Eigene Newsletter erstellen und versenden in 4 Schritten – So geht's [Oktober 2025]

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Schritt 1: Zielgruppe und Zweck des Newsletters definieren

Bevor Sie sich in die Gestaltung und den Versand Ihres Newsletters stürzen, ist es entscheidend, dass Sie klare Ziele definieren und Ihre Zielgruppe genau im Blick haben. Nur wenn Sie wissen, welchen Zweck Ihr Newsletter erfüllen soll und wen Sie damit ansprechen möchten, können Sie eine effektive und zielgerichtete Marketingkampagne erarbeiten.

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Welches Ziel soll der Newsletter erfüllen?

Die erste Frage, die Sie sich stellen sollten, betrifft das übergeordnete Ziel Ihres Newsletters. Möchten Sie Ihre Kunden über neue Produkte und Angebote informieren? Wollen Sie bestehende Kundenbeziehungen vertiefen? Streben Sie an, neue Kunden zu gewinnen? Oder möchten Sie vielleicht Ihre Expertise in einer bestimmten Branche oder zu einem speziellen Thema unter Beweis stellen?
Die klare Definition des Ziels hilft Ihnen dabei, den Inhalt und die Botschaft Ihres Newsletters gezielt auszurichten. Es ermöglicht Ihnen auch, den Erfolg Ihrer Kampagne später zu messen und zu überprüfen, ob Ihre Ziele erreicht wurden.
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Welche Zielgruppe soll angesprochen werden?

Nachdem Sie Ihr Ziel definiert haben, ist es entscheidend, Ihre Zielgruppe genau zu bestimmen. Wer sind Ihre potenziellen Leser? Welche Altersgruppen, Interessen, und Bedürfnisse haben sie? Je genauer Sie Ihre Zielgruppe kennen, desto besser können Sie Ihren Newsletter auf ihre Wünsche und Erwartungen zuschneiden.
Denken Sie daran, dass unterschiedliche Zielgruppen auch unterschiedliche Bedürfnisse haben können. Es kann daher sinnvoll sein, verschiedene Newsletter für verschiedene Segmente Ihrer Zielgruppe zu erstellen, um eine noch gezieltere Ansprache zu ermöglichen.

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Schritt 2: Newsletter schreiben

Sobald Sie Ihre Zielgruppe und Ihr Ziel definiert haben, können Sie mit Schritt 2 fortfahren: Die Auswahl des passenden Inhalts für Ihren Newsletter. Aus unseren langjährigen Erfahrungen im Marketing Bereich haben wir die wichtigsten Tipps und Hinweise für die Erstellung der Inhalte von Newslettern zusammengefasst. Wie immer gilt: Bei Fragen können Sie uns gerne kontaktieren!

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12 Tipps und Hinweise für das Erstellen von Newslettern:

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1.: Anrede
Eine persönliche Anrede, die den Namen des Empfängers enthält, kann die Leserbindung stärken. Sie sollten unbedingt ein Newsletter Tool verwenden, welches die personalisierte Anreden automatisiert umsetzen kann.

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2.: Inhalt
Gestalten Sie den Inhalt Ihres Newsletters kompakt und verständlich. Strukturieren Sie ihn übersichtlich und fügen Sie an den relevanten Stellen informative Links oder Call-to-Action-Elemente hinzu. Stellen Sie sicher, dass der Schreibstil des Newsletters zur Tonalität Ihrer Marke passt. Wenn Sie unsicher sind, welche Themen bei Ihren Lesern gut ankommen, können Sie verschiedene Versionen versenden und die Klicks auswerten. Die meisten Newsletter-Tools bieten umfangreiche Analysemöglichkeiten für A/B-Tests. Und: Halten Sie es einfach - Vermeiden Sie Überladung und achten Sie auf Übersichtlichkeit.

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3.: Bilder
Verwenden Sie Bilder in Ihrem Newsletter, um diesen ansprechend zu gestalten. Bei WhatsApp Newslettern sollten Sie nicht mehr als ein Bild verschicken. Achten Sie darauf, die Bildrechte zu klären, und nutzen Sie lizenzfreie Bilder, wenn nötig.

