WhatsApp Business mit mehreren Mitarbeitern nutzen – Anleitung [August 2025]

Anleitung zur Einrichtung von WhatsApp Business für mehrere Mitarbeiter

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Anleitung: WhatsApp Business auf mehreren Mitarbeiter-Smartphones einrichten

Folgen Sie den beschriebenen Schritten, um den WhatsApp Business Account auf mehreren Mitarbeiter-Smartphones gleichzeitig zu nutzen:
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• 1.: Zunächst müssen Sie sicherstellen, dass Sie die neueste Version der WhatsApp Business App auf allen Geräten installiert haben, auf denen Sie den Account nutzen möchten.
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• 2.: Öffnen Sie die App auf Ihrem Hauptgerät und gehen Sie zu "Einstellungen" > "Verknüpfte Geräte“. Bei manchen Geräten wird die Auswahl „Verknüpfte Geräte“ auch direkt als Menüpunkt neben den „Einstellungen“ angezeigt.
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• 3.: Scannen Sie den QR-Code, der auf dem Bildschirm angezeigt wird, mit Ihrem anderen Gerät.
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• 4.: Sobald Sie den QR-Code gescannt haben, wird Ihr WhatsApp Business Account automatisch auf dem anderen Gerät aktiviert.
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• 5.: Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Smartphones von Mitarbeitern, auf denen der Account genutzt werden soll. Die maximale Anzahl ist derzeit auf 4 Geräte limitiert.

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Anleitung: WhatsApp Business auf Desktop PCs oder Laptops Ihrer Mitarbeiter einrichten

Einrichtung mit Windows Betriebssystem

Die Windows Desktop-Anwendung muss zu Beginn aus dem Microsoft Store heruntergeladen. Die Desktop-Anwendung funktioniert nur mit Betriebssystem Windows 8.1 oder höher.

Nachdem die Anwendung heruntergeladen wurde, muss sie gestartet und der Setup-Vorgang durchgeführt werden. Nach einer Weile erscheint auch hier ein QR-Code. Daraufhin müssen folgende Schritte unternommen werden:
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• 1.: WhatsApp Business App auf dem Smartphone öffnen
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• 2.: Das Menü (Android) oder die Einstellungen (iOS) öffnen
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• 3.: „Gerät hinzufügen“ auswählen, um den QR-Code-Scanner zu öffnen
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• 4.: Den QR-Code auf dem Computerbildschirm scannen

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Einrichtung mit macOS Betriebssystem

WhatsApp Desktop kann auch auf Apple-Computern installiert werden. Die Anwendung kann über diesen Download Link von WhatsApp heruntergeladen werden (Quelle: whatsapp.com/download), wobei die Einrichtung identisch mit der Windows-App ist.

Anwendung herunterladen, starten und den Setup-Vorgang durchführen. Nach einer Weile erscheint ein QR-Code. Daraufhin müssen folgende Schritte unternommen werden:
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• 1.: WhatsApp Business App auf dem Smartphone öffnen
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• 2.: Das Menü (Android) oder die Einstellungen (iOS) öffnen
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• 3.: „Gerät hinzufügen“ auswählen, um den QR-Code-Scanner zu öffnen
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• 4.: Den QR-Code auf dem Computerbildschirm scannen
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Auf diese Weise ist WhatsApp Desktop für mehrere Mitarbeiter sowohl auf Windows als auch auf macOS Geräten nutzbar.

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Tipp: Um verknüpfte WhatsApp Multi-Device Geräte Ihrer Mitarbeiter wieder zu entfernen, müssen Sie in den WhatsApp Einstellungen unter dem Menüpunkt „Verknüpfte Geräte“ das zu entfernende Gerät des entsprechenden Mitarbeiters auswählen und anschließend auf „abmelden“ klicken.

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WhatsApp Business Premium mit mehreren Mitarbeitern nutzen

Seit einigen Monaten stellt WhatsApp mit der Premium-Version einigen ausgewählten Unternehmen zusätzliche Funktionen zur Verfügung. WhatsApp Premium kann nach der kostenlosen 30-tägigen Testphase kostenpflichtig abonniert werden. Jedoch ist diese Funktion bislang nur für Android-Nutzer und nur in bestimmten Ländern verfügbar. Auf der Homepage von WhatsApp können Sie sich über die aktuelle Verfügbarkeit von WhatsApp Business Premium informieren. Bei WhatsApp Premium können statt den maximal 5 Mitarbeitern bzw. Geräten (1 Hauptgerät + 4 weitere Geräte) nun bis zu 10 Mitarbeiter denselben WhatsApp Account verwenden. Mit WhatsApp Premium ist sogar nachvollziehbar, welcher Mitarbeiter welche Nachricht gesendet hat. Außerdem können Chats an die verantwortlichen Mitarbeiter zugewiesen werden. Damit bietet WhatsApp Premium zwar einige zusätzliche Funktionen, aber WhatsApp Newsletter Marketing und eine unbegrenzte Anzahl an Nutzern, Geräten und Nummern wie bei der WhatsApp API sind nicht verfügbar. Zudem ist WhatsApp Premium nicht DSGVO-konform.

