Herausforderungen in Kundenkommunikation und Marketing von Optikern
Die Kommunikation von Optikern ist oft eine Herausforderung. Es müssen mehrere Kommunikationskanäle gleichzeitig betreut werden, wie Telefon, E-Mail und die persönliche Betreuung der Kunden vor Ort. Telefonanrufe erfordern die ständige Bereitschaft des Personals und können das Kundenerlebnis negativ beeinflussen, falls mal niemand erreichbar ist. E-Mail-Kommunikation ist zu unpersönlich, die Antwortzeiten sind zu lang und viele Mails gehen darüber hinaus in den überfüllten Postfächern der Kunden schnell unter. Und mit dem Postversand erreichen Sie zwar alle Ihre Kunden, jedoch nur verzögert und mit einem enormen Kostenaufwand. Viele Optiker haben mit der WhatsApp Business API eine Lösung für die Herausforderungen der Kundenkommunikation und des Marketings gefunden: DSGVO-konform, persönlich, automatisierbar, populär und mit einer Öffnungsrate von weit über 95 %.
WhatsApp Business ist weit verbreitet – doch leider nicht DSGVO-konform
Die meisten Menschen bevorzugen mittlerweile die Kommunikation über WhatsApp. In Deutschland nutzen mehr als 60 Millionen Bürger den Messenger mehrmals am Tag. Die Nutzung von WhatsApp in der Kommunikation von Unternehmen unterliegt jedoch bestimmten Richtlinien und Vorgaben der DSGVO. Die Nutzung der klassischen WhatsApp oder der WhatsApp Business App ist im Hinblick auf die geltenden Richtlinien nicht empfehlenswert. Beide Optionen greifen auf Adress- und Metadaten der gespeicherten Kontakte zu und sind daher nicht DSGVO-konform. Zudem können sie nicht optimal von mehreren Nutzern oder Geräten aus betreut werden, was zu Chaos in der Kommunikation mit Kunden führen kann.
WhatsApp Business API als DSGVO-konforme Alternative
Die einzige Alternative ist die Nutzung der WhatsApp Business API, die erweiterte und DSGVO-konforme Funktionen des Messengers über eine spezielle API-Schnittstelle bietet. Diese Schnittstelle ist in Mateo integriert. Mateo ist eine Software, die relevante Kommunikationskanäle wie WhatsApp, SMS und E-Mail in einem zentralen Posteingang bündelt und somit eine effiziente und individuelle Betreuung Ihrer Kunden ermöglicht. Durch Nachrichtenvorlagen wird eine hocheffiziente Bearbeitung von Anfragen sichergestellt. Sogar vollautomatisierte Chats bei simplen Themen, wie zum Beispiel eine Terminbuchung für die Anpassung einer Sehhilfe, sind umsetzbar. Dadurch können die begrenzten personellen Ressourcen von Optikern geschont werden. Zudem ist in Mateo das Marketing über WhatsApp Newsletter und die interne Kommunikation zwischen den Mitarbeitern integriert. Mit der WhatsApp API Anbindung von Mateo gibt es aus technischer Sicht keine Grenzen bei der Anzahl an Nutzern und Geräten pro Account. Wir stellen sicher, dass jeder Ihrer Mitarbeiter einen Zugang zu WhatsApp bekommt, falls Sie das wünschen. Mit Mateo ist es auch möglich, mehrere Rufnummern an die WhatsApp API anzubinden. Sogar Ihre bestehende Festnetznummer! Dadurch wird eine schnelle und effiziente Bearbeitung von eingehenden Anfragen gewährleistet. Auch unterschiedliche Standorte und Postfächer können verwaltet werden.
Was sind die wichtigsten Mehrwerte von Mateo und der WhatsApp API Schnittstelle für Optiker?
WhatsApp Newsletter Marketing – hocheffektiv, kostengünstig und automatisiert
WhatsApp Newsletter eröffnen Optikern eine unschlagbare Möglichkeit, ihre Kunden direkt, persönlich und effizient mit werblichen Nachrichten zu erreichen. Der besondere Vorteil von WhatsApp Marketing liegt in der persönlichen Nutzeratmosphäre: Auf WhatsApp kommunizieren die Empfänger Ihrer Newsletter hauptsächlich mit Freunden und Familie. Das führt dazu, dass Sie über WhatsApp eine Nähe zum Kunden aufbauen können, die sonst kaum zu erreichen wäre. WhatsApp Newsletter haben eine beeindruckende Öffnungsrate von bis zu 98 % und eine im Vergleich zu E-Mail Newslettern um ein Vielfaches gesteigerte Konversionsrate. Die persönliche Nutzeratmosphäre macht es Optikern leicht, Kunden zum Kauf von weiteren Produkten und Dienstleistungen zu überzeugen und sie langfristig an das Unternehmen zu binden.