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4.: Bieten Sie Ihren Kunden einen Mehrwert
Da ihre Newsletter Kampagne das Ziel verfolgt, eine persönliche Beziehung zu Ihren Kunden aufzubauen, sollten Sie unbedingt darauf achten, diesen auch einen erlebbaren Mehrwert zu bieten. Sie sollten auch die gängige Kommunikation auf dem von Ihnen gewählten Medium beachten: WhatsApp-Newsletter sind nicht das richtige Medium, um im Wochentakt das aktuelle Sonderangebot zu bewerben. Erinnern Sie Ihre Kunden lieber an Servicetermine, die sie andernfalls vergessen würden, oder nutzen Sie ihren WhatsApp Newsletter, um Geburtstagsgrüße auszurichten und einen personalisierten Rabattgutschein mitzusenden. Erfahren ihre Kunden von ihrem Newsletter keinen Mehrwert, ist er innerhalb weniger Wochen wieder abbestellt.

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5.: Achten Sie auf die richtige Frequenz
Genauso wichtig wie die Qualität der Inhalte ist die Frequenz, in der Sie Ihren Newsletter verschicken. Kein Kunde möchte von Geschäften auf WhatsApp oder per E-Mail “bombardiert” werden. Gelegentliche Hinweise und Botschaften mit Mehrwert sind aber ein willkommener Gast im Posteingang. Wir empfehlen ihnen für den Anfang einen 14 Tages Rhythmus.

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6.: Insbesondere bei WhatsApp Newsletter: Kreieren Sie ein Gefühl von Exklusivität
Als persönliches Kommunikationsmedium zu Ihren Kunden eignet sich WhatsApp besonders gut, um ein exklusives Einkaufserlebnis zu schaffen. Nutzen Sie Ihre WhatsApp-Kampagne zum Beispiel dazu, ihre Kunden hinter die Kulissen des Unternehmens blicken zu lassen. Um die Nutzerzahl ihres WhatsApp Newsletters zu steigern, macht es außerdem Sinn, alle Produktneuheiten oder Ankündigungen zuerst dort vorzustellen, bevor Sie in anderen Werbemitteln veröffentlicht werden. Empfänger von E-Mail Newslettern haben aufgrund des massenhaften Versands von Newslettern über diese Plattform ohnehin nicht das Gefühl, zu einem exklusiven Kreis zu gehören.

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7.: Platzierung von Inhalten
Platzieren Sie Ihre wichtigsten Inhalte am Anfang oder oberhalb des ersten Bildschirmausschnitts, da Ihre Leser nur begrenzte Aufmerksamkeit haben.

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8.: Call to Action
Nutzen Sie effektive Handlungsaufforderungen (CTAs), um Verkäufe oder Website-Traffic zu generieren. Verlinken Sie direkt in dem Newsletter das umworbene Produkt bzw. die Dienstleistung. Das geht sowohl bei E-Mail als auch bei WhatsApp Newslettern.

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9.: Marketing-Automatisierung
Nutzen Sie die Marketing Automatisierung, um gezielte E-Mails basierend auf dem Verhalten Ihrer Abonnenten zu senden. Beispielsweise bei einem im Warenkorb vergessenen Artikel, bei wiederkehrenden Dienstleistungen oder bei anstehender Wartung der bei Ihnen erworbenen Artikel.

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10.: Ansprechende Gestaltung
Sorgen Sie dafür, dass sich Klickelemente deutlich von anderen Inhalten abheben. Wählen Sie passende Farben aus, die zu Ihrer Marke passen und nutzen Sie, je nach Zielgruppe, auch einige Emojis.

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11.: Darstellungsfehler vermeiden
Überprüfen Sie Ihre Newsletter auf Darstellungsprobleme und verwenden Sie bei Bedarf Vorlagen.

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12.: Die richtige Plattform wählen
Wie üblich E-Mail Newsletter verwenden, die Vorteile des WhatsApp Newsletter nutzen oder doch ganz klassisch per Post? Im nächsten Kapitel gehen wir auf die Wahl der richtigen Newsletter Plattform ein.

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Schritt 3: Opt-In der Empfänger einsammeln

Unabhängig von der Wahl des Newsletter Kanals (WhatsApp, E-Mail, Post…) gilt, dass vorab ein Opt-In der Empfänger eingeholt werden muss. Das Zusenden von Werbung oder das Speichern von personenbezogenen Daten ohne Zustimmung der Abonnenten oder durch ein Opt-out ist in der EU schon länger nicht mehr erlaubt. Im Gegensatz zum Opt-out, bei dem die betroffene Person der Speicherung von Daten oder dem Empfang von Werbung aktiv widersprechen muss, muss beim Opt-in der Empfänger aktiv zustimmen. Die Bedingungen für Einwilligung sind in Art. 7 DSGVO geregelt.

