WhatsApp automatische Antwort: Infos und Einrichtung [August 2024]

Mit automatischen Antwortnachrichten steht ihnen in der WhatsApp Business App ein praktischer Weg zur Verfügung, um ihre Kunden im digitalen Chat-Kanal automatisch zu begrüßen und blitzschnell eine erste Reaktion zu zeigen. Denn oft ist das Alltagsgeschäft stressig, nicht immer kann man sofort persönlich auf eingehende Nachrichten reagieren und dem Kunden zurückschreiben. 

Aber auch darüber hinaus gibt es noch viele weitere Gründe, warum es Sinn macht, bei Verwendung der WhatsApp Business App oder API auf automatische Antwortnachrichten zurückzugreifen. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen alle Details und die Einrichtung von automatischen Antwortnachrichten und zeigen mehrere Anwendungsbeispiele für den gelungenen Einsatz von Autorespondern auf. 

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Was sind automatische Antwortnachrichten in WhatsApp Business? 

Wie oben bereits angeschnitten, handelt es sich bei automatischen Antwortnachrichten oder Autorespondern um Chatnachrichten, die – einmal vordefiniert – automatisch bei jeder eingehenden Nachricht an den jeweiligen Kunden verschickt werden. Die Nachricht selbst kann dabei frei vom Unternehmen festgelegt werden. Automatische Antwortnachrichten können mehrere Funktionen haben. Die klassischste ist dabei wohl die Begrüßung des Kunden. So weiß dieser direkt, dass seine Anfrage auch beim Unternehmen angekommen ist und bearbeitet wird. Denn fast nichts frustriert Kunden mehr, als Kommunikation von der man nicht weiß, ob Sie tatsächlich ankommt. Automatische Antwortnachrichten stehen sowohl Nutzern der WhatsApp Business App als auch der WhatsApp Business API zur Verfügung. Für private WhatsApp-Accounts ist dieses unternehmensspezifische Feature nicht verfügbar. 
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Sie nutzen aktuell noch einen privaten WhatsApp Account für Ihr Unternehmen? Warum sich ein Umstieg auf die WhatsApp Business API lohnt, erfahren Sie hier.

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Anleitung: Wie erstellt man eine automatische Antwortnachricht?

Wenn Sie die WhatsApp Business API über Mateo nutzen, stehen Ihnen automatische Antwortnachrichten selbstverständlich als Feature zur Verfügung. Aber auch Nutzer der WhatsApp Business App haben Zugriff auf das Feature. Die Einrichtung verläuft folgendermaßen: 

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Automatische Antwort in der WhatsApp Business App einrichten:

• Öffnen Sie  die WhatsApp Business App.
• Öffnen Sie über die “Drei Punkte” die Einstellungen.
• Navigieren Sie zu “Unternehmenstools” – “Abwesenheitsnachrichten” oder "Begrüßungsnachricht".
• Aktivieren Sie die Begrüßungsnachricht und geben Sie den Inhalt der Nachricht ein.
• Tauschen Sie die {{Platzhalter}} gegen Ihre Angaben aus. 
• Über “Zeitplan” können Sie festlegen, wann Ihre automatischen Antworten verschickt werden soll. Wählen können Sie hier zwischen “Immer”, “Eigener Zeitplan” und “Außerhalb der Geschäftszeiten”. 
• Zuletzt können Sie noch entscheiden, ob alle oder nur bestimmte Kontakte die Begrüßungsnachricht geschickt bekommen sollen. Hier sollten Sie sinnvollerweise “alle” auswählen, da sich die Nachricht ja auch an neue Kontaktanfragen richtet. 
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Automatische Antwortnachrichten über die WhatsApp Business API und Mateo: 

• Öffnen Sie die Mateo Webapp.
• Klicken Sie auf das Zahnrad oben rechts, um in die Einstellungen zu gelangen. 
• Navigieren Sie zu “Nachrichtenkanäle” und wählen Sie Ihren WhatsApp-Kanal aus.
• Aktivieren Sie die Option “Autoresponder”. 
• Nun können sie jeweils eine automatische Nachricht formulieren, die während oder außerhalb ihrer Öffnungszeiten an ihre Kunden verschickt wird. Dazu können Sie aus den Vorlagen oben wählen. 
• Über einen Klick auf “Bestätigen” speichern Sie Ihre Eingaben ab.
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‍Anwendungsfälle für automatische Antworten in WhatsApp Business

