15 Nachrichtenvorlagen für automatische Antworten in WhatsApp Business

Wenn Ihr Unternehmen bereits erfolgreich in die Kundenkommunikation über WhatsApp Business gestartet ist, sind Ihnen sicher schon die Nachrichtenvorlagen aufgefallen. Mit diesem Feature der WhatsApp Business API und der WhatsApp Business App können Sie Ihre Kundenkommunikation standardisieren, sparen Zeit und vereinheitlichen die Customer Experience. Aber was genau sind WhatsApp Nachrichtenvorlagen? 

Nachrichtenvorlagen sind standardisierte, von WhatsApp überprüfte Vorlagen, die Sie zur Bearbeitung von häufig auftretenden Kundenanliegen einsetzen können. Im Gegensatz zu individuellen Antworten können Sie Ihre Kunden über Nachrichtenvorlagen auch aktiv anschreiben. Mit individuellen Nachrichten ist das nicht möglich. Gemäß der WhatsApp Business Messaging Richtlinie können Sie individuelle Nachrichten nur dann an einen Kunden verschicken, wenn ihnen dieser zuvor eine WhatsApp-Nachricht geschickt hat. Und auch das nur innerhalb eines 24h Zeitfensters nach Erhalt der ersten Nachricht Ihres Kunden. Wie Sie sehen, unterliegen individuelle Chatnachrichten relativ starken Beschränkungen – umso größer sind die Vorteile von Nachrichtenvorlagen. 

Damit auch Sie sofort mit einer Reihe nützlicher WhatsApp Business Templates starten können, haben wir in diesem Beitrag 15 Vorlagen aufgelistet, die Sie branchenübergreifend einsetzen können. Die in Klammern eingefassten {{Textbaustausteine}} sind Variablen. Vor dem Absenden können diese durch einen individuellen Text ersetzt werden. So werden kundenspezifische Angaben wie der Name oder die Bestellnummer automatisiert in die Nachrichtenvorlage integriert.

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Autoresponder Willkommensnachrichten – begrüßen Sie Ihre Kunden mit einer automatischen Antwort auf WhatsApp

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1. Willkommensnachricht geöffnet 

Vorgeschlagener Name: autoreply_offen

Textbeispiel: 

Hallo {{Kunde}}, vielen Dank für Ihre Nachricht. Ein Mitarbeiter wird sich in Kürze bei Ihnen melden. Wenn es um eine Bestellung geht, halten Sie bitte Ihre Bestellnummer bereit. 

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2. Willkommensnachricht geschlossen 

Vorgeschlagener Name: autoreply_geschlossen

Textbeispiel:

Hallo {{Kunde}}, vielen Dank für Ihre Nachricht. Leider erreichen Sie uns außerhalb unserer Öffnungszeiten. Sobald wir wieder geöffnet haben, werden wir uns bei Ihnen melden.

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Kunden DSGVO-konform kontaktieren: Nachrichten, um sich den Opt-In einzuholen 

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3. Opt-In Anfrage

Vorgeschlagener Name: optin_anfrage

Textbeispiel:

Hallo {{Kunde}}. Für eine einfache Kommunikation mit Ihnen würden wir Sie gerne per WhatsApp anschreiben. Um die Unterhaltung zu beginnen, antworten Sie bitte mit “Ja”. 

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4. Opt-In Anfrage bei Antwort außerhalb der Session

Vorgeschlagener Name: session_optin_anfrage

Textbeispiel: 

Hallo {{Kunde}}. Leider konnten wir gestern nicht antworten. Gerne stehen wir Ihnen aber jetzt wieder zur Verfügung. Wenn Sie die Unterhaltung fortsetzen möchten, antworten Sie bitte mit “Ja”. 

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WhatsApp Nachrichtenvorlagen für Informationen und Benachrichtigungen an Ihre Kunden

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5. Information Öffnungszeiten heute

Vorgeschlagener Name: oeffnungszeiten_tag_info

Textbeispiel:

Hallo {{Kunde}}. Vielen Dank für Ihre Nachricht. Gemäß unseren aktuellen Öffnungszeiten sind wir heute von {{Uhrzeit 1}} bis {{Uhrzeit 2}} für Sie da. Für weitere Fragen stehen wir gerne zur Verfügung. 