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Die Möglichkeiten zum Einsammeln des Opt-in sind vielseitig: Entweder Pop-Up auf der Webseite, per Formular zum Ausfüllen, als Link auf Social Media oder als Einladung in der per Mail versandten Bestellbestätigung. Mit ein wenig Kreativität und attraktiven Anreizen, wie zum Beispiel Rabatt auf den ersten Einkauf nach Abonnieren des Newsletters, können Sie sich schnell eine große Anzahl an treuen Newsletter-Empfängern aufbauen. hellomateo unterstützt Sie gerne dabei.
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Schritt 4: Newsletter versenden – Den richtigen Kanal wählen

Nachdem Sie Ihren Newsletter erstellt und das Opt-In Ihrer Empfänger eingesammelt haben, ist es an der Zeit, ihn zu versenden. Dabei ist die Wahl des richtigen Versandkanals von entscheidender Bedeutung. Verschiedene Kanäle bieten unterschiedliche Vor- und Nachteile, und es ist wichtig, den Kanal zu wählen, der am besten zu Ihren Zielen und Ihrer Zielgruppe passt.

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E-Mail Newsletter:

Vorteile:

• E-Mail ist ein weit verbreiteter und kostengünstiger Versandkanal.
• Sie können detaillierte Analysen durchführen, um den Erfolg Ihres Newsletters zu messen.
• E-Mail Newsletter können beliebig viel Text enthalten und, sofern die maximale Dateigröße nicht überschritten wird, auch einige Bilder

Nachteile:

• E-Mails können schnell im Spam-Ordner landen, insbesondere wenn sie nicht richtig formatiert oder unübersichtlich gestaltet sind
• Die Konkurrenz bei E-Mail Newslettern ist hoch. Es ist sehr schwierig, die Aufmerksamkeit der Empfänger zu gewinnen.
• Öffnungsraten und Antwortraten sind sehr niedrig. Nur äußerst wenige Empfänger können zu Kunden konvertiert werden.

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Newsletter per Post:

Vorteile:

• Newsletter per Post sind physisch und greifbar, was die Aufmerksamkeit erhöhen kann.
• Bei Post gibt es keinen Spam-Filter.
• Sie können sich gezielt an lokale Zielgruppen wenden.
• Besonders ältere Menschen lassen sich gut per Post kontaktieren.

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Nachteile:

• Der Versand per Post ist extrem teurer und erfordert viel Zeit und personelle Ressourcen.
• Newsletter per Post können insbesondere bei der jüngeren Generation aufdringlich wirken.
• Beim Postversand und beim Drucken der Inhalte werden natürliche Ressourcen verbraucht.
• Der schlechte ökologische Fußabdruck könnte die Kaufentscheidung Ihrer Kunden negativ beeinflussen. 
• Es bestehen kaum Möglichkeiten zur Verfolgung und Analyse des Erfolgs.

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WhatsApp Newsletter:

Vorteile:

• WhatsApp-Nachrichten haben sehr hohe Öffnungs- und Antwortraten und werden schnell gelesen.
• Die persönliche Nutzeratmosphäre auf WhatsApp erhöht die Kundenbindung und beeinflusst die emotionalen Kaufentscheidungen von Konsumenten zu Ihren Gunsten.
• Die hohe Konversionsrate führt zu deutlich gesteigerten Umsatzerlösen.
• Kaum Konkurrenz: Bisher werben nur wenige Unternehmen auf WhatsApp. Ihr Newsletter wird zwischen persönlichen Nachrichten von Freunden und Familienmitgliedern die verdiente Aufmerksamkeit bekommen.
• Automatisierte Antworten und Nachrichtenvorlagen erleichtern die Kommunikation.
• Direkter Kontakt und Interaktion: Sie können direkt mit den Empfängern in Kontakt treten und auf Rückfragen oder Anliegen in Echtzeit reagieren.
• Breite Nutzerbasis: Über 60 Millionen Nutzer alleine in Deutschland.
• Kein Spam Ordner: WhatsApp Newsletter kommen zuverlässig bei den Empfängern an
• Personalisierte Kommunikation: WhatsApp ermöglicht eine personalisierte Kommunikation mit Textbausteinen wie beispielsweise dem [Vornamen des Empfängers]

