Abwesenheitsnotiz in WhatsApp: 4 Vorlagen für automatische WhatsApp Antworten bei Urlaub & Co.

Oft ist das Alltagsgeschäft stressig und nimmt viel Zeit in Anspruch – nicht immer kann man sofort auf neue Kundenanfragen reagieren. Oder es ist gerade Betriebsurlaub, als der Kunden versucht, Kontakt aufzunehmen. Es gibt eine Vielzahl Gründe, warum Unternehmen nicht sofort auf Kundenanfragen reagieren. Dabei sollte man als Unternehmen nur sicherstellen, dass der Kunde zum frühestmöglichen Zeitpunkt darauf aufmerksam gemacht wird, wann mit einer Antwort zu rechnen ist. Genau dazu dienen automatische Antworten und Abwesenheitsnotizen. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was Abwesenheitsnotizen sind und wie Sie in WhatsApp Business eingesetzt werden können. Außerdem haben wir 4 vorgefertigte Abwesenheitsnotizen zusammengestellt, die Sie direkt verwenden können. 

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Was sind Abwesenheitsnotizen?

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Abwesenheitsnotizen sind Nachrichten, die einem Kunden automatisch immer dann zugeschickt werden, wenn er Sie über WhatsApp kontaktiert. Sicher haben Sie solche Nachrichten auch selbst schon von einem Unternehmen erhalten. Abwesenheitsnotizen sind frei vom Unternehmen festzulegen. Sie sollen dazu dienen, den Kunden zu informieren, wann er eine Antwort auf seine Anfrage bekommen wird. So muss er nicht darüber rätseln, ob seine Nachricht angekommen ist und bearbeitet wird, oder nicht. Vielleicht kennen Sie Abwesenheitsnotizen auch schon von Emails – das Prinzip ist dabei das gleiche. Weitere grundlegende Informationen erhalten Sie in unserem Artikel "WhatsApp automatische Antwort: Was ist das?".

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4 Abwesenheitsnotizen, die Sie direkt verwenden können

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1. Abwesenheitsnotiz bei geschlossenem Geschäft

Vorgeschlagener Name: autoresponder_geschlossen

Textbeispiel: 

Hallo! Leider erreichen Sie uns außerhalb unserer Öffnungszeiten. Unsere Öffnungszeiten sind Montag bis Freitag von {{Uhrzeit 1}} bis {{Uhrzeit 2}} und Samstag von {{Uhrzeit 3}} bis {{Uhrzeit 4}}. Sobald wir wieder geöffnet haben, werden wir uns unverzüglich bei Ihnen melden.

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2. Abwesenheitsnotiz bei Urlaub 

Vorgeschlagener Name: autoresponder_urlaub 

Textbeispiel: 

Hallo, vielen Dank für Ihre Nachricht! Leider befinden wir uns aktuell in unserem Betriebsurlaub. Ab dem {{Datum Urlaubsende}} stehen wir Ihnen wieder gut erholt zur Verfügung. 

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3. Abwesenheitsnotiz bei Urlaub mit Vertretung 

Vorgeschlagener Name: autoresponder_urlaub_vertretung

Textbeispiel: 

Hallo, vielen Dank für Ihre Nachricht. Leider befinden wir uns in unserem Betriebsurlaub. Ab dem {{Datum Urlaubsende}} stehen wir Ihnen wieder gut erholt zur Verfügung. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte unter {{Telefon Vertretung}} an {{Firma Vertretung}}. Dort wird Ihnen vorübergehend weitergeholfen.

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4. Abwesenheitsnotiz bei längeren Wartezeiten

Vorgeschlagener Name: autoresponder_wartezeit

Textbeispiel: 

Hallo, vielen Dank für Ihre Nachricht! Da wir momentan sehr viele Anfragen erhalten, kann es zu etwas längeren Wartezeiten kommen. Bitte haben Sie einen Moment Geduld. Wir werden uns schnellstmöglich bei Ihnen melden. 

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Wie Sie automatische Antwortnachrichten in der WhatsApp Business App einrichten: 

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Selbstverständlich lassen sich in der WhatsApp Business App automatische Antwortnachrichten einrichten. Dennoch empfehlen wir Unternehmen immer die Verwendung von WhatsApp Business über die WhatsApp Business API. Warum, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag. 

