Flixcheck mit WhatsApp verbinden: Checks, Postfach, Versand

Was leistet die Verbindung von Flixcheck und WhatsApp?

Die Verbindung von Flixcheck und WhatsApp bringt Ihre Check-Vorlagen aus Flixcheck in das hellomateo-Postfach, damit Ihr Team Checks direkt aus einer Unterhaltung per WhatsApp versenden kann. Flixcheck ist laut Handbuch eine cloudbasierte Software für digitale Formulare und Kundenkommunikation. Die Vorlagen heißen dort Check-Templates: wiederverwendbare Vorlagen für digitale Anfragen an Ihre Kunden, zum Beispiel Datenabfragen, das Hochladen von Dokumenten, Fotoaufnahmen oder Unterschriften.

Die Aufgaben sind getrennt. Flixcheck bleibt Ihr System für das Erstellen und Auswerten von Checks. hellomateo ist die Stelle, von der aus Sie Checks an Ihre Kunden versenden.

Einen automatischen Datenabgleich gibt es nicht. Kundenstammdaten und Check-Ergebnisse werden nicht nach hellomateo übertragen. Die Verbindung stellt nur Ihre Check-Vorlagen bereit und erstellt daraus auf Anforderung einzelne Checks.

Weitere Informationen zur Anbindung finden Sie unter hellomateo: Integrationen.

Quellen: hellomateo: Integrations-Handbuch Flixcheck, Version 1.2.0, Stand 30.09.2026, Seiten 3 und 4. Abgerufen am 11.11.2026.

Wie versenden Sie einen Check aus dem hellomateo-Postfach?

Einen Check aus Flixcheck versenden Sie in vier Schritten aus der Unterhaltung mit dem Kunden im hellomateo-Postfach:

1. Unterhaltung öffnen. Sie öffnen die Unterhaltung mit dem Kunden und rufen im Postfach die Nachrichtenvorlagen auf. Dort greifen Sie auf Ihre Checks aus Flixcheck zu.
2. Check-Vorlage wählen. hellomateo lädt die Liste Ihrer Check-Vorlagen aus Flixcheck. Sie wählen die gewünschte Vorlage aus.
3. Werte ausfüllen. Sie tragen die individuellen Werte ein, die die Vorlage benötigt, zum Beispiel eine Vorgangs- oder Vertragsnummer.
4. Vorschau prüfen und senden. Sie prüfen die WhatsApp-Vorschau und senden den Check ab. hellomateo legt den Check in Flixcheck an, erhält den zugehörigen Link und verschickt ihn über den konfigurierten WhatsApp-Kanal.

Der Versand per WhatsApp läuft immer über eine freigegebene Nachrichtenvorlage. Der Kunde öffnet den Link und füllt den Check aus. Das Ergebnis wird in Flixcheck gespeichert.

Ob ein Check erstellt und versendet wurde, sehen Sie direkt in der jeweiligen Unterhaltung in hellomateo. Status und Antworten des Checks sehen Sie in Flixcheck.

Quellen: hellomateo: Integrations-Handbuch Flixcheck, Version 1.2.0, Stand 30.09.2026, Seiten 6, 11, 12 und 15. Abgerufen am 11.11.2026.

Welche Daten werden zwischen Flixcheck und hellomateo übertragen?

Zwischen Flixcheck und hellomateo wird nur übertragen, was zur Auswahl, zum Erstellen und zum Versenden eines Checks nötig ist. Ausgefüllte Ergebnisse gehören nicht dazu.

Welche Werte ein Check verlangt, legen Sie in der Vorlage in Flixcheck fest. Ändern Sie die Vorlage dort, ändern sich die abgefragten Werte in hellomateo automatisch mit. Kontaktstammdaten aus hellomateo werden standardmäßig nicht an Flixcheck übermittelt.

Für die Nachricht stehen drei Flixcheck-Werte zur Wahl: nur der Link, nur der in Flixcheck hinterlegte Nachrichtentext oder beides in einem Platzhalter. Damit der Kunde den Check öffnen kann, muss die Nachricht den Link enthalten. Weitere Platzhalter der Nachrichtenvorlage können Sie mit Angaben aus dem Kontakt in hellomateo belegen: vollständiger Name, Anrede, Geburtstag, externe ID oder Datum des Versands.

Quellen: hellomateo: Integrations-Handbuch Flixcheck, Version 1.2.0, Stand 30.09.2026, Seiten 4, 8, 13 und 14. Abgerufen am 11.11.2026.

Wie oft werden Daten mit Flixcheck abgeglichen?

Mit Flixcheck gibt es keinen zeitgesteuerten oder nächtlichen Abruf: hellomateo ruft Flixcheck nur dann auf, wenn Sie im Postfach einen Check erstellen. hellomateo überträgt keine Daten im Hintergrund.

Die Liste der Check-Vorlagen wird bei jeder Nutzung neu aus Flixcheck geladen. Neue oder geänderte Vorlagen stehen dadurch beim nächsten Aufruf zur Verfügung, ohne dass Sie in hellomateo etwas aktualisieren müssen. Es gibt auch keinen Zeitplan und keinen automatischen Lauf, den Sie starten oder ändern müssten.

Quellen: hellomateo: Integrations-Handbuch Flixcheck, Version 1.2.0, Stand 30.09.2026, Seiten 3, 11 und 15. Abgerufen am 11.11.2026.

Was überträgt die Verbindung mit Flixcheck nicht und wo liegen die Grenzen?

