Messenger für Unternehmen: die wichtigsten im Überblick

Wofür werden Messenger in Unternehmen genutzt?

Hier sind einige der häufigsten Verwendungszwecke für Messenger in geschäftlichen Umgebungen:

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1. Interne Kommunikation:

• Teamkommunikation in Echtzeit
• Schneller Austausch von Informationen zwischen Mitarbeitern
• Gruppenchats für Projektteams, Abteilungen und Standorte
• Dokumentenaustausch
• Mitarbeiterengagement

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2. Kundenbetreuung:

• Bereitstellung von Kundensupport über Chat
• Beantwortung von Kundenanfragen in Echtzeit
• Automatische Antworten und KI-Assistenten für häufig gestellte Fragen
• Verwaltung von Kundenkontakten

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3. Marketing und Vertrieb:

• Direkter Kundenkontakt für Marketingaktionen
• Versand von Werbebotschaften und Angeboten
• Lead-Generierung und Kundenakquise

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4. Lieferkettenmanagement:

• Verfolgung von Lieferungen und Bestellungen
• Kommunikation mit Lieferanten und Partnern
• Echtzeit-Updates über den Status von Bestellungen

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5. Prozessautomatisierung:

• Automatisierung von Geschäftsprozessen, zum Beispiel automatische Terminerinnerungen
• Terminvereinbarungen und Buchungen über Messenger
• Integration mit anderen Unternehmensanwendungen wie CRM und ERP

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WhatsApp Messenger für Unternehmen

WhatsApp Business

WhatsApp Business ist eine kostenlose, für Android und Apple Smartphones verfügbare App, die speziell für kleinere Unternehmen entwickelt wurde. WhatsApp Business vereinfacht die Interaktion mit Kunden, indem es Tools zum Automatisieren, Sortieren und zum schnellen Beantworten von Nachrichten bereitstellt. Die Benutzeroberfläche und viele Funktionen ähneln denen der WhatsApp Messenger App für Privatpersonen, sodass die Verwendung von WhatsApp Business den meisten Unternehmen sehr leichtfällt.

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Im Vergleich zu der App für Privatpersonen bietet ein WhatsApp Unternehmensaccount zusätzlich folgende Funktionen:

• Unternehmensprofil zur Auflistung wichtiger Informationen, wie Adresse, E-Mail und Website eines Unternehmens
• Messaging-Tools zur schnellen Beantwortung von Kundenanfragen wie zum Beispiel Textbausteine und automatisierte Antworten
• Kategorisieren von Kunden und Chats (z. B. Neukunde, Interessent, Serviceanfrage, etc.) für eine bessere Übersichtlichkeit
• Automatisierte Antworten an Kunden (z.B. außerhalb der Geschäftszeiten)
• Erstellung von Produktkatalogen

WhatsApp Business kann im Google Play Store und im App Store kostenfrei heruntergeladen werden.

Quellen: WhatsApp: Funktionen der Business App.

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WhatsApp API Schnittstelle

Um größeren Unternehmen eine sichere, skalierbare und DSGVO-konforme Lösung zu bieten, die auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist, hat WhatsApp, damals Teil von Facebook, im August 2018 die WhatsApp Business API eingeführt, zunächst für ausgewählte Unternehmen und Anbieter. Diese Anwendungsprogrammierschnittstelle (API) ermöglicht es Unternehmen, WhatsApp-Nachrichten von ihren Kunden zu empfangen und zu beantworten. Seit Mai 2022 steht sie als Cloud API allen Unternehmen offen.

Im Gegensatz zur WhatsApp Business App kommt die API selbst ohne eine Benutzeroberfläche aus. Die API verbindet WhatsApp mit einem professionellen Messaging-Tool, wie es zum Beispiel hellomateo anbietet. Unternehmen integrieren den Endpunkt der WhatsApp API in die Software eines Anbieters. hellomateo bietet Unternehmenskunden mit der hauseigenen Software die entsprechende Integration in eine übersichtliche Benutzeroberfläche.

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Die wichtigsten Eigenheiten von der WhatsApp Business API

Die WhatsApp Business API bietet Unternehmen mit einer datenschutzkonformen Kommunikationsplattform etliche zusätzliche Funktionen gegenüber der normalen Version von WhatsApp Business. Dazu gehören unter anderem:

• WhatsApp-Newsletter mit Verwaltung der Einwilligungen, je nach Anbieter
• Auswertungen zu Nachrichten und Kampagnen, je nach Anbieter
• DSGVO-konforme Kundenkommunikation
• Mehrere Mitarbeitende und Geräte über eine Nummer, je nach Oberfläche des Anbieters
• Integration in andere Softwareanwendungen
• Automatischer Versand aus angebundenen Systemen, zum Beispiel Terminerinnerungen

Quellen: WhatsApp-Blog, 01.08.2018; Meta: Cloud API, 19.05.2022.

Weitere Informationen erhalten Sie in unserem Artikel „Was ist die WhatsApp Business API?“.

