WhatsApp Business API - Guide für Unternehmen [2025]

WhatsApp ist mit mehr als 2 Milliarden Nutzern weltweit der beliebteste Messenger. Alleine in Deutschland nutzen über 60 Millionen Menschen den Messenger täglich (Quelle: Statista 2022). Der WhatsApp Eigentümer Meta Platforms, Inc. (ehemals Facebook) bietet seit einigen Jahren mit den Produkten WhatsApp Business und WhatsApp Business API auch Unternehmen eine Möglichkeit, den Messenger zur Kundenkommunikation und zum Marketing zu verwenden.
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Aus gutem Grund wird die Präsenz von Unternehmen auf WhatsApp immer beliebter: Die Öffnungsrate von werblichen WhatsApp Nachrichten liegt mit 98% deutlich höher als bei E-Mails (ca. 20%) (Quelle: AiSensy.com). In einem immer kompetitiver werdenden Marktumfeld müssen sich Unternehmen zunehmend auf den Plattformen positionieren, wo sich die Konsumenten ohnehin schon aufhalten. Wie in den oben abgebildeten Diagramm zu erkennen ist, zählt WhatsApp dazu ganz besonders - 87% der Deutschen nutzen WhatsApp regelmäßig. Da sich viele Nutzer eine Kommunikation mit Unternehmen per WhatsApp wünschen, sind mittlerweile über 50 Millionen Unternehmen diesen Weg gegangen und auf WhatsApp erreichbar (Quelle: Manager Magazin). Welche Unterschiede es dabei zwischen dem WhatsApp Messenger, WhatsApp Business und der WhatsApp Business API gibt und wofür sich Unternehmen entscheiden sollten, wird in diesem Beitrag erläutert.

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Zusammenfassung: Die wichtigsten Infos in Kürze:

• Die WhatsApp Business API bietet Unternehmen seit 2018 eine skalierbare, sichere und DSGVO-konforme Möglichkeit, WhatsApp für Kundenkommunikation und Marketing zu nutzen – im Gegensatz zur eingeschränkten WhatsApp Business App.
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• Funktionen: Integration in CRM-Systeme, automatisierte Nachrichten, Newsletter-Marketing, Nachrichtenvorlagen, Opt-In-Verfahren, Service-Fenster von 24 Stunden und vollständige Skalierbarkeit.
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• Kosten: Meta berechnet in Deutschland bis zu 11,31 Cent pro Unterhaltung, abhängig von der Kategorie (Service, Verwaltung, Authentifizierung, Marketing); zusätzlich fallen Anbietergebühren an.
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• Datenschutz: Nur die WhatsApp Business API erfüllt die DSGVO-Anforderungen, da keine privaten Kontaktlisten ausgelesen und Metadatenzugriffe minimiert werden. Achten Sie darauf, dass sich auch Ihr Business Solution Provider DSGVO-konform verhält.
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• Einrichtung: Zugang erfolgt über offizielle Business Solution Provider (z. B. hellomateo). Der direkte Zugang zur API ohne Drittanbieter ist nur sehr wenigen Großkonzernen vorbehalten.

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Was ist die WhatsApp Business API?

Um größeren Unternehmen eine sichere, skalierbare und DSGVO-konforme Lösung zu bieten, die auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist, hat Facebook im August 2018 die WhatsApp Business API eingeführt. Diese Anwendungsprogrammierschnittstelle (API) ermöglicht es Unternehmen, WhatsApp-Nachrichten von ihren Kunden zu empfangen und zu beantworten, ohne sich mit den begrenzten Funktionen der WhatsApp Business App zufriedenzustellen.

Im Gegensatz zur WhatsApp Business App kommt die API selbst ohne eine Benutzeroberfläche aus. Die API verbindet WhatsApp mit einem professionellen Messaging-Tool, wie es zum Beispiel hellomateo anbietet. Unternehmen integrieren den Endpunkt der WhatsApp API in die Software eines offiziellen WhatsApp Business Solution Anbieters. Hellomateo offeriert Unternehmenskunden mit der hauseigenen Software die entsprechende Integration in eine übersichtliche Benutzeroberfläche und stellt darüber hinaus eine Vielfalt an nützlichen und wertschöpfenden Funktionen zur Verfügung:

• Integrationen: Verknüpfen Sie WhatsApp mit über 6.000 Softwareanwendungen, wie z.B. Ihrem CRM-System
• Automatisierte Nachrichten: Bestellbestätigungen, Versandinformationen, Bewertungsanfragen, Erinnerungen, etc. vollautomatisiert per WhatsApp an Ihre Kunden
• WhatsApp Newsletter: Hocheffektives Marketing per WhatsApp, das geht nur mit der API Schnittstelle
• DSGVO-konform: Im Gegensatz zu der herkömmlichen WhatsApp Business App ist die Nutzung der WhatsApp API für Unternehmen DSGVO-konform
• Skalierbarkeit: Unbegrenzte Anzahl an Nutzern und Geräten mit der WhatsApp API

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Was sind die wichtigsten Funktionen der WhatsApp Business API?

