Abwesenheitsnotiz in WhatsApp: 4 Vorlagen für automatische WhatsApp Antworten bei Urlaub & Co. [August 2024]

Oft ist das Alltagsgeschäft stressig und nimmt viel Zeit in Anspruch – nicht immer kann man sofort auf neue Kundenanfragen reagieren. Oder es ist gerade Betriebsurlaub, als der Kunden versucht, Kontakt aufzunehmen. Es gibt eine Vielzahl an Gründen, warum Unternehmen nicht sofort auf Kundenanfragen reagieren. Dabei sollte man als Unternehmen nur sicherstellen, dass der Kunde zum frühestmöglichen Zeitpunkt darauf aufmerksam gemacht wird, wann mit einer Antwort zu rechnen ist. Genau dazu dienen automatische Antworten und Abwesenheitsnotizen. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was Abwesenheitsnotizen sind und wie Sie in WhatsApp Business eingesetzt werden können. Außerdem haben wir 4 vorgefertigte Vorlagen für Abwesenheitsnotizen zusammengestellt, die Sie direkt verwenden können. 

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Was sind Abwesenheitsnotizen?

Abwesenheitsnotizen sind Antwortnachrichten, die einem Kunden automatisch immer dann zugeschickt werden, wenn er Sie über WhatsApp kontaktiert. Sicher haben Sie solche Nachrichten auch selbst schon von einem Unternehmen erhalten. Abwesenheitsnotizen sind frei vom Unternehmen festzulegen. Sie sollen dazu dienen, den Kunden zu informieren, wann er eine Antwort auf seine Anfrage bekommen wird. So muss er nicht darüber rätseln, ob seine Nachricht angekommen ist und bearbeitet wird, oder nicht. Vielleicht kennen Sie Abwesenheitsnotizen auch schon von Emails – das Prinzip ist dabei das gleiche. Weitere grundlegende Informationen erhalten Sie in unserem Artikel "WhatsApp automatische Antwort: Was ist das?".

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4 Abwesenheitsnotizen, die Sie direkt verwenden können

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1. Abwesenheitsnotiz bei geschlossenem Geschäft

Vorgeschlagener Name: autoresponder_geschlossen

Textbeispiel: 

Hallo! Leider erreichen Sie uns außerhalb unserer Öffnungszeiten. Unsere Öffnungszeiten sind Montag bis Freitag von {{Uhrzeit 1}} bis {{Uhrzeit 2}} und Samstag von {{Uhrzeit 3}} bis {{Uhrzeit 4}}. Sobald wir wieder geöffnet haben, werden wir uns unverzüglich bei Ihnen melden.

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2. Abwesenheitsnotiz bei Urlaub 

Vorgeschlagener Name: autoresponder_urlaub 

Textbeispiel: 

Hallo, vielen Dank für Ihre Nachricht! Leider befinden wir uns aktuell in unserem Betriebsurlaub. Ab dem {{Datum Urlaubsende}} stehen wir Ihnen wieder gut erholt zur Verfügung. 

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3. Abwesenheitsnotiz bei Urlaub mit Vertretung 

Vorgeschlagener Name: autoresponder_urlaub_vertretung

Textbeispiel: 

Hallo, vielen Dank für Ihre Nachricht. Leider befinden wir uns in unserem Betriebsurlaub. Ab dem {{Datum Urlaubsende}} stehen wir Ihnen wieder gut erholt zur Verfügung. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte unter {{Telefon Vertretung}} an {{Firma Vertretung}}. Dort wird Ihnen vorübergehend weitergeholfen.

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4. Abwesenheitsnotiz bei längeren Wartezeiten

Vorgeschlagener Name: autoresponder_wartezeit

Textbeispiel: 

Hallo, vielen Dank für Ihre Nachricht! Da wir momentan sehr viele Anfragen erhalten, kann es zu etwas längeren Wartezeiten kommen. Bitte haben Sie einen Moment Geduld. Wir werden uns schnellstmöglich bei Ihnen melden. 

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Wie Sie automatische Antwortnachrichten in der WhatsApp Business App einrichten: 

Selbstverständlich lassen sich in der WhatsApp Business App automatische Antwortnachrichten einrichten. Dennoch empfehlen wir Unternehmen immer die Verwendung von WhatsApp Business über die WhatsApp Business API. Warum, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag. 

