Magicline mit WhatsApp verbinden: Verträge, Check-ins, Kurse

Was leistet die Verbindung von Magicline und WhatsApp?

Die Verbindung überträgt Mitglieder-, Vertrags-, Termin- und Kursdaten aus Magicline an hellomateo, damit Sie diese für Ihre Mitgliederkommunikation per WhatsApp nutzen können. Ihre Daten pflegen Sie weiterhin in Ihrer Studio-Software Magicline. Sie bleibt Ihr Hauptsystem, die Daten fließen nur in eine Richtung.

Aus den übertragenen Daten ergeben sich laut Handbuch diese Anlässe:

• Gebuchte Kurse und Einzeltermine: Einzeltermine und Kursbuchungen kommen als Termine am Kontakt an. Bei Kursen entsteht je gebuchtem Mitglied ein eigener Termin, sodass Sie Erinnerungen für jedes Mitglied einzeln steuern.
• Verträge: Verträge sind die Grundlage für Abläufe wie die Reaktivierung nach einer Kündigung, Tarifwechselangebote oder Treueaktionen. Mit dem letzten möglichen Kündigungstermin lässt sich zum Beispiel eine Zufriedenheitsnachfrage 14 Tage vor dem Stichtag aufsetzen.
• Besuche: hellomateo führt am Kontakt die Zahl der Studiobesuche der letzten 91 Tage und aktualisiert sie bei jedem Check-in und Check-out. Ob der Besuchszähler auch ohne erneuten Check-in oder Check-out aktualisiert wird, geht aus dem Handbuch nicht hervor. Nutzen Sie ihn erst dann zur Auswahl lange abwesender Mitglieder, wenn die Aktualisierung für diesen Fall geklärt ist.
• Geburtstag: Das Geburtsdatum ist die Grundlage für Geburtstagskampagnen.

Für die Planung von Kampagnen gilt eine Einschränkung: Werbeeinwilligungen überträgt die Anbindung nicht. Mehr dazu steht im Abschnitt zu den Einwilligungen.

Weitere Informationen zu Anbindungen finden Sie unter hellomateo: Integrationen.

Quellen: hellomateo: Integrations-Handbuch Magicline, Version 1.2.0, Stand 04.09.2026, Seiten 3 und 8 bis 12. Abgerufen am 11.11.2026.

Welche Daten überträgt Magicline an hellomateo?

Magicline überträgt Mitgliederstammdaten, Verträge mit Status und Ruhezeiten, Check-ins, Einzeltermine und Kursbuchungen an hellomateo.

Verträge führt hellomateo als Aufträge am Kontakt, Check-ins, Einzeltermine und Kursbuchungen als Termine. Einzeltermine sind feste Verabredungen zwischen Mitglied und Trainer, etwa ein Probetraining oder eine Ernährungsberatung. Der Vertragsstatus lautet „aktiv“, „pausiert“ bei laufender Ruhezeit oder „inaktiv“. Buchungen tragen den Status „gebucht“, „Bestätigung steht aus“ oder „abgesagt“, bei Kursen zusätzlich „Warteliste“.

Bei Telefonnummern liefert Magicline bis zu vier Nummern je Mitglied: privat mobil, geschäftlich mobil, privat Festnetz und geschäftlich Festnetz. Alle gepflegten Nummern werden übernommen und als WhatsApp-Nummer und als SMS-Nummer geführt. Ob eine Nummer mobil ist, wird nicht geprüft. An eine Festnetznummer lässt sich per WhatsApp nichts zustellen. Pflegen Sie Mobilnummern deshalb in Magicline in den Mobilfunkfeldern.

E-Mail-Adressen werden auf ein gültiges Format geprüft. Eine ungültige Adresse wird verworfen, der übrige Datensatz bleibt erhalten.

Quellen: hellomateo: Integrations-Handbuch Magicline, Version 1.2.0, Stand 04.09.2026, Seiten 3, 8 bis 12 und 16. Abgerufen am 11.11.2026.

Wie oft werden die Daten aus Magicline abgeglichen?

Magicline gleicht nicht nach einem Zeitplan ab, sondern meldet jedes Ereignis an hellomateo, sobald es im Studio passiert. Einen geplanten nächtlichen Abgleich gibt es nicht. Änderungen sind laut Handbuch im Regelfall innerhalb von Sekunden in hellomateo sichtbar.

