acriba Direkt mit WhatsApp verbinden: Postfach, Einrichtung

Was leistet die Verbindung von acriba Direkt und WhatsApp?

Die Verbindung bringt das WhatsApp-Postfach von hellomateo als eigenen Reiter in acriba Direkt, sodass Ihre Mitarbeiter Kundennachrichten lesen und beantworten, ohne das Programm zu wechseln. acriba Direkt bleibt Ihr Hauptsystem für Kunden- und Vorgangsdaten. hellomateo liefert den WhatsApp-Kanal.

Das Handbuch nennt die Verbindung eine reine Kommunikationsanbindung. Nachrichten fließen in beide Richtungen, Stammdaten fließen nicht:

• Eingehend: Nachrichten und Anhänge Ihrer Kunden erscheinen im Postfach in acriba Direkt.
• Ausgehend: Antworten, Vorlagen, Anhänge und Sprachnachrichten verfassen Ihre Mitarbeiter im Postfach. hellomateo sendet sie über den WhatsApp-Kanal des Standorts an den Kunden.
• Willkommensnachricht: Legen Sie in acriba Direkt einen neuen Kunden mit Mobilnummer an, sendet acriba Direkt ihm automatisch eine WhatsApp-Vorlage als erste Nachricht.

Das Postfach in acriba Direkt zeigt dieselben Gespräche wie die Weboberfläche von hellomateo, und zwar für den Mitarbeiter, der für den Standort hinterlegt ist.

Weitere Informationen zur Anbindung finden Sie unter hellomateo: Integrationen.

Quellen: hellomateo: Integrations-Handbuch acriba Direkt, Version 1.1.0, Stand 06.10.2026, Seiten 3, 11, 17 und 18. Abgerufen am 11.11.2026.

Wie arbeiten Ihre Mitarbeiter mit dem WhatsApp-Postfach in acriba Direkt?

Das WhatsApp-Postfach öffnet sich in acriba Direkt als eigener Reiter und lässt sich parallel zur Zentralen Dispo, zur Belegübersicht und zu anderen Modulen nutzen. Für den Alltag beschreibt das Handbuch vier Funktionen:

• Ungelesene Nachrichten: acriba Direkt zeigt ihre Anzahl am Titel des Reiters und am Symbol im Menüband.
• Kundenwechsel ohne Suche: Ist ein Kundenchat im Postfach geöffnet, lädt acriba Direkt denselben Kunden beim Wechsel in die Zentrale Dispo, die Belegübersicht oder andere Module automatisch mit. Eine erneute Kundensuche entfällt.
• Wiedervorlage: Aus einem Chat legen Sie eine Wiedervorlage mit der Kennung „WhatsApp-Anfrage“ an, mit Bezug zum Kunden, einem Text und dem zuständigen Bearbeiter.
• Antwort aus der Wiedervorlage: Der Bearbeiter öffnet den zugehörigen Chat direkt aus der Wiedervorlage und antwortet dort, ohne das Postfach aufzurufen. Danach setzt er die Wiedervorlage auf „erledigt“.

Ein Beispiel aus dem Handbuch: Eine Kundin fragt per WhatsApp nach ihrem Liefertermin. Sie öffnen ihren Chat und wechseln in die Zentrale Dispo oder in die Belegübersicht. Die Kundin ist dort bereits ausgewählt.

Eine Wiedervorlage „WhatsApp-Anfrage“ steht in derselben Übersicht wie alle anderen Wiedervorlagen des Mitarbeiters, etwa aus der Telefonie. Ihr Team muss dadurch keinen zusätzlichen Posteingang im Blick behalten.

Quellen: hellomateo: Integrations-Handbuch acriba Direkt, Version 1.1.0, Stand 06.10.2026, Seiten 11 bis 14 und 22. Abgerufen am 11.11.2026.

Wie kommt ein per WhatsApp gesendetes Rezept in acriba Direkt an?

Sendet ein Kunde eine ärztliche Verordnung als Foto per WhatsApp, erscheint sie im Postfach in acriba Direkt und lässt sich von dort in den VO-Assistenten übernehmen. Der Ablauf hat drei Schritte:

1. Herunterladen. Ihr Mitarbeiter öffnet den Chat und speichert das Bild in der dafür vorgesehenen Ablage.
2. Auslesen. Er zieht die Datei in den VO-Assistenten. Die Texterkennung liest die Angaben der Verordnung aus und zeigt sie neben dem Original, damit Sie sie auf Plausibilität prüfen können.
3. Anlegen. Ist der Absender noch nicht im System, legen Sie aus dem erkannten Rezept einen Vorgang und einen Neukunden an. Die Kundenkurzerfassung ist mit den Angaben aus dem Rezept vorbefüllt, der Vorgang wird automatisch mit dem Neukunden verknüpft.