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6. Information Öffnungszeiten Übersicht

Vorgeschlagener Name: oeffnungszeiten_info_gesamt

Textbeispiel: 

Hallo {{Kunde}}. Vielen Dank für Ihre Nachricht. Wir sind an Werktagen von {{Uhrzeit 1}} bis {{Uhrzeit 2}} und am Samstag von {{Uhrzeit 3}} bis {{Uhrzeit 4}} für Sie da. Bitte beachten Sie unseren Ruhetag {{Ruhetag}}. Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. 

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7. Bestellbestätigung ‍

Vorgeschlagener Name: zahlung_info

Textbeispiel: 

Hallo {{Kunde}}. Ihre Zahlung zu Bestellnummer {{Nummer}} ist soeben bei uns eingegangen. Wir bringen Ihre Bestellung nun schnellstmöglich auf den Weg. Für weitere Fragen stehen wir gerne zur Verfügung. 

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8. Versandbestätigung 

Vorgeschlagener Name: versand_info 

Textbeispiel: 

Hurra! Ihre Bestellung mit Bestellnummer {{Nummer}} hat unser Versandzentrum soeben verlassen und ist jetzt auf dem Weg zu ihnen. Über diesen Link {{Tracking}} können Sie den Status Ihres Pakets verfolgen. Für Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.  

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9. Lieferbestätigung 

Vorgeschlagener Name: liefertermin_info 

Textbeispiel: 

Es ist soweit! Ihre Bestellung mit Bestellnummer {{Nummer}} soll am {{Tag}}, den {{Datum}} zwischen {{Uhrzeit 1}} und {{Uhrzeit 2}} zugestellt werden. Für weitere Fragen stehen wir gerne zur Verfügung. 

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10. Terminanfrage

Vorgeschlagener Name: terminanfrage_info

Textbeispiel: 

Hallo! Vielen Dank für Ihre Terminanfrage. Folgenden Termin kann ich Ihnen anbieten: {{Tag}}, der {{Datum}} um {{Uhrzeit}}. Lassen Sie mich gerne wissen, ob dieser Termin passend für Sie ist. 

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11. Terminbestätigung 

Vorgeschlagener Name: terminbestaetigung_info

Textbeispiel: 

Vielen Dank für Ihre Terminbuchung. Gerne bestätige ich Ihnen Ihren Termin am {{Tag}}, {{Datum}} um {{Uhrzeit}}. Für weitere Fragen stehen wir gerne zur Verfügung. 

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12. Reklamationseingang 

Vorgeschlagener Name: reklamation_eingang

Textbeispiel: 

Hallo {{Kunde}}. Es tut uns Leid zu hören, dass Sie auf ein Problem gestoßen sind. Wir sind stets bemüht, unseren Kunden in solchen Fällen bestens zur Seite zu stehen. Wir werden uns sofort um ihr Anliegen kümmern. 

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13. Info zu einer Reklamation 

Vorgeschlagener Name: reklamation_info

Textbeispiel:

Hallo {{Kunde}}. Wir arbeiten unter Hochdruck an einer Lösung. Sobald wir Ihr Problem lösen konnten, melden wir uns wieder bei Ihnen. In der Zwischenzeit müssen Sie nichts weiter tun. Wir stehen jederzeit für Fragen zur Verfügung. 

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14. Weiterleitung an die zuständige Abteilung oder Person 

Vorgeschlagener Name: zustaendige_abteilung_info

Textbeispiel: 

Für eine bestmögliche Bearbeitung Ihres Anliegens wurde die Nachricht an die zuständige Abteilung übergeben. Ein Mitarbeiter wird sich in Kürze hier bei Ihnen melden. 

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15. Zuständige Person ist aktuell nicht da 

Vorgeschlagener Name: zustaendiger_abwesend_info

Textbeispiel: 

Hallo {{Kunde}}. Die für die Bearbeitung Ihres Anliegens zuständige Person {{Mitarbeiter}} ist aktuell nicht im Haus. {{Mitarbeiter}} wird sich zum nächstmöglichen Zeitpunkt bei Ihnen melden. Bitte haben Sie etwas Geduld. 