Die Verbindung mit Flixcheck überträgt keine ausgefüllten Ergebnisse nach hellomateo und gleicht keine Kundenstammdaten ab. Für Ihre Abläufe sind diese Punkte relevant:

• Ergebnisse: Antworten, hochgeladene Dokumente, Fotos und Unterschriften verbleiben in Flixcheck. Dort werden sie gespeichert und ausgewertet.
• Kundenstammdaten: Zwischen Flixcheck und hellomateo werden keine Kundenstammdaten synchronisiert.
• Einwilligungen: Zwischen hellomateo und Flixcheck werden keine Einwilligungen ausgetauscht. Für den Versand per WhatsApp gelten die üblichen Regeln in hellomateo: freigegebene Vorlage und gültige Empfängernummer.
• Kein automatischer Versand: Checks entstehen ausschließlich dann, wenn Sie im Postfach einen Check erstellen und versenden.
• Zustellung: Der Kontakt braucht eine gültige, im internationalen Format hinterlegte Mobilnummer, über die WhatsApp erreichbar ist.
• Fehler: Schlägt ein Versand fehl, betrifft das nur den einzelnen Check. Andere Unterhaltungen und Checks sind nicht betroffen.
• Unterbrechung: Deaktivieren Sie den API-Zugriff in Flixcheck, lassen sich keine Vorlagen mehr laden und keine Checks mehr erstellen, bis Sie den Zugriff erneut aktivieren und einen geänderten Schlüssel in hellomateo aktualisieren.

Kommt ein Check nicht an, prüfen Sie laut Handbuch der Reihe nach drei Punkte: Ist die Verknüpfung gespeichert und nicht nur als Entwurf angelegt, und ist der API-Zugriff in Flixcheck aktiv? Ist die Nachrichtenvorlage freigegeben und trägt ein Platzhalter den Link zum Check? Hat der Kontakt eine gültige WhatsApp-Nummer?

Achten Sie außerdem darauf, dass Vorlage und Nutzung Ihren internen Datenschutzvorgaben entsprechen. Beschrieben ist hier der Ablauf laut Handbuch, keine rechtliche Freigabe für einen konkreten Versand.

Quellen: hellomateo: Integrations-Handbuch Flixcheck, Version 1.2.0, Stand 30.09.2026, Seiten 4, 11, 12, 14 und 15. Abgerufen am 11.11.2026.

Was brauchen Sie für die Einrichtung von Flixcheck und wer übernimmt was?

Für die Verbindung mit Flixcheck brauchen Sie ein aktives hellomateo-Konto mit eingerichtetem und freigeschaltetem WhatsApp-Kanal, ein aktives Flixcheck-Konto mit Zugriff auf die App-Einstellungen, mindestens eine in Flixcheck angelegte Check-Vorlage und Administratorrechte in hellomateo.

Die Einrichtung übernehmen Sie oder Ihr Team vollständig selbst. hellomateo schaltet die Integration bei Bedarf in Ihrem Konto frei und hilft bei Fragen, richtet die Verbindung aber nicht für Sie ein. Flixcheck stellt die Schnittstelle bereit und ist Ansprechpartner für Check-Vorlagen und Ihr Flixcheck-Konto.

Die Einrichtung im Überblick:

1. Zugriff in Flixcheck aktivieren. Sie aktivieren in den App-Einstellungen von Flixcheck den API-Zugriff und erhalten dort Ihre Zugangsdaten.
2. Nachrichtenvorlage prüfen oder anlegen. Laut Handbuch ist eine passende Vorlage in Ihrem hellomateo-Konto bereits vorhanden. Fehlt sie, legen Sie eine neue an und reichen sie zur Freigabe ein. Erledigen Sie das zuerst, weil die Freigabe durch WhatsApp etwas dauern kann.
3. Verknüpfung in hellomateo anlegen. Sie legen die Verknüpfung für Flixcheck an und tragen Ihre Zugangsdaten selbst ein. Erscheint Flixcheck nicht in der Auswahl, schaltet hellomateo die Integration für Sie frei.
4. Kanal und Vorlage zuordnen. Sie wählen den WhatsApp-Kanal und die freigegebene Nachrichtenvorlage und legen fest, welcher Platzhalter den Link trägt. Je Kanal ist eine eigene Konfiguration mit eigener Vorlage möglich.
5. Speichern und testen. Mit dem Speichern wird die Verknüpfung aktiv. Eine unfertige Konfiguration lässt sich als Entwurf zwischenspeichern. Das Handbuch empfiehlt, den Ablauf mit einer einfachen Test-Vorlage durchzuspielen und einen Check an sich selbst oder im Kollegenkreis zu senden, bevor Checks an echte Kunden gehen.

Behandeln Sie den Schlüssel für den API-Zugriff wie ein Passwort und geben Sie ihn nicht weiter, auch nicht an hellomateo. In hellomateo wird er laut Handbuch verschlüsselt gespeichert und nie im Klartext angezeigt. Die einzelnen Schritte beschreibt das Integrations-Handbuch.

Quellen: hellomateo: Integrations-Handbuch Flixcheck, Version 1.2.0, Stand 30.09.2026, Seiten 5 bis 10. Abgerufen am 11.11.2026.

Was kostet die Integration von Flixcheck?

Für die Anbindung von Flixcheck gilt: Integrationen sind bei hellomateo ab dem Paket Business enthalten. Die Paketübersicht finden Sie unter hellomateo: Preise.

Quellen: hellomateo: Integrationen; hellomateo: Preise. Abgerufen am 11.11.2026.