Bewerbung per WhatsApp: Die moderne Art der Kontaktaufnahme

WhatsApp Recruiting: Die Vorteile einer Bewerbung per WhatsApp

Der Bewerbungsprozess per WhatsApp bietet zahlreiche Vorteile für beide Seiten. Er ermöglicht eine einfache Kontaktaufnahme, einen schnellen Austausch über den Chat und einen unkomplizierten Versand von Bewerbungsunterlagen. Durch den direkten Dialog entsteht zudem eine persönliche Atmosphäre während des gesamten Bewerbungsprozesses. Gerade die Generation Z, die im Fokus vieler Unternehmen steht, bevorzugt mobile und digitale Möglichkeiten zur Bewerbung. Deshalb ist es wichtig, sich von traditionellen Kontaktformularen und langwierigen Online-Fragebögen zu lösen und moderne Kanäle wie WhatsApp zu nutzen.
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Die Bewerbung per WhatsApp bietet Unternehmen eine Reihe von Vorteilen, die den Bewerbungsprozess effizienter und nutzerfreundlicher gestalten. Im Folgenden werden einige dieser Vorteile näher erläutert:

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Schnelle und direkte Kommunikation: Durch die Nutzung von WhatsApp als Bewerbungskanal können Unternehmen direkt und in Echtzeit mit den Bewerbern kommunizieren. Nachrichten können schnell gesendet und empfangen werden, was zu einer beschleunigten Kommunikation führt. Auf WhatsApp neigen Bewerber dazu, Nachrichten deutlich schneller zu beantworten, als bei E-Mails oder Bewerberportalen. Dies ermöglicht eine effektive Koordination von Terminen, Rückfragen oder schnelle Updates zum Bewerbungsstatus.

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Einfache Übermittlung von Unterlagen: WhatsApp ermöglicht die unkomplizierte Übermittlung von Bewerbungsunterlagen wie Lebenslauf, Anschreiben und Zeugnisse. Bewerber können ihre Dokumente einfach als Anhang in der Chat-Konversation senden, ohne lästige Online-Portale mit technischen Fehlern oder postalische Zusendungen. Dies vereinfacht den Prozess für Bewerber und erleichtert Unternehmen die Organisation und Verwaltung der eingehenden Bewerbungen.

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Unkomplizierte Terminvereinbarung: Die Bewerbung per WhatsApp ermöglicht es Unternehmen und Bewerbern, schnell und unkompliziert Termine für Vorstellungsgespräche oder andere Auswahlverfahren zu vereinbaren. Durch die direkte Kommunikation können Rückfragen oder Terminänderungen schnell geklärt werden, was zu einer effizienten Terminplanung führt und den Bewerbungsprozess beschleunigt.

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Flexibilität und mobile Nutzung: Da WhatsApp eine mobile Messaging-Plattform ist, können Bewerber Bewerbungen jederzeit und überall über ihr Smartphone oder mit WhatsApp Web über ihren Laptop oder Tablet abschicken. Dies ermöglicht eine höhere Flexibilität für Bewerber, da sie nicht an feste Arbeitszeiten oder Bürostandorte gebunden sind. Unternehmen profitieren von einer größeren Bewerberreichweite und können potenzielle Kandidaten einfacher erreichen.
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Datenschutz & Bewerbung per WhatsApp: DSGVO beachten

In Bezug auf Datenschutz stehen Unternehmen vor einer Herausforderung: Sowohl die private Version von WhatsApp als auch die WhatsApp Business App sind nicht DSGVO-konform und daher nicht für geschäftliche Zwecke zu empfehlen, insbesondere nicht bei dem Umgang mit personenbezogenen Daten wie bei einer Bewerbung. Die einzige datenschutzkonforme Lösung für mobile Recruiting über WhatsApp ist die WhatsApp Business API. Nur durch die Nutzung dieser API Schnittstelle können Unternehmen den Bewerbungsprozess rechtskonform gestalten und den Schutz personenbezogener Daten gewährleisten. Darüber hinaus vermeiden Sie die bei einer Nichteinhaltung der DSGVO häufig auftretenden Abmahnungen, empfindliche Strafen und teure Prozesskosten gegen Sie und Ihr Unternehmen.

