WhatsApp in ein Geschäftskonto umwandeln - Anleitung! [Juli 2025]

Kurze Zusammenfassung in Stichpunkten

• WhatsApp entwickelte sich von einem Privat-Messenger zur Business-Plattform mit WhatsApp, WhatsApp Business und WhatsApp API.
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• Die Business App bietet Unternehmensprofile, Produktkataloge, Labels und automatisierte Antworten.
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• Die API richtet sich an größere Unternehmen und ermöglicht skalierbare, DSGVO-konforme Kommunikation über Business Solution Provider wie hellomateo.
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• WhatsApp zu WhatsApp Business umwandeln: Backup erstellen, Business-App installieren, Nummer verifizieren, Unternehmensprofil anlegen.
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• WhatsApp Business zu WhatsApp API umwandeln: Über Business Solution Provider einrichten, Rufnummer beantragen, System integrieren.

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Anleitung: WhatsApp Messenger in WhatsApp Business umwandeln

Die Umwandlung von WhatsApp zu WhatsApp Business ist schnell erledigt. Dazu müssen Sie einfach dieser Anleitung vom WhatsApp Mutterkonzern Meta folgen (Quelle: Meta):

Achtung: Sofern Sie Ihren bisherigen Chatverlauf behalten möchten, sollten Sie vor der Umwandlung unbedingt ein Backup von Ihrer bisherigen WhatsApp Version erstellen. Hier finden Sie die Anleitung für Android Geräte und für iPhones.

• Aktualisieren Sie den WhatsApp Messenger und laden Sie die WhatsApp Business App aus dem Google Play Store bzw. Apple App Store herunter.
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• Öffnen Sie die WhatsApp Business App.
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• Lesen Sie die WhatsApp Business Nutzungsbedingungen. Tippen Sie auf ZUSTIMMEN UND FORTFAHREN, um die Bedingungen zu akzeptieren.
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• Die WhatsApp Business App erkennt automatisch die Nummer, die Sie in WhatsApp Messenger verwenden. Tippe zum Fortfahren auf die Option mit der Telefonnummer Ihres Unternehmens.
  Wenn die angezeigte Nummer nicht der entspricht, die Sie verwenden möchten, tippen Sie auf ANDERE NUMMER VERWENDEN und fahren Sie mit der Verifizierung wie gewohnt fort.
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• Nur für Android Geräte: Tippe auf WEITER > ERLAUBEN, um der WhatsApp Business-App Zugriff auf deinen Chatverlauf und deine Medien zu gewähren.
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• WhatsApp sendet Ihnen eine SMS mit einem sechsstelligen Code. Geben Sie den sechsstelligen Code ein, um Ihre Nummer zu verifizieren.
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• Erstellen Sie Ihr Unternehmensprofil und tippen Sie auf WEITER.
  Sie können Ihr Unternehmensprofil bearbeiten, sobald Ihr WhatsApp Business-Konto aktiv ist.
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Anleitung: Umwandlung von WhatsApp Business zur WhatsApp Business API

WhatsApp erlaubt nur sehr wenigen Großkonzernen den direkten Zugriff auf seine API. Für die meisten Unternehmen führt der Weg zu WhatsApp Business API über sogenannte Business Solution Provider. Dies sind offizielle Partner des WhatsApp Eigentümers Facebook, die Unternehmen beim Zugriff auf die API unterstützen. Die Einrichtung der API hängt dementsprechend vom API Anbieter ab.

Das professionelle Messaging-Tool von hellomateo bietet nicht nur die Integration von WhatsApp Business über die API an, sondern auch eine übersichtliche Benutzeroberfläche und die Anbindung von vielen weiteren Kommunikationskanälen wie z.B. E-Mail und Instagram. hellomateo bietet bei der Einrichtung der Software inklusive WhatsApp Business API einen voll umfassenden Service mit professionellen Kundenbetreuern.

Durch eine Bestandsanalyse wird identifiziert, wie die Software am besten eingebunden werden kann. Daraufhin werden, falls noch nicht vorhanden, von hellomateo Unternehmensrufnummern beantragt und das System aufgesetzt. Nun sind die Kommunikationskanäle in der von hellomateo bereitgestellten Benutzeroberfläche vereint und direkt nutzbar. Ein fest zugeteilter Ansprechpartner steht allzeit bereit für Rückfragen und gibt weitere Tipps für eine hocheffiziente Kundenkommunikation. Sämtliche Details werden in einem kostenlosen Beratungstermin besprochen.
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Die Unterschiede von WhatsApp, WhatsApp Business und der WhatsApp API

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Was ist WhatsApp Business?

