WhatsApp Business im Web Browser und in der Desktop Anwendung verwenden [September 2023]

Seit einigen Jahren bietet der WhatsApp Eigentümer Meta Platforms, Inc. (ehemals Facebook) kleinen und mittelständischen Unternehmen mit WhatsApp Business die Möglichkeit, den mit Abstand beliebtesten Messenger Deutschlands zur Kundenkommunikation zu verwenden. Die Präsenz von Unternehmen auf Social Media und die Erreichbarkeit auf gängigen Kommunikationskanälen führen zu einem engeren Verhältnis zum Konsumenten und somit zu besseren Vertriebszahlen und einem persönlichen Kundenservice. Deshalb haben in den letzten Jahren immer mehr Unternehmen WhatsApp Business in die Kundenkommunikation integriert. Da das Beantworten von Kundenanfragen auf dem Smartphone oftmals mehr Zeit in Anspruch nimmt und weniger übersichtlich ist als auf dem Computer, wird in diesem Artikel beschrieben, wie WhatsApp Business im Web Browser und in der Desktop Applikation verwendet werden kann.

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Anleitung: WhatsApp Business im Web Browser verwenden

WhatsApp Web ist eine Erweiterung des Smartphone WhatsApp-Kontos im Web Browser eines Computers. WhatsApp hat diesen Webservice bereits im Jahr 2015 gestartet; zunächst nur für Android, Windows und Blackberry, später auch für iOS. Die Webversion synchronisiert sämtliche Konversationen in Echtzeit, sodass Nachrichten sowohl auf dem Smartphone als auch im Browser gelesen und beantwortet werden können. WhatsApp Web funktioniert mit gängigen Browsern wie Google Chrome, Firefox und Internet Explorer. Die Benutzeroberflächen von der herkömmlichen Smartphone-App und der Browser-Version ähneln sich dabei stark, es gibt keine wesentlichen Unterschiede. Die erhöhte Übersichtlichkeit durch den größeren Bildschirm und das Tippen auf einer handelsüblichen Tastatur lassen die Kundenkommunikation mit WhatsApp Web effizienter werden als mit der Smartphone App.

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Die Einrichtung von WhatsApp Business Web ist simpel und funktioniert folgendermaßen:

● Auf dem Computer WhatsApp Web unter https://web.whatsapp.com/ in einem beliebigen Browser öffnen

● Auf dem Smartphone die WhatsApp Business App öffnen

● Bei einem Android Smartphone: Auf die drei kleinen Punkte oben rechts in der App tippen und „Verknüpfte Geräte“ oder „WhatsApp Web“ auswählen

● Bei einem Apple Smartphone: In den Einstellungen von WhatsApp „Verknüpfte Geräte“ oder „WhatsApp Web“ auswählen

● Die Option „Gerät hinzufügen“ wählen. Dadurch wird der QR-Scanner auf dem Smartphone aktiviert.

● Das Handy vor den Bildschirm halten und den QR-Code auf dem Desktop scannen

● Der Login auf dem Desktop sollte nun automatisch geschehen

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Anleitung: WhatsApp Business über die Desktop App nutzen

WhatsApp Business ist auch über die Desktop-App zugänglich. Diese ist sowohl für Windows- als auch für iOS-Geräte verfügbar. Eine separate Desktop App für WhatsApp Business ist nicht verfügbar, es handelt sich also um dieselbe WhatsApp-Anwendung wie für Privatpersonen. WhatsApp Desktop ist sowohl optisch als auch funktional der Web-Applikation sehr ähnlich und muss über den Microsoft Store bzw. den App Store heruntergeladen werden.

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Einrichtung von WhatsApp Business Desktop mit Windows Betriebssystem

Die Windows Desktop-Anwendung wird aus dem Microsoft Store heruntergeladen. Die Desktop-Anwendung funktioniert nur mit Betriebssystem Windows 8.1 oder höher.

