WhatsApp Business mit Microsoft Teams verknüpfen – Anleitung [Oktober 2023]

Die Verknüpfung von WhatsApp Business mit Microsoft Teams eröffnet Unternehmen innovative Wege der Kommunikation und Kollaboration. Indem Sie WhatsApp in Microsoft Teams integrieren, ermöglichen Sie eine nahtlose Verbindung zwischen teaminterner Zusammenarbeit und externer Kundenkommunikation. Statt zwischen verschiedenen Tools hin und her zu wechseln, können Teams direkt aus ihrer gewohnten Arbeitsumgebung heraus mit Kunden, Partnern und Interessenten über WhatsApp kommunizieren.
Durch diese Integration zentralisieren Sie Ihre Geschäftskommunikation und bündeln alle wesentlichen Dialoge und Datenströme an einem zentralen Ort. Das erleichtert nicht nur die Handhabung und Übersichtlichkeit, sondern auch die Reaktionszeit und Effizienz in Kundeninteraktionen.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie WhatsApp Business erfolgreich mit Microsoft Teams verknüpfen und so Ihre Unternehmenskommunikation auf das nächste Level heben.

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Was ist Microsoft Teams?

Microsoft Teams ist ein in die Office 365-Suite integriertes Kommunikations- und Kollaborationstool, das von Microsoft entwickelt wurde. Seit seiner Einführung im Jahr 2017 hat es sich rasant zu einem der bevorzugten Werkzeuge für Teamarbeit und Fernkommunikation entwickelt, insbesondere in Zeiten zunehmender Telearbeit und verteilten Teams.

Im Kern bietet Microsoft Teams Funktionen für Chats, Video- und Audiokonferenzen, Teamarbeit in Kanälen und die Integration von Apps und Diensten von Drittanbietern. Teams ermöglicht es Benutzern, in Echtzeit zusammenzuarbeiten, egal ob sie im selben Büro oder auf verschiedenen Kontinenten arbeiten.

Einige der Schlüsselmerkmale von Microsoft Teams sind:
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1. Chat-Funktion: Ermöglicht Einzel- und Gruppenchats, wobei Dateien, Notizen und Kalender integriert sind.
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2. Team-Kanäle: Hier können Teams themenspezifisch zusammenarbeiten. Jeder Kanal kann Dateien, Apps und andere Ressourcen enthalten, die für das Projekt oder Thema relevant sind.
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3. Meetings & Videokonferenzen: Teams unterstützt sowohl geplante als auch Ad-hoc-Meetings, wobei Teilnehmer Notizen teilen, Bildschirme präsentieren und sogar in großen Gruppen virtuell interagieren können.
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4. Integration: Eine der Stärken von Microsoft Teams ist die tiefe Integration mit anderen Office-Produkten wie Word, Excel, PowerPoint und SharePoint. Aber auch Drittanbieter-Apps lassen sich problemlos hinzufügen.
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5. Sicherheit: Microsoft hat Teams mit fortschrittlichen Sicherheitsmaßnahmen ausgestattet, um sicherzustellen, dass Daten und Kommunikationen sicher sind. Dazu gehören Datenverschlüsselung, Multi-Faktor-Authentifizierung und fortschrittliche Bedrohungserkennung.
   
   

MS Teams hat sich als unschätzbares Instrument für Unternehmen aller Größen erwiesen, die eine robuste, sichere und flexible Kommunikationslösung suchen. Ob für schnelle Absprachen, geplante Meetings oder umfassende Projekte – Microsoft Teams stellt die nötigen Ressourcen bereit, um effizient und effektiv zu arbeiten. In Anbetracht dieser Vielfältigkeit und Flexibilität ist es naheliegend, auch den weltweit genutzten Messaging-Dienst WhatsApp Business in Microsoft Teams zu integrieren, um eine durchgängige und konsistente Kommunikations- und Kollaborationsumgebung zu schaffen.

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Was ist die WhatsApp Business API?

Um größeren Unternehmen eine sichere, skalierbare und DSGVO-konforme Lösung zu bieten, die auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist, hat der WhatsApp Mutterkonzern Meta im August 2018 die WhatsApp Business API eingeführt. Diese Anwendungsprogrammierschnittstelle (API) ermöglicht es Unternehmen, WhatsApp-Nachrichten von ihren Kunden zu empfangen und zu beantworten.

