Herausforderungen in der Patientenkommunikation
Die Kommunikation in einer Praxis ist oft eine Herausforderung. Es müssen mehrere Kommunikationskanäle gleichzeitig betreut werden, wie Telefon, E-Mail und die persönliche Betreuung der Patienten vor Ort. Ein ständig besetztes Telefon kann das Erlebnis der Patienten negativ beeinflussen und ist auch für das Personal frustrierend. E-Mail-Kommunikation ist oft langwierig und die Antwortzeiten sind hoch. E-Mails gehen in den überfüllten Postfächern der Patienten schnell unter, und es ist schwierig, den Überblick über die gesamte Kommunikation zu behalten. Der Anteil der Arbeitszeit von Praxen, der für die Kommunikation mit Patienten verwendet wird, ist häufig viel zu hoch. Es gibt viel bessere Alternativen, die begrenzten Personalressourcen von Praxen einzusetzen als in kontinuierlichen Telefonaten mit Patienten.
WhatsApp ist weit verbreitet – doch für Praxen in der Standard-Version nicht DSGVO-konform
Die meisten Menschen bevorzugen mittlerweile die Kommunikation über WhatsApp. In Deutschland nutzen mehr als 60 Millionen Bürger den Messenger mehrmals am Tag. Die Nutzung von WhatsApp in der Patientenkommunikation unterliegt jedoch bestimmten Richtlinien und Vorgaben der DSGVO. Die Nutzung der klassischen WhatsApp oder der WhatsApp Business App ist im Hinblick auf die geltenden Richtlinien nicht empfehlenswert. Beide Optionen greifen auf Adress- und Metadaten der gespeicherten Kontakte zu und sind daher nicht DSGVO konform. Zudem können sie nicht optimal von mehreren Nutzern oder Geräten aus betreut werden, was zu Chaos in der Kommunikation mit Patienten führen kann.
WhatsApp Business API als Alternative
Die einzige Alternative ist die Nutzung der WhatsApp Business API, die erweiterte und DSGVO-konforme Funktionen des Messengers bietet. Mateo ist eine Software, die relevante Kommunikationskanäle wie WhatsApp, SMS und E-Mail im universellen Posteingang bündelt und somit eine effiziente und individuelle Betreuung der Patienten ermöglicht. Durch Nachrichtenvorlagen wird eine hocheffiziente Bearbeitung von Anfragen sichergestellt. Sogar vollautomatisierte Chats bei simplen Themen, wie zum Beispiel einer Terminbuchung sind umsetzbar. Dadurch können die begrenzten personellen Ressourcen von Praxen im Gesundheitssektor geschont werden. Zudem ist in Mateo die interne Kommunikation zwischen den Mitarbeitern integriert. Mit der WhatsApp API Anbindung von Mateo gibt es aus technischer Sicht keine Grenzen bei der Anzahl an Nutzern und Geräten pro Account. Wir stellen sicher, dass jeder Ihrer Mitarbeiter einen Zugang zu WhatsApp bekommt, falls Sie das wünschen. Mit Mateo ist es auch möglich, mehrere Rufnummern an die WhatsApp API anzubinden. Sogar Ihre bestehende Festnetznummer! Dadurch wird eine schnelle und effiziente Bearbeitung von eingehenden Anfragen gewährleistet. Auch unterschiedliche Standorte und Postfächer können verwaltet werden.
Mit dem WhatsApp Newsletter bleiben Ihre Patienten informiert
- Terminerinnerungen: Praxen im Gesundheitssektor können WhatsApp Newsletter verwenden, um Kunden an bevorstehende Termine zu erinnern. Durch eine rechtzeitige Erinnerung können mehr Kunden ihren Termin wahrnehmen. Dadurch wird die Arbeitszeit der Ärzte effizient genutzt und die Chance auf Folgetermine erhöht sich.
