WhatsApp Business in Microsoft Teams integrieren: Möglichkeiten und Grenzen

Was ist Microsoft Teams?

Microsoft Teams ist ein in die Microsoft 365-Suite integriertes Kommunikations- und Kollaborationstool, das von Microsoft entwickelt wurde.

Im Kern bietet Microsoft Teams Funktionen für Chats, Video- und Audiokonferenzen, Teamarbeit in Kanälen und die Integration von Apps und Diensten von Drittanbietern. Teams ermöglicht es Benutzern, in Echtzeit zusammenzuarbeiten, egal ob sie im selben Büro oder auf verschiedenen Kontinenten arbeiten.

Einige der Schlüsselmerkmale von Microsoft Teams sind:
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1. Chat-Funktion: Ermöglicht Einzel- und Gruppenchats, wobei Dateien, Notizen und Kalender integriert sind.
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2. Team-Kanäle: Hier können Teams themenspezifisch zusammenarbeiten. Jeder Kanal kann Dateien, Apps und andere Ressourcen enthalten, die für das Projekt oder Thema relevant sind.
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3. Meetings & Videokonferenzen: Teams unterstützt sowohl geplante als auch Ad-hoc-Meetings, wobei Teilnehmer Notizen teilen, Bildschirme präsentieren und sogar in großen Gruppen virtuell interagieren können.
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4. Integration: Eine der Stärken von Microsoft Teams ist die tiefe Integration mit anderen Office-Produkten wie Word, Excel, PowerPoint und SharePoint. Aber auch Drittanbieter-Apps lassen sich problemlos hinzufügen.
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5. Sicherheit: Microsoft hat Teams mit fortschrittlichen Sicherheitsmaßnahmen ausgestattet, um sicherzustellen, dass Daten und Kommunikationen sicher sind. Dazu gehören Datenverschlüsselung, Multi-Faktor-Authentifizierung und fortschrittliche Bedrohungserkennung.
   
   

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Was ist die WhatsApp Business Platform?

Um größeren Unternehmen eine sichere, skalierbare und DSGVO-konforme Lösung zu bieten, die auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist, hat der WhatsApp Mutterkonzern Meta im August 2018 die WhatsApp Business Platform eingeführt. Diese Anwendungsprogrammierschnittstelle (API) ermöglicht es Unternehmen, WhatsApp-Nachrichten von ihren Kunden zu empfangen und zu beantworten.

Im Gegensatz zur WhatsApp Business App kommt die Business Platform selbst ohne eine Benutzeroberfläche aus. Die Business Platform verbindet WhatsApp mit einem professionellen Messaging-Tool, wie es zum Beispiel hellomateo anbietet. Unternehmen nutzen die WhatsApp-Schnittstelle über eine Software wie hellomateo. hellomateo stellt dafür eine übersichtliche Benutzeroberfläche bereit.

Die WhatsApp Business Platform kann sich durch folgende Funktionen von der normalen WhatsApp Business App abgrenzen. Welche Funktionen tatsächlich nutzbar sind, hängt von Ihrem WhatsApp Business Platform Anbieter ab. Bei hellomateo sind alle genannten Funktionen verfügbar:

• DSGVO-konforme Nutzung
• WhatsApp Newsletter Marketing
• Mehrere Mitarbeitende über eine Nummer
• Über 70 direkte Integrationen sowie Anbindungen über Zapier, Make und n8n (z.B. Shopify, HubSpot, Salesforce, Zendesk)
• Vollautomatisierter Nachrichtenversand möglich (z.B. Versandinformationen, Bestellbestätigungen, Rechnungsdokumente)
• Statistiken

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Anleitung: WhatsApp in Microsoft Teams integrieren

Sie können Microsoft Teams und hellomateo über Zapier verbinden. Die frühere Anleitung über den Website-Tab funktioniert im neuen Teams nicht mehr: Seit Juli 2024 öffnet Teams solche Websites in einem Browser-Tab. Der hellomateo-Posteingang wird dadurch nicht in Teams eingebettet. Diese Änderung betrifft Website-Tabs, nicht eigens entwickelte Teams-Apps.

Quellen: Microsoft: Änderung der Website-Tabs.

Die Teams-WhatsApp-Integration über Zapier funktioniert in dieser Richtung: Ein Ereignis in Microsoft Teams löst eine Aktion in hellomateo aus. Die Zapier-App von hellomateo heißt „Mateo“ und bietet Aktionen, aber keine Auslöser. Eingehende WhatsApp-Nachrichten lassen sich mit dieser Verbindung weder in Teams anzeigen noch dort beantworten.

