Top 7 Apps zur Terminbuchung im Vergleich [Mai 2025]

Die besten Terminbuchungs-Apps im Überblick

SimplyBook.me: Eine vielseitige Plattform, die zahlreiche Integrationen, Sprachoptionen und Online-Zahlungen bietet. Perfekt für international tätige Dienstleister.

Calendly: Ein echter Klassiker, bekannt für seine intuitive Bedienung und leistungsstarke Automatisierungen – ideal für Einzelunternehmer und Teams.

Amelia: Ein starkes WordPress-Plugin, das Terminbuchungen direkt auf der eigenen Website ermöglicht. Besonders für Coaches und Trainer geeignet.

Setmore: Eine benutzerfreundliche App mit starker Gratis-Version, ideal für kleine Teams, Salons und Fitnessstudios.

EasyWeek: Eine DSGVO-konforme Lösung aus Deutschland, die besonders für lokale Dienstleister und KMUs entwickelt wurde.

Acuity Scheduling: Bietet umfassende Individualisierungsmöglichkeiten und richtet sich vor allem an Dienstleister, die viele parallele Termine verwalten.

Doctolib: Die führende Plattform für Online-Terminbuchungen im Gesundheitswesen. Besonders geeignet für Arztpraxen, Kliniken und Therapiezentren.<

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Tabelle zu den beliebtesten Terminbuchungs-Apps

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SimplyBook.me – Vielseitiges Buchungssystem für Dienstleister

SimplyBook.me ist eine flexible Lösung für Unternehmen aller Größenordnungen. Besonders hervorzuheben ist die Vielzahl an Integrationen, darunter Social Media, Zahlungsanbieter und Kalenderdienste. Mit über 30 unterstützten Sprachen eignet sich das Tool ideal für international agierende Dienstleister.

‍Preis: Kostenloser Einstieg möglich, kostenpflichtige Pakete ab 8,25 €/Monat.
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Vorteile:

• Breites Funktionsspektrum (Online-Zahlungen, SMS-Erinnerungen, Buchungswebsite)
• Umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten
• Zahlreiche Integrationen, u. a. zu Instagram und Facebook
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Nachteile:

• Benutzeroberfläche wirkt in manchen Bereichen etwas überladen
• Komplexe Einrichtung bei sehr speziellen Anforderungen

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Calendly – Der Klassiker für Einzelunternehmer und Teams

Calendly zählt zu den bekanntesten Terminbuchungstools. Die Plattform punktet mit einer extrem intuitiven Bedienung und der Möglichkeit, Meetings komplett automatisiert zu verwalten. Besonders praktisch ist die breite Integration in Tools wie Zoom, Microsoft Teams oder Salesforce.

‍Preis: Basisversion kostenlos, Premium-Features ab 16 €/Monat.
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Vorteile:

• Einfache Bedienung ohne Einarbeitungszeit
• Starke Automatisierung von Prozessen
• Gute Integrationen mit Kalender- und Videokonferenz-Tools
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Nachteile:

• Design und Branding nur in höheren Preismodellen anpassbar
• Support nur auf Englisch verfügbar

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Amelia – Buchungslösung für WordPress-Websites

Amelia ist ein leistungsstarkes WordPress-Plugin, das sich nahtlos in bestehende Websites integriert. Ideal für Coaches, Trainer und Praxen, die eine professionelle Terminverwaltung direkt auf der eigenen Seite anbieten möchten.