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1. Öffnen Sie  die WhatsApp Business App.
2. Öffnen Sie über die “Drei Punkte” die Einstellungen.
3. Navigieren Sie zu “Unternehmenstools” – “Abwesenheitsnachrichten”. 
4. Aktivieren Sie die Abwesenheitsnachricht und geben Sie den Inhalt der Nachricht ein. Hier lassen sich die Vorlagen aus diesem Artikel einfügen. 
5. Tauschen Sie die {{Platzhalter}} gegen Ihre Angaben aus. 
6. Über “Zeitplan” können Sie festlegen, wann Ihre Abwesenheitsnotiz verschickt werden soll. Wählen können Sie hier zwischen “Immer”, “Eigener Zeitplan” und “Außerhalb der Geschäftszeiten”. 
7. Zuletzt können Sie noch entscheiden, ob alle oder nur bestimmte Kontakte die Abwesenheitsnotiz geschickt bekommen sollen. Hier sollten Sie sinnvollerweise “alle” auswählen, da sich die Nachricht ja auch an neue Kontaktanfragen richtet. 

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Wie Sie automatische Antwortnachrichten in der Software Mateo hinterlegen:

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Genau wie in der WhatsApp Business App lassen sich auch in Mateo automatische Antwortnachrichten konfigurieren. Darüber hinaus bietet die Lösung noch viele weitere Vorteile, die für Unternehmen essentiell sind. Erfahren Sie hier mehr. 

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1. Öffnen Sie die Mateo Webapp. 
2. Klicken Sie auf das Zahnrad oben rechts, um in die Einstellungen zu gelangen. 
3. Unter “Nachrichtenkanäle” - “WhatsApp” klicken Sie auf die “Drei Punkte” und dann auf “Bearbeiten”. 
4. Aktivieren Sie die Option “Autoresponder”. 
5. Nun können sie jeweils eine automatische Nachricht hinterlegen, die während und außerhalb ihrer Öffnungszeiten an ihre Kunden verschickt wird. Dazu können Sie aus den Vorlagen oben wählen. 
6. Über einen Klick auf “Bestätigen” speichern Sie Ihre Eingaben ab. 

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Diese weiteren Nachrichtenarten können mit Nachrichtenvorlagen standardisiert werden

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Abwesenheitsnotizen sind nicht die einzigen Nachrichten, die durch Verwendung der WhatsApp Business API oder der WhatsApp Business App standardisiert – und automatisiert – werden können. Zum Beispiel können Sie mittels Nachrichtenvorlagen individuelle, vorausgefüllte Nachrichten hinterlegen und so einen Großteil der Kundenkommunikation standardisieren. Das spart einerseits Zeit und sichert andererseits eine gleichbleibende, uniforme Qualität ihrer Kundenkommunikation. Über Mitarbeiter und Abteilungen hinweg. In unserem Beitrag “15 Nachrichtenvorlagen, die Sie direkt einsetzen können” erklären wir Ihnen mehr über Nachrichtenvorlagen in WhatsApp Business. 

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Lesetipp: In unserem Artikel über WhatsApp Nachrichtenvorlagen an Neujahr finden Sie hilfreiche Vorlagen für Silvestergrüße an Ihre Kunden.

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Warum sollten auch Sie Mateo für die Messenger Kommunikation nutzen?

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Mateo bietet ein professionelles Messaging-Tool an, das etliche Kommunikationskanäle in einer zentralen Benutzeroberfläche bündelt. WhatsApp wird dabei über eine API-Schnittstelle integriert. Die Einrichtung erfolgt in enger Zusammenarbeit mit dem Kundenservice Team von Mateo. Zu Beginn identifiziert Mateo durch eine Bestandsanalyse, wie die Software am besten eingebunden werden kann. Den Großteil der technischen Einrichtung übernimmt das Team von Mateo und geht dabei auf individuelle Kundenwünsche ein. Die Integration einer Festnetznummer in die WhatsApp API Schnittstelle von Mateo ist selbstverständlich auch möglich. Innerhalb kürzester Zeit sind alle Kommunikationskanäle in der von Mateo bereitgestellten Benutzeroberfläche vereint und die Software direkt nutzbar. Ein fest zugeteilter Ansprechpartner steht allzeit bereit für Rückfragen und gibt weitere Tipps für eine hocheffiziente Kundenkommunikation. Sämtliche Details werden in einem kostenlosen Beratungstermin besprochen.