WhatsApp Business ist eine kostenlose, für Android und Apple Smartphones verfügbare App, die speziell für kleinere Unternehmen entwickelt wurde. WhatsApp Business vereinfacht die Interaktion mit Kunden, indem es Tools zum Automatisieren, Sortieren und zum schnellen Beantworten von Nachrichten bereitstellt. Die Benutzeroberfläche und viele Funktionen ähneln denen der WhatsApp Messenger App für Privatpersonen, sodass die Verwendung von WhatsApp Business den meisten Unternehmen sehr leicht fällt.
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Im Vergleich zu der App für Privatpersonen bietet ein WhatsApp Unternehmensaccount zusätzlich folgende Funktionen:

• Unternehmensprofil zur Auflistung wichtiger Informationen, wie Adresse, E-Mail und Website eines Unternehmens
• Messaging-Tools zur schnellen Beantwortung von Kundenanfragen wie zum Beispiel Textbausteine und automatisierte Antworten
• Kategorisieren von Kunden und Chats (z. B. Neukunde, Interessent, Serviceanfrage, etc.) für eine bessere Übersichtlichkeit
• Automatisierte Antworten an Kunden (z.B. außerhalb der Geschäftszeiten)
• Erstellung von Produktkatalogen

WhatsApp Business kann im Google Play Store und im App Store kostenfrei heruntergeladen werden.

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Was ist die WhatsApp Business API?

Um größeren Unternehmen eine sichere, skalierbare und DSGVO-konforme Lösung zu bieten, die auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist, hat Facebook im August 2018 die WhatsApp Business API eingeführt. Diese Anwendungsprogrammierschnittstelle (API) ermöglicht es Unternehmen, WhatsApp-Nachrichten von ihren Kunden zu empfangen und zu beantworten.

Im Gegensatz zur WhatsApp Business App kommt die API selbst ohne eine Benutzeroberfläche aus. Die API verbindet WhatsApp mit einem professionellen Messaging-Tool, wie es zum Beispiel hellomateo anbietet. Unternehmen integrieren den Endpunkt der WhatsApp API in die Software eines offiziellen WhatsApp Business Solution Anbieters. Hellomateo offeriert Unternehmenskunden mit der hauseigenen Software die entsprechende Integration in eine übersichtliche Benutzeroberfläche.

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Die wichtigsten Eigenheiten von der WhatsApp Business API

Um WhatsApp freizuhalten von übermäßiger Werbung und Spam, gibt es einige Einschränkungen, die Unternehmen bei der Kontaktaufnahme zu Nutzern beachten müssen.

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Marketing über WhatsApp Business

Unternehmen dürfen Werbebotschaften, Spam und Marketing-Nachrichten nur als sogenannte „Promotional Messages“ versenden. Dies sind individuelle anpassbare Nachrichtenvorlagen, die vorab von WhatsApp genehmigt werden müssen. Kunden können beispielsweise Produktvorschläge auf Basis ihrer letzten Bestellung erhalten. Cold-Call-Nachrichten und bestimmte Wörter oder Sätze, die die Nachricht zu werblich klingen lassen, sind nicht zulässig. Wichtige Kundeninformationen wie beispielsweise Bestellbestätigungen können natürlich jederzeit versendet werden. 

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Zustimmung (Opt-in)

Nachrichten können nur an Nutzer gesendet werden, wenn es sich um eine Antwort auf eine Nachricht des Nutzers handelt oder sich die Person durch einen sogenannten Opt-in aktiv dafür entscheiden, WhatsApp-Nachrichten zu erhalten (z. B. durch Eingabe einer Telefonnummer und das Aktivieren eines Kontrollkästchens).

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Service-Fenster bei Antworten

Wenn ein Nutzer eine Anfrage per WhatsApp an das Unternehmen sendet, muss die Antwort innerhalb von 24 Stunden erfolgen („Customer Care Window“). Dadurch, dass Kundenanfragen somit entsprechend zügig beantwortet werden, steigert sich die User-Experience von WhatsApp Nutzern und eine Kontaktaufnahme (ohne Opt-in) seitens des Unternehmens wird verhindert.

Innerhalb des Service-Fensters funktioniert die Kommunikation mit WhatsApp Business genauso wie mit der Anwendung für Privatpersonen. Es können Nachrichten mit Text, Weblinks und Emojis gesendet werden und selbstverständlich auch Bilder, Videos und Anhänge wie PDF Dateien im Chat geteilt werden.

Die Automatisierung in Form von Chatbots ist innerhalb des Servicefensters erlaubt. Die Möglichkeit, den Nutzer an einen Kundendienstmitarbeiter weiterzuleiten, muss allerdings vorhanden sein.

Wenn das Service-Fenster geschlossen ist, muss eine spezielle Nachrichtenvorlage versendet werden, um den Nutzer um eine Kontaktaufnahme zu bitten.