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So empfangen Sie Bewerbungen über WhatsApp

Um potenziellen Bewerbern die Kontaktaufnahme so einfach wie möglich zu machen, sollten verschiedene Optionen zur Verfügung stehen. Eine Möglichkeit besteht darin, WhatsApp über einen Webchat in die Unternehmenswebsite zu integrieren, sodass Interessenten direkt Nachrichten senden oder Fragen stellen können. Eine weitere Option ist die Ergänzung der Stellenausschreibung mit einem WhatsApp Link oder einem WhatsApp QR-Code. 

Übrigens: Wir haben ein praktisches Tool auf unserer Webseite integriert, mit dem Sie in Sekundenschnelle einen WhatsApp Link und einen WhatsApp QR-Code erstellen können.

Durch die Nutzung eines QR-Codes bzw. eines WhatsApp Links gelangen Bewerber direkt zu dem Chat mit Ihrem Unternehmen. Sie können dabei sogar bereits vorformulierte Nachrichten hinterlegen, die beispielsweise die Daten der jeweiligen Stelle beinhalten. Diese Daten werden dann automatisch von den Bewerbern an Ihr Unternehmen gesendet.

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Bewerbung per WhatsApp: Tipps für Unternehmen

WhatsApp Links für Bewerbungen können nicht nur in Stellenanzeigen, sondern auch in Facebook Ads oder anderen Werbeanzeigen verwendet werden. Viele innovative Unternehmen setzen bereits sogenannte Click-to-Chat bzw. Click-to-WhatsApp Anzeigen auf Facebook ein und heben damit Ihren Bewerbungsprozess auf ein höheres Niveau.

Damit Unternehmen das Potenzial der Bewerbung per WhatsApp optimal nutzen können, sind einige Best Practices zu beachten. Hier sind einige Empfehlungen, um den Bewerbungsprozess reibungslos und effektiv zu gestalten:

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‍Einrichtung eines professionellen WhatsApp-Accounts: Unternehmen sollten einen dedizierten WhatsApp-Account für den Bewerbungsprozess einrichten. Dadurch wird eine klare Trennung zwischen geschäftlicher Kommunikation und persönlichen Kontakten gewährleistet. Es ist wichtig sicherzustellen, dass der Account professionell gestaltet ist und ein klares Unternehmensprofil aufweist. Dies können Sie mit und der WhatsApp API Schnittstelle kinderleicht umsetzen.

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‍Nutzung von automatischen Antworten und Nachrichtenvorlagen: Automatische Antworten und Nachrichtenvorlagen können dabei helfen, den Austausch zu vereinfachen und Arbeitszeit zu sparen. Nachrichtenvorlagen mit Informationen zu dem Jobangebot können in den Click-to-WhatsApp Link oder den QR-Code der jeweiligen Stelle integriert werden und somit Ihrer Personalabteilung eine eindeutige Zuordnung ermöglichen und Ihren Bewerbern Schreibaufwand sparen. Sobald eine neue Bewerbung eingegangen ist, kann eine automatische Antwort versendet werden, um den Bewerber über den Erhalt der Bewerbungsunterlagen zu informieren und gegebenenfalls auf weitere wichtige Dokumente hinzuweisen. WhatsApp Vorlagen können entlang des gesamten Recruiting-Prozesses eingesetzt werden und erleichtern die Kommunikation.

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Hier ein Beispiel für eine WhatsApp Vorlage im Recruiting:
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‍"Hallo {{ Vorname }},

wir haben Ihre Bewerbung erhalten und beginnen nun mit der Bearbeitung der Unterlagen. Wir werden uns in Kürze bei Ihnen melden.

Mit besten Grüßen aus {{ Unternehmensstandort }},
{{ Mitarbeitername }}, {{ Unternehmensname }}"

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Klare Kommunikationsrichtlinien festlegen: Unternehmen sollten klare Richtlinien für die Kommunikation über WhatsApp im Bewerbungsprozess entwickeln. Dies umfasst beispielsweise die Sprache und Tonalität der Nachrichten, die angemessene Reaktionszeit und die Art der Informationen, die über WhatsApp ausgetauscht werden können. Klar definierte Richtlinien sorgen für eine konsistente und professionelle Kommunikation.

