Upgrade für Physiotherapeuten: Kommunikationsaufwand reduzieren dank WhatsApp [Juli 2023]

In Praxen für Physiotherapie ist eine effiziente Kommunikation zwischen Patienten und dem Praxispersonal von großer Bedeutung. WhatsApp kann hier eine wichtige Rolle spielen, um den Austausch zu erleichtern und zu verbessern. Viele Praxen kommunizieren hauptsächlich mit zeitintensiven Telefonaten mit ihren Patienten und sind unsicher, wie sie WhatsApp nutzen können, ohne gegen die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu verstoßen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie die Nutzung der WhatsApp Business API die Kommunikation für Physiotherapeuten vereinfachen kann.

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Herausforderungen in der Patientenkommunikation

Die Kommunikation in der Praxis ist oft eine Herausforderung. Es müssen mehrere Kommunikationskanäle gleichzeitig betreut werden, wie Telefon, E-Mail und die persönliche Betreuung der Patienten vor Ort. Ein ständig besetztes Telefon kann das Erlebnis der Patienten negativ beeinflussen und ist auch für das Personal frustrierend. E-Mail-Kommunikation ist oft langwierig und die Antwortzeiten sind lang. E-Mails gehen in den überfüllten Postfächern der Patienten schnell unter, und es ist schwierig, den Überblick über die gesamte Kommunikation zu behalten. Der Anteil der Arbeitszeit von Praxen, der für die Kommunikation mit Patienten verwendet wird, ist häufig viel zu hoch. Es gibt viel bessere Alternativen, die begrenzten Personalressourcen von Praxen einzusetzen als in kontinuierlichen Telefonaten mit Patienten.

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WhatsApp ist weit verbreitet – doch für Praxen in der Standard-Version nicht DSGVO-konform

Die meisten Menschen bevorzugen mittlerweile die Kommunikation über WhatsApp. In Deutschland nutzen mehr als 60 Millionen Bürger den Messenger mehrmals am Tag. Die Nutzung von WhatsApp in der Patientenkommunikation unterliegt jedoch bestimmten Richtlinien und Vorgaben der DSGVO. Die Nutzung der klassischen WhatsApp oder der WhatsApp Business App ist im Hinblick auf die geltenden Richtlinien nicht empfehlenswert. Beide Optionen greifen auf Adