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How to WhatsApp Newsletter – Wie Unternehmen eigene WhatsApp Marketing Kampagnen starten können

Whatsapp Newsletter Anleitung

WhatsApp Newsletter sind die Zukunft des Online-Marketings. Mit herkömmlichen E-Mail Newslettern ist es nämlich kaum noch möglich, eine große Zahl von Kunden zu konvertieren. Um heutzutage noch echte Marketingerfolge zu erzielen, müssen Newsletter über jene Plattformen versendet werden, auf denen sich die Verbraucher ohnehin aufhalten. Und diese Plattform ist für die meisten Verbraucher WhatsApp. Auf WhatsApp schenken potenzielle Kunden Ihrem Unternehmen die ungeteilte Aufmerksamkeit und lassen sich auf den Newsletter ein. Diverse Erfahrungsberichte von Unternehmen, die bereits das neue Marketing-Zeitalter eingeläutet haben und Newsletter per WhatsApp versenden, bestätigen anhand von Öffnungs- und Konversationsraten das immense Potenzial. Um eine eigene Marketing Kampagne auf WhatsApp zu starten, bedarf es einiger Voraussetzungen und der Zusammenarbeit mit einem kompetenten WhatsApp API Anbieter mit Newsletter-Integration. Was genau der WhatsApp Newsletter ist und wie Unternehmen vorgehen können, um eigene WhatsApp Marketing Kampagnen zu starten, wird in dieser Anleitung zum WhatsApp Newsletter erläutert.

Grundlagen des WhatsApp Newsletters

WhatsApp-Newsletter sind kostenpflichtige Massennachrichten über WhatsApp, um relevante und wertvolle Informationen mit Kunden zu teilen. WhatsApp selbst nennt diese Nachrichten „Promotional Messages“. Sie können beispielsweise ihre Kunden über neue Produkte informieren, auf Rabattaktionen hinweisen oder Bestandskunden an Serviceintervalle erinnern. Der WhatsApp Newsletter kann somit als Teil des sogenannten „Conversational Commerce“ genutzt werden, bei dem Nutzer per Chat mit dem Unternehmen Produkte und Dienstleistungen erwerben können.

Um Spam und übermäßige Werbung auf WhatsApp zu verhindern, hat der Mutterkonzern Meta einige Regeln für den Versand von Newslettern festgelegt. Unter anderem gibt es Obergrenzen für die Anzahl von versendeten Nachrichten und auch der Inhalt wird überprüft. Jede Nachrichtenvorlage für Newsletter muss von Meta vorab freigegeben werden. Aus rechtlicher Sicht muss außerdem die DSGVO beachtet werden, welche eine Zustimmung (Opt-In) des Nutzers zum Empfang des Newsletters voraussetzt. Der Versand von Promotional Messages ist nur über die WhatsApp API möglich und DSGVO-konform. Diese Voraussetzungen mögen sich vielleicht aufwändig anhören, sind jedoch mit Mateo sehr simpel umzusetzen. Mit einem Blick auf die Vorteile im Vergleich zu herkömmlichem E-Mail-Marketing wird klar, dass der Nutzen von WhatsApp Newslettern im Normalfall deutlich größer ist als der geringe Mehraufwand.

Möchten Sie mehr über den Dienstleistungsumfang von Mateos WhatsApp Newsletter Service erfahren? Oder haben Sie Interesse an einem Posteingang, in dem Kundenanfragen von verschiedenen Kommunikationskanäle zentral gebündelt und effizient bearbeitet werden können? Vereinbaren Sie einfach einen kostenlosen Beratungstermin.

Vorteile des WhatsApp Newsletters

Die Nutzeratmosphäre von Deutschlands beliebtesten Messenger-Dienst WhatsApp (>60 Millionen Nutzer) ist im Gegensatz zu E-Mail sehr informell, da die meisten Nutzer über WhatsApp mit Freunden und der Familie kommunizieren. Wenn Unternehmen über WhatsApp erreichbar sind und Newsletter an Kunden verschicken, entsteht somit eine Nähe zum Kunden, die mit E-Mail Newslettern schlichtweg nicht möglich ist. E-Mails sind zu distanziert und zu unpersönlich und somit als Marketing-Kanal, der das primär emotionale Kaufverhalten von Konsumenten beeinflussen soll, nicht der richtige Weg.

Ein weiterer Vorteil ist, dass WhatsApp Newsletter garantiert bei den Empfängern ankommen und nicht wie viele E-Mail Newsletter vom Mail Provider in den Spam-Ordner einsortiert werden. Ihr Newsletter wird zwischen persönlichen Nachrichten von Freunden und Familienmitgliedern die verdiente Aufmerksamkeit bekommen.