Über die Mateo-Software lassen sich Nachrichten automatisiert und vorausgeplant versenden, was eine professionelle Kommunikation und Kundenbindung fördert. Für Optiker bedeutet das: Statt aufwendiger und teurer postalischer Mailings können Nachrichten über WhatsApp bis zu 12-mal günstiger und immer pünktlich verschickt werden – ein erheblicher Vorteil für die Effizienz des Marketings. Das gilt übrigens nicht nur für Marketingnachrichten, sondern auch für Rechnungen, Bestellbestätigungen, Terminerinnerungen und wichtige Produktinformationen.
Stellen Sie Ihre Kunden in den Mittelpunkt
Mit Mateo und der WhatsApp API können Optiker ihre Kunden nicht nur einfacher, sondern auch persönlicher und zeitgemäßer begleiten. Die Software ermöglicht eine digitale Kundenreise: Interesse generieren, Kunden gewinnen, Kunden begeistern. Mit Mateo können Sie also nicht nur mehr Neukunden gewinnen und mehr Interessenten zu glücklichen Kunden konvertieren, sondern Sie werden insbesondere Ihren Bestandskunden einen unvergleichbaren Service bieten können.
So können den Versorgungsprozess Ihrer Kunden dank der effizienteren Kommunikation deutlich verkürzen, indem sie etwa direkt Termine koordinieren, Nachfragen schnell klären und sich den langwierigen und kostspieligen Postweg sparen. Für Optiker ist dies eine Chance, sich als innovativ und kundenfreundlich zu positionieren. Eine zuvorkommende, persönliche und zeitnahe Kommunikation steigert die Zufriedenheit und bindet Kunden langfristig – was letztendlich auch die Mehrbrillenabsätze signifikant steigert.
Nahtlose Integration in Ihre Bestandssysteme
Ein weiterer zentraler Vorteil der Mateo-Software ist die flexible Integrationsfähigkeit in bestehende Systeme von Optikern. Viele Aspekte der Kundenkommunikation können über die WhatsApp API Schnittstelle und Mateo vollständig automatisiert werden, was für Optiker eine deutliche Arbeitserleichterung darstellt. Um sämtliche Nachrichten rund um Bestellungen, allgemeine Kundeninformationen, Termine und sogar die Bitte um eine positive Rezension bei Google müssen Sie sich nicht mehr manuell kümmern – Mateo übernimmt diese Aufgaben für Sie. Diese Automatisierung wirkt sich auch positiv auf die Kundenerfahrung aus: Durch automatisierte Terminbestätigungen und Erinnerungen über WhatsApp reduzieren sich Terminausfälle um ca. 30 %. Kunden werden rechtzeitig erinnert, was sowohl das Zeitmanagement Ihrer Mitarbeiter als auch die Kundenbindung unterstützt.
3x mehr positive Google-Bewertungen
Mit Mateo können Sie nicht nur automatisiert um eine Google-Bewertung bitten: Es gibt zusätzlich eine intelligente Filterung, mit der positive Rezensionen direkt bei Google veröffentlicht werden und negatives Feedback Sie als private Nachricht erreicht. Dadurch erhalten Sie sowohl eine größere Anzahl an Bewertungen, als auch eine bessere Durchschnittsbewertung.
Hohe Erreichbarkeit Ihrer Kunden
Mit der Nutzung von WhatsApp erreichen Optiker Kunden jeder Altersgruppe – generationsübergreifend von jungen Erwachsenen bis hin zu Senioren, die zunehmend mit dem Messenger vertraut sind. Zusätzlich reduziert sich das Telefonaufkommen in der Filiale, da häufige Anliegen direkt über WhatsApp gelöst werden können. Sollte ein anderer Kommunikationsweg nötig sein, bietet Mateo auch die Möglichkeit, Nachrichten über alternative Kanäle wie SMS oder E-Mail zu versenden – so bleibt die Erreichbarkeit stets gewährleistet.
Schnellere und einfachere Kommunikation
Auch die manuelle Kommunikation wird dank Mateo verschnellert und der Arbeitsaufwand reduziert. Mit praktischen Nachrichtenvorlagen können Sie Ihre Kunden in Sekundenschnelle zu häufig anfallenden Themen kontaktieren. Dies ist insbesondere hilfreich bei individuellen Anliegen, die mit der Automatisierung nicht abgedeckt werden können.
Wie funktioniert Mateo in der Praxis? Anwendungsfall digitale Kundenreise
Mateo bietet Optikern die Möglichkeit, die gesamte Kundenkommunikation entlang einer individuellen Kundenreise zu gestalten und zu automatisieren. Über eine direkte Verknüpfung mit dem bestehenden Branchensystem wird Mateo nahtlos in die Geschäftsabläufe integriert. Kundeninformationen wie Terminvereinbarungen, Bestellinformationen oder Informationen zur Sehhilfe werden kontinuierlich mit Mateo synchronisiert, was eine effiziente Kundenbetreuung mit automatisiertem Nachrichtenversand über WhatsApp und andere Kanäle ermöglicht. So werden Kunden immer zum passenden Zeitpunkt benachrichtigt, ohne dass Ihr Team zusätzlichen Aufwand betreiben muss. Ein solcher Workflow erleichtert nicht nur die Arbeitsprozesse, sondern sorgt auch für eine deutlich höhere Kundenzufriedenheit.
Die Bestandteile der digitalen Kundenreise umfassen alle relevanten Berührungspunkte, um Kunden auf ihrem Weg optimal zu begleiten:
- Google Bewertungsanfrage: Nach einem Beratungstermin, dem Erhalt einer Bestellung oder einer Kontrolle der Sehschwäche kann Mateo automatisch eine freundliche Erinnerung senden, um den Kunden zur Abgabe einer Google-Bewertung zu motivieren. Dies stärkt die Online-Präsenz Ihres Unternehmens und hilft, das Vertrauen neuer Kunden zu gewinnen.
- Erinnerungen an Termine: Mateo sendet vor dem geplanten Beratungstermin eine WhatsApp-Erinnerung an Ihren jeweiligen Kunden. Dies reduziert Terminausfälle deutlich. Unsere Kunden aus der Optiker-Branche haben festgestellt, dass durchschnittlich 30 % weniger Termine von den Kunden verpasst werden.
- Erinnerungen an die Kontrolle der Sehstärke: Die Augen verändern sich bei vielen Menschen kontinuierlich und somit variiert auch die Sehstärke. Damit Ihre Kunden stets den Durchblick behalten, sollten Sie regelmäßig an eine Augenuntersuchung erinnern. Senden Sie mit Mateo beispielsweise im 1-Jahres-Intervall eine automatisierte Einladungen zum kostenlosen Sehtest an Ihre Kunden. Dadurch stellen Sie sicher, dass sich Ihre Kunden gut beraten fühlen und immer eine Brille oder Kontaktlinsen mit der korrekten Sehstärke tragen. Das verbessert nicht nur die Kundenzufriedenheit und sorgt für eine langfristige Kundenbindung, sondern steigert auch maßgeblich Ihre Umsätze: Zum einen werden die regelmäßigen Sehtests zu mehr Brillenverkäufen führen und zum anderen ergeben sich vielfältige Möglichkeiten zum Upselling und Cross-Selling.
- Erinnerung an Produktabholung: Mateo sorgt dafür, dass Kunden, deren Bestellung bei Ihnen eingetroffen ist, automatisiert an die Abholung erinnert werden. Sparen Sie sich die zeitraubenden Telefonate und E-Mails, die nicht gelesen werden und nutzen Sie die Integration von bestehenden CRM-Systemen in Mateo für vollautomatisierten Nachrichtenversand. Mit WhatsApp und Mateo fühlen sich Ihre Kunden bestens betreut – trotz des minimalen Zeitaufwandes auf Unternehmensseite.
- Effektives Newsletter-Marketing über WhatsApp: Wie schon zu Beginn dieses Beitrags erläutert wurde, zeichnen sich WhatsApp Newsletter durch eine exzellente Öffnungs- und Konversionsrate aus und sorgen damit für signifikante Umsatzsteigerungen bei Unternehmen. Machen Sie Ihre Kunden mit WhatsApp Nachrichten auf verkaufsoffene Sonntage, Sonderangebote, Rabattaktionen und neue Artikel aufmerksam. Durch das automatisierte Marketing werden zudem wertvolle Mitarbeiterressourcen eingespart.