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Google Business Messages wurde im Juli 2024 eingestellt

Google Business Messages steht Unternehmen und Kunden nicht mehr zur Verfügung. Über den Dienst konnten Kunden Unternehmen direkt aus der Google-Suche und Google Maps anschreiben. Seit dem 31. Juli 2024 sind „Chat“ und „Anrufliste“ im Google Unternehmensprofil abgeschaltet. Kunden können Unternehmen weiterhin über das Profil anrufen. Für geeignete Unternehmensprofile nennt Google außerdem SMS und WhatsApp als Kontaktmöglichkeiten. Lokale Betriebe, die über Google Maps gefunden werden, sollten Anfragen deshalb über einen weiterhin verfügbaren Kanal wie WhatsApp annehmen.

Quellen: Google-Hilfe: Änderungen an der Chatfunktion im Unternehmensprofil.

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Instagram & Facebook Messenger

Soziale Medien spielen eine immer größere Rolle in der Unternehmenskommunikation und dem Online-Auftritt von Unternehmen. Auf Social Media können Sie nicht nur Ihr Unternehmen und Ihre Produkte bzw. Ihre Dienstleistungen präsentieren, sondern auch einige nützliche Funktionen der integrierten Messenger für die Kundenkommunikation nutzen.
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Der Facebook Messenger für Unternehmen

Der Facebook Messenger ist eine weit verbreitete Messaging-App, die Unternehmen zur Interaktion mit Kunden nutzen können. Hier können Sie direkt auf Anfragen antworten, Kunden bei Problemen helfen oder Informationen bereitstellen. Über den Facebook Messenger können Unternehmen Texte, Bilder, Videos, Audionachrichten und Dateien verschicken. Die ARD/ZDF-Medienstudie 2026 zeigt: 28 % der deutschsprachigen Bevölkerung ab 14 Jahren in Deutschland nutzen Facebook mindestens wöchentlich, bei Instagram sind es 40 %. Diese Zahlen beschreiben die Nutzung der Plattformen, nicht die Nutzung ihrer Messenger.

Quellen: Meta: Messenger Platform, Inhaltstypen; ARD/ZDF-Medienstudie 2026, Media Perspektiven 24/2026, Abbildung 3.

Instagram Direct Messages

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Instagram ist ebenso wie Facebook Teil von Meta Platforms. Auf Instagram können Unternehmen Produkte und Marken mit Bildern und Videos vorstellen. Über Kommentare und Direktnachrichten tauschen sie sich mit Kunden und Followern aus. Produkte können Sie in einem Shop zeigen; seit September 2025 erfolgt der Kaufabschluss bei Shops auf Facebook und Instagram laut Meta auf der Website des Händlers.

Quellen: Meta-Hilfe: Änderungen an Shops und Checkout.

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Microsoft Teams

Microsoft Teams ist eine integrierte Kommunikationsplattform von Microsoft, die Unternehmen eine breite Palette von Tools zur Zusammenarbeit und Kommunikation bietet. Es ermöglicht den einfachen Austausch von Textnachrichten, Dateien, Bildern und Videos, und es ist in erster Linie für die Zusammenarbeit in Teams gedacht. In Teams lassen sich weitere Anwendungen einbinden, sodass Aufgaben an einem Ort erledigt werden. Es bietet auch Funktionen für Videokonferenzen und Online-Meetings, was es zu einer umfassenden Plattform für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit in Unternehmen macht. Laut Microsoft lässt sich mit Teams auch mit Kunden per Video, Chat und Telefon kommunizieren. Für diesen Vergleich ordnen wir Teams vor allem der Zusammenarbeit im Unternehmen und mit Geschäftspartnern zu.

Quellen: Microsoft: Teams für Chat und Zusammenarbeit.

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Slack

Slack ist eine Messaging-Plattform, die sich hervorragend für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit in Unternehmen eignet. Die Plattform ermöglicht es, Nachrichten in verschiedenen Kanälen zu organisieren, um Gespräche zu strukturieren und relevante Teams oder Projektgruppen einzubeziehen. 

Ein wesentlicher Vorteil von Slack ist die Integration von Drittanbieter-Apps und Diensten. Laut Slack lässt sich die Plattform mit Diensten wie Google Drive, Office 365 und über 2.600 weiteren verbinden. So teilen Teams Dateien, verwalten Aufgaben und synchronisieren Kalender, ohne die Plattform zu verlassen. Slack bietet auch fortgeschrittene Such- und Archivierungsfunktionen, um wichtige Informationen leichter finden zu können. Dies kann besonders in größeren Unternehmen von Vorteil sein.

Mit Slack Connect arbeiten Teams auch mit anderen Unternehmen zusammen, laut Slack etwa mit Partnern, Anbietern und Kunden. Wie Teams ordnen wir Slack hier vor allem der Zusammenarbeit im Unternehmen und mit Geschäftspartnern zu.

Quellen: Slack: Funktionen; Slack Connect.

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Messenger für Unternehmen in anderen Ländern: WeChat, LINE & Co.