Lesetipp: Wie Sie die Konversationsrate optimieren und verhindern, dass der Newsletter von den Empfängern wieder abbestellt wird, haben wir in unserem Artikel über WhatsApp Marketing beschrieben.

Traditionelle Marketingkanäle wie E-Mail sind zunehmend gesättigt. Viele Verbraucher erhalten jede Woche dutzende E-Mail Newsletter und löschen die meisten davon ungelesen. Im Fachjargon nennt man diese Erscheinung Kanalmüdigkeit. Als Vermarkter bleiben in so einem Fall nur zwei Möglichkeiten: Entweder können E-Mails weiter optimiert werden, in der Hoffnung, dass sich die Öffnungsraten um 1 oder 2 % erhöhen. Oder es kann zu einem Kanal wie beispielsweise WhatsApp gewechselt werden, auf dem es noch keine Konkurrenz gibt. Dass letztere Option wahrscheinlich mit größerem Erfolg verbunden ist, lassen Statistiken über die Öffnungsraten von Newslettern vermuten. Während E-Mail Newsletter aus genannten Gründen lediglich lediglich in 22% der Fälle überhaupt geöffnet werden, sind es bei WhatsApp ganze 98% (Quelle: Gartner).

Öffnungsrate WhatsApp Newsletter

Die ausgezeichnete Öffnungsrate führt in Verbindung mit der Kundennähe auf WhatsApp und der somit deutlich höheren Konversionsrate zu deutlich gesteigerten Umsatzerlösen. Dass die Umstellung von E-Mail auf WhatsApp Newsletter maßgeblich zum Unternehmenserfolg beitragen kann, zeigen diverse Erfahrungsberichte. Übrigens: Mit Mateo erhalten Sie verlässliche Auswertungen und Statistiken über das Kaufverhalten von Newsletter-Empfängern, mit denen der Erfolg Ihrer WhatsApp Kampagne evaluiert werden kann.

Voraussetzungen des Versands von WhatsApp Newslettern

Um WhatsApp Newsletter gemäß der DSGVO und der Nutzungsbedingungen von WhatsApp zu versenden, müssen folgende Voraussetzungen bestehen:

  • Der Versand erfolgt über die WhatsApp Business API 
  • Der API Anbieter unterstützt WhatsApp Kampagnen (wie z.B. Mateo)
  • Es wurde das Opt-in der Empfänger eingeholt
  • WhatsApp (bzw. Meta) hat die Nachrichtenvorlage des Newsletters genehmigt

Opt-In Grundlagen bei WhatsApp Newslettern

Genauso wie beim E-Mail Newsletter gilt auch bei über WhatsApp versendeten Newslettern, dass vorab ein Opt-In der Empfänger eingeholt werden muss. Das Zusenden von Werbung oder das Speichern von personenbezogenen Daten ohne Zustimmung oder durch ein Opt-out ist in der EU schon länger nicht mehr erlaubt. Im Gegensatz zum Opt-out, bei dem die betroffene Person der Speicherung von Daten oder dem Empfang von Werbung aktiv widersprechen muss, muss beim Opt-in der Empfänger aktiv zustimmen. Die Bedingungen für Einwilligung sind in Art. 7 DSGVO geregelt.

Der Versand von WhatsApp Newslettern ohne Einverständniserklärung der Empfänger verstößt sowohl gegen geltendes Recht als auch gegen die Nutzungsbedingungen von WhatsApp und kann somit nicht nur zu einer Sperrung des WhatsApp Accounts führen, sondern auch rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Um die WhatsApp Nutzungsbedingungen und die DSGVO gleichzeitig einzuhalten, sollte zudem darauf geachtet werden, dass der Name des jeweiligen Unternehmens eindeutig zu erkennen ist und der betroffenen Person deutlich gemacht wird, dass sie durch die Zustimmung Werbenachrichten erhalten wird. Es ist ebenfalls empfehlenswert, mitzuteilen, wie oft die Person den Newsletter erhält. Eine klare Kommunikation schafft die nötige Vertrauensbasis zum Kunden. Und dieses Vertrauen sollte nicht ausgenutzt werden, denn den Empfängern muss die Möglichkeit gegeben werden, den WhatsApp Newsletter jederzeit mit wenigen Klicks abzubestellen. Bei WhatsApp ist standardmäßig die Funktion integriert, dass Empfänger lediglich eine Nachricht mit “Stop” an das Unternehmen senden müssen, um den Newsletter abzubestellen. Wenn ein Unternehmen also im Abstand von nur wenigen Tagen Newsletter versendet oder den Kunden keinen Mehrwert bietet, sinkt die Abonnentenzahl rasch gegen Null. In unserem Artikel über WhatsApp Marketing haben wir dazu viele hilfreiche Tipps aufgeführt.

