Anleitung und Tipps für WhatsApp Business Broadcast Nachrichten – und die Vorteile von WhatsApp API Newslettern im Vergleich

Was sind WhatsApp Broadcast Nachrichten?

Eine WhatsApp-Broadcast-Nachricht ist eine Nachricht, die von einem einzelnen WhatsApp-Nutzer an mehrere Telefonnummern gleichzeitig gesendet wird. Obwohl es für Sie als Verfasser so aussieht, als würden Sie in einer Gruppe kommunizieren, ist für die Empfänger nicht sichtbar, dass dieselbe Nachricht an mehrere Nutzer gesendet wurde. Empfänger erhalten die Nachricht im privaten Chat wie eine ganz normale Direktnachricht. Somit stellen WhatsApp Broadcast Nachrichten eine gute Möglichkeit dar, schnell und einfach eine große Anzahl an Kontakten zu erreichen. WhatsApp Broadcast war ursprünglich eine Funktion, die nur für Verbraucher gedacht war. Inzwischen ist sie auch in WhatsApp Business integriert und somit für Unternehmen verfügbar.

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Anleitung zum Versenden von Broadcast Nachrichten mit WhatsApp Business

Der Versand von Broadcast Nachrichten ist unkompliziert und mit wenigen Klicks in der WhatsApp Business App möglich:

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1. Öffnen Sie das Menü in der WhatsApp Business App

2. Wählen Sie “Neuer Broadcast” aus

3. Erstellen Sie eine neue Liste mit Empfängern oder wählen Sie eine bestehende Broadcast- Liste

4. Verfassen Sie eine Nachricht

5. Versenden Sie die WhatsApp Broadcast Nachricht

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Im Unterschied zu WhatsApp Gruppen erhalten Empfänger Broadcast Nachrichten im Einzelchat. Somit haben Broadcast Empfänger keine Informationen über andere Personen in der jeweiligen Broadcast Liste. Nur Verfasser sehen ein kleines Lautsprecher Symbol in der Nachricht. In der Webanwendung WhatsApp Web sowie in der WhatsApp Desktop-App können keine Broadcast Nachrichten verschickt werden.

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Anwendungsfälle für WhatsApp Business Broadcasting

Wie bereits beschrieben, wurden WhatsApp Broadcasts ursprünglich für Privatpersonen entwickelt und waren somit für Geburtstagseinladungen, Hochzeitseinladungen und Weihnachts- oder Geburtstagsgrüße an Bekannte gedacht.

‍Unternehmen können WhatsApp Broadcast Nachrichten zur Kundenkommunikation und als Newsletter Marketing verwenden. Aber Vorsicht: Das verstößt sowohl gegen die WhatsApp Business Nutzungsbedingungen als auch gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

In vielen Branchen stehen saisonbedingt zu bestimmten Zeitpunkten einige Produkte und Dienstleistungen im Fokus. Machen Sie Ihre Kunden darauf aufmerksam. Erinnern Sie, je nach dem in welcher Branche Sie tätig sind, zum Beispiel an den Sommerschlussverkauf, an  einen Reifenwechsel im Frühling und Herbst oder an Aktionen zu Black Friday und Weihnachten. Sie können auch ganz klassisch neue Produkte bewerben. Oder Ihre Kunden drauf aufmerksam machen, wenn beliebte und ehemals ausverkaufte Produkte nun wieder verfügbar sind.

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Auch wenn Sie betriebliche Informationen publik machen möchten, geht das mit WhatsApp Broadcast. Bei Betriebsferien, verkaufsoffenem Sonntag und sonstigen unregelmäßigen Öffnungszeiten bleiben Ihre Kunden stets informiert. Oder Sie wünschen Ihren Kunden im Dezember eine besinnliche Weihnachtszeit und einen guten Rutsch ins neue Jahr. 

Wie Sie sehen, sind WhatsApp Broadcasts vielseitig einsetzbar. Warum sie dennoch nicht zu empfehlen sind und welche Alternativen es gibt, erläutern wir im folgenden Gliederungspunkt.

Lesetipp: Wie Sie die Konversionsrate optimieren und verhindern, dass der Newsletter von den Empfängern wieder abbestellt wird, haben wir in unserem Artikel über WhatsApp Marketing beschrieben.