Prüfen Sie die vorbefüllten Daten und ergänzen Sie fehlende Angaben, vor allem die Mobilnummer. Ohne sie kann acriba Direkt keine Willkommensnachricht senden.

VO-Assistent und Texterkennung sind Teil von acriba Direkt. Neukunde und Vorgang entstehen ausschließlich dort, nicht in hellomateo.

Das Handbuch weist darauf hin, dass Rezepte Gesundheitsdaten enthalten und nach der DSGVO besonders schutzwürdig sind. Speichern Sie Rezepte ausschließlich in den von Ihrem Betrieb vorgesehenen Ablagen und vermeiden Sie lokale Kopien auf privaten Geräten.

Quellen: hellomateo: Integrations-Handbuch acriba Direkt, Version 1.1.0, Stand 06.10.2026, Seiten 5, 15 bis 18 und 21. Abgerufen am 11.11.2026.

Welche Daten fließen zwischen acriba Direkt und hellomateo?

Zwischen acriba Direkt und hellomateo fließen ausschließlich WhatsApp-Nachrichten mit ihren Anhängen sowie die Willkommensnachricht an neu angelegte Kunden.

Ein Kontakt entsteht in hellomateo nur durch die Kommunikation selbst: wenn ein Kunde Ihnen schreibt oder acriba Direkt ihm die Willkommensnachricht sendet.

Zustellstatus und Fehlermeldungen jeder Nachricht sehen Sie im Gespräch, sowohl im Postfach in acriba Direkt als auch in der Weboberfläche von hellomateo. Lässt sich eine Nachricht nicht zustellen, wird sie als nicht zugestellt markiert. Alle anderen Gespräche laufen weiter.

Quellen: hellomateo: Integrations-Handbuch acriba Direkt, Version 1.1.0, Stand 06.10.2026, Seiten 3, 4, 17 und 19. Abgerufen am 11.11.2026.

Wie schnell erscheinen Nachrichten in acriba Direkt?

Nachrichten erscheinen im Postfach in acriba Direkt, sobald sie bei hellomateo eintreffen. Einen geplanten Abruf und einen Stammdaten-Abgleich gibt es nicht.

Auf der Seite von hellomateo gibt es deshalb keinen Zeitplan, den Sie ändern, und keinen Lauf, den Sie von Hand anstoßen könnten. Die Schaltfläche „Aktualisieren“ im Menüband des Postfachs lädt die Ansicht neu.

Quellen: hellomateo: Integrations-Handbuch acriba Direkt, Version 1.1.0, Stand 06.10.2026, Seiten 3 und 19. Abgerufen am 11.11.2026.

Welche Grenzen hat die Verbindung mit acriba Direkt?

acriba Direkt überträgt keine Stammdaten an hellomateo: Kundenstammdaten, Vorgänge, Verordnungen, Belege, Termine und Wiedervorlagen bleiben in acriba Direkt. Für Ihre Abläufe heißt das:

• Keine Kontakte aus Stammdaten: hellomateo legt aus den Daten in acriba Direkt weder Kontakte noch Aufträge an. Einen Massenexport von Kunden, Belegen oder Terminen nach hellomateo gibt es nicht.
• Kein Rückschreiben: hellomateo schreibt nichts in Ihre Stammdaten und greift nicht auf acriba Direkt zu. acriba Direkt ruft hellomateo auf, nicht umgekehrt.
• Neue Datensätze nur in acriba Direkt: Neukunden, Vorgänge zur Verordnung und Wiedervorlagen entstehen ausschließlich in acriba Direkt.
• Erste Nachricht nur als Vorlage: Die Willkommensnachricht ist die erste Nachricht an den Kunden und muss deshalb eine von WhatsApp genehmigte Vorlage sein. Freier Text ist an dieser Stelle nicht möglich.
• Zuordnung je Standort: Welcher WhatsApp-Kanal zu welchem Standort gehört, legen Sie bei der Einrichtung fest. Nachrichten an einen anderen Kanal erscheinen an einem anderen Standort.

Termine, Vorgänge und Wiedervorlagen aus acriba Direkt stehen in hellomateo deshalb nicht als Grundlage für automatische Nachrichten zur Verfügung.

Quellen: hellomateo: Integrations-Handbuch acriba Direkt, Version 1.1.0, Stand 06.10.2026, Seiten 3, 4, 18 und 19. Abgerufen am 11.11.2026.

Wie entstehen Einwilligungen für Werbung bei acriba Direkt?

Aus acriba Direkt werden keine Einwilligungen an hellomateo übertragen, weil es keinen Stammdaten-Abgleich gibt. Die Einwilligung für WhatsApp-Marketing entsteht stattdessen über die Antwort des Kunden auf die Willkommensnachricht.

