WhatsApp automatische Antwort: Was ist das?

Mit automatischen Antwortnachrichten steht ihnen sowohl in der WhatsApp Business App als auch in der Mateo Messaging-Lösung ein eleganter Weg zur Verfügung, um ihre Kunden im digitalen Chat-Kanal zu begrüßen und blitzschnell eine erste Reaktion zu zeigen. Denn oft ist das Alltagsgeschäft stressig, nicht immer kann man sofort persönlich auf eingehende Nachrichten reagieren und dem Kunden zurückschreiben. 

Aber auch darüber hinaus gibt es noch viele weitere Gründe, warum es Sinn macht, bei Verwendung der WhatsApp Business App oder API auf automatische Antwortnachrichten zurückzugreifen. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen alle Details zu automatischen Antwortnachrichten und zeigen mehrere Anwendungsbeispiele für den gelungenen Einsatz von Autorespondern auf. 

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Was sind automatische Antwortnachrichten in WhatsApp Business? 

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Wie oben bereits angeschnitten, handelt es sich bei automatischen Antwortnachrichten oder Autorespondern um Chatnachrichten, die – einmal vordefiniert – automatisch bei jeder eingehenden Nachricht an den jeweiligen Kunden verschickt werden. Die Nachricht selbst kann dabei frei vom Unternehmen festgelegt werden. Automatische Antwortnachrichten können mehrere Funktionen haben. Die klassischste ist dabei wohl die Begrüßung des Kunden. So weiß dieser direkt, dass seine Anfrage auch beim Unternehmen angekommen ist und bearbeitet werden wird. Denn fast nichts frustriert Kunden mehr, als Kommunikation von der man nicht weiß, ob Sie tatsächlich ankommt und bearbeitet wird. Automatische Antwortnachrichten stehen sowohl Nutzern der WhatsApp Business App als auch der WhatsApp Business API zur Verfügung. Für private WhatsApp-Accounts ist dieses Unternehmensspezifische Feature nicht verfügbar. 

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Sie nutzen aktuell noch einen privaten WhatsApp Account für Ihr Unternehmen? Warum sich ein Umstieg auf die WhatsApp Business API lohnt, erfahren Sie hier.

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Wie erstellt man eine automatische Antwortnachricht?

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Wenn Sie die WhatsApp Business API über Mateo nutzen, stehen Ihnen automatische Antwortnachrichten selbstverständlich als Feature zur Verfügung. Aber auch Nutzer der WhatsApp Business App haben Zugriff auf das Feature. Die Einrichtung verläuft folgendermaßen: 

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Automatische Antwort in der WhatsApp Business App:

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1. Öffnen Sie  die WhatsApp Business App.
2. Öffnen Sie über die “Drei Punkte” die Einstellungen.
3. Navigieren Sie zu “Unternehmenstools” – “Abwesenheitsnachrichten”. 
4. Aktivieren Sie die Abwesenheitsnachricht und geben Sie den Inhalt der Nachricht ein. Hier lassen sich die Vorlagen aus diesem Artikel einfügen. 
5. Tauschen Sie die {{Platzhalter}} gegen Ihre Angaben aus. 
6. Über “Zeitplan” können Sie festlegen, wann Ihre Abwesenheitsnotiz verschickt werden soll. Wählen können Sie hier zwischen “Immer”, “Eigener Zeitplan” und “Außerhalb der Geschäftszeiten”. 
7. Zuletzt können Sie noch entscheiden, ob alle oder nur bestimmte Kontakte die Abwesenheitsnotiz geschickt bekommen sollen. Hier sollten Sie sinnvollerweise “alle” auswählen, da sich die Nachricht ja auch an neue Kontaktanfragen richtet. 

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Automatische Antwortnachrichten über die WhatsApp Business API und Mateo: 

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1. Öffnen Sie die Mateo Webapp. 
2. Klicken Sie auf das Zahnrad oben rechts, um in die Einstellungen zu gelangen. 
3. Navigieren Sie zu “Nachrichtenkanäle” und wählen Sie Ihren WhatsApp-Kanal aus.
4. Aktivieren Sie die Option “Autoresponder”. 
5. Nun können sie jeweils eine automatische Nachricht hinterlegen, die während und außerhalb ihrer Öffnungszeiten an ihre Kunden verschickt wird. Dazu können Sie aus den Vorlagen oben wählen. 
6. Über einen Klick auf “Bestätigen” speichern Sie Ihre Eingaben ab.

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‍Anwendungsfälle für automatische Antworten in WhatsApp Business

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Erfahren Sie in unserer Fallstudie, wie die Tierarztpraxis Dokos 30% aller Terminanfragen mittels Mateo und automatischen Antwortnachrichten automatisieren konnte.

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Begrüßung der Kunden 

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Der klassischste und verbreitetste Anwendungsfall für automatische Antwortnachrichten ist die Begrüßung der Kunden. Genau wie das “Guten Tag” beim Eintreten in ein Ladengeschäft, lässt eine automatische Begrüßungsnachricht in Ihrem WhatsApp Chat-Kanal die Kunden wissen, dass Sie willkommen sind und man sich schnellstmöglich um das jeweilige Anliegen kümmern wird. Sollte es aktuell zu längeren Antwortzeiten kommen, könnte man die Kunden direkt darauf hinweisen und die richtige Erwartungshaltung schaffen, wann mit einer Antwort zu rechnen ist. Sollten Sie außerhalb der Öffnungszeiten von einem Kunden angeschrieben werden, können Sie auch in diesem Fall mit einer automatischen Antwortnachricht den Kunden darauf aufmerksam machen, dass man ihm im Moment nicht persönlich antworten kann und ihn bitten, sich innerhalb der regulären Öffnungszeiten erneut zu melden. 

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Ankündigung von Terminen und Aktionen

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Ebenso wie ein Willkommensgruß können auch wichtige Hinweise direkt in die automatische Antwortnachricht auf WhatsApp verpackt werden. So wird sichergestellt, dass jeder Kunde sofort von diesen erfährt. Stehen Betriebsferien oder spezielle Aktionen bevor, können Sie Kunden so direkt und einfach darauf aufmerksam machen, ganz ohne Mehraufwand oder die Gefahr, dass vergessen wird, die Information zu teilen. 

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Automation von Arbeitsschritten 

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Wenn Sie in Ihrer Kundenkommunikation erkennen können, dass Kunden Sie immer wieder aus demselben Grund kontaktieren, macht es Sinn, die benötigte Information direkt in einer automatischen Antwortnachricht zu inkludieren. So erhalten Kunden sofort eine Antwort auf ihre Frage. Ein klassisches Beispiel für solch eine Automation mittels automatischer Antwortnachrichten ist die Vereinbarung von Service- oder Beratungsterminen. Wenn Ihre Kunden Ihnen oft schreiben, um einen Termin zu buchen, können Sie einen Link zur Online-Terminvereinbarung direkt in der automatischen WhatsApp-Antwortnachricht inkludieren.

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