Möglichkeiten zum Einsammeln des Opt-In

Die Möglichkeiten zum Einsammeln des Opt-in sind vielseitig: Entweder Pop-Up auf der Webseite, per Formular zum Ausfüllen, als Link auf Social Media oder als Einladung in der per Mail versandten Bestellbestätigung. Mit ein wenig Kreativität und attraktiven Anreizen, wie zum Beispiel Rabatt auf den ersten Einkauf nach Abonnieren des Newsletters, können Sie sich schnell eine große Anzahl an treuen Newsletter-Empfängern aufbauen. Mateo unterstützt Sie gerne dabei.

WhatsApp Newsletter Opt-In
Nachdem Sie auf der Webseite oder auf anderen Wegen das Opt-In des Kunden eingesammelt haben, muss dieser nur noch in WhatsApp dem Erhalt des Newsletters zustimmen. Diese doppelte Zustimmung wird „Double-Opt-In“ genannt.

Ablauf einer WhatsApp Marketing Kampagne

Der Ablauf einer WhatsApp Marketing Kampagne unterscheidet sich grundsätzlich je nach Anbieter der WhatsApp API. Einige generelle Schritte werden jedoch bei keiner Kampagne fehlen: Zuerst werden sowohl die Ziele der Kampagne als auch die Inhalte des Newsletters definiert. Daraufhin wird die Nachrichtenvorlage erstellt, bei WhatsApp eingereicht und auf die Genehmigung gewartet. Sobald die Genehmigung erteilt wurde (dies dauert normalerweise max. 24h), muss diese nur noch an die Abonnenten versendet werden.

Mit Mateo erhalten Sie zusätzlich noch viele weitere nützliche Dienstleistungen, um die Konversionsrate Ihrer WhatsApp Marketing Kampagne bis hin zum Maximum zu steigern. Wir beginnen mit der Definition des Zielbilds und analysieren sowohl den Kundenstamm als auch die Qualität Ihrer Kundendaten. Daraufhin bereiten wir den Marketing-Kalender vor und legen gemeinsam eine Content Strategie mitsamt den Zielgruppen fest. Wir kümmern uns um den Import Ihrer Daten, die Erstellung intelligenter Segmente und helfen dabei, das Opt-In Ihrer Bestandskunden einzuholen. Außerdem planen wir regelmäßige Termine​ auf Wochen-, Monats- und Quartalsebene, in denen Ihre WhatsApp Marketing Kampagne kontinuierlich optimiert und durchgeplant wird. Des Weiteren übernehmen wir nicht nur den Versand der richtigen Kampagne an die richtige Zielgruppe zur richtigen Zeit, sondern führen auch noch eine tiefgründige Analyse des Marketingerfolgs durch, sodass wir Ihnen monatlich einen Report mit KPIs wie dem Sendout und der Opening Rate übermitteln können. Mateo bietet also einen vollumfänglichen WhatsApp-Marketing-Service, welcher individuell an Ihr Unternehmen und Ihre Kunden angepasst wird. Insofern können Sie Ihre Personalressourcen in anderen Bereichen einsetzen und von unserem Know-how profitieren.

Ablauf der WhatsApp Newsletter Kampagne mit Mateo
Der Ablauf der WhatsApp Newsletter Kampagne mit Mateo. Die grün dargestellten Prozessschritte werden in Zusammenarbeit mit Ihnen durchgeführt, die in weiß dargestellten Schritte führt Mateo eigenständig durch.

Anwendungsbeispiele von WhatsApp Newslettern

Es gibt eine Vielzahl von Anwendungsmöglichkeiten von WhatsApp Newslettern. Machen Sie beispielsweise Kunden darauf aufmerksam, dass Produkte, die sie regelmäßig kaufen, wieder verfügbar sind.

Screenshot WhatsApp Newsletter Produkt verfügbar

Sie können außerdem Up-Selling und Cross-Selling Strategien besonders erfolgreich durchführen. Wenn ein Kunde bereits etwas aus Ihrem Produkt- oder Dienstleistungsportfolio erworben hat, genügt häufig eine kurze WhatsApp Nachricht, um weitere dazu passende Artikel zu verkaufen. Falls Sie beispielsweise ein Hotel betreiben, können Sie Ihre Gäste auf die Spezialitäten Ihres hauseigenen Restaurants aufmerksam machen.

Screenshot WhatsApp Newsletter Upselling

In vielen Branchen stehen saisonbedingt zu bestimmten Zeitpunkten einige Produkte und Dienstleistungen im Fokus. Erinnern Sie Ihre Kunden einfach über WhatsApp an anstehende Serviceintervalle wie z.B. Reifenwechsel, die Inspektion oder die Erneuerung der TÜV-Plakette.