Um WhatsApp freizuhalten von übermäßiger Werbung und Spam, gibt es einige Einschränkungen, die Unternehmen bei der Kontaktaufnahme zu Nutzern beachten müssen. Ansonsten wären Nachrichten über die API Schnittstelle aufgrund der von WhatsApp separaten Nutzeroberfläche völlig unreglementiert. Da Nutzer nicht genauso mit werblichen Spam Nachrichten bombardiert werden sollen wie bei E-Mails, hat Meta einige wichtige Regeln festgelegt.

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Marketing mit WhatsApp Newslettern

Unternehmen dürfen Werbebotschaften und Marketing-Nachrichten nur als sogenannte „Promotional Messages“ versenden. Dies sind individuelle anpassbare Nachrichtenvorlagen, die vorab von WhatsApp genehmigt werden müssen. Kunden können beispielsweise Produktvorschläge auf Basis ihrer letzten Bestellung erhalten. Cold-Call-Nachrichten und bestimmte Wörter oder Sätze, die die Nachricht zu werblich klingen lassen, sind offiziell nicht zulässig. In der Praxis haben Unternehmen relativ viel Spielraum mit der Formulierung ihres Newsletters. Wichtige Kundeninformationen wie beispielsweise Bestellbestätigungen können natürlich jederzeit versendet werden. 
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Zustimmung (Opt-In)

Nachrichten können nur an Nutzer gesendet werden, wenn es sich um eine Antwort auf eine Nachricht des Nutzers handelt oder die Person durch einen sogenannten Opt-In aktiv zugestimmt hat, WhatsApp-Nachrichten zu erhalten (z. B. durch Eingabe einer Telefonnummer und das Aktivieren eines Kontrollkästchens).

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Service-Fenster bei Antworten

Wenn ein Nutzer eine Anfrage per WhatsApp an das Unternehmen sendet, muss die Antwort innerhalb von 24 Stunden erfolgen („Customer Care Window“). Dadurch, dass Kundenanfragen somit entsprechend zügig beantwortet werden, steigert sich die User-Experience von WhatsApp Nutzern und eine Kontaktaufnahme (ohne Opt-in) seitens des Unternehmens wird verhindert.

Innerhalb des Service-Fensters funktioniert die Kommunikation mit WhatsApp Business genauso wie mit dem WhatsApp Messenger für Privatpersonen. Es können Nachrichten mit Text, Weblinks und Emojis gesendet werden und selbstverständlich auch Bilder, Videos und Anhänge wie PDF Dateien im Chat geteilt werden.

Die Automatisierung in Form von Chatbots ist innerhalb des Servicefensters erlaubt. Die Möglichkeit, den Nutzer an einen Kundendienstmitarbeiter weiterzuleiten, muss allerdings vorhanden sein.

Wenn das Service-Fenster geschlossen ist, können Nutzer nur mit einer Nachrichtenvorlage kontaktiert werden, nicht mit einem individuellen Freitext.

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Nachrichtenvorlagen

Nachrichtenvorlagen – auch „Template Messages“  genannt – machen die Kundenkommunikation effizienter und schneller. Sie ermöglichen es Unternehmen, standardisierte Nachrichten in Sekundenschnelle zu versenden und dabei dennoch personalisierte Inhalte einzubinden. Sie können beispielsweise Bestellbestätigungen, Zahlungsaufforderungen, Marketing Newsletter und Versandinformationen zu versenden. Wenn Ihr WhatsApp API Anbieter vielfältige Integrationen für andere Softwareprogramme bereitstellt, kann dies sogar vollautomatisiert erfolgen.
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Wichtige Merkmale von WhatsApp Nachrichtenvorlagen:

• Versand von Bestellbestätigungen, Marketing Newslettern, Zahlungsaufforderungen und Versandinformationen
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• Möglichkeit zur Vollautomatisierung bei vorhandenen Software-Integrationen (z. B. über Ihren WhatsApp API Anbieter)
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• Technisch: Vordefinierte Textfolgen mit Platzhaltern für personalisierte Daten (z. B. Bestellnummern, Preise, Termine)
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• Pflicht zur Genehmigung eigener Vorlagen durch WhatsApp (Dauer: bis zu 24 Stunden)
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• Prüfung durch WhatsApp, um Spam oder unerwünschte Inhalte zu verhindern
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• Nachrichtenvorlage muss einer der drei Kategorien zugeteilt werden: Authentifizierung, Marketing, Verwaltung‍

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Vergleichstabelle: Das sind ist die Unterschiede zwischen WhatsApp, WhatsApp Business und der WhatsApp Business API

Um bei diesen drei Varianten von WhatsApp den Überblick zu behalten, sind alle wichtigen Informationen in folgender Tabelle zusammengefasst.
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Was kostet die WhatsApp Business API?

WhatsApp Business API bietet im Vergleich zu WhatsApp Business deutlich mehr Funktionen und ist daher nur kostenpflichtig erhältlich. Es muss zwischen den von Meta veranschlagten Kosten und von den Gebühren Ihres WhatsApp API Anbieters unterschieden werden.

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Direkt von Meta veranschlagte Kosten

Bei den Kosten der WhatsApp API ist es besonders wichtig, Metas Unterscheidung zwischen Unterhaltungen, die vom Benutzer initiiert wurden, und Unterhaltungen, die vom Unternehmen initiiert wurden, zu verstehen. Meta definiert diese Kategorien folgendermaßen (Quelle: Meta Platforms):
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Meta verlangt in Deutschland bis zu 11,3 Cent pro Unterhaltung. Diese werden in vier Kategorien unterteilt:

• Service: Unterhaltung, die von einem Kunden gestartet wurde. Service-Unterhaltungen sind komplett kostenfrei .

• Verwaltung: Unterhaltung, die von dem Unternehmen initiiert wurde und für den Kunden wichtige Informationen enthält. Beispielsweise Infos über Bestellungen, Transaktionen und Kundenaccounts. Kosten in Deutschland: 4,56 Cent

• Authentifizierung: Unterhaltung, die von dem Unternehmen initiiert wurde und Verifizierungscodes für den Zugriff auf das Kundenkonto enthält. Kosten in Deutschland: 6,36 Cent

• Marketing: Unterhaltung, die von dem Unternehmen initiiert wurde und werbliche Nachrichten wie beispielsweise Produktankündigungen oder Rabattaktionen beinhaltet. Kosten in Deutschland: 11,31 Cent

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Da alle Unterhaltungen, die von dem Unternehmen initiiert wurden, ausschließlich mit einer Nachrichtenvorlage begonnen werden können, erfolgt die Einteilung in die Kategorien anhand dieser Nachrichtenvorlage. Hier finden Sie die aktuellen Preise direkt von Meta.

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Gebühren Ihres WhatsApp API Anbieters

Monatliche Gebühr: Die monatliche Gebühr variiert zwischen den verschiedenen Anbietern der WhatsApp API. Zusatzoptionen: Für Optionen wie mehrere Rufnummer, weitere Nutzer, Analysen und andere Funktionen berechnen die Softwareanbieter i.d.R. zusätzliche Gebühren. Achten Sie unbedingt darauf, dass der WhatsApp API Anbieter Ihrer Wahl keine zusätzlichen Gebühren pro Nachricht verlangt. Sie sollten nur die offiziellen Meta Gebühren pro Nachricht zahlen!

Lesetipp: In unserem Artikel "Was kostet die WhatsApp Business API in 2025?" haben wir alle Kosten detailliert beschrieben.

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DSGVO-Konformität von WhatsApp Business und WhatsApp Business API

Die WhatsApp Business App ist zwar für kleine Unternehmen konzipiert, aber in vielen Aspekten leider nicht mit den DSGVO-Vorschriften vereinbar.

Lesetipp: In unserem Artikel „WhatsApp Business DSGVO“ haben wir alle Hintergrundinformationen zusammengefasst und erklären, warum WhatsApp Business nicht mit der DSGVO vereinbar ist.

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Unternehmer sind sowohl für die Erhebung als auch für die Verarbeitung personenbezogener Kundendaten verantwortlich. Die Kommunikation über WhatsApp ist Ende-zu-Ende-verschlüsselt, aber in absehbarer Zeit nicht DSGVO-konform, da WhatsApp Business nach wie vor Zugriff auf Metadaten und Kontaktlisten hat, was eine Nutzung aus datenschutzrechtlicher Sicht bedenklich macht. Nur die WhatsApp Business API kann DSGVO-konform im Unternehmen eingesetzt werden.

Die WhatsApp Business API verfügt über ein einfaches Opt-In und Opt-Out und greift nicht auf das private Telefonbuch des Benutzers zu. Kontaktdaten können nicht von Facebook oder anderen Dritten gelesen werden. Außerdem gibt es eine transparente Datenschutzerklärung und Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung. Dementsprechend ermöglicht ausschließlich die API-Schnittstelle den Unternehmen eine DSGVO-konforme Nutzung von WhatsApp Business in Deutschland.

Sowohl der WhatsApp Messenger für Privatpersonen als auch WhatsApp Business erfüllen hingegen die hohen Datenschutzanforderungen des europäischen Gesetzgebers nicht und sind für die Kundenkommunikation nicht zu empfehlen.

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Welche Unternehmen können die WhatsApp Business API nutzen?

Die WhatsApp API ist die perfekte Lösung für Unternehmen, die WhatsApp als wichtigen Kommunikationskanal sehen, die geltende DSGVO einhalten und den Messenger mit mehreren Mitarbeitern nutzen möchten.

Allerdings müssen alle Unternehmen, die WhatsApp Business nutzen, die WhatsApp Commerce Policy einhalten. Laut der Handelsrichtlinie sind folgende Branchen und Dienstleistungen von der Nutzung sämtlicher WhatsApp Business Produkte ausgeschlossen:

• Alkohol, Tabakwaren und Zubehör
• Drogen und Medikamente
• Illegale Produkte und Dienstleistungen
• Unsichere Nahrungsergänzungsmittel
• Waffen, Munition oder Sprengstoff
• uvm.

Dementsprechend müssen Unternehmen vorab prüfen, ob sie laut der Handelsrichtlinie berechtigt sind, WhatsApp Business bzw. WhatsApp Business API zu nutzen und ob sie bei der Verwendung des Messengers die Nutzungsbedingungen einhalten können. Ansonsten droht die Sperrung des WhatsApp Profils.

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Wie funktioniert die Einrichtung der WhatsApp Business API für Unternehmen?

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WhatsApp gewährt nur wenigen Großkonzernen einen direkten API-Zugang. Für alle anderen Unternehmen erfolgt der Zugang über sogenannte Business Solution Provider – offizielle Partner von Meta (Facebook). Das funktioniert in vier einfachen Schritten:
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1. Facebook Business Account einrichten
   • Falls noch nicht vorhanden, muss der erforderliche Facebook Business Account erstellt werden (hellomateo-Kunden werden dabei von unserem Support unterstüzt)
   • Unternehmensdaten werden hinterlegt und verifiziert
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2. WhatsApp API Anbieter auswählen
   • Auswahl eines offiziellen Business Solution Providers (z.B. hellomateo)
   • Wählen Sie ein geeignetes Paket für Ihr Unternehmen aus
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3. API Schnittstelle einrichten
   • Beantragung einer Unternehmensrufnummer (falls nicht vorhanden)
   • Technische Einrichtung der API und Integration in die hellomateo Software
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4. WhatsApp API nutzen
   • Zugriff über die benutzerfreundliche hellomateo-Oberfläche
   • Alle Kanäle wie E-Mail, Instagram, SMS und Facebook Messenger an einem Ort
   • Automatisierten Nachrichtenversand und ggf. Integrationen einrichten
   • Mit WhatsApp Marketing die Umsätze deutlich steigern

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Wir von hellomateo sind Ihre Messaging-Experten, wenn es um die Kundenkommunikation geht. Hunderte Unternehmen nutzen bereits hellomateo und zeigen sich begeistert. Unsere Kunden wissen folgende Vorteile besonders zu schätzen:
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• ‍Zentrale Benutzeroberfläche: hellomateo vereint WhatsApp Business Platform, E-Mail, Instagram, SMS und Facebook Messenger in einem zentralen Posteingang. Die intuitive Benutzeroberfläche beinhaltet diverse Tools für effiziente Kundenkommunikation und spart Ihnen wertvolle Arbeitszeit.
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• Integrationen: Mit hellomateo können Sie WhatsApp in über 6.000 Softwareprogramme integrieren und vollautomatisierte Nachrichten wie z.B. Einladungen, Bestellbestätigungen, Versandinformationen, Rechnungen oder Erinnerungen versenden.
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• Newsletter Marketing: Versenden Sie DSGVO-konforme Newsletter über WhatsApp oder SMS und profitieren Sie von Öffnungsraten über 95 %.‍
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• Bewertungsmanagement: hellomateo kann automatisiert Online-Bewertungen von Ihren Kunden anfordern, was Ihr Google-Ranking und das Vertrauen in Ihr Unternehmen stärkt.
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• ‍Datenschutz: hellomateo erfüllt alle deutschen und europäischen Datenschutzanforderungen und bietet Ende-zu-Ende Verschlüsselung für sichere Kundenkommunikation.
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• Skalierbarkeit: Unsere Software eignet sich für Unternehmen jeder Größe und lässt sich je nach Paket unbegrenzt erweitern.‍
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• ‍Diverse KI-Funktionen: Unser KI-Agent kann Kundenanfragen im Chat automatisiert beantworten, Anrufe entgegennehmen, bei der Formulierug von Nachrichten unterstützen und vieles mehr.

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