WhatsApp Cloud API: Alle Infos für Unternehmen [Juli 2024]

Zusammenfassung für Ungeduldige

Die Einführung der WhatsApp Cloud API ermöglicht Unternehmen eine nahtlose und skalierbare Kundenkommunikation. Im Gegensatz zur bisherigen WhatsApp Business API Schnittstelle erfordert die Cloud API keine eigenen Server, da sie auf den Rechenzentren von Meta basiert. Diese Änderung der Infrastruktur vereinfacht zwar die technischen Anforderungen, die Einrichtung ist aber immer noch hochkomplex. Für kleine und mittelgroße Unternehmen und für alle Firmen ohne eine schlagkräftige IT-Abteilung ist die Nutzung der herkömmlichen WhatsApp API Schnittstelle über die kostenpflichtige Software eines Drittanbieters wie hellomateo immer noch der effizienteste Weg. Außerdem sollten sich Unternehmen im Hinblick auf die DSGVO gut überlegen, ob auf Servern außerhalb der EU gespeicherte Kundendaten den rechtlichen Anforderungen des Datenschutzes entspricht.

‍

‍

Was ist die WhatsApp Business API?

Um größeren Unternehmen eine sichere, skalierbare und DSGVO-konforme Lösung zu bieten, die auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist, hat Facebook im August 2018 die WhatsApp Business API eingeführt. Diese Anwendungsprogrammierschnittstelle (API) ermöglicht es Unternehmen, WhatsApp-Nachrichten von ihren Kunden zu empfangen und zu beantworten, ohne sich mit den begrenzten Funktionen der WhatsApp Business App zufriedenzustellen.

Im Gegensatz zur WhatsApp Business App kommt die API selbst ohne eine Benutzeroberfläche aus. Die API verbindet WhatsApp mit einem professionellen Messaging-Tool, wie es zum Beispiel hellomateo anbietet. Unternehmen integrieren den Endpunkt der WhatsApp API in die Software eines offiziellen WhatsApp Business Solution Anbieters. Hellomateo offeriert Unternehmenskunden mit der hauseigenen Software die entsprechende Integration in eine übersichtliche Benutzeroberfläche und stellt darüber hinaus eine Vielfalt an nützlichen und wertschöpfenden Funktionen zur Verfügung:

• Integrationen: Verknüpfen Sie WhatsApp mit Ihren Systemen, wie z.B. Ihrem CRM-System: über 70 direkte Integrationen sowie Anbindungen über Zapier, Make und n8n
• Automatisierte Nachrichten: Bestellbestätigungen, Versandinformationen, Bewertungsanfragen, Erinnerungen, etc. vollautomatisiert per WhatsApp an Ihre Kunden
• WhatsApp Newsletter: Hocheffektives Marketing per WhatsApp, das geht nur mit der API Schnittstelle
• DSGVO-konform: Im Gegensatz zu der herkömmlichen WhatsApp Business App ist die Nutzung der WhatsApp API für Unternehmen DSGVO-konform
• Skalierbarkeit: Unbegrenzte Anzahl an Nutzern und Geräten mit der WhatsApp API

Diese im Jahr 2018 eingeführte Version der WhatsApp API wird von Meta auch „WhatsApp On-Premises API“ genannt. Die Begriffe „WhatsApp Business API“ und „WhatsApp On-Premises API“ sind also Synonyme. Doch was genau ist denn nun die neue WhatsApp Cloud API?

‍

‍

Was ist die WhatsApp Cloud API?

Die WhatsApp Cloud API ist eine Plattform, die Unternehmen die Möglichkeit bietet, nahtlos mit ihren Kunden über den populären Messaging-Dienst WhatsApp zu interagieren. Sie öffnet die Tür zu effizienteren Kommunikationswegen und eröffnet vielfältige Möglichkeiten für die Automatisierung von Prozessen.

Die API ermöglicht es Unternehmen, Nachrichten zu senden, zu empfangen und zu verwalten, was die Grundlage für vielfältige Anwendungsfälle wie Kundensupport, Benachrichtigungen, Marketingkampagnen und mehr bildet. Durch die Nutzung der Cloud-basierten Infrastruktur von Meta (dem Unternehmen hinter WhatsApp) entfällt die Notwendigkeit, eigene Server zu betreiben, was den Zugang und die Verwendung der API erleichtert.

‍

‍

Wie genau unterscheidet sich die WhatsApp Cloud API von der WhatsApp On-Premises API?

Die WhatsApp Cloud API unterscheidet sich grundlegend von der On-Premises API in Bezug auf die zugrunde liegende Infrastruktur und die Bereitstellung. Während die On-Premises API erfordert, dass Unternehmen eigene Server betreiben, läuft die Cloud API in den Rechenzentren von Meta. Dies führt zu einer Vereinfachung der technischen Anforderungen und ermöglicht Unternehmen, sich auf die eigentliche Kommunikation zu konzentrieren, anstatt sich um die Beschaffung und Wartung von Servern kümmern zu müssen. In der folgenden Grafik sind die Unterschiede in der Infrastruktur übersichtlich dargestellt (Quelle: Meta Platforms).
‍

‍

Die Cloud API bietet zudem einen nahtlosen Zugang zu neuen Funktionen und Updates. Sie stellt sicher, dass Unternehmen immer auf dem neuesten Stand sind, ohne manuelle Upgrades durchführen zu müssen. Dies ermöglicht es Unternehmen, schneller auf sich ändernde Anforderungen und Kundenbedürfnisse zu reagieren.

Lesetipp: In unserem Artikel "Was kostet die WhatsApp Business API in 2026?" haben wir alle Kosten detailliert beschrieben.

‍

‍

Was sind die wichtigsten Eigenschaften von der WhatsApp Business API und Cloud API?

Um WhatsApp freizuhalten von übermäßiger Werbung und Spam, gibt es einige Einschränkungen, die Unternehmen bei der Kontaktaufnahme zu Nutzern beachten müssen.

Um WhatsApp freizuhalten von übermäßiger Werbung und Spam, gibt es einige Einschränkungen, die Unternehmen bei der Kontaktaufnahme zu Nutzern beachten müssen. Ansonsten wären Nachrichten über die API Schnittstelle aufgrund der von WhatsApp separaten Nutzeroberfläche völlig unreglementiert. Da Nutzer nicht genauso mit werblichen Spam Nachrichten bombardiert werden sollen wie bei E-Mails, hat Meta einige wichtige Regeln festgelegt.

‍

‍

Marketing mit WhatsApp Newslettern

Unternehmen dürfen Werbebotschaften und Marketing-Nachrichten nur als sogenannte „Promotional Messages“ versenden. Dies sind individuelle anpassbare Nachrichtenvorlagen, die vorab von WhatsApp genehmigt werden müssen. Kunden können beispielsweise Produktvorschläge auf Basis ihrer letzten Bestellung erhalten. Cold-Call-Nachrichten und bestimmte Wörter oder Sätze, die die Nachricht zu werblich klingen lassen, sind offiziell nicht zulässig. In der Praxis haben Unternehmen relativ viel Spielraum mit der Formulierung ihres Newsletters. Wichtige Kundeninformationen wie beispielsweise Bestellbestätigungen können natürlich jederzeit versendet werden. 

‍

‍

Zustimmung (Opt-In)

Nachrichten können nur an Nutzer gesendet werden, wenn es sich um eine Antwort auf eine Nachricht des Nutzers handelt oder die Person durch einen sogenannten Opt-In aktiv zugestimmt hat, WhatsApp-Nachrichten zu erhalten (z. B. durch Eingabe einer Telefonnummer und das Aktivieren eines Kontrollkästchens).

‍

‍

Service-Fenster bei Antworten

Wenn ein Nutzer eine Anfrage per WhatsApp an das Unternehmen sendet, muss die Antwort innerhalb von 24 Stunden erfolgen („Customer Care Window“). Dadurch, dass Kundenanfragen somit entsprechend zügig beantwortet werden, steigert sich die User-Experience von WhatsApp Nutzern und eine Kontaktaufnahme (ohne Opt-in) seitens des Unternehmens wird verhindert.

Innerhalb des Service-Fensters funktioniert die Kommunikation mit WhatsApp Business genauso wie mit dem WhatsApp Messenger für Privatpersonen. Es können Nachrichten mit Text, Weblinks und Emojis gesendet werden und selbstverständlich auch Bilder, Videos und Anhänge wie PDF Dateien im Chat geteilt werden.