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Aus rechtlichen und technischen Gründen sind WhatsApp Broadcasts nicht für Unternehmen geeignet

‍Auch wenn die Broadcast Funktion in der WhatsApp Business App zur Verfügung steht, eignet diese nicht, um etwa eine WhatsApp Newsletter an Ihre Kunden zu versenden. Dies hat verschiedene Gründe, sowohl rechtlicher als auch technischer Natur. ‍

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Technische Limitationen von WhatsApp Broadcasts

Die Broadcast Funktion in der WhatsApp Business App bringt einige Limitationen mit sich, die den Einsatz im Unternehmen einschränken. So ist etwa die Anzahl der Kontakte, an die eine Broadcast Nachricht verschickt werden kann, auf 256 Kontakte pro Broadcast Liste beschränkt. Um Kontakte einer Broadcast Liste hinzuzufügen, müssen diese vorher in Ihrem Kontaktbuch gespeichert sein. Ebenfalls werden Broadcast Nachrichten nur dann zugestellt, wenn auch die Empfänger Sie in Ihrem Kontaktbuch abgespeichert haben. Andernfalls wird die Nachricht schlichtweg nicht zugestellt. Auch können Sie ihre WhatsApp Broadcast Kampagnen in keinster Weise auswerten. So erhalten Sie nicht die nötigen Daten zu Ihrer Kampagne, um deren Nutzen und Optimierungsmöglichkeiten zu analysieren.

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Rechtliche Limitationen von WhatsApp Broadcasts: DSGVO

‍Auch auf der rechtlichen Seite gibt es einige Gründe, warum WhatsApp Broadcast Nachrichten nicht als WhatsApp Newsletter in Frage kommen. Vor allem liegt das daran, dass Sie zum Versenden von Broadcast Nachrichten die WhatsApp- oder WhatsApp Business App nutzen müssen. Beide sind nicht vollständig DSGVO-konform. Darüber hinaus ist auch von Seiten der WhatsApp Nutzungsbedingungen nicht vorgesehen, dass WhatsApp auf diesem Wege zum Online-Marketing verwendet wird. Dort heißt es: “Our products are not intended for bulk or automated messaging.” Eine wirklich eindeutige Antwort auf die Frage, ob das Versenden von Newslettern über die Broadcast-Funktion zumindest seitens WhatsApp erlaubt ist, findet sich aber nicht.

In Bezug auf die Datenschutz-Grundverordnung gibt es gleich mehrere Punkte, in denen die Verwendung von WhatsApp Broadcasts im Online Marketing nicht mit dieser vereinbar ist. Erstens wird in der Standardversion von WhatsApp kein Auftrags-Verarbeitungs-Vertrag (AV-Vertrag) geschlossen. Zweitens greift die WhatsApp- oder WhatsApp Business App auf alle Kontaktdaten auf dem Gerät des Nutzers zu. Persönliche und geschäftliche Kontakte lassen sich nicht sauber trennen. So ist es auch möglich, dass WhatsApp auf Kontakte zugreift, die selbst garkein WhatsApp nutzen. Drittens stellen die unverschlüsselten Cloud-Backups von WhatsApp Chats ein DSGVO-Problem dar. Auch wenn alle WhatsApp-Chats – und damit auch die Broadcast-Nachrichten – Ende zu Ende verschlüsselt sind, greift dieser Schutz nicht bei Cloud Backups. Des Weiteren müssen Sie von jedem Nutzer, dem Sie Marketing-Nachrichten schicken möchten, einen entsprechenden Marketing-Opt-In einholen. Die WhatsApp Business App lässt Sie aber diesen Prozess nicht automatisieren, und bietet auch keine integrierte Opt-In Verwaltung. Manuell ist es ein schwieriges und oft langwieriges Unterfangen, die Opt-Ins der Kunden einzuholen und zu verwalten.

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So geht es richtig: WhatsApp Newsletter DSGVO konform über die API verschicken

‍Natürlich gibt es auch einen Weg, wie Sie als Unternehmen WhatsApp Newsletter zu Marketingzwecken verschicken können. Inklusive aller Features wie automatischer Opt-In Verwaltung und umfassenden Analysen. Und das alles DSGVO-konform. Wie das geht? Mit der WhatsApp Business API stellt WhatsApp Unternehmen eine gesonderte Schnittstelle zur Verfügung, um in Verbindung mit einem WhatsApp Business Partner WhatsApp in die Unternehmenskommunikation zu integrieren.