Das Handbuch empfiehlt dafür eine Vorlage mit Einwilligungsabfrage. Sie begrüßt den Kunden und bittet ihn, mit einer kurzen Antwort zuzustimmen. Antwortet der Kunde entsprechend, setzt hellomateo die WhatsApp-Marketing-Einwilligung am Kontakt auf „erteilt“. Ohne Antwort bleibt die Einwilligung offen.

Für die anderen Kanäle und für den Widerruf gilt:

• SMS und E-Mail: Die Einwilligungen für SMS-Marketing und E-Mail-Marketing werden nicht über acriba Direkt gesetzt. Sie pflegen sie direkt am Kontakt in hellomateo oder über ein Anmeldeformular.
• Widerruf: Teilt Ihnen ein Kunde per WhatsApp einen Widerruf mit, wird er in hellomateo am Kontakt gepflegt. In acriba Direkt vermerken Sie ihn zusätzlich nach Ihren internen Vorgaben.

Stellen Sie sicher, dass der Einsatz der Willkommensnachricht mit Ihren Datenschutz-Vorgaben übereinstimmt. Beschrieben ist hier der Ablauf laut Handbuch, keine rechtliche Freigabe für einen konkreten Versand.

Quellen: hellomateo: Integrations-Handbuch acriba Direkt, Version 1.1.0, Stand 06.10.2026, Seiten 7 und 18. Abgerufen am 11.11.2026.

Was brauchen Sie für die Anbindung von acriba Direkt?

Für die Anbindung von acriba Direkt brauchen Sie ein aktives hellomateo-Konto mit eingerichtetem und freigeschaltetem WhatsApp-Kanal sowie die Freischaltung der hellomateo-Anbindung durch den Anbieter von acriba Direkt. Das Handbuch nennt außerdem diese Voraussetzungen:

• Kanal je Standort: Bei mehreren Standorten brauchen Sie je Standort einen eigenen WhatsApp-Kanal, wenn die Kommunikation getrennt laufen soll.
• Administratorrechte: In acriba Direkt brauchen Sie Administratorrechte für die Firmendaten und die Daten der Standorte.
• Mitarbeiter je Standort: Je Standort brauchen Sie einen hellomateo-Mitarbeiter, unter dessen Namen die Nachrichten gesendet werden. Er erscheint in hellomateo als Absender aller Nachrichten dieses Standorts. Legen Sie vorher fest, wer das sein soll, zum Beispiel ein eigenes Mitarbeiterkonto je Standort.
• Vorlage: Für die Willkommensnachricht brauchen Sie eine WhatsApp-Vorlage in hellomateo, die WhatsApp genehmigt hat.

Freigaben in Ihrem Netzwerk oder einen externen Zugriff brauchen Sie nicht, weil acriba Direkt hellomateo aufruft und nicht umgekehrt.

Die Einrichtung ist einmalig und verteilt sich so:

1. Freischaltung anfragen. Sie bitten den Anbieter von acriba Direkt, die hellomateo-Anbindung für Ihr Unternehmen freizuschalten. Planen Sie dafür einige Werktage vor dem Einrichtungstermin ein.
2. Verbindungswerte erzeugen. In hellomateo wird die Verbindung für Ihr Unternehmen und Ihre Standorte vorbereitet. hellomateo legt auf Wunsch die Verknüpfung an und begleitet die Einrichtung. Die Werte je Standort erzeugt Ihr Team.
3. Werte eintragen. Ihr Team trägt die Werte in acriba Direkt ein. Die einzelnen Schritte beschreibt das Integrations-Handbuch.
4. Verbindung prüfen. Erscheint das Postfach in acriba Direkt mit Ihren Gesprächen, ist die Verbindung aktiv. Senden Sie zur Probe eine Nachricht an eine eigene Testnummer und prüfen Sie in hellomateo, ob sie mit dem Mitarbeiter des Standorts als Absender erscheint.

Das eingebettete Postfach, die Wiedervorlagen und den VO-Assistenten stellt der Anbieter von acriba Direkt bereit. hellomateo ist für den WhatsApp-Kanal, die Zustellung der Nachrichten und die Vorlagen zuständig. Tauschen Sie später einen WhatsApp-Kanal, den Mitarbeiter eines Standorts oder die Vorlage für die Willkommensnachricht aus, aktualisieren Sie den betroffenen Wert in acriba Direkt.

Quellen: hellomateo: Integrations-Handbuch acriba Direkt, Version 1.1.0, Stand 06.10.2026, Seiten 3 bis 7, 10, 19 und 21. Abgerufen am 11.11.2026.

Was kostet die Integration von acriba Direkt?

Für die Anbindung von acriba Direkt gilt: Integrationen sind bei hellomateo ab dem Paket Business enthalten. Die Paketübersicht finden Sie unter hellomateo: Preise.

Quellen: hellomateo: Integrationen; hellomateo: Preise. Abgerufen am 11.11.2026.