Datenschutz und Vertraulichkeit gewährleisten: Unternehmen sollten sicherstellen, dass die Datenschutzbestimmungen eingehalten werden und sensible Bewerberdaten geschützt sind. Daher sollten Unternehmen von einer Verwendung der normalen WhatsApp Business App absehen und unbedingt die WhatsApp API Schnittstelle nutzen.

Effektive Kommunikation: Unternehmen sollten klare und präzise Nachrichten verfassen, um Missverständnisse zu vermeiden. Es ist wichtig, alle erforderlichen Informationen zu nennen, wie z.B. den Bewerbungsprozess, die gewünschten Unterlagen oder die nächsten Schritte. Unternehmen sollten auch auf eine freundliche und professionelle Kommunikation achten, um den Bewerbern eine positive Erfahrung zu bieten.

Durch die Beachtung dieser Tipps  können Unternehmen den Bewerbungsprozess per WhatsApp effizient und professionell gestalten. Dies ermöglicht eine effektive Kommunikation mit Bewerbern und eine optimierte Auswahl von potenziellen Kandidaten.

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Bewerbungsprozess per WhatsApp mit hellomateo starten

Um WhatsApp als Recruiting-Kanal effektiv einzusetzen, bietet sich die Nutzung von hellomateo. Hellomateo ermöglicht über die WhatsApp Business API nicht nur die Kommunikation mit Kunden, sondern auch mit Bewerbern. hellomateo speichert Plattformdaten bei Amazon Web Services in Frankfurt am Main, einzelne Dienste haben ihren Serverstandort in den USA. Außerdem passt hellomateo die Software kontinuierlich an sich ändernde Datenschutzbestimmungen an, um eine DSGVO-Konformität gewährleisten zu können. Mit vielen nützlichen Funktionen wie Nachrichtenvorlagen, automatischen Antworten und Textbausteinen ist die Kommunikation über hellomateo hocheffizient und spart wertvolle Arbeitszeit. Hellomateo unterstützt den Versand und Empfang von vielen verschiedenen Dateitypen und hat eine interne Kontaktverwaltung integriert.

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Die Software von hellomateo hat viel zu bieten. Folgende Features wissen unsere Kunden besonders zu schätzen:

• Zentrale Benutzeroberfläche: Bündeln Sie WhatsApp, E-Mail und Instagram im zentralen Postfach von hellomateo. Weisen Sie Anfragen einzelnen Mitarbeitenden oder Teams zu und behalten Sie vergangene Gespräche im Blick.
• Integrationen: hellomateo bietet über 70 direkte Integrationen sowie Anbindungen über Zapier, Make und n8n. Nutzen Sie Daten aus Ihren angebundenen Systemen, um Einladungen, Abholnachrichten und Terminerinnerungen automatisch zu versenden.
• WhatsApp-Newsletter: Versenden Sie personalisierte WhatsApp-Newsletter an Kunden, die dem Empfang zugestimmt haben. Die Öffnungsrate von WhatsApp-Nachrichten liegt bei hellomateo bei über 90 %.
• Bewertungsmanagement: Bitten Sie Kunden nach einem Termin, Kauf oder Service mit entsprechender Einwilligung automatisch per WhatsApp um eine Bewertung. Mit dem Bewertungsmanagement sehen und beantworten Sie Google-Bewertungen zentral.
• Datenschutz: hellomateo nutzt die offizielle WhatsApp Business API. Bei Vertragsschluss erhalten Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO. Die Datenschutzmappe dokumentiert Vertrag, Schutzmaßnahmen und Unterauftragsverarbeiter.
• Mehrere Teams und Standorte: Mehrere Mitarbeitende können über dieselbe Nummer antworten. Im zentralen Postfach sind auch mehrere Nummern möglich, etwa für unterschiedliche Teams oder Standorte.
• KI im Chat und am Telefon: Der KI-Assistent im Chat beantwortet wiederkehrende Kundenfragen und übergibt bei Bedarf an Ihr Team. Die KI-Telefonie nimmt Anrufe entgegen, beantwortet Standardfragen und dokumentiert Gespräche.

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Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Sie WhatsApp als Bewerber-Kanal nutzen können? Oder Sie haben Fragen zur WhatsApp Business API? Kontaktieren Sie uns ganz einfach und unverbindlich via WhatsApp (Cookies aktivieren und den Button unten rechts nutzen) oder vereinbaren Sie direkt eine Demo mit einem unserer Messaging-Experten.