Zentrales Postfach für WhatsApp und dein ganzes Team
Das zentrale Postfach von hellomateo bündelt WhatsApp, E-Mail, Instagram und Facebook Messenger für dein Team. Mehrere Mitarbeiter schreiben über dieselbe WhatsApp-Nummer und weisen Anfragen zu. Mit gebuchter KI-Telefonie erscheinen auch deren Anrufe mit Zusammenfassung und Transkript im Posteingang.
Mehrere Mitarbeiter auf einer WhatsApp-Nummer
Anfragen einem Mitarbeiter zuweisen
Anrufe der KI-Telefonie im selben Postfach
Zuletzt aktualisiert: 28. Oktober 2026
Über 2.000 Kunden nutzen hellomateo
Von der Kundenanfrage zur gemeinsamen Bearbeitung
Die Anfrage kommt an
Im Postfach von hellomateo liest du Nachrichten deiner verbundenen Kanäle. Ob dein Kunde per WhatsApp oder E-Mail schreibt, dein Team bearbeitet die Anfrage in derselben Oberfläche.
Du legst die Zuständigkeit fest
In hellomateo weist du das Gespräch einem Mitarbeiter mit Zugriff zu. Gehört die Anfrage zu einer anderen Abteilung, verschiebst du sie in deren Team-Postfach.
Du klärst Rückfragen intern
Im Reiter „Kommentar“ von hellomateo erwähnst du einen Kollegen und fragst etwa nach dem Abholtermin. Der Kommentar bleibt intern; der erwähnte Mitarbeiter wird benachrichtigt.
Du antwortest und schließt ab
In hellomateo beantwortest du die Kundenfrage im Gespräch. Ist das Anliegen erledigt, wählst du „Abschließen“. Über die Reiter „Offen“ und „Geschlossen“ behältst du die Bearbeitung im Blick.
Mehr zum Thema: WhatsApp gemeinsam nutzen, Mehrere WhatsApp-Nummern, KI-Telefonie und KI-Assistent im Chat
So arbeitet dein Team im zentralen Postfach
In hellomateo beantwortest du Kundenfragen, verteilst Gespräche und klärst Rückfragen mit Kollegen direkt am Anliegen.
Nachrichten und KI-Anrufe in einem Postfach
Das Postfach von hellomateo verbindet WhatsApp, E-Mail, Instagram und Facebook Messenger in einer Oberfläche. Bei gebuchter KI-Telefonie erscheinen auch deren Anrufe im Gesprächsverlauf: mit Status, Zusammenfassung und Transkript. So liest dein Team nach, was der Anrufer wollte. KI-Telefonie ist zubuchbar, in Business Plus wählbar und in Enterprise enthalten.
WhatsApp und E-Mail gemeinsam bearbeiten
Instagram und Facebook Messenger beantworten
Zusammenfassungen der KI-Anrufe nachlesen
Transkripte der KI-Telefonie öffnen
Mehrere Mitarbeiter auf einer WhatsApp-Nummer
In hellomateo beantworten mehrere Mitarbeiter Nachrichten über dieselbe WhatsApp-Nummer. Du weist ein Gespräch einem Mitarbeiter mit Zugriff zu oder verschiebst es in ein anderes Postfach. Für Abteilungen und Standorte richtest du Teams mit eigenen Postfächern ein und legst den Zugang fest. Je nach Paket kannst du zusätzliche Nummern nutzen, etwa für Werkstatt und Verkauf.
Gemeinsam über dieselbe Nummer schreiben
Gespräche einem Mitarbeiter zuweisen
Team-Postfächer für Abteilungen einrichten
Zugang zu Postfächern je Team festlegen
Rückfragen intern am Gespräch klären
In hellomateo bleiben Kommentare im Gespräch nur für dein Team sichtbar. Über eine Erwähnung holst du einen Kollegen dazu, etwa wenn die Werkstatt die Abholung bestätigen soll. Notizen am Kontakt halten zusätzliche Informationen fest. Mit Schlagwörtern, in der App „Tags“ genannt, kennzeichnest du Anliegen wie „Abholung“ und findest sie über die entsprechende Ansicht wieder.
Interne Kommentare im Gespräch schreiben
Kollegen mit einer Erwähnung benachrichtigen
Notizen direkt am Kontakt hinterlegen
Gespräche mit Schlagwörtern kennzeichnen
Antworten vorbereiten und eigenen Text überarbeiten
In hellomateo nutzt du Nachrichtenvorlagen, etwa für die Fahrzeugabholung, und überarbeitest eigenen Text mit KI: verbessern, kürzen, Ton anpassen oder übersetzen. Auch eingehende Nachrichten lassen sich übersetzen. Nach einer Kundennachricht auf WhatsApp zeigt das Postfach das 24-Stunden-Fenster, in dem du frei formuliert antwortest. Außerhalb dieses Fensters brauchst du eine Nachrichtenvorlage, die Meta vorab geprüft hat.
Mit der kostenlosen App „hellomateo“ für iOS und Android antwortest du auch unterwegs und erhältst Benachrichtigungen auf dem Handy.
Nachrichtenvorlagen für die Abholung nutzen
Fotos und andere Anhänge versenden
Sprachnachrichten aufnehmen und verschicken
Eigenen Text mit KI kürzen oder übersetzen
Offene Anliegen finden und weiterbearbeiten
Im Postfach von hellomateo zeigen „Mir zugewiesen“ und „Zuweisbar“, welche Gespräche bei dir liegen oder noch übernommen werden können. Du filterst nach ungelesenen Nachrichten und suchst nach Name, Nummer oder E-Mail-Adresse des Kontakts. Die Reiter „Offen“ und „Geschlossen“ trennen den Bearbeitungsstand. Auf Wunsch antwortet der zubuchbare KI-Assistent in unzugewiesenen Chats auf seinen verbundenen Kanälen.