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Vorteile von WhatsApp Business mit mehreren Mitarbeitern
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Größeres Nachrichtenvolumen in der Kundenkommunikation

Durch die Verwendung von WhatsApp Business mit mehreren Mitarbeitern können Unternehmen die Effizienz ihrer Kundenkommunikation erheblich steigern. Dadurch, dass mehrere Mitarbeiter gleichzeitig eingehende Kundenanfragen beantworten können, steigert sich die Kapazität schlagartig.

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Verbesserter Kundenservice durch schnelle Reaktionszeiten

WhatsApp Business bietet Unternehmen eine hervorragende Möglichkeit, mit Kunden zu interagieren und ihnen einen schnellen und persönlichen Kundenservice zu bieten. Durch die Verfügbarkeit von mehreren Mitarbeitern gleichzeitig können Sie Ihren Kunden kürzere Antwortzeiten und somit einen noch höherwertigen Service bieten.

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Flexibilität und Mobilität

Da WhatsApp Business auf von mehreren Mitarbeitern auch auf mehreren Geräten gleichzeitig verwendet werden kann, bietet es Unternehmen die Flexibilität und Mobilität, die sie benötigen, um unterwegs effektiv zu arbeiten. Mitarbeiter können auch außerhalb des Büros kommunizieren und für Kundenanfragen zur Verfügung stehen, was die Effizienz und Produktivität erhöht.

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Etliche weitere Vorteile mit der WhatsApp Business API

WhatsApp bietet auch eine API Schnittstelle an, durch die Unternehmen über die Software von Drittanbietern wie Mateo eine professionelle Kommunikationslösung verwenden können. Die API von WhatsApp ist die einzige Lösung, die es Unternehmen ermöglicht, WhatsApp DSGVO-konform zu nutzen, unbegrenzt viele Rufnummern und Mitarbeiter anzubinden und hocheffektives WhatsApp Newsletter Marketing zu betreiben. Mit der WhatsApp Business API können auf einfache Weise Integrationen mit anderen Tools und Systemen erstellt und somit die Effektivität ihrer Kommunikation weiter verbessert werden.

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WhatsApp Business mit mehreren Mitarbeitern und Telefonnummern über die WhatsApp API nutzen

Über die WhatsApp API Schnittstelle von Mateo können mehrere Mitarbeitende Ihres Unternehmens über eine WhatsApp Nummer antworten. Außerdem können Sie mehrere Telefonnummern mit Ihrem WhatsApp Unternehmensaccount verknüpfen, zum Beispiel je Standort oder je Team. 

Darüber hinaus empfiehlt hellomateo die WhatsApp Business API, um WhatsApp DSGVO-konform für die Kundenkommunikation einzusetzen. Rechtsgrundlagen und Einwilligungen verantwortet Ihr Unternehmen. 

Lesetipp: In unserem Artikel „WhatsApp Business DSGVO“ haben wir alle Hintergrundinformationen zusammengefasst und erklären, worauf es beim Datenschutz mit WhatsApp Business ankommt.

Die WhatsApp API Schnittstelle von Mateo bietet darüber hinaus viele weitere Vorteile und revolutioniert Ihre Kundenkommunikation in dutzenden Aspekten:

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• Zentrale Benutzeroberfläche: Bündeln Sie WhatsApp, E-Mail und Instagram im zentralen Postfach von hellomateo. Weisen Sie Anfragen einzelnen Mitarbeitenden oder Teams zu und behalten Sie vergangene Gespräche im Blick.
• Integrationen: hellomateo bietet über 70 direkte Integrationen sowie Anbindungen über Zapier, Make und n8n. Nutzen Sie Daten aus Ihren angebundenen Systemen, um Einladungen, Abholnachrichten und Terminerinnerungen automatisch zu versenden.
• WhatsApp-Newsletter: Versenden Sie personalisierte WhatsApp-Newsletter an Kunden, die dem Empfang zugestimmt haben. Die Öffnungsrate von WhatsApp-Nachrichten liegt bei hellomateo bei über 90 %.
• Bewertungsmanagement: Bitten Sie Kunden nach einem Termin, Kauf oder Service mit entsprechender Einwilligung automatisch per WhatsApp um eine Bewertung. Mit dem Bewertungsmanagement sehen und beantworten Sie Google-Bewertungen zentral.
• Datenschutz: hellomateo nutzt die offizielle WhatsApp Business API. Bei Vertragsschluss erhalten Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO. Die Datenschutzmappe dokumentiert Vertrag, Schutzmaßnahmen und Unterauftragsverarbeiter.
• Mehrere Teams und Standorte: Mehrere Mitarbeitende können über dieselbe Nummer antworten. Im zentralen Postfach sind auch mehrere Nummern möglich, etwa für unterschiedliche Teams oder Standorte.
• KI im Chat und am Telefon: Der KI-Assistent im Chat beantwortet wiederkehrende Kundenfragen und übergibt bei Bedarf an Ihr Team. Die KI-Telefonie nimmt Anrufe entgegen, beantwortet Standardfragen und dokumentiert Gespräche.

Möchten Sie sehen, wie hellomateo Ihre Kundenkommunikation unterstützt? Vereinbaren Sie einen Termin und lernen Sie die Funktionen für Ihren Betrieb kennen.

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