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Die Vorteile von WhatsApp Newslettern über die API sind vielseitig. Neben der Einhaltung der rechtlichen Rahmenbedingungen (DSGVO) verhindern Sie, dass Ihre WhatsApp Business Konto von Meta gesperrt wird. Dies kann nämlich bei Verstoß gegen die WhatsApp Nutzungsbedingungen, wie zum Beispiel durch massenhafte WhatsApp Broadcast Nachrichten an Kunden, schnell passieren. WhatsApp Newsletter über API hingegen kommen zu 100% bei Ihren Kunden an – ganz egal, ob die Empfänger Ihre Rufnummer im Kontaktbuch eingespeichert haben oder nicht. Außerdem können Sie, wie vorhin beschrieben, Nachrichten an unbegrenzt viele Empfänger senden und nicht nur an 256 Kontakte wie bei WhatsApp Broadcast. WhatsApp Newsletter sind zudem vollständig automatisierbar. Sie können also vollautomatisch Bestellbestätigungen, Rechnungen, Geburtstagsgrüße, personalisierte Produktempfehlungen, Versandbestätigungen und etliche weitere Nachrichten an Ihre Kunden senden und mit Nachrichtenvorlagen automatisch den Namen des Kunden und sonstige Informationen einfügen. Somit können Sie die Kundenzufriedenheit, den Umsatz und den Customer Lifetime Value erhöhen.

Lesetipp: In unserem Artikel „How to WhatsApp Newsletter – Wie Unternehmen eigene WhatsApp Marketing Kampagnen starten können“ erfahren Sie alle Details über WhatsApp Newsletter

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WhatsApp Newsletter mit hellomateo

hellomateo bietet einen umfangreichen Service beim WhatsApp Marketing. Das Dienstleistungsportfolio reicht von der Einrichtung der WhatsApp API über individuelle Tipps zum Einsammeln von Opt-Ins, dem Pflegen von Kundendaten und der Erstellung von Newslettern bis hin zu tiefgründigen Analysen. Ein vollumfänglicher Service, der Ihrem Unternehmen individuell angepasst wird.

Die Software von hellomateo bietet außerdem individualisierbare Nachrichtenvorlagen, mithilfe derer sich WhatsApp Newsletter mit wenigen Klicks erstellen lassen. Durch hellomateos zentralen Posteingang, in dem Kundenanfragen von verschiedenen Kommunikationskanäle zentral gebündelt und effizient bearbeitet werden können, ist es mit hellomateo kinderleicht, die Kundenkommunikation zu optimieren. Des Weiteren reduziert die Integration zahlreicher anderer Tools in unsere Softwarelösung Ihren Arbeitsaufwand im Kundenservice. Mit hellomateo kann die Kundenkommunikation und das Marketing DSGVO-konform erfolgen.‍

• Zentrale Benutzeroberfläche: Bündeln Sie WhatsApp, E-Mail und Instagram im zentralen Postfach von hellomateo. Weisen Sie Anfragen einzelnen Mitarbeitenden oder Teams zu und behalten Sie vergangene Gespräche im Blick.
• Integrationen: hellomateo bietet über 70 direkte Integrationen sowie Anbindungen über Zapier, Make und n8n. Nutzen Sie Daten aus Ihren angebundenen Systemen, um Einladungen, Abholnachrichten und Terminerinnerungen automatisch zu versenden.
• WhatsApp-Newsletter: Versenden Sie personalisierte WhatsApp-Newsletter an Kunden, die dem Empfang zugestimmt haben. Die Öffnungsrate von WhatsApp-Nachrichten liegt bei hellomateo bei über 90 %.
• Bewertungsmanagement: Bitten Sie Kunden nach einem Termin, Kauf oder Service mit entsprechender Einwilligung automatisch per WhatsApp um eine Bewertung. Mit dem Bewertungsmanagement sehen und beantworten Sie Google-Bewertungen zentral.
• Datenschutz: hellomateo nutzt die offizielle WhatsApp Business API. Bei Vertragsschluss erhalten Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO. Die Datenschutzmappe dokumentiert Vertrag, Schutzmaßnahmen und Unterauftragsverarbeiter.
• Mehrere Teams und Standorte: Mehrere Mitarbeitende können über dieselbe Nummer antworten. Im zentralen Postfach sind auch mehrere Nummern möglich, etwa für unterschiedliche Teams oder Standorte.
• KI im Chat und am Telefon: Der KI-Assistent im Chat beantwortet wiederkehrende Kundenfragen und übergibt bei Bedarf an Ihr Team. Die KI-Telefonie nimmt Anrufe entgegen, beantwortet Standardfragen und dokumentiert Gespräche.

Vereinbaren Sie einfach einen kostenlosen Beratungstermin, um alle Details zu erfahren. Mit hellomateo und dem WhatsApp Newsletter startet Ihr Unternehmen in das neue Marketing-Zeitalter.