Im Gegensatz zur WhatsApp Business App kommt die API selbst ohne eine Benutzeroberfläche aus. Die API verbindet WhatsApp mit einem professionellen Messaging-Tool, wie es zum Beispiel Mateo anbietet. Unternehmen integrieren den Endpunkt der WhatsApp API in die Software eines offiziellen WhatsApp Business Solution Anbieters. Mateo offeriert Unternehmenskunden mit der hauseigenen Software die entsprechende Integration in eine übersichtliche Benutzeroberfläche.

Die WhatsApp Business API kann sich durch folgende Funktionen von der normalen WhatsApp Business App abgrenzen. Welche Funktionen tatsächlich nutzbar sind, hängt von Ihrem WhatsApp API Anbieter ab. Bei Mateo sind alle genannten Funktionen verfügbar:

• DSGVO-konforme Nutzung
• WhatsApp Newsletter Marketing
• Unbegrenzte Anzahl an Nutzern pro Account
• Unbegrenzte Anzahl an Geräten pro Account
• Integration in tausende andere Softwareprogramme (z.B. Shopify, Hubspot, Salesforce, Zendesk, etc.)
• Vollautomatisierter Nachrichtenversand möglich (z.B. Versandinformationen, Bestellbestätigungen, Rechnungsdokumente)
• Tiefgreifende Statistiken

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Anleitung: WhatsApp in Microsoft Teams integrieren

Die Integration von WhatsApp in Microsoft Teams ist leider nicht für jedes Unternehmen möglich. Voraussetzung ist nämlich, dass Sie WhatsApp über die API Schnittstelle nutzen und Ihr WhatsApp API Anbieter eine Web-App zur Verfügung stellt, die mit MS Teams kompatibel ist. Mit Mateo können Sie diese Funktion nutzen. Die Einrichtung ist sehr simpel und dauert nur ca. 1 Minute:
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1. Die Microsoft Teams Desktop App oder Web App öffnen
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2. In dem Reiter „Teams“ auf das „+“ – Symbol in der oberen Leiste klicken

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3. Auf „Webseite“ klicken

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4. Einen beliebigen Tab Namen erstellen und folgende URL einfügen: https://app.getmateo.com/conversations

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5. Auf „Speichern“ bzw. „Save“ klicken

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Es wurde ein neuer Tab in MS Teams erstellt. Loggen Sie sich mit Ihren Mateo Zugangsdaten ein und nutzen Sie sämtliche Funktionen der Mateo Web-App (wie bspw. WhatsApp) in Microsoft Teams

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Vorteile der Integration von WhatsApp in MS Teams

Die Integration von WhatsApp in Microsoft Teams bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich, die sowohl die Kommunikation als auch die Zusammenarbeit in Unternehmen erheblich verbessern können:
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1. Zentralisierte Kommunikation: Durch die Verknüpfung von WhatsApp und MS Teams können Unternehmen alle ihre Kommunikationsströme an einem Ort bündeln. Dies bedeutet, dass Teams nicht mehr zwischen verschiedenen Plattformen wechseln müssen, um Nachrichten von Kunden, Interessenten, Partnern oder Kollegen zu überprüfen und darauf zu reagieren.
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2. Verbesserte Kundenzufriedenheit: Durch die rasche Reaktionszeit, die durch die Integration ermöglicht wird, können Kundenanfragen oder -probleme schnell und effizient gelöst werden, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt.
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3. DSGVO-Konformität: Mit der WhatsApp Business API kann sichergestellt werden, dass alle Kundendaten und -kommunikationen DSGVO-konform gehandhabt werden, während sie nahtlos in MS Teams integriert werden.
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4. Echtzeit-Updates: Jedes Teammitglied ist stets über die neuesten Interaktionen oder Nachrichten informiert, die über WhatsApp eingehen, wodurch die Reaktionszeiten verkürzt und Kommunikationsverzögerungen vermieden werden.
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Wichtiger Hinweis: Die Integration externer Seiten (wie z.B. Mateo) in Microsoft Teams ist nicht in allen Versionen von Teams verfügbar. In der Teams-Webapp steht Ihnen diese Funktionalität nicht zur Verfügung. Je nach Version der Desktop App kann es ebenfalls zu vereinzelten Problemen bei der Anmeldung kommen.

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Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Integration von WhatsApp in MS Teams Unternehmen dabei hilft, ihre Kommunikation zu optimieren, Arbeitsabläufe zu automatisieren und letztlich die Kundenzufriedenheit zu steigern. Es ist eine Investition in die Effizienz und Zukunftssicherheit des Unternehmens.