Screenshot WhatsApp Newsletter Serviceintervall

Welcher Kunde freut sich nicht über einen persönlichen Rabattgutschein zum Geburtstag oder herzliche Weihnachtsgrüße? Mit dem WhatsApp Newsletter heben Sie Kundenbeziehungen auf ein höheres Niveau.

Screenshot WhatsApp Newsletter Geburtstagsglückwünsche

Natürlich können auch ganz klassisch neue Produkte beworben werden. Wie in unserem Artikel über WhatsApp Marketing beschrieben, sollten Newsletter nicht zu häufig versendet werden. Bei Produkten, bei denen wahrscheinlich großes Kundeninteresse besteht, lohnt sich eine kurze WhatsApp Nachricht jedoch. 

Screenshot WhatsApp Newsletter neues Produkt

Mit Mateo können selbstverständlich auch automatisierte Nachrichten zu Bestellungen versendet werden. Nachrichten wie diese sind keine Werbenachrichten, sondern wichtige Kundeninformationen und benötigen daher kein Opt-In.

Screenshot WhatsApp Nachricht Infos zur Bestellung

Kosten von WhatsApp Newsletter Marketing

Bei den Kosten von WhatsApp Newsletter Kampagnen muss unterschieden werden in nachrichtenabhängigen Einzelkosten von WhatsApp (bzw. Meta) und allgemeinen Kosten, die vom API Anbieter für die Software und sonstige Dienstleistungen verlangt werden.

Bei den Kosten pro Unterhaltung gibt es nur wenig Differenzen zwischen den API Anbietern, da diese die von WhatsApp veranschlagten Gebühren in der Regel direkt an ihre Unternehmenskunden weiterleiten. Die ersten 1000 Unterhaltungen pro Monat sind im Preis für die API-Anbindung inklusive, daher gibt es normalerweise keine zusätzlichen Gebühren für kleine Unternehmen. Nach 1000 Gesprächen berechnet WhatsApp eine kleine Gebühr für jede begonnene Unterhaltung. Die Kosten variieren je nachdem, ob der Chat vom Kunden oder vom Unternehmen initiiert wird. Wenn ein Kunde ein Gespräch initiiert, werden dem Unternehmen erst Gebühren berechnet, sobald es antwortet. Die Gebühr beträgt in Deutschland bei einem „kundeninitiierten Gespräch“ wie in diesem Fall ca. 7 Cent pro Unterhaltung. 11 Cent werden für eine vom Unternehmen initiierte Unterhaltung und somit auch für jeden versendeten Newsletter fällig.

Die Preise für Mateos WhatsApp Kampagnen richten sich nach dem Umfang der von Ihnen gewünschten Dienstleistungen und werden individuell vereinbart. Da wir uns auf kleine und mittelständische Unternehmen fokussieren, arbeiten wir hochgradig kosteneffizient und können Ihnen ein Angebot mit hervorragendem Kosten/Nutzen Verhältnis erstellen. Mateo rechnet nicht wie viele andere Marketing-Agenturen im Nachhinein hohe Berater-Stundensätze ab, sondern bietet ein monatliches Abonnement zu erschwinglichen Preisen an. Vereinbaren Sie gerne einen kostenlosen Beratungstermin, um über Ihre Marketingziele zu sprechen und ein individuelles Angebot zu erhalten.

WhatsApp Newsletter mit Mateo

Mateo bietet einen umfangreichen Service beim WhatsApp Marketing. Das Dienstleistungsportfolio reicht von der Einrichtung der WhatsApp API über individuelle Tipps zum Einsammeln von Opt-Ins, dem Pflegen von Kundendaten und der Erstellung von Newslettern bis hin zu tiefgründigen Analysen. Ein vollumfänglicher Service, der Ihrem Unternehmen individuell angepasst wird.

Die Software von Mateo bietet außerdem individualisierbare Nachrichtenvorlagen, mithilfe derer sich WhatsApp Newsletter mit wenigen Klicks erstellen lassen. Durch Mateos zentralen Posteingang, in dem Kundenanfragen von verschiedenen Kommunikationskanäle zentral gebündelt und effizient bearbeitet werden können, ist es mit Mateo kinderleicht, die Kundenkommunikation bis zum Maximum zu optimieren. Des Weiteren reduziert die Integration zahlreicher anderer Tools in unsere Softwarelösung Ihren Arbeitsaufwand im Kundenservice. Mit Mateo erfolgt die Kundenkommunikation und das Marketing immer zu 100% DSGVO-konform.

Vereinbaren Sie einfach einen kostenlosen Beratungstermin, um alle Details zu erfahren. Mit Mateo und dem WhatsApp Newsletter startet Ihr Unternehmen in das neue Marketing-Zeitalter.

Henri Hoepfner
Messenger Experte bei Mateo

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