‍Preis: Einmalzahlung ab ca. 49 € für die Basic-Version.
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Vorteile:

• Volle Integration in WordPress
• Unterstützt Online-Zahlungen über WooCommerce
• Option für Gruppen- und wiederkehrende Termine
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Nachteile:

• Keine eigenständige Web-App, nur innerhalb von WordPress nutzbar
• Updates und Support nur im ersten Jahr enthalten (danach kostenpflichtig)

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Setmore – Einfache Terminbuchung für kleine Teams

Setmore bietet eine sehr gute kostenlose Version, die sich besonders für kleine Unternehmen eignet. Neben der Online-Terminbuchung können auch SMS-Erinnerungen und Online-Zahlungen genutzt werden.
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Preis: Kostenloser Plan verfügbar, Premium ab ca. 9 €/Monat.
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Vorteile:

• Starke Gratis-Version mit vielen Funktionen
• Möglichkeit, mehrere Mitarbeiterprofile anzulegen
• Integrierte Zahlungsfunktionen via Stripe und Square
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Nachteile:

• Designmöglichkeiten begrenzt
• Keine umfassenden Automatisierungen wie bei anderen Tools

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EasyWeek – DSGVO-konforme Lösung aus Deutschland

EasyWeek richtet sich gezielt an kleine und mittelständische Unternehmen, die besonderen Wert auf Datenschutz legen. Die Plattform bietet eine eigene Buchungsseite, ein Widget für bestehende Webseiten und zahlreiche Funktionen zur Terminverwaltung.
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Preis: Kostenloser Basis-Plan, Premium-Version ab 9 €/Monat.
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Vorteile:

• Starke DSGVO-Konformität
• Eigene Webpräsenz inklusive
• Buchungs-Widget leicht integrierbar
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Nachteile:

• Funktionen etwas weniger umfangreich als bei internationalen Konkurrenten
• Fokus liegt stark auf lokalen Dienstleistungen

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Acuity Scheduling – Maximale Individualisierung für Dienstleister

Acuity Scheduling ist besonders für Unternehmen geeignet, die sehr spezifische Buchungsprozesse abbilden müssen. Mit umfassenden Anpassungsmöglichkeiten und Integration in CRM- und Zahlungsdienste bietet Acuity enorme Flexibilität.
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Preis: Einstieg ab etwa 14 €/Monat.
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Vorteile:

• Hohe Individualisierbarkeit von Buchungsformularen und Workflows
• Integration in Stripe, Zapier, Zoom und mehr
• Unterstützung für Zeitblöcke und komplexe Zeitfenster
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Nachteile:

• Benutzeroberfläche weniger intuitiv als bei Wettbewerbern
• Keine kostenlose Version nach der Testphase

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Doctolib – Die Nr. 1 für medizinische Terminbuchungen

Doctolib ist die führende Plattform für Online-Terminbuchungen im Gesundheitswesen. Ärzte, Kliniken und Therapiepraxen profitieren von einer professionellen Verwaltung von Terminen und Patientenanfragen. Doctolib unterstützt zudem die Videosprechstunde und Erinnerungsfunktionen.
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Preis: Individuelle Preisgestaltung, je nach Leistungspaket.
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Vorteile:

• Speziell auf medizinische Anforderungen abgestimmt
• Hohe Patientenzufriedenheit durch Online- und Telefonbuchungen
• Datenschutz nach deutschen Standards
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Nachteile:

• Nicht für branchenfremde Anbieter geeignet
• Preise nur auf Anfrage erhältlich

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Marketing und automatisierte Kundenkommunikation mit hellomateo: Die perfekte Ergänzung zur Terminbuchungssoftware

Die vorgestellten Systeme zur Terminbuchung können viel – aber nicht alles. Wenn es um die direkte, persönliche Kundenkommunikation und effektives Marketing geht, stoßen klassische Tools an ihre Grenzen. Genau hier setzt hellomateo an.

hellomateo ist keine Terminbuchungssoftware im klassischen Sinne, sondern ein Kommunikations- und Marketingtool, das sich perfekt in bestehende Systeme integrieren lässt. hellomateo bündelt WhatsApp, Instagram, E-Mail und weitere Kanäle in einem zentralen Posteingang. Ideal, um Bestandskunden DSGVO-konform zu erreichen – automatisiert oder individuell. Mit hellomateo können Sie im Gegensatz zu herkömmlichen Systemen zur Terminbuchung digitale Kundenreisen abbilden: Vom ersten Kontakt über die Terminvergabe bis zur langfristigen Kundenbindung – Sie können mit der richtigen Nachricht zum perfekten Zeitpunkt Interessenten konvertieren, Kunden begeistern, Terminbuchungen verwalten und an Ihr Unternehmen binden.
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Beispiele aus der Praxis:‍