Die Automatisierung in Form von Chatbots ist innerhalb des Servicefensters erlaubt. Die Möglichkeit, den Nutzer an einen Kundendienstmitarbeiter weiterzuleiten, muss allerdings vorhanden sein.

Wenn das Service-Fenster geschlossen ist, können Nutzer nur mit einer Nachrichtenvorlage kontaktiert werden, nicht mit einem individuellen Freitext.

‍

Nachrichtenvorlagen

Nachrichtenvorlagen (von WhatsApp „Template Messages“ genannt) können die Kundenkommunikation für das Unternehmen sehr effizient gestalten. WhatsApp Unternehmenskunden können vorgefertigte Nachrichten verwenden, um in sekundenschnelle Bestellbestätigungen, Zahlungsaufforderungen und Versandinformationen zu versenden. Wenn Ihr WhatsApp API Anbieter vielfältige Integrationen für andere Softwareprogramme bereitstellt, kann dies sogar vollautomatisiert erfolgen.
‍

Technisch gesehen ist eine Nachrichtenvorlage eine Textfolge, die Platzhalter (für z.B. Bestellnummern, Daten und Preise) verwendet, um personalisierte Informationen bereitzustellen. Neben der von WhatsApp Business standardmäßig bereitgestellten Auswahl an häufig verwendeten Vorlagen können auch eigene Nachrichtenvorlagen erstellt werden, um alle Service Situationen für den individuellen Anwendungsfall abzudecken. Diese müssen vor der Verwendung von WhatsApp genehmigt werden. Der Genehmigungsprozess dauert bis zu 24 Stunden. WhatsApp überprüft Nachrichtenvorlagen, um Unternehmen daran zu hindern, unerwünschte Inhalte an Konsumenten zu senden. Für Nachrichtenvorlagen gibt es verschiedene Kategorien (Authentifizierung, Marketing und Verwaltung) an die sich strikt gehalten werden muss. Mehr Infos zu den Kategorien und den jeweiligen Kosten finden Sie etwas weiter unten in dem Abschnitt "Was kostet die WhatsApp Business API?".
‍

In Verbindung mit einer übersichtlichen Benutzeroberfläche, wie hellomateo sie anbietet, entfalten diese Tools ihr volles Potenzial und lassen die Kundenkommunikation von WhatsApp Business API Kunden hocheffizient werden.

‍

‍

Wie bekommt man Zugang zur WhatsApp Cloud API?

Der Zugang zur WhatsApp Cloud API erfolgt entweder über sogenannte Business Solution Provider (BSPs) oder direkt über die WhatsApp Cloud. Business Solution Provider können die Integration und Bereitstellung der API für Unternehmen verwalten. Unternehmen, die die WhatsApp Cloud API eigenständig integrieren möchten, müssen mit einem erheblichen Einsatz von personellen Ressourcen aus dem IT-Bereich rechnen.

Wenn Sie dennoch versuchen möchten die WhatsApp Cloud API eigenständig einzurichten, müssen Sie zuerst ein Facebook-Entwicklerkonto einrichten, eine eigene App erstellen und diese mit WhatsApp verknüpfen. Nach dem erfolgreichen Versand einer Testnachricht müssen Sie einen sogenannten Webhook konfigurieren, um den Erhalt von Benachrichtigungen zu ermöglichen. Anschließend müssen Sie die korrekte Einrichtung mit dem Empfang einer Testnachricht bestätigen. Wenn dies erfolgreich war, müssen Sie Ihre Telefonnummer verbinden und legitimieren. Eine detaillierte und stets aktuelle Anleitung zur Einrichtung der WhatsApp Cloud API erhalten Sie bei Meta. Weitere Informationen finden Sie auch bei Meta`s FAQ zur Cloud API.

Insgesamt markiert die WhatsApp Cloud API einen bedeutenden Schritt in der Entwicklung der Unternehmenskommunikation. Sie ermöglicht Unternehmen, effizienter und dynamischer mit ihren Kunden zu interagieren und gleichzeitig die technischen Hürden der Infrastruktur zu minimieren. Die Cloud API öffnet die Tür zu einer neuen Ära der Kommunikation, in der Unternehmen nahtlos und effektiv mit Kunden auf der ganzen Welt in Kontakt treten können.

Allerdings ist der Aufwand und das benötigte Know-how, das mit der eigenständigen Integration der WhatsApp Cloud API einhergeht, nicht zu unterschätzen. Die WhatsApp API über einen externen Provider wie beispielsweise hellomateo zu verwenden, ist dahingegen sehr simpel.