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Warum sollten Unternehmen WhatsApp über einen API Anbieter verwenden und nicht die WhatsApp Business App?

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WhatsApp API bietet zahlreiche Vorteile gegenüber der Standardversion. Einen ausführlichen Artikel darüber hat Mateo bereits veröffentlicht („Was ist die WhatsApp Business API?“). Die Top 5 der Vorteile der API Schnittstelle sind:

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• DSGVO-konforme Nutzung
• Tiefgreifende Statistiken
• Unbegrenzte Anzahl an Endgeräten
• Unbegrenzte Anzahl an Nutzern
• WhatsApp Newsletter Versand DSGVO konform

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‍‍Mateos Kunden haben dank der Software die Möglichkeit, die Effizienz ihrer Kundenkommunikation deutlich zu erhöhen und gleichzeitig das Verhältnis zum Kunden besonders persönlich zu gestalten. Die Kunden wissen folgende Vorteile besonders zu schätzen:

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Zentrale Benutzeroberfläche

Mateo bündelt neben WhatsApp Business API viele weitere Kommunikationskanäle wie E-Mail, Instagram, SMS oder Facebook Messenger in einem zentralen Posteingang. Auf der intuitiven und übersichtlichen Benutzeroberfläche finden sich diverse hilfreiche Tools für eine besonders effiziente Kundenkommunikation.

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Individuelle Nachrichtenvorlagen

Dank diverser Nachrichtenvorlagen, die sich individuell erstellen lassen, wird der Schreibaufwand minimiert und die Effizienz der Kundenkommunikation gesteigert. So lassen sich die Personalressourcen im Servicebereich anderweitig einsetzen.

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Newsletter

Mit der WhatsApp API Lösung von Mateo lassen sich Newsletter DSGVO-konform versenden. Durch die erstklassige Öffnungsrate von 98% bei WhatsApp Nachrichten lässt sich das Marketing somit deutlich besser betreiben als per E-Mail oder anderen Kanälen.

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Datenschutz

Mateos Messaging-Tool ist mit allen deutschen und europäischen rechtlich bindenden Datenschutzanforderungen vereinbar. Bei Gesetzesanpassungen wird die Software gegebenenfalls entsprechend überarbeitet. Für eine absolut sichere Kundenkommunikation sind alle WhatsApp Nachrichten Ende-zu-Ende verschlüsselt. Alle Infos zur DSGVO bei der Verwendung von WhatsApp können in diesem Artikel nachgelesen werden.

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Skalierbarkeit für alle Unternehmensgrößen

Durch die Vielzahl an Unternehmen, die Mateo bereits mit hoher Zufriedenheit nutzen, wurde die Skalierbarkeit des Messaging-Tools bestätigt. Egal, ob Kunden nur wenige Mitarbeiter oder viele Hundert beschäftigen - die Software funktioniert reibungslos und je nach Paket mit einer unbegrenzten Anzahl an Endgeräten und Nutzern. Dadurch, dass die Arbeitsbelastung im Kundenservicebereich durch Mateo deutlich reduziert wird, ergeben sich für viele Unternehmen neue Wachstumsmöglichkeiten.

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Kostengünstiger Anbieter für WhatsApp Business API

Mit einem Einstiegspreis von lediglich 79 Euro monatlich ist Mateo ein kostengünstiger Anbieter für WhatsApp Business API Lösungen auf dem deutschen Markt. In Verbindung mit der Integration von weiteren Kommunikationskanälen und diversen hilfreichen Tools bietet Mateo ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis. Mateos persönliche Kundenbetreuung unterstützt die Unternehmen bei jedem Schritt der Integration und sorgt damit für sehr geringe Einstiegshürden.

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