Eigene und zuweisbare Gespräche ansehen
Nach ungelesenen Nachrichten filtern
Kontakte über Name, Nummer oder E-Mail suchen
Erledigte Gespräche mit „Abschließen“ schließen
Lass dir zeigen, wie dein Team in hellomateo Anfragen zuweist, intern Rückfragen klärt und Kunden antwortet.
Welche Anfragen landen bei deinem Team?
Im Postfach von hellomateo bearbeitet dein Team die Rückfragen, die zwischen Beratung, Service und Verkauf entstehen.
Autohaus und Werkstatt
Im Postfach von hellomateo trennst du Werkstatt und Verkauf über Team-Postfächer und weist die Rückfrage zur Fahrzeugabholung einem Serviceberater zu.
Augenoptik
In hellomateo weist du Sehtest-Rückfragen einer Kollegin zu; in einzelnen Systemen, zum Beispiel in der Optik-Software OPA, arbeitet dein Team ab Business im eingebetteten Postfach.
Hörakustik
Im Postfach von hellomateo liest du Rückfragen von Kunden und Angehörigen zur Termineinladung und weist das Gespräch der zuständigen Hörakustikerin zu.
Modehandel
In hellomateo beantwortest du Größenfragen aus Instagram neben WhatsApp-Nachrichten, kennzeichnest Anliegen und planst die Antwort zur Abholung für den Morgen.
Sanitätshaus
Im Postfach von hellomateo leitest du die Reparaturanfrage samt Foto ins Postfach der Werkstatt und hältst die Absprache zum Hausbesuch als interne Notiz fest.
Versicherung
Im Postfach von hellomateo bearbeitet deine Agentur Schadenmeldungen und E-Mails gemeinsam und weist Rückfragen dem zuständigen Mitarbeiter zu.
Weitere Funktionen für deine Kundenkommunikation
Ergänze das Postfach von hellomateo um den KI-Assistenten im Chat, KI-Telefonie und automatisierte Kundenreisen.
Zentrales Postfach
Bündle alle Nachrichten aus WhatsApp, Instagram, E-Mail und weiteren Kanälen in einem Postfach. Dein Team arbeitet strukturiert, weist Gespräche zu und behält jederzeit den Überblick.
Automatisierte Kundenreisen
Erstelle automatisierte Nachrichtenstrecken, die bei von dir definierten Ereignissen starten. So begleitest du Interessenten und Bestandskunden gezielt entlang ihrer gesamten Kundenreise.
KI-Telefonie
Nimm Anrufe automatisch entgegen, auch außerhalb deiner Öffnungszeiten. Die KI beantwortet Fragen, dokumentiert Gespräche und übergibt wichtige Anliegen an dein Team.
KI-Assistent im Chat
Lass wiederkehrende Anfragen automatisch beantworten. Die KI unterstützt dein Team im Chat, reagiert sofort und bleibt dabei individuell auf dein Unternehmen abgestimmt.
Kunden- und Kontaktverwaltung
Verwalte alle Kontakte zentral, segmentiere Zielgruppen flexibel und reagiere mit vollem Kontext auf jede Anfrage. So wird Kommunikation persönlich und effizient.
Kontakt über deine Website
Ein Knopf auf deiner Website führt Besucher direkt in WhatsApp und andere Kanäle. Die Gespräche landen im Postfach, dein Team antwortet zentral.
Bewertungsmanagement
Fordere automatisiert Bewertungen an und behalte neue Rezensionen im Blick. So stärkst du deine Sichtbarkeit auf Google und schützt aktiv deine Online-Reputation.
WhatsApp Newsletter
Versende personalisierte Kampagnen direkt im Messenger deiner Kunden. Mit hoher Öffnungsrate erreichst du deine Zielgruppe zuverlässig und ohne Spam-Ordner.
Postalischer Versand
Ergänze digitale Kampagnen durch automatisierten Briefversand. So erreichst du auch Kunden ohne Messenger und verbindest Online- mit Offline-Kommunikation.
Insights
Behalte gesendete Nachrichten, Leserate und neue Abonnenten im Blick. Die Übersicht zeigt dir außerdem neue Kontakte und gesammelte Bewertungen.
Integrationen
Verbinde hellomateo mit deinem Branchensystem, deinem Shop oder anderen Programmen. Je nach Anbindung gleicht hellomateo Kontakte, Termine oder Aufträge ab.
Häufige Fragen zum zentralen Postfach
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Gerne stellen wir dir hellomateo in einem persönlichen Gespräch vor.
Oder schreib uns eine E-Mail:
Was ist das zentrale Postfach von hellomateo?
Können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig über eine WhatsApp-Nummer schreiben?
Erscheinen Telefonate mit Zusammenfassung und Transkript im Postfach?
Wie trenne ich die Gespräche verschiedener Standorte oder Abteilungen?
Wie verteile ich Anfragen und finde offene Gespräche wieder?
Wie erfahre ich unterwegs von neuen Nachrichten?
Wie hilft mir die KI beim Antworten?
Kann ich meine bestehende Nummer und die WhatsApp Business App weiter nutzen?
Kann ich mein E-Mail-Postfach anbinden und darüber antworten?
Kann ich das Postfach in meiner Branchensoftware nutzen?
Was kostet das zentrale Postfach von hellomateo?
Kann ich das Postfach ausprobieren, und wann kann ich starten?
Was bietet hellomateo für eine DSGVO-konforme Nutzung?