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Anleitung zum Hinzufügen von Nachrichtenvorlagen zur WhatsApp Business App

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Natürlich lassen sich die Nachrichtenvorlagen auch in der WhatsApp Business App verwenden – auch wenn wir Ihnen zur Verwendung im Unternehmen dringend die WhatsApp Business API empfehlen. Hier erfahren Sie wieso: “Was ist die WhatsApp Business API?” Eine neue Nachrichtenvorlage können Sie so zur WhatsApp Business App hinzufügen: 

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1. Öffne den Meta Business Manager. 
2. Klicke links im Menü auf die drei Striche bzw. “Alle Tools”.
3. Wähle “WhatsApp Manager” aus der Übersicht aus. 
4. Wähle das Konto, für das du die Nachrichtenvorlage erstellen möchtest. 
5. Klicke auf das “Drei Punkte” Symbol. 
6. Klicke auf “Nachrichtenvorlagen verwalten”. 
7. Klicke auf “Nachrichtenvorlage erstellen”. 
8. Trage jetzt den Inhalt deiner Nachrichtenvorlage ein. 
9. Header: Inhalt im Header ist optional. 
10. Text: Inhalt deiner Nachrichtenvorlage inkl. Variablen.
11. Fußzeile: Kurze Textzeile am Ende der Nachricht. 
12. Buttons: Füge einen Call-To-Action Button (CTA) oder einen Schnellantwort Button hinzu.
13. Um den Vorgang abzuschließen, klicke auf “Senden”. Die Nachrichtenvorlage wird jetzt zur Überprüfung an Meta bzw. Facebook (der WhatsApp Mutterkonzern) übermittelt und nach abgeschlossener Prüfung zur Verwendung freigeschaltet. 

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Wie nutze ich die Vorlagen in der Chatlösung von Mateo?

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Selbstverständlich können Sie die Nachrichtenvorlagen aus diesem Artikel direkt in der Mateo Chatlösung verwenden. Und das nicht nur für WhatsApp. Mit Mateo können Sie in allen angebundenen Nachrichtenkanälen auf die hinterlegten Nachrichtenvorlagen zugreifen. Um eine neue Nachrichtenvorlage in Mateo hinzuzufügen gehen Sie folgendermaßen vor: 

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1. Öffnen Sie die Mateo App im Browser.
2. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad Symbol, um die Einstellungen zu öffnen.
3. Im Menü links unter “Personalisierung” klicken Sie auf “Nachrichtenvorlagen”. 
4. Über den Button “+ Hinzufügen” oben rechts fügen Sie eine neue Nachrichtenvorlage hinzu. 
5. Tragen Sie im Pop-Up Fenster den Namen der Nachrichtenvorlage, die Kategorie sowie den Inhalt ein. 
6. Fügen Sie Platzhalter und Kundenfelder ein. Kundenfelder werden über die integrierte Kontaktverwaltung von Mateo beim Verschicken der Nachrichtenvorlage automatisch ausgefüllt. 
7. Stellen Sie sicher, dass der Haken bei “WhatsApp Verifizierung anfragen” gesetzt ist. Nur so können Sie die Nachrichtenvorlage außerhalb des 24h Zeitfensters nutzen. 
8. Fertig! Wenn Ihre Nachrichtenvorlage von WhatsApp verifiziert wurde, können Sie sie in allen Kanälen nutzen. 

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Warum sollten auch Sie Mateo für die Messenger Kommunikation nutzen?

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Mateo bietet ein professionelles Messaging-Tool an, das etliche Kommunikationskanäle in einer zentralen Benutzeroberfläche bündelt. WhatsApp wird dabei über eine API-Schnittstelle integriert. Die Einrichtung erfolgt in enger Zusammenarbeit mit dem Kundenservice Team von Mateo. Zu Beginn identifiziert Mateo durch eine Bestandsanalyse, wie die Software am besten eingebunden werden kann. Den Großteil der technischen Einrichtung übernimmt das Team von Mateo und geht dabei auf individuelle Kundenwünsche ein. Die Integration einer Festnetznummer in die WhatsApp API Schnittstelle von Mateo ist selbstverständlich auch möglich. Innerhalb kürzester Zeit sind alle Kommunikationskanäle in der von Mateo bereitgestellten Benutzeroberfläche vereint und die Software nutzbar. Ein fest zugeteilter Ansprechpartner steht für Rückfragen bereit und gibt weitere Tipps für eine hocheffiziente Kundenkommunikation. Sämtliche Details werden in einem kostenlosen Beratungstermin besprochen.