Welche weiteren Messenger infrage kommen, hängt davon ab, wo Ihr Unternehmen tätig ist und welche Zielgruppe Sie erreichen möchten. In anderen Ländern sind Messenger verbreitet, die in Deutschland kaum bekannt sind. Wir stellen diese Messenger kurz vor.

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WeChat: der zentrale Messenger in China

Weixin, international WeChat, ist der zentrale Messenger in China. Weixin und WeChat kommen laut Tencent zusammen auf rund 1,44 Milliarden monatlich aktive Nutzer (Stand 30. Juni 2026). Für Unternehmen, die in China tätig sind oder chinesische Kunden ansprechen möchten, ist WeChat deshalb ein wichtiger Kanal. Die Plattform bietet vielfältige Funktionen, darunter Messaging, soziale Netzwerke, mobile Zahlungen und sogar Mini-Apps. Unternehmen nutzen WeChat für Marketing, Kundenservice und den Aufbau von Markenpräsenz.

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LINE: weit verbreitet in Asien

LINE ist in Japan, Taiwan und Thailand weit verbreitet. Laut LY Corporation hat LINE rund 193 Millionen monatlich aktive Nutzer, davon rund 100 Millionen in Japan (Stand 31. März 2026). Es ist nicht nur ein Messenger, sondern auch eine Plattform für Spiele, Einkäufe, Zahlungen und mehr. Unternehmen können LINE verwenden, um mit Kunden zu kommunizieren und Werbung zu schalten.

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KakaoTalk: die Nr. 1 in Südkorea

KakaoTalk ist in Südkorea die dominierende Messaging-App. Laut Kakao lag die Zahl der monatlich aktiven Nutzer in Südkorea im Durchschnitt des zweiten Quartals 2026 bei rund 49,6 Millionen. Unternehmen setzen KakaoTalk für Kundenkommunikation, Kundensupport und Marketingkampagnen ein. Die App bietet auch mobile Zahlungsdienste und eine Vielzahl von Emojis und Stickern, die die Kommunikation lebendiger gestalten.

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Viber: international verbreiteter Messenger

Viber ist international verbreitet. Nach eigenen Angaben nutzen jeden Monat Hunderte Millionen Menschen Viber. Es ermöglicht nicht nur Messaging und Anrufe, sondern auch das Teilen von Medien und Standorten. Unternehmen können Viber für den Kundenservice, Direktmarketing und die Interaktion mit Kunden in den Ländern nutzen, in denen Viber verbreitet ist.

Quellen: Tencent: Ergebnisse 2. Quartal 2026; LY Corporation: LINE weltweit; Kakao: Ergebnisse 2. Quartal 2026, Seite 14; Viber: About.

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Die Kommunikationssoftware von hellomateo: die wichtigsten Messenger an einem Ort

Mit hellomateo bearbeiten Unternehmen Nachrichten aus WhatsApp, Instagram, Facebook und E-Mail in einer gemeinsamen Oberfläche. Mehr als 2.000 Betriebe nutzen hellomateo, darunter Autohäuser, Augenoptiker, Hörakustiker und Händler. Für die Kundenkommunikation stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

• Zentrale Benutzeroberfläche: Bündeln Sie WhatsApp, E-Mail und Instagram im zentralen Postfach von hellomateo. Weisen Sie Anfragen einzelnen Mitarbeitenden oder Teams zu und behalten Sie vergangene Gespräche im Blick.
• Integrationen: hellomateo bietet über 70 direkte Integrationen sowie Anbindungen über Zapier, Make und n8n. Nutzen Sie Daten aus Ihren angebundenen Systemen, um Einladungen, Abholnachrichten und Terminerinnerungen automatisch zu versenden.
• WhatsApp-Newsletter: Versenden Sie personalisierte WhatsApp-Newsletter an Kunden, die dem Empfang zugestimmt haben. Die Öffnungsrate von WhatsApp-Nachrichten liegt bei hellomateo bei über 90 %.
• Bewertungsmanagement: Bitten Sie Kunden nach einem Termin, Kauf oder Service mit entsprechender Einwilligung automatisch per WhatsApp um eine Bewertung. Mit dem Bewertungsmanagement sehen und beantworten Sie Google-Bewertungen zentral.
• Datenschutz: hellomateo nutzt die offizielle WhatsApp Business API. Bei Vertragsschluss erhalten Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO. Die Datenschutzmappe dokumentiert Vertrag, Schutzmaßnahmen und Unterauftragsverarbeiter.
• Mehrere Teams und Standorte: Mehrere Mitarbeitende können über dieselbe Nummer antworten. Im zentralen Postfach sind auch mehrere Nummern möglich, etwa für unterschiedliche Teams oder Standorte.
• KI im Chat und am Telefon: Der KI-Assistent im Chat beantwortet wiederkehrende Kundenfragen und übergibt bei Bedarf an Ihr Team. Die KI-Telefonie nimmt Anrufe entgegen, beantwortet Standardfragen und dokumentiert Gespräche.

Möchten Sie sehen, wie hellomateo Ihre Kundenkommunikation unterstützt? Vereinbaren Sie einen Termin und lernen Sie die Funktionen für Ihren Betrieb kennen.

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