Der Ablauf hat zwei Schritte. Magicline schickt eine kurze Benachrichtigung mit dem Ereignistyp und der Kennung des betroffenen Objekts. hellomateo holt daraufhin die vollständigen Daten aus der Magicline-Schnittstelle und legt sie am richtigen Kontakt ab.

Das gilt unter anderem für diese Ereignisse:

• Mitglied: Ein neues Mitglied wird als Kontakt angelegt. Geänderte Mitgliedsdaten aktualisieren den vorhandenen Kontakt.
• Check-in und Check-out: Der Besuch wird als Termin am Kontakt angelegt. Zusätzlich aktualisiert hellomateo den Besuchszähler und die Verträge des Mitglieds.
• Vertrag und Ruhezeit: Ein neuer Vertrag wird als Auftrag am Kontakt angelegt. Wird eine Ruhezeit angelegt, geändert oder storniert, wechselt der Vertragsstatus zwischen „aktiv“ und „pausiert“.
• Einzeltermin und Kurs: Wird ein Termin oder Kursplatz gebucht, geändert oder abgesagt, legt hellomateo den Termin am Kontakt an oder aktualisiert seinen Status.

Am Anfang steht ein einmaliger Erstimport aller vorhandenen Mitglieder. Je nach Mitgliederzahl dauert er einige Minuten bis mehrere Stunden.

Weil hellomateo keine eigenen Abrufe anstößt, gibt es keinen Zeitplan, den Sie ändern könnten. Ist die Verbindung kurz unterbrochen, etwa während eines Wartungsfensters, wiederholt Magicline die Benachrichtigung. Verlorene Ereignisse werden dadurch in der Regel automatisch nachgeholt. Trifft dasselbe Ereignis mehrfach ein, entstehen keine Dubletten. Einzelne fehlerhafte Datensätze stoppen die Übertragung nicht.

Quellen: hellomateo: Integrations-Handbuch Magicline, Version 1.2.0, Stand 04.09.2026, Seiten 3, 7, 8 und 13. Abgerufen am 11.11.2026.

Was überträgt Magicline nicht und wo liegen die Grenzen?

Magicline überträgt Daten nur in Richtung hellomateo: Änderungen, die Sie in hellomateo vornehmen, werden nicht nach Magicline zurückgeschrieben. Kassenbuchungen, Abrechnungsdetails, Mitarbeiterdaten und interne Notizen bleiben in Magicline.

Für Ihre Abläufe sind außerdem diese Besonderheiten relevant:

• Keine Historie beim Start: Der Erstimport umfasst ausschließlich die Mitglieder, und zwar aktive, gekündigte und ehemalige Mitglieder sowie Interessenten. Verträge, Check-ins, Termine und Kursbuchungen werden nicht rückwirkend geladen. Diese Bereiche sind nach dem Import noch leer und füllen sich im laufenden Betrieb. Brauchen Sie eine vollständige Historie, wenden Sie sich an den Kundenservice von hellomateo. Einzelne Bereiche lassen sich gezielt nachladen.
• Gesperrte Mitglieder: Sperrt Magicline den Studiozutritt, markiert hellomateo den Kontakt als gesperrt und nimmt ihn aus der laufenden Kommunikation. Der Datensatz bleibt erhalten.
• Ruhezeiten: Am Vertrag erscheinen nur Ruhezeiten, die das Studio bestätigt hat. Je Vertrag wird eine Ruhezeit ausgewiesen: die nächste laufende oder anstehende, sonst die zuletzt vergangene.
• Termine ohne Zuordnung: Termine ohne Datum oder ohne zugeordnetes Mitglied werden übersprungen.
• SMS: Die Rufnummern werden zwar auch als SMS-Nummern gespeichert. Servicenachrichten per SMS sind über die Anbindung laut Handbuch aber nicht möglich. Nutzen Sie dafür WhatsApp oder E-Mail.
• Umbenennung des Studios: Lassen Sie Ihr Studio umbenennen oder erhalten Sie einen neuen Mandanten, ändern sich die Adressen der Magicline-Schnittstelle. Ihr hellomateo-Ansprechpartner muss die Verbindung dann aktualisieren, sonst bricht die Übertragung ab.

