhatsApp API Schnittstelle. Diese ist jedoch nur ausgewählten Unternehmen vorenthalten. Falls Sie also ein großes und bekanntes E-Commerce Unternehmen besitzen und die nötigen Ressourcen zur Umsetzung bereitstehen, können Sie sich an Meta Platforms, den Mutterkonzern von WhatsApp wenden und den Zugriff auf die WhatsApp API Schnittstelle beantragen.


‍Möglichkeit 2: hellomateo als WhatsApp API Anbieter
‍Am einfachsten und günstigsten ist die Integration von WhatsApp und Zendesk über einen professionellen Drittanbieter wie hellomateo mit entsprechendem WhatsApp API Zugriff. Mit hellomateo können Sie alle Features nutzen: Sie können WhatsApp Newsletter Marketing betreiben, sofern Ihre Kunden das Einverständnis für den Erhalt von Nachrichten gegeben haben. Darüber hinaus sind in hellomateo zentralen Posteingang außer WhatsApp noch Instagram, E-Mail und weitere Kanäle integriert. Außerdem können Sie durch das automatisierte Bewertungsmanagement Ihre Google Bewertungen deutlich verbessern und abseits von Zendesk über 70 direkte Integrationen sowie Anbindungen über Zapier, Make und n8n in der Kommunikationssoftware von hellomateo nutzen. Mit hellomateo werden WhatsApp und Zendesk über die Software Zapier verknüpft. Wie das funktioniert, erfahren Sie im folgenden Absatz!

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Hier finden Sie eine Übersicht über alle Anwendungen, die durch Zapier mit hellomateo verknüpft werden können. Bei Fragen können Sie uns gerne kontaktieren oder direkt einen kostenlosen Beratungstermin buchen.

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WhatsApp und Zendesk mit hellomateo und Zapier verknüpfen und nutzen

Kleiner Exkurs: Was ist Zapier und wie funktioniert es?

Zapier ist ein leistungsstarkes Software-Tool, das die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben zwischen verschiedenen Anwendungen ermöglicht. Mit Zapier können Sie über 6.000 Apps miteinander verbinden und Workflows erstellen, ohne umfangreiche Programmierkenntnisse zu benötigen. Durch diese Automatisierung sparen Sie Zeit und Ressourcen, da Sie manuelle Aufgaben eliminieren und Daten nahtlos zwischen verschiedenen Plattformen austauschen können. Zapier unterstützt eine breite Palette von Apps und Diensten und bietet Ihnen die Möglichkeit, Daten zwischen Ihren bevorzugten Tools auszutauschen, um Ihre Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Sie können verschiedene Aktionen wie das Versenden von E-Mails, das Eintragen von Daten in Tabellenblätter, das Senden von Benachrichtigungen in Messaging-Apps oder das Planen von Social-Media-Beiträgen automatisieren. Zapier ermöglicht Ihnen somit, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren, indem es repetitive und zeitraubende Aufgaben automatisiert. Eine besonders interessante Funktion ist die Möglichkeit, automatisiert WhatsApp-Nachrichten zu versenden, wenn vordefinierte Ereignisse in anderen Software-Anwendungen eintreten.
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Voraussetzungen für die WhatsApp - Zendesk Integration

• Es besteht ein Zugriff auf die WhatsApp API Schnittstelle, über das professionelle Messaging-Tool von hellomateo
• Sie besitzen ein Zendesk Konto, das an Ihre Unternehmensprozesse angebunden ist
• Sie besitzen Zugriff auf ein Zapier Konto mit einer Berechtigung für das Bearbeiten von Zaps
• Sie haben WhatsApp Nachrichtenvorlagen für den vorgesehenen Anwendungszweck formuliert, bei Meta eingereicht und genehmigt bekommen

Voraussetzungen nicht erfüllt? Wir unterstützen Sie gerne! Schreiben Sie uns einfach über unser Web-Widget oder vereinbaren Sie einen kostenlosen Beratungstermin.
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Anleitung: WhatsApp und Zendesk verknüpfen

Alle Voraussetzungen erfüllt? Dann kann es mit der Verknüpfung von WhatsApp, hellomateo und Zendesk losgehen
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1. Loggen Sie sich in Zapier ein.
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2. Erstellen Sie einen neuen "Zap" mit dem Button in der linken Ecke.
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3. Wählen Sie Zendesk als "Auslöser", falls Sie bei bestimmten Ereignissen in Zendesk eine WhatsApp Nachricht versenden möchten oder als „Aktion“, falls Sie bei eingehenden WhatsApp Nachrichten eine Handlung in Zendesk ausführen möchten (z.B. ein neues Ticket erstellen).
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4. Wählen Sie dementsprechend Ihren WhatsApp Business API Provider als "Aktion" oder als „Auslöser“ aus.
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5. Bestätigen Sie den neuen Zap und schalten Sie ihn live.
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6. Gratulation! Es werden nun vollautomatisierte WhatsApp Nachrichten versendet. Oder, falls Sie die Verknüpfung umgekehrt eingerichtet haben, wird beispielsweise bei einer eingehenden WhatsApp Nachricht einer nicht eingespeicherten Nummer ein neuer Kundenkontakt in Zendesk angelegt oder ein neues Ticket eröffnet.
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Weitere Vorteile von hellomateo

hellomateo hat noch deutlich mehr zu bieten als nur die Integration von WhatsApp in Zendesk. Unsere Kunden wissen folgende Vorteile besonders zu schätzen:

• Zentrale Benutzeroberfläche: Bündeln Sie WhatsApp, E-Mail und Instagram im zentralen Postfach von hellomateo. Weisen Sie Anfragen einzelnen Mitarbeitenden oder Teams zu und behalten Sie vergangene Gespräche im Blick.
• Integrationen: hellomateo bietet über 70 direkte Integrationen sowie Anbindungen über Zapier, Make und n8n. Nutzen Sie Daten aus Ihren angebundenen Systemen, um Einladungen, Abholnachrichten und Terminerinnerungen automatisch zu versenden.
• WhatsApp-Newsletter: Versenden Sie personalisierte WhatsApp-Newsletter an Kunden, die dem Empfang zugestimmt haben. Die Öffnungsrate von WhatsApp-Nachrichten liegt bei hellomateo bei über 90 %.
• Bewertungsmanagement: Bitten Sie Kunden nach einem Termin, Kauf oder Service mit entsprechender Einwilligung automatisch per WhatsApp um eine Bewertung. Mit dem Bewertungsmanagement sehen und beantworten Sie Google-Bewertungen zentral.
• Datenschutz: hellomateo nutzt die offizielle WhatsApp Business API. Bei Vertragsschluss erhalten Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO. Die Datenschutzmappe dokumentiert Vertrag, Schutzmaßnahmen und Unterauftragsverarbeiter.
• Mehrere Teams und Standorte: Mehrere Mitarbeitende können über dieselbe Nummer antworten. Im zentralen Postfach sind auch mehrere Nummern möglich, etwa für unterschiedliche Teams oder Standorte.
• KI im Chat und am Telefon: Der KI-Assistent im Chat beantwortet wiederkehrende Kundenfragen und übergibt bei Bedarf an Ihr Team. Die KI-Telefonie nimmt Anrufe entgegen, beantwortet Standardfragen und dokumentiert Gespräche.

Möchten Sie sehen, wie hellomateo Ihre Kundenkommunikation unterstützt? Vereinbaren Sie einen Termin und lernen Sie die Funktionen für Ihren Betrieb kennen.

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