Begrüßung der Kunden 

Der klassischste und verbreitetste Anwendungsfall für automatische Antwortnachrichten ist die Begrüßung der Kunden. Genau wie das “Guten Tag” beim Eintreten in ein Ladengeschäft, lässt eine automatische Begrüßungsnachricht in Ihrem WhatsApp Chat-Kanal die Kunden wissen, dass Sie willkommen sind und man sich schnellstmöglich um das jeweilige Anliegen kümmern wird. Sollte es aktuell zu längeren Antwortzeiten kommen, könnte man die Kunden direkt darauf hinweisen und die richtige Erwartungshaltung schaffen, wann mit einer Antwort zu rechnen ist. Sollten Sie außerhalb der Öffnungszeiten von einem Kunden angeschrieben werden, können Sie auch in diesem Fall mit einer automatischen Abwesenheitsnachricht den Kunden darauf aufmerksam machen, dass man ihm im Moment nicht persönlich antworten kann und ihn bitten, sich innerhalb der regulären Öffnungszeiten erneut zu melden.

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WhatsApp Kundensupport

Automatische Antworten spielen eine entscheidende Rolle im Bereich des Kundensupports über WhatsApp. Kunden erwarten heutzutage schnelle und zuverlässige Antworten auf ihre Anfragen. Hier kommen automatische Antworten ins Spiel, um diesen Ansprüchen gerecht zu werden. Wenn Kunden eine Anfrage stellen, kann das System automatisch eine Antwort senden, in der bestätigt wird, dass die Nachricht erhalten wurde und dass das Supportteam sich bald mit einer Lösung melden wird. Diese Zwischenbestätigung allein kann bereits das Vertrauen der Kunden stärken und die Frustration durch lange Wartezeiten mindern. In Fällen, in denen die Antwortzeit etwas länger sein könnte, kann die automatische Antwort den Kunden über den geschätzten Zeitrahmen informieren und möglicherweise alternative Quellen für Informationen anbieten. So wird der Kundensupport effizienter gestaltet und die Kundenzufriedenheit gesteigert.

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WhatsApp Abwesenheitsnachrichten

Abwesenheitszeiten sind in jedem Unternehmen unvermeidlich – sei es aufgrund von Feiertagen, Urlaub und planmäßigen oder außerplanmäßigen Schließungen. Hier sind automatische Antworten äußerst nützlich. Stellen Sie sich vor, ein Kunde sendet Ihnen eine Nachricht, während Ihr Geschäft geschlossen ist. Anstatt dass der Kunde im Ungewissen bleibt, wann er eine Antwort erwarten kann, kann eine automatische Abwesenheitsnachricht ihm mitteilen, dass Sie vorübergehend nicht verfügbar sind und wann er mit einer Antwort rechnen kann. Dies schafft Transparenz und reduziert die Frustration der Kunden. Gleichzeitig können Sie alternative Kontaktdaten oder Ressourcen angeben, die den Kunden während Ihrer Abwesenheit weiterhelfen könnten. Diese Art der automatischen Antwort erhöht nicht nur die Professionalität Ihres Unternehmens, sondern zeigt auch, dass Sie die Bedürfnisse Ihrer Kunden ernst nehmen.

‍Erfahren Sie in unserer Fallstudie, wie die Tierarztpraxis Dokos 30% aller Terminanfragen mittels Mateo und automatischen Antwortnachrichten automatisieren konnte.

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Automation von Arbeitsschritten 

Wenn Sie in Ihrer Kundenkommunikation erkennen können, dass Kunden Sie immer wieder aus demselben Grund kontaktieren, macht es Sinn, die benötigte Information direkt in einer automatischen Antwortnachricht zu inkludieren. So erhalten Kunden sofort eine Antwort auf ihre Frage. Ein klassisches Beispiel für solch eine Automation mittels automatischer Antwortnachrichten ist die Vereinbarung von Service- oder Beratungsterminen. Wenn Ihre Kunden Ihnen oft schreiben, um einen Termin zu buchen, können Sie einen Link zur Online-Terminvereinbarung direkt in der automatischen WhatsApp-Antwortnachricht inkludieren.

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