‍

‍

So geht´s einfacher: Die WhatsApp API mit hellomateo nutzen

WhatsApp erlaubt nur sehr wenigen Großkonzernen den direkten Zugriff auf seine API. Für die meisten Unternehmen führt der Weg zu WhatsApp Business API über sogenannte Business Solution Provider. Dies sind offizielle Partner des WhatsApp Eigentümers Facebook, die Unternehmen beim Zugriff auf die API unterstützen. Die Einrichtung der API hängt dementsprechend vom API Anbieter ab.

Das professionelle Messaging-Tool von hellomateo bietet nicht nur die Integration von WhatsApp Business über die API an, sondern ebenfalls eine übersichtliche Benutzeroberfläche und die Integration von vielen weiteren Kommunikationskanälen wie z.B. E-Mail und Instagram. Hellomateo bietet bei der Einrichtung der Software inklusive WhatsApp Business API einen voll umfassenden Service mit professionellen Kundenbetreuern.

Durch eine Bestandsanalyse wird identifiziert, wie die Software am besten eingebunden werden kann. Daraufhin werden, falls noch nicht vorhanden, von hellomateo Unternehmensrufnummern beantragt und das System aufgesetzt. Nun sind die Kommunikationskanäle in der von hellomateo bereitgestellten Benutzeroberfläche vereint und direkt nutzbar. Ein fest zugeteilter Ansprechpartner steht allzeit bereit für Rückfragen und gibt weitere Tipps für eine hocheffiziente Kundenkommunikation. Sämtliche Details werden in einem kostenlosen Beratungstermin besprochen.
‍

‍

‍

Was für Vorteile bietet die WhatsApp API in Verbindung mit hellomateo?

hellomateos Messaging Software bietet weit mehr als eine schlichte Benutzeroberfläche von WhatsApp API. Diverse Eigenschaften und Tools führen dazu, dass durch hellomateos zentrale Messaging Software die Kundenkommunikation deutlich effizienter wird. Vereinbaren Sie einfach einen kostenlosen Beratungstermin, um alle Details zu erfahren. Unsere Kunden wissen folgende Vorteile besonders zu schätzen:

• Zentrale Benutzeroberfläche: Bündeln Sie WhatsApp, E-Mail und Instagram im zentralen Postfach von hellomateo. Weisen Sie Anfragen einzelnen Mitarbeitenden oder Teams zu und behalten Sie vergangene Gespräche im Blick.
• Integrationen: hellomateo bietet über 70 direkte Integrationen sowie Anbindungen über Zapier, Make und n8n. Nutzen Sie Daten aus Ihren angebundenen Systemen, um Einladungen, Abholnachrichten und Terminerinnerungen automatisch zu versenden.
• WhatsApp-Newsletter: Versenden Sie personalisierte WhatsApp-Newsletter an Kunden, die dem Empfang zugestimmt haben. Die Öffnungsrate von WhatsApp-Nachrichten liegt bei hellomateo bei über 90 %.
• Bewertungsmanagement: Bitten Sie Kunden nach einem Termin, Kauf oder Service mit entsprechender Einwilligung automatisch per WhatsApp um eine Bewertung. Mit dem Bewertungsmanagement sehen und beantworten Sie Google-Bewertungen zentral.
• Datenschutz: hellomateo nutzt die offizielle WhatsApp Business API. Bei Vertragsschluss erhalten Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO. Die Datenschutzmappe dokumentiert Vertrag, Schutzmaßnahmen und Unterauftragsverarbeiter.
• Mehrere Teams und Standorte: Mehrere Mitarbeitende können über dieselbe Nummer antworten. Im zentralen Postfach sind auch mehrere Nummern möglich, etwa für unterschiedliche Teams oder Standorte.
• KI im Chat und am Telefon: Der KI-Assistent im Chat beantwortet wiederkehrende Kundenfragen und übergibt bei Bedarf an Ihr Team. Die KI-Telefonie nimmt Anrufe entgegen, beantwortet Standardfragen und dokumentiert Gespräche.

Möchten Sie sehen, wie hellomateo Ihre Kundenkommunikation unterstützt? Vereinbaren Sie einen Termin und lernen Sie die Funktionen für Ihren Betrieb kennen.