Upgrade für Physiotherapeuten: Kommunikationsaufwand reduzieren dank WhatsApp [Juli 2023]

Herausforderungen in der Patientenkommunikation

Die Kommunikation in der Praxis ist oft eine Herausforderung. Es müssen mehrere Kommunikationskanäle gleichzeitig betreut werden, wie Telefon, E-Mail und die persönliche Betreuung der Patienten vor Ort. Ein ständig besetztes Telefon kann das Erlebnis der Patienten negativ beeinflussen und ist auch für das Personal frustrierend. E-Mail-Kommunikation ist oft langwierig und die Antwortzeiten sind lang. E-Mails gehen in den überfüllten Postfächern der Patienten schnell unter, und es ist schwierig, den Überblick über die gesamte Kommunikation zu behalten. Der Anteil der Arbeitszeit von Praxen, der für die Kommunikation mit Patienten verwendet wird, ist häufig viel zu hoch. Es gibt viel bessere Alternativen, die begrenzten Personalressourcen von Praxen einzusetzen als in kontinuierlichen Telefonaten mit Patienten.

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WhatsApp ist weit verbreitet – doch für Praxen in der Standard-Version nicht DSGVO-konform

Die meisten Menschen bevorzugen mittlerweile die Kommunikation über WhatsApp. In Deutschland nutzen mehr als 60 Millionen Bürger den Messenger mehrmals am Tag. Die Nutzung von WhatsApp in der Patientenkommunikation unterliegt jedoch bestimmten Richtlinien und Vorgaben der DSGVO. Die Nutzung der klassischen WhatsApp oder der WhatsApp Business App ist im Hinblick auf die geltenden Richtlinien nicht empfehlenswert. Beide Optionen greifen auf Adress- und Metadaten der gespeicherten Kontakte zu und sind daher nicht DSGVO konform. Zudem können sie nicht optimal von mehreren Nutzern oder Geräten aus betreut werden, was zu Chaos in der Kommunikation mit Patienten führen kann.

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WhatsApp Business API als Alternative

Die einzige Alternative ist die Nutzung der WhatsApp Business API, die erweiterte und DSGVO-konforme Funktionen des Messengers bietet. hellomateo ist eine Software, die relevante Kommunikationskanäle wie WhatsApp, SMS und E-Mail im universellen Posteingang bündelt und somit eine effiziente und individuelle Betreuung der Patienten ermöglicht. Durch Nachrichtenvorlagen wird eine hocheffiziente Bearbeitung von Anfragen sichergestellt. Sogar vollautomatisierte Chats bei simplen Themen, wie zum Beispiel einer Terminbuchung sind umsetzbar. Dadurch können die begrenzten personellen Ressourcen von Praxen im Gesundheitssektor geschont werden. Zudem ist in hellomateo die interne Kommunikation zwischen den Mitarbeitern integriert. Mit der WhatsApp API Anbindung von hellomateo gibt es aus technischer Sicht keine Grenzen bei der Anzahl an Nutzern und Geräten pro Account. Wir stellen sicher, dass jeder Ihrer Mitarbeiter einen Zugang zu WhatsApp bekommt, falls Sie das wünschen. Mit hellomateo ist es auch möglich, mehrere Rufnummern an die WhatsApp API anzubinden. Sogar Ihre bestehende Festnetznummer! Dadurch wird eine schnelle und effiziente Bearbeitung von eingehenden Anfragen gewährleistet. Auch unterschiedliche Standorte und Postfächer können verwaltet werden.

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Mit dem WhatsApp Newsletter bleiben Ihre Patienten informiert

• Terminerinnerungen: Physiotherapeuten können WhatsApp Newsletter verwenden, um Patienten an bevorstehende Termine zu erinnern. Durch eine rechtzeitige Erinnerung können mehr Patienten ihren Termin wahrnehmen. Dadurch wird die Arbeitszeit der Therapeuten effizient genutzt und die Chance auf Folgetermine erhöht sich.

• Gesundheitstipps und Empfehlungen: Sie können WhatsApp außerdem verwenden, um Patienten über gesundheitliche Aspekte aufzuklären. Versenden Sie beispielsweise Übungen für Zuhause oder Tipps dazu, welche Sportarten bei welchen Beschwerden gemieden werden sollten. Dadurch fühlen sich die Patienten zu Ihrer Praxis enger verbunden und wechseln nur mit einer deutlich verringerten Wahrscheinlichkeit zu anderen Praxen.