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• Öffnen Sie  die WhatsApp Business App.
• Öffnen Sie über die “Drei Punkte” die Einstellungen.
• Navigieren Sie zu “Unternehmenstools” – “Abwesenheitsnachrichten”. 
• Aktivieren Sie die Abwesenheitsnachricht und geben Sie den Inhalt der Nachricht ein. Hier lassen sich die Vorlagen aus diesem Artikel einfügen. 
• Tauschen Sie die {{Platzhalter}} gegen Ihre Angaben aus. 
• Über “Zeitplan” können Sie festlegen, wann Ihre Abwesenheitsnotiz verschickt werden soll. Wählen können Sie hier zwischen “Immer”, “Eigener Zeitplan” und “Außerhalb der Geschäftszeiten”. 
• Zuletzt können Sie noch entscheiden, ob alle oder nur bestimmte Kontakte die Abwesenheitsnotiz geschickt bekommen sollen. Hier sollten Sie sinnvollerweise “alle” auswählen, da sich die Nachricht ja auch an neue Kontaktanfragen richtet. 

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Wie Sie automatische Antwortnachrichten in der Software Mateo hinterlegen:

Genau wie in der WhatsApp Business App lassen sich auch in Mateo automatische Antwortnachrichten konfigurieren. Darüber hinaus bietet die Lösung noch viele weitere Vorteile, die für Unternehmen essentiell sind. Erfahren Sie hier mehr. 

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• Öffnen Sie die Mateo Webapp. 
• Klicken Sie auf das Zahnrad oben rechts, um in die Einstellungen zu gelangen. 
• Unter “Nachrichtenkanäle” - “WhatsApp” klicken Sie auf die “Drei Punkte” und dann auf “Bearbeiten”. 
• Aktivieren Sie die Option “Autoresponder”. 
• Nun können sie jeweils eine automatische Nachricht hinterlegen, die während oder außerhalb ihrer Öffnungszeiten an ihre Kunden verschickt wird. Dazu können Sie aus den Vorlagen oben wählen. 
• Über einen Klick auf “Bestätigen” speichern Sie Ihre Eingaben ab. 

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Diese weiteren Nachrichtenarten können mit Nachrichtenvorlagen standardisiert werden

Abwesenheitsnotizen sind nicht die einzigen Nachrichten, die durch Verwendung der WhatsApp Business API oder der WhatsApp Business App standardisiert – und automatisiert – werden können. Zum Beispiel können Sie mittels Nachrichtenvorlagen individuelle, vorausgefüllte Nachrichten hinterlegen und so einen Großteil der Kundenkommunikation standardisieren. Das spart einerseits Zeit und sichert andererseits eine gleichbleibende, uniforme Qualität ihrer Kundenkommunikation. Über Mitarbeiter und Abteilungen hinweg. In unserem Beitrag “15 Nachrichtenvorlagen, die Sie direkt einsetzen können” erklären wir Ihnen mehr über Nachrichtenvorlagen in WhatsApp Business. 

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So geht es noch besser: Revolutionieren Sie Ihre Kundenkommunikation mit der WhatsApp Business API

Wir von Mateo sind Ihre Messaging-Experten, wenn es um die Kundenkommunikation geht. Hunderte Unternehmen nutzen bereits Mateo und zeigen sich begeistert. Unsere Kunden wissen folgende Vorteile besonders zu schätzen:
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• 100% DSGVO-Konformität: Mateo gewährleistet einen datenschutzkonformen Versand der WhatsApp Newsletter.
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• Umfangreiche Analysen: Mateo bietet detaillierte Auswertungen und Statistiken zu Newsletter-Kampagnen, um diese kontinuierlich zu optimieren.
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• Erstklassiger Kundenservice: Der Kundenservice von Mateo steht für alle Anfragen zur Verfügung, um eine ungehinderte Nutzung der Software zu gewährleisten.
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• Branchenübergreifende Erfahrung: ‍Über das WhatsApp Newsletter Tool von Mateo wurden schon zehntausende Marketing-Nachrichten von Unternehmen aus diversen Branchen versendet. Diese Expertise kommt Ihnen zugute.
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• Günstige Preise: Mateo bietet günstige Pakete an, um Unternehmen jeder Größenordnung ein kosteneffizientes Marketing zu ermöglichen.
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• Automatisierter Versand: Die Automatisierungsfunktionen von Mateo sparen Zeit und erhöhen die Effizienz beim Versand von WhatsApp Newslettern.
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• Integrationen: Mit Mateo können Sie WhatsApp in über 6.000 Softwareprogramme integrieren und vollautomatisierte Newsletter auf Basis von Kundendaten aus Ihrem CRM-System versenden.
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• Zielgruppenspezifischer Versand: Die Segmentierungsfunktionen ermöglichen eine hohe Personalisierung und Relevanz der Nachrichten.
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• Diverse Zusatzfunktionen: Neben dem WhatsApp Marketing Tool gibt es zahlreiche zusätzliche Funktionen, die Mateo zu einer umfangreichen Omnichannel CX-Software machen. Dazu zählen z.B. der zentralen Posteingang, der Webchat, das intelligente Google-Bewertungsmanagement und unsere mobile App.

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