Nachdem die Anwendung heruntergeladen wurde, muss sie gestartet und der Setup-Vorgang durchgeführt werden. Nach einer Weile erscheint auch hier ein QR-Code. Daraufhin müssen folgende Schritte unternommen werden:

● WhatsApp Business App auf dem Smartphone öffnen

● Das Menü (Android) oder die Einstellungen (iOS) öffnen

● „Gerät hinzufügen“ auswählen, um den QR-Code-Scanner zu öffnen

● Den QR-Code auf dem Computerbildschirm scannen

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Einrichtung von WhatsApp Business Desktop mit macOS Betriebssystem

WhatsApp Desktop kann auch auf Apple-Computern installiert werden. Die Anwendung kann im App Store heruntergeladen werden, wobei die Einrichtung identisch mit der Windows-App ist.

Anwendung herunterladen, starten und den Setup-Vorgang durchführen. Nach einer Weile erscheint ein QR-Code. Daraufhin müssen folgende Schritte unternommen werden:

● WhatsApp Business App auf dem Smartphone öffnen

● Das Menü (Android) oder die Einstellungen (iOS) öffnen

● „Gerät hinzufügen“ auswählen, um den QR-Code-Scanner zu öffnen

● Den QR-Code auf dem Computerbildschirm scannen

Auf diese Weise ist WhatsApp Desktop für Unternehmenskunden sowohl auf Windows als auch auf macOS Geräten nutzbar.

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Unterschiede von WhatsApp Business Web und Desktop

Die Benutzeroberflächen von WhatsApp Web und WhatsApp Desktop sehen fast identisch aus. Durch größere Updates in den letzten Monaten bietet die Desktop-Anwendung inzwischen einige zusätzliche Features. Dazu zählen:

● Video- und Audioanrufe durchführen

● Verwendung von Tastaturkürzeln

● Status von gelesenen Nachrichten ändern

● Hin- und herspringen zwischen Chats

● Bessere Stabilität und technische Integrität

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Nachteile von WhatsApp Business Web und Desktop

Auch wenn die WhatsApp Web- und Desktop-Versionen viele Vorteile gegenüber der Smartphone-App aufweisen, gibt es leider immer noch einige Probleme.

Weder die Web- noch die Desktop-Anwendungen halten die geltende europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ein. Warum WhatsApp Business ohne eine API Schnittstelle meistens nicht mit der DSGVO vereinbar ist, haben wir in diesem Artikel zusammengefasst.

Die Desktop-App kann nicht von mehreren Konten gleichzeitig verwendet werden. Das bedeutet, dass die gleichzeitige Verwendung eines geschäftlichen WhatsApp-Kontos und eines privaten WhatsApp-Kontos auf einem Computer nicht möglich ist. Des Weiteren ist die Nutzung der WhatsApp Business App derzeit auf maximal 4 Geräte und 1 Smartphone beschränkt und die Integration von automatisierten Lösungen wie Chatbots und das Versenden von Newsletter ist technisch nicht umsetzbar bzw. verstößt gegen die AGB und die DSGVO.

Die WhatsApp Business Versionen auf dem Handy, im Browser und auf dem Desktop sind im Hinblick auf die Kundenkommunikation im Allgemeinen deutlich weniger leistungsstark als WhatsApp über API Lösungen. Wenn Unternehmen ihre Kundenkommunikation durch Chatbots, Ticketing-Systeme, vorformulierte Textbausteine, unbegrenzte Nutzer- und Geräteanzahl, die Einbindung von anderen Kommunikationskanälen, Newslettern und vielen weiteren Funktionen hocheffizient und zudem DSGVO-konform gestalten möchten, führt an einer API Anbindung von WhatsApp Business kein Weg dran vorbei. Wie WhatsApp Business über API funktioniert, hat Mateo diesem Artikel herausgearbeitet.