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Mateo nutzen und WhatsApp ganz einfach in Microsoft Teams integrieren

Wenn Sie Kunde von Mateo sind, können Sie ganz einfach den Schritten in der Anleitung folgen und somit innerhalb von kürzester Zeit Mateo in MS Teams integrieren und WhatsApp Nachrichten direkt aus der Nutzeroberfläche von Teams empfangen und versenden. Sind Sie noch kein Mateo Kunde? Vereinbaren Sie gerne einen kostenlosen Beratungstermin und erfahren Sie, wie Ihr Unternehmen mit Mateo die Kundenkommunikation revolutionieren, Umsätze steigern und Arbeitsaufwände reduzieren kann.

Wir von Mateo sind Ihre Messaging-Experten, wenn es um die Kundenkommunikation und das passende Marketing geht. Hunderte Unternehmen nutzen bereits Mateo und zeigen sich begeistert. Unsere Kunden wissen folgende Vorteile von Mateo besonders zu schätzen:
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Zentrale Benutzeroberfläche

Mateo bündelt neben WhatsApp Business API viele weitere Kommunikationskanäle wie E-Mail, Instagram, SMS oder Facebook Messenger in einem zentralen Posteingang. Auf der intuitiven und übersichtlichen Benutzeroberfläche finden Sie diverse hilfreiche Tools für eine besonders effiziente Kundenkommunikation. Für Ihre Kunden steht ein Web-Widget mit den von Ihnen unterstützten Nachrichtenkanälen für eine besonders einfache Kontaktaufnahme bereit.
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Individuelle Nachrichtenvorlagen

Dank diverser Nachrichtenvorlagen, die sich individuell erstellen lassen, wird der Schreibaufwand minimiert und die Effizienz der Kundenkommunikation gesteigert. So lassen sich die Personalressourcen im Servicebereich anderweitig einsetzen.
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Newsletter

Mit der WhatsApp API Lösung von Mateo lassen sich Newsletter DSGVO-konform versenden. Durch die erstklassige Öffnungsrate von 98% bei WhatsApp Nachrichten lässt sich das Marketing somit deutlich besser betreiben als per E-Mail oder anderen Kanälen.

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Mehr positive Google-Bewertungen

Mit Mateo schaffen Sie ein herausragendes Kundenerlebnis. Mateo kann von Ihren Kunden automatisiert Online-Bewertungen anfordern. Je mehr Bewertungen Sie haben, desto besser werden Sie zum Beispiel auf Google gefunden. Bewertungen schaffen außerdem Vertrauen in Ihr Unternehmen.
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Datenschutz

Mateos Messaging-Tool ist mit allen deutschen und europäischen rechtlich bindenden Datenschutzanforderungen vereinbar. Bei Gesetzesanpassungen wird die Software gegebenenfalls entsprechend überarbeitet. Für eine absolut sichere Kundenkommunikation sind alle Nachrichten Ende-zu-Ende verschlüsselt. Alle Infos zur DSGVO bei der Verwendung von WhatsApp können Sie in unserem Artikel "WhatsApp Business und DSGVO" nachlesen. Dadurch vermeiden Sie die bei einer Nichteinhaltung der DSGVO (= Nutzung der standardmäßigen WhatsApp Business App) häufig auftretenden Abmahnungen, empfindlichen Strafen und teuren Prozesskosten.
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Skalierbarkeit für alle Unternehmensgrößen

Durch die Vielzahl an Unternehmen, die Mateo bereits mit hoher Zufriedenheit nutzen, wurde die Skalierbarkeit des Messaging-Tools bestätigt. Egal, ob Kunden nur wenige Mitarbeiter oder viele Hundert beschäftigen - die Software funktioniert reibungslos und je nach Paket mit einer unbegrenzten Anzahl an Endgeräten, Nutzern und Rufnummern. Dadurch, dass die Arbeitsbelastung im Kundenservicebereich durch Mateo deutlich reduziert wird, ergeben sich für viele Unternehmen neue Wachstumsmöglichkeiten.
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Kostengünstiger Anbieter für WhatsApp Business API

Mit einem Einstiegspreis von lediglich 79 Euro monatlich ist Mateo ein kostengünstiger Anbieter für WhatsApp Business API Lösungen auf dem deutschen Markt. In Verbindung mit der Integration von weiteren Kommunikationskanälen und diversen hilfreichen Tools bietet Mateo ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis. Mateos persönliche Kundenbetreuung unterstützt die Unternehmen bei jedem Schritt der Integration und sorgt damit für sehr geringe Einstiegshürden.