Quellen: hellomateo: Integrations-Handbuch Magicline, Version 1.2.0, Stand 04.09.2026, Seiten 3 und 6 bis 10. Abgerufen am 11.11.2026.

Wie werden Einwilligungen für Werbung aus Magicline übernommen?

Aus Magicline werden Werbeeinwilligungen derzeit nicht übernommen. Magicline führt Einwilligungen laut Handbuch nicht getrennt nach Kanal.

Erfassen Sie Werbeeinwilligungen deshalb separat in hellomateo oder sammeln Sie sie über ein Anmeldeformular von hellomateo ein. Das Handbuch nennt diesen Punkt ausdrücklich als Einschränkung für die Kampagnenplanung: Angaben wie Geburtstag, Kündigungstermin oder Besuchszähler kommen aus Magicline, die Einwilligung für Werbung nicht.

Beschrieben ist hier die technische Übernahme, keine rechtliche Freigabe für einen konkreten Versand.

Quellen: hellomateo: Integrations-Handbuch Magicline, Version 1.2.0, Stand 04.09.2026, Seite 10. Abgerufen am 11.11.2026.

Was brauchen Sie für die Einrichtung von Magicline und wer übernimmt was?

Für die Anbindung von Magicline brauchen Sie ein aktives hellomateo-Konto mit eingerichtetem und freigeschaltetem WhatsApp-Kanal, mindestens eine genehmigte WhatsApp-Vorlage und eine aktive Magicline-Lizenz mit freigeschaltetem Open-API-Zugang. Das ist das Modul für externe Integrationen, das Magicline je Studio aktiviert.

Dazu kommt ein Magicline-Leistungspaket, das Partnerintegrationen erlaubt. Nicht jedes Leistungspaket deckt sie ab. Klären Sie das mit Ihrem Ansprechpartner bei Magicline, bevor der Einführungstermin geplant wird. Ein nötiger Paketwechsel verzögert die Einrichtung laut Handbuch sonst um Wochen.

Bei Studioketten braucht jedes Magicline-Studio eine eigene Verbindung in hellomateo.

Die Einrichtung verteilt sich auf Ihr Studio, Magicline und hellomateo:

1. Integration aktivieren. Ihr Studio aktiviert die hellomateo-Integration im Magicline-Marketplace. Ihr hellomateo-Ansprechpartner begleitet Sie dabei.
2. Zugang übergeben. Magicline schaltet den Zugang für Ihr Studio frei und übermittelt die nötigen Angaben direkt an hellomateo. Sie müssen nichts entgegennehmen oder weiterleiten.
3. Verbindung anlegen. hellomateo legt die Verbindung an und startet den Erstimport der Mitglieder.
4. Stammdaten prüfen. Sie suchen in hellomateo ein Ihnen bekanntes Mitglied und prüfen Name, Geburtstag, Telefonnummer, E-Mail, Anschrift, Mitgliedsstatus und Studiozuordnung.
5. Kanal zuordnen. Sie ordnen Ihrem Magicline-Studio den passenden WhatsApp-Kanal in hellomateo zu, bei mehreren Studios je Standort. So landen ein- und ausgehende Nachrichten beim richtigen Standort.

Die technische Verbindung steht, bevor der Einführungstermin beginnt. Im Termin geht es um die fachliche Inbetriebnahme. Verträge, Check-ins, Termine und Kursbuchungen können Sie nach dem ersten Check-in oder der ersten Kursbuchung am selben Mitglied nachsehen.

Quellen: hellomateo: Integrations-Handbuch Magicline, Version 1.2.0, Stand 04.09.2026, Seiten 4 bis 6. Abgerufen am 11.11.2026.

Was kostet die Integration von Magicline?

Für die Anbindung von Magicline gilt: Integrationen sind bei hellomateo ab dem Paket Business enthalten. Die Paketübersicht finden Sie unter hellomateo: Preise.

Auf der Seite von Magicline setzt die Anbindung eine aktive Lizenz mit freigeschaltetem Open-API-Zugang und ein Leistungspaket voraus, das Partnerintegrationen erlaubt.

Quellen: hellomateo: Integrationen; hellomateo: Preise; hellomateo: Integrations-Handbuch Magicline, Version 1.2.0, Stand 04.09.2026, Seite 4. Abgerufen am 11.11.2026.