1. Auslöser in Microsoft Teams wählen
Wählen Sie in Zapier Microsoft Teams und ein passendes Ereignis, zum Beispiel eine neue Nachricht in einem Chat, einen neuen Kanal oder ein neues Teammitglied.

2. Aktion in Mateo wählen
Wählen Sie anschließend „Mateo“. Mögliche Aktionen sind unter anderem: einen Kontakt anlegen oder aktualisieren, eine Nachricht mit einer hellomateo-Vorlage senden, einen Versand erstellen oder eine Telefonnummer formatieren.

3. Daten zuordnen und Ablauf prüfen
Ordnen Sie die benötigten Daten zu. Für eine WhatsApp-Vorlagennachricht benötigen Sie die Empfängernummer und die passende Vorlage in hellomateo. Prüfen Sie Empfänger, Vorlageninhalt und übergebene Werte, bevor Sie den Ablauf aktivieren.

Quellen: Zapier: Microsoft Teams und Mateo; Zapier: Mateo-Aktionen.

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Vorteile der Integration von WhatsApp in MS Teams

Die Verbindung über Zapier eignet sich für festgelegte Abläufe von Microsoft Teams zu hellomateo:

1. Vorlagennachrichten auslösen: Zapier nennt als Beispiel eine WhatsApp-Vorlagennachricht über Mateo bei einer neuen Webinar-Anmeldung in der separaten Zapier-App „Microsoft Teams Events“.
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2. Kontakte pflegen: Ein passendes Teams-Ereignis kann das Anlegen oder Aktualisieren eines Kontakts in hellomateo auslösen, wenn die dafür benötigten Daten vorliegen.
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Quellen: Zapier: Mateo-Aktionen und Webinar-Beispiel; Zapier: Microsoft Teams und Mateo.

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hellomateo für WhatsApp nutzen und mit Microsoft Teams verbinden

Mit Zapier können Sie Teams-Ereignisse mit Aktionen in hellomateo verknüpfen. Ihre Kundengespräche beantwortet Ihr Team im zentralen Postfach von hellomateo im Browser. Für Push- und In-App-Benachrichtigungen gibt es die App „HelloMateo“.

Quellen: Zapier: Microsoft Teams und Mateo; hellomateo: Zentrales Postfach; hellomateo: Benachrichtigungen und App.

Sind Sie noch kein hellomateo-Kunde? Vereinbaren Sie gerne einen Beratungstermin und lassen Sie sich zeigen, wie Ihr Team WhatsApp-Kundengespräche in hellomateo bearbeitet.

Über 2.000 Betriebe nutzen hellomateo. Die Software bietet folgende Funktionen:
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• Zentrale Benutzeroberfläche: Bündeln Sie WhatsApp, E-Mail und Instagram im zentralen Postfach von hellomateo. Weisen Sie Anfragen einzelnen Mitarbeitenden oder Teams zu und behalten Sie vergangene Gespräche im Blick.
• Integrationen: hellomateo bietet über 70 direkte Integrationen sowie Anbindungen über Zapier, Make und n8n. Nutzen Sie Daten aus Ihren angebundenen Systemen, um Einladungen, Abholnachrichten und Terminerinnerungen automatisch zu versenden.
• WhatsApp-Newsletter: Versenden Sie personalisierte WhatsApp-Newsletter an Kunden, die dem Empfang zugestimmt haben. Die Öffnungsrate von WhatsApp-Nachrichten liegt bei hellomateo bei über 90 %.
• Bewertungsmanagement: Bitten Sie Kunden nach einem Termin, Kauf oder Service mit entsprechender Einwilligung automatisch per WhatsApp um eine Bewertung. Mit dem Bewertungsmanagement sehen und beantworten Sie Google-Bewertungen zentral.
• Datenschutz: hellomateo nutzt die offizielle WhatsApp Business API. Bei Vertragsschluss erhalten Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO. Die Datenschutzmappe dokumentiert Vertrag, Schutzmaßnahmen und Unterauftragsverarbeiter.
• Mehrere Teams und Standorte: Mehrere Mitarbeitende können über dieselbe Nummer antworten. Im zentralen Postfach sind auch mehrere Nummern möglich, etwa für unterschiedliche Teams oder Standorte.
• KI im Chat und am Telefon: Der KI-Assistent im Chat beantwortet wiederkehrende Kundenfragen und übergibt bei Bedarf an Ihr Team. Die KI-Telefonie nimmt Anrufe entgegen, beantwortet Standardfragen und dokumentiert Gespräche.

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Quellen: hellomateo: über 2.000 Betriebe.