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Nutzung von WhatsApp Business auf dem Desktop über die WhatsApp API mit Mateo

Die Anwendungsprogrammierschnittstelle (API) verbindet WhatsApp mit einem professionellen Messaging-Tool, wie es zum Beispiel Mateo anbietet. Unternehmen integrieren den Endpunkt der WhatsApp API in die Software eines offiziellen WhatsApp Business Solution Anbieters. Mateo bietet Unternehmenskunden mit der hauseigenen Software die entsprechende Integration in eine übersichtliche Desktop-Benutzeroberfläche. Mateos Messaging Software bietet weit mehr als eine schlichte Benutzeroberfläche von WhatsApp API. Diverse Eigenschaften und Tools führen dazu, dass durch Mateos zentrale Messaging Software die Kundenkommunikation deutlich effizienter wird. Die Unternehmenskunden von Mateo wissen dabei vor allem folgende Vorteile zu schätzen:

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Zentrale Benutzeroberfläche

Mateo bündelt neben WhatsApp Business API viele weitere Kommunikationskanäle wie E-Mail, Instagram, SMS oder Facebook Messenger in einem zentralen Posteingang. Auf der intuitiven und übersichtlichen Benutzeroberfläche finden Sie diverse hilfreiche Tools für eine besonders effiziente Kundenkommunikation. Für Ihre Kunden steht ein Web-Widget mit den von Ihnen unterstützten Nachrichtenkanälen für eine besonders einfache Kontaktaufnahme bereit.

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Individuelle Nachrichtenvorlagen

Dank diverser Nachrichtenvorlagen, die sich individuell erstellen lassen, wird der Schreibaufwand minimiert und die Effizienz der Kundenkommunikation gesteigert. So lassen sich die Personalressourcen im Servicebereich anderweitig einsetzen.

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Newsletter

Mit der WhatsApp API Lösung von Mateo lassen sich Newsletter DSGVO-konform versenden. Durch die erstklassige Öffnungsrate von 98% bei WhatsApp Nachrichten lässt sich das Marketing somit deutlich besser betreiben als per E-Mail oder anderen Kanälen.

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Mehr positive Google-Bewertungen

Mit Mateo schaffen Sie ein herausragendes Kundenerlebnis. Mateo kann von Ihren Kunden automatisiert Online-Bewertungen anfordern. Je mehr Bewertungen Sie haben, desto besser werden Sie zum Beispiel auf Google gefunden. Bewertungen schaffen außerdem Vertrauen in Ihr Unternehmen.

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Datenschutz

Mateos Messaging-Tool ist mit allen deutschen und europäischen rechtlich bindenden Datenschutzanforderungen vereinbar. Bei Gesetzesanpassungen wird die Software gegebenenfalls entsprechend überarbeitet. Für eine absolut sichere Kundenkommunikation sind alle Nachrichten Ende-zu-Ende verschlüsselt. Alle Infos zur DSGVO bei der Verwendung von WhatsApp können Sie in unserem Artikel "WhatsApp Business und DSGVO" nachlesen. Dadurch vermeiden Sie die bei einer Nichteinhaltung der DSGVO (= Nutzung der standardmäßigen WhatsApp Business App) häufig auftretenden Abmahnungen, empfindlichen Strafen und teuren Prozesskosten.

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Skalierbarkeit für alle Unternehmensgrößen

Durch die Vielzahl an Unternehmen, die Mateo bereits mit hoher Zufriedenheit nutzen, wurde die Skalierbarkeit des Messaging-Tools bestätigt. Egal, ob Kunden nur wenige Mitarbeiter oder viele Hundert beschäftigen - die Software funktioniert reibungslos und je nach Paket mit einer unbegrenzten Anzahl an Endgeräten, Nutzern und Rufnummern. Dadurch, dass die Arbeitsbelastung im Kundenservicebereich durch Mateo deutlich reduziert wird, ergeben sich für viele Unternehmen neue Wachstumsmöglichkeiten.

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Kostengünstiger Anbieter für WhatsApp Business API

Mit einem Einstiegspreis von lediglich 79 Euro monatlich ist Mateo ein kostengünstiger Anbieter für WhatsApp Business API Lösungen auf dem deutschen Markt. In Verbindung mit der Integration von weiteren Kommunikationskanälen und diversen hilfreichen Tools bietet Mateo ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis. Mateos persönliche Kundenbetreuung unterstützt die Unternehmen bei jedem Schritt der Integration und sorgt damit für sehr geringe Einstiegshürden.

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