- Gesundheitstipps und Empfehlungen: Sie können WhatsApp außerdem verwenden, um Kunden über gesundheitliche Aspekte im Zusammenhang mit Ihrer Spezialisierung aufzuklären.
- Versand von wichtigen Informationen: Ihre Praxis möchte die wohlverdienten Ferien genießen? Ein Arzt oder eine Ärztin fallen wegen Krankheit aus? Oder es müssen Umbaumaßnahmen durchgeführt werden? Versenden Sie wichtige Informationen mit wenigen Klicks an Ihre Patienten. Dadurch bleiben Ihre Patienten informiert und Sie reduzieren den Kommunikationsaufwand massiv.
Zusätzlich mehr Online-Bewertungen für Ihre Praxis einsammeln
Positive Bewertungen sind im medizinischen Bereich von großer Bedeutung, um das Vertrauen der Patienten zu gewinnen und zu halten. Viele Praxen haben jedoch keine effizienten Prozesse, um glückliche Patienten daran zu erinnern, eine Bewertung auf Google zu hinterlassen. Unzufriedene Patienten äußern sich hingegen oft in negativen Online-Bewertungen. Mit dem Bewertungsassistenten von Mateo können automatisierte Nachrichten an zufriedene Patienten versendet werden, um sie an die Abgabe einer Bewertung zu erinnern und somit die Online-Reputation der Praxis zu verbessern.
Egal ob Physiotherapie, Zahnarzt-, Hausarzt-, oder Tierarztpraxis - Mit Mateo haben Sie die Patientenkommunikation voll im Griff
Tausende Unternehmen nutzen Mateo! Darunter sind auch sehr viele aus der Gesundheitsbranche. Die Tierarztpraxis Dokos beispielsweise nutzt Mateo, um Kunden einen einfachen Kontaktweg zu bieten, Terminanfragen zu automatisieren und reibungslosen Informationsfluss in der Praxis zu ermöglichen.
Die Tierarztpraxis Dokos, die auf Kleintiere wie Hunde, Katzen aber auch andere Heimtiere wie Mäuse, Frettchen oder Hamster spezialisiert ist, ist der kompetente Ansprechpartner rund ums Haustier in Iserlohn und Umgebung. Das Team rund um Tierarzt Chrysovalantis Dokos wird bei der Behandlung der Tiere von modernstem Gerät und jahrelanger Erfahrung unterstützt. Ständige Fort- und Weiterbildung stellen eine dauerhaft gleichbleibend hohe Qualität der Behandlungen sicher. Neben Behandlungen in der Praxis bietet Dokos auch Hausbesuche und eine Online Medikament- oder Rezeptbestellung an.
Die Tierarztpraxis Dokos setzt Mateo dazu ein, um Kunden eine einfache Kontaktmöglichkeit anzubieten, Prozesse zu automatisieren und den Arbeitsalltag der Mitarbeiter zu erleichtern. Der Kontaktkanal WhatsApp kann dank Mateo nun von der Rezeption und dem behandelnden Arzt gleichzeitig genutzt werden. Die integrierte Kommentar- und Zuweisungsfunktion erlaubt dabei einen reibungslosen Informationsfluss. Automatische Antwortnachrichten ermöglichen es, einen beträchtlichen Anteil der eingehenden Terminanfragen automatisiert abzuwickeln. Für Kunden ist die Tierarztpraxis über das auf der Website eingebundene Web-Widget einfacher und über eine Vielzahl von Kanälen erreichbar. Dank der Mateo Mobile-App können eingehende Nachrichten auch auf Außeneinsätzen über das Smartphone schnell und zuverlässig beantwortet werden.
Das Resultat: Über 50% der Kundenanfragen gehen über WhatsApp ein und die Praxis sammelt dank des Bewertungsassistenten von Mateo doppelt so viele positive Google Bewertungen ein - aktuell stolze 4,9 Sterne bei knapp 300 Bewertungen auf Google.