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Nachteile:

• Der Versand von WhatsApp Newslettern ist kostenpflichtig und muss über die WhatsApp Business API erfolgen. Mit hellomateo erhalten Sie Zugang zum WhatsApp Newsletter Marketing.
• Die WhatsApp Handelsrichtlinie muss eingehalten werden. Beispielsweise sind Newsletter mit Bezug auf Alkohol, Tabakwaren, Medikamente und Waffen nicht erlaubt

Die Wahl des Versandkanals hängt von verschiedenen Faktoren ab, einschließlich Ihrer Zielgruppe, Ihres Budgets und Ihrer Marketingziele. Je nach der Wahl des Versandkanals sollten Sie sich für ein entsprechendes Newsletter Tool entscheiden.
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Das Resultat bei den meisten Unternehmen: Höherer Customer-Lifetime-Value, Umsatzsteigerungen und höherer Unternehmensgewinn, auch durch Upselling und Cross-Selling. Mehr Informationen zu den Vorteilen von WhatsApp Marketing erhalten Sie hier

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Newsletter erstellen mit dem WhatsApp Newsletter Tool von hellomateo

hellomateo bietet ein professionelles WhatsApp Marketing Tool für Ihr Unternehmen und einen umfangreichen Service beim WhatsApp Marketing. Das Dienstleistungsportfolio reicht von der Einrichtung der WhatsApp API über individuelle Tipps zum Einsammeln von Opt-Ins, dem Pflegen von Kundendaten und der Erstellung von Newslettern für Ihre Zielgruppe bis hin zu tiefgründigen Analysen. Wir bieten einen Service, der Ihrem Unternehmen individuell angepasst wird, und ein professionelles WhatsApp Marketing Tool für Ihr Business. Damit lassen sich effektiv Umsätze steigern, die Kundenbindung erhöhen und die Kundenkommunikation hocheffizient gestalten.
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Wir von hellomateo sind Ihre Messaging-Experten, wenn es um die Kundenkommunikation und das passende Marketing geht. Hunderte Unternehmen nutzen bereits hellomateo und zeigen sich begeistert. Unsere Kunden wissen folgende Vorteile von hellomateo besonders zu schätzen:
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• Zentrale Benutzeroberfläche: Bündeln Sie WhatsApp, E-Mail und Instagram im zentralen Postfach von hellomateo. Weisen Sie Anfragen einzelnen Mitarbeitenden oder Teams zu und behalten Sie vergangene Gespräche im Blick.
• Integrationen: hellomateo bietet über 70 direkte Integrationen sowie Anbindungen über Zapier, Make und n8n. Nutzen Sie Daten aus Ihren angebundenen Systemen, um Einladungen, Abholnachrichten und Terminerinnerungen automatisch zu versenden.
• WhatsApp-Newsletter: Versenden Sie personalisierte WhatsApp-Newsletter an Kunden, die dem Empfang zugestimmt haben. Die Öffnungsrate von WhatsApp-Nachrichten liegt bei hellomateo bei über 90 %.
• Bewertungsmanagement: Bitten Sie Kunden nach einem Termin, Kauf oder Service mit entsprechender Einwilligung automatisch per WhatsApp um eine Bewertung. Mit dem Bewertungsmanagement sehen und beantworten Sie Google-Bewertungen zentral.
• Datenschutz: hellomateo nutzt die offizielle WhatsApp Business API. Bei Vertragsschluss erhalten Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO. Die Datenschutzmappe dokumentiert Vertrag, Schutzmaßnahmen und Unterauftragsverarbeiter.
• Mehrere Teams und Standorte: Mehrere Mitarbeitende können über dieselbe Nummer antworten. Im zentralen Postfach sind auch mehrere Nummern möglich, etwa für unterschiedliche Teams oder Standorte.
• KI im Chat und am Telefon: Der KI-Assistent im Chat beantwortet wiederkehrende Kundenfragen und übergibt bei Bedarf an Ihr Team. Die KI-Telefonie nimmt Anrufe entgegen, beantwortet Standardfragen und dokumentiert Gespräche.

Möchten Sie sehen, wie hellomateo Ihre Kundenkommunikation unterstützt? Vereinbaren Sie einen Termin und lernen Sie die Funktionen für Ihren Betrieb kennen.

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