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Nachrichtenvorlagen

Nachrichtenvorlagen (von WhatsApp „Template Messages“ genannt) können die Kundenkommunikation für das Unternehmen sehr effizient gestalten. WhatsApp Unternehmenskunden können vorgefertigte Nachrichten verwenden, um in sekundenschnelle Bestellbestätigungen, Zahlungsaufforderungen und Versandinformationen zu versenden.

Technisch gesehen ist eine Nachrichtenvorlage eine Textfolge, die Platzhalter (für z.B. Bestellnummern, Daten und Preise) verwendet, um personalisierte Informationen bereitzustellen. Neben der von WhatsApp Business standardmäßig bereitgestellten Auswahl an häufig verwendeten Vorlagen können auch eigene Nachrichtenvorlagen erstellt werden, um alle Service Situationen für den individuellen Anwendungsfall abzudecken. Diese müssen vor der Verwendung von WhatsApp genehmigt werden. Der Genehmigungsprozess dauert bis zu 24 Stunden. WhatsApp überprüft Nachrichtenvorlagen, um Unternehmen daran zu hindern, unerwünschte Inhalte wie Werbenachrichten an Konsumenten zu senden.

Nachrichtenvorlagen lassen die Kundenkommunikation per WhatsApp Business hocheffizient werden (Quelle: Google Play Store).

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In Verbindung mit einer übersichtlichen Benutzeroberfläche, wie hellomateo sie anbietet, entfalten diese Tools ihr volles Potenzial und lassen die Kundenkommunikation von WhatsApp Business API Kunden hocheffizient werden.

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Tabellarische Übersicht über die Unterschiede der verschiedenen WhatsApp Versionen

Um bei diesen drei Varianten von WhatsApp den Überblick zu behalten, sind alle wichtigen Informationen in folgender Tabelle zusammengefasst.

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Übrigens: Mit hellomateo können Sie WhatsApp sogar mit anderen Software Programmen (z.B. Shopify, Salesforce oder Hubspot) verbinden und automatisierte Nachrichten versenden: über 70 direkte Integrationen sowie Anbindungen über Zapier, Make und n8n.

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Revolutionieren Sie Ihre Kundenkommunikation mit der WhatsApp Business Platform!

Die WhatsApp Business Platform, auch WhatsApp API genannt, wurde für Unternehmen entwickelt, die Ihre Kunden mit Kundenkommunikation und Marketing begeistern, die Kundenbindung langfristig steigern, Ihre Umsätze maximieren und den internen Arbeitsaufwand minimieren möchten. Mit hellomateo hat die WhatsApp Business Plattform für Unternehmen so viel mehr zu bieten als die herkömmliche WhatsApp Business App: über 70 direkte Integrationen und Anbindungen über Zapier, Make und n8n, WhatsApp Newsletter Marketing, Skalierbarkeit für mehrere Teams und Standorte, automatische Antworten, DSGVO-Konformität, etc...

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• Zentrale Benutzeroberfläche: Bündeln Sie WhatsApp, E-Mail und Instagram im zentralen Postfach von hellomateo. Weisen Sie Anfragen einzelnen Mitarbeitenden oder Teams zu und behalten Sie vergangene Gespräche im Blick.
• Integrationen: hellomateo bietet über 70 direkte Integrationen sowie Anbindungen über Zapier, Make und n8n. Nutzen Sie Daten aus Ihren angebundenen Systemen, um Einladungen, Abholnachrichten und Terminerinnerungen automatisch zu versenden.
• WhatsApp-Newsletter: Versenden Sie personalisierte WhatsApp-Newsletter an Kunden, die dem Empfang zugestimmt haben. Die Öffnungsrate von WhatsApp-Nachrichten liegt bei hellomateo bei über 90 %.
• Bewertungsmanagement: Bitten Sie Kunden nach einem Termin, Kauf oder Service mit entsprechender Einwilligung automatisch per WhatsApp um eine Bewertung. Mit dem Bewertungsmanagement sehen und beantworten Sie Google-Bewertungen zentral.
• Datenschutz: hellomateo nutzt die offizielle WhatsApp Business API. Bei Vertragsschluss erhalten Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO. Die Datenschutzmappe dokumentiert Vertrag, Schutzmaßnahmen und Unterauftragsverarbeiter.
• Mehrere Teams und Standorte: Mehrere Mitarbeitende können über dieselbe Nummer antworten. Im zentralen Postfach sind auch mehrere Nummern möglich, etwa für unterschiedliche Teams oder Standorte.
• KI im Chat und am Telefon: Der KI-Assistent im Chat beantwortet wiederkehrende Kundenfragen und übergibt bei Bedarf an Ihr Team. Die KI-Telefonie nimmt Anrufe entgegen, beantwortet Standardfragen und dokumentiert Gespräche.

Möchten Sie sehen, wie hellomateo Ihre Kundenkommunikation unterstützt? Vereinbaren Sie einen Termin und lernen Sie die Funktionen für Ihren Betrieb kennen.

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