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Warum sollten Unternehmen WhatsApp über einen API Anbieter verwenden und nicht die WhatsApp Business App?

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WhatsApp API bietet zahlreiche Vorteile gegenüber der Standardversion. Einen ausführlichen Artikel darüber hat Mateo bereits veröffentlicht („Was ist die WhatsApp Business API?“). Die Top 5 der Vorteile der API Schnittstelle sind:

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o DSGVO-konforme Nutzung

o Tiefgreifende Statistiken

o Unbegrenzte Anzahl an Geräten

o Unbegrenzte Anzahl an Nutzern

o WhatsApp Newsletter Versand DSGVO-konform

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Mateos Kunden haben dank der Software die Möglichkeit, die Effizienz Ihrer Kundenkommunikation deutlich zu erhöhen und gleichzeitig das Verhältnis zum Kunden besonders persönlich zu gestalten. Die Kunden wissen folgende Vorteile besonders zu schätzen:

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Zentrale Benutzeroberfläche

Mateo bündelt neben WhatsApp Business API viele weitere Kommunikationskanäle wie E-Mail, Instagram, SMS oder Facebook Messenger in einem zentralen Posteingang. Auf der intuitiven und übersichtlichen Benutzeroberfläche finden sich diverse hilfreiche Tools für eine besonders effiziente Kundenkommunikation.

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Individuelle Nachrichtenvorlagen

Dank diverser Nachrichtenvorlagen, die sich individuell erstellen lassen, wird der Schreibaufwand minimiert und die Effizienz der Kundenkommunikation gesteigert. So lassen sich die Personalressourcen im Servicebereich anderweitig einsetzen.

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Newsletter

Mit der WhatsApp API Lösung von Mateo lassen sich Newsletter DSGVO-konform versenden. Durch die erstklassige Öffnungsrate von 98% bei WhatsApp Nachrichten lässt sich das Marketing somit deutlich besser betreiben als per E-Mail oder anderen Kanälen.

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Datenschutz

Mateos Messaging-Tool ist mit allen deutschen und europäischen rechtlich bindenden Datenschutzanforderungen vereinbar. Bei Gesetzesanpassungen wird die Software gegebenenfalls entsprechend überarbeitet. Für eine absolut sichere Kundenkommunikation sind alle WhatsApp Nachrichten Ende-zu-Ende verschlüsselt. Alle Infos zur DSGVO bei der Verwendung von WhatsApp können in diesem Artikel nachgelesen werden.

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Skalierbarkeit für alle Unternehmensgrößen

Durch die Vielzahl an Unternehmen, die Mateo bereits mit hoher Zufriedenheit nutzen, wurde die Skalierbarkeit des Messaging-Tools bestätigt. Egal, ob Kunden nur wenige Mitarbeiter oder viele Hundert beschäftigen - die Software funktioniert reibungslos und je nach Paket mit einer unbegrenzten Anzahl an Endgeräten und Nutzern. Dadurch, dass die Arbeitsbelastung im Kundenservicebereich durch Mateo deutlich reduziert wird, ergeben sich für viele Unternehmen neue Wachstumsmöglichkeiten.

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Kostengünstiger Anbieter für WhatsApp Business API

Mit einem Einstiegspreis von lediglich 79 Euro monatlich ist Mateo ein kostengünstiger Anbieter für WhatsApp Business API Lösungen auf dem deutschen Markt. In Verbindung mit der Integration von weiteren Kommunikationskanälen und diversen hilfreichen Tools bietet Mateo ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis. Mateos persönliche Kundenbetreuung unterstützt die Unternehmen bei jedem Schritt der Integration und sorgt damit für sehr geringe Einstiegshürden.

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