• Versand von wichtigen Informationen: Ihre Praxis möchte die wohlverdienten Ferien genießen? Ein Therapeut oder eine Therapeutin fallen wegen Krankheit aus? Oder es müssen Umbaumaßnahmen durchgeführt werden? Versenden Sie wichtige Informationen mit wenigen Klicks an Ihre Patienten. Dadurch bleiben Ihre Patienten informiert und Sie reduzieren den Kommunikationsaufwand massiv.
  

Zusätzlich mehr Online-Bewertungen einsammeln

Positive Bewertungen sind im medizinischen Bereich von großer Bedeutung, um das Vertrauen der Patienten zu gewinnen und zu halten. Viele Praxen haben jedoch keine effizienten Prozesse, um glückliche Patienten daran zu erinnern, eine Bewertung auf Google zu hinterlassen. Unzufriedene Patienten äußern sich hingegen oft in negativen Online-Bewertungen. Mit hellomateo können automatisierte Nachrichten an Patienten versendet werden, um sie an die Abgabe einer Bewertung zu erinnern und somit die Online-Reputation der Praxis zu verbessern.

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Erfahrungsbericht der Praxis "Physio Lola"

Die Physiopraxis Lola setzt hellomateo dazu ein, um Patienten eine einfache Kontaktmöglichkeit anzubieten, Prozesse zu automatisieren und den Arbeitsalltag der Mitarbeiter zu erleichtern. Der Kontaktkanal WhatsApp kann dank hellomateo nun von der Rezeption und dem behandelnden Arzt gleichzeitig genutzt werden. Die integrierte Kommentar- und Zuweisungsfunktion erlaubt dabei einen reibungslosen Informationsfluss. Automatische Antwortnachrichten ermöglichen es, einen beträchtlichen Anteil der eingehenden Terminanfragen automatisiert abzuwickeln. Für Patienten ist das Praxispersonal über das auf der Website eingebundene Web-Widget einfacher und über eine Vielzahl von Kanälen erreichbar. Dank der hellomateo Mobile-App können eingehende Nachrichten auch bei Außeneinsätzen über das Smartphone schnell und zuverlässig beantwortet werden. Physio Lola konnte durch hellomateo die Zahl der unproduktiven Telefonate um über 40% senken und ausgefallene Termine doppelt so schnell wie bisher weitervergeben.
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Effiziente Kommunikation mit Patienten über die WhatsApp Business Platform von hellomateo

Wir von hellomateo sind Ihre Messaging-Experten, wenn es um die Patientenkommunikation geht. Dutzende Praxen für Physiotherapie nutzen bereits hellomateo und zeigen sich begeistert. Unsere Kunden wissen folgende Vorteile von hellomateo besonders zu schätzen:

• ‍Zentrale Benutzeroberfläche: hellomateo vereint WhatsApp Business Platform, E-Mail, Instagram, SMS und Facebook Messenger in einem zentralen Posteingang. Die intuitive Benutzeroberfläche beinhaltet diverse Tools für effiziente Kundenkommunikation und spart Ihnen wertvolle Arbeitszeit.
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• Integrationen: Mit hellomateo können Sie WhatsApp in über 6.000 Softwareprogramme integrieren und vollautomatisierte Kundenreisen mit Einladungen, Bestellbestätigungen, Versandinformationen, Rechnungen und Erinnerungen erstellen.
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• Newsletter Marketing: Versenden Sie DSGVO-konforme Newsletter über WhatsApp oder SMS und profitieren Sie von Öffnungsraten über 95 %.‍
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• Bewertungsmanagement: hellomateo kann automatisiert Online-Bewertungen von Ihren Kunden anfordern, was Ihr Google-Ranking und das Vertrauen in Ihr Unternehmen stärkt.
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• ‍Datenschutz: hellomateo erfüllt alle deutschen und europäischen Datenschutzanforderungen und bietet Ende-zu-Ende Verschlüsselung für sichere Kundenkommunikation.
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• Skalierbarkeit: Unsere Software eignet sich für Unternehmen jeder Größe und lässt sich je nach Paket unbegrenzt erweitern.‍
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• ‍Diverse KI-Funktionen: Unser KI-Agent kann Kundenanfragen im Chat automatisiert beantworten, Anrufe entgegennehmen, bei der Formulierung von Nachrichten unterstützen und vieles mehr.

Vereinbaren Sie ein unverbindliches und kostenloses Beratungsgespräch und wir zeigen Ihnen, wie hellomateo Ihre Kommunikationsbedürfnisse abdeckt! Buchen Sie dazu einfach hier einen Termin oder schreiben Sie uns über unser Web-Widget.

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