• Eine Arztpraxis verschickt automatisierte Terminerinnerungen per WhatsApp inklusive Hinweisen zu mitzubringenden Unterlagen – das reduziert Ausfalltermine und erhöht die Zufriedenheit.
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• Ein Autohaus kann hellomateo nutzen, um nach einer Online-Terminbuchung für den Reifenwechsel automatisch eine Checkliste und eine Servicenachricht per WhatsApp zu senden.
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• Ein Möbelhaus bietet nach einem gebuchten Beratungstermin eine WhatsApp-Nachricht mit vorbereiteten Fragen an – das steigert die Beratungsqualität und Abschlusswahrscheinlichkeit.
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• Ein Hörakustiker sendet eine Woche vor dem Servicetermin eine Erinnerung per WhatsApp mit der Möglichkeit zur Terminverschiebung – und verringert so Leerzeiten im Kalender.
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• Ein Fitnessstudio automatisiert die Kommunikation rund um Probetrainings und persönliche Beratungstermine und versendet direkt im Anschluss Tipps zur Trainingsplanung.
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• Ein Modehaus erinnert per WhatsApp an Styling-Beratungen und versendet vor dem Termin Inspirationen, um das Einkaufserlebnis zu personalisieren und den Warenkorbswert zu vergrößern.

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Lesetipp: Warum empfehlen wir überhaupt WhatsApp für das Marketing und die Kundenkommunikation? Alle Infos erhalten Sie hier.‍

• Zentrale Benutzeroberfläche: Bündeln Sie WhatsApp, E-Mail und Instagram im zentralen Postfach von hellomateo. Weisen Sie Anfragen einzelnen Mitarbeitenden oder Teams zu und behalten Sie vergangene Gespräche im Blick.
• Integrationen: hellomateo bietet über 70 direkte Integrationen sowie Anbindungen über Zapier, Make und n8n. Nutzen Sie Daten aus Ihren angebundenen Systemen, um Einladungen, Abholnachrichten und Terminerinnerungen automatisch zu versenden.
• WhatsApp-Newsletter: Versenden Sie personalisierte WhatsApp-Newsletter an Kunden, die dem Empfang zugestimmt haben. Die Öffnungsrate von WhatsApp-Nachrichten liegt bei hellomateo bei über 90 %.
• Bewertungsmanagement: Bitten Sie Kunden nach einem Termin, Kauf oder Service mit entsprechender Einwilligung automatisch per WhatsApp um eine Bewertung. Mit dem Bewertungsmanagement sehen und beantworten Sie Google-Bewertungen zentral.
• Datenschutz: hellomateo nutzt die offizielle WhatsApp Business API. Bei Vertragsschluss erhalten Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO. Die Datenschutzmappe dokumentiert Vertrag, Schutzmaßnahmen und Unterauftragsverarbeiter.
• Mehrere Teams und Standorte: Mehrere Mitarbeitende können über dieselbe Nummer antworten. Im zentralen Postfach sind auch mehrere Nummern möglich, etwa für unterschiedliche Teams oder Standorte.
• KI im Chat und am Telefon: Der KI-Assistent im Chat beantwortet wiederkehrende Kundenfragen und übergibt bei Bedarf an Ihr Team. Die KI-Telefonie nimmt Anrufe entgegen, beantwortet Standardfragen und dokumentiert Gespräche.

Möchten Sie sehen, wie hellomateo Ihre Kundenkommunikation unterstützt? Vereinbaren Sie einen Termin und lernen Sie die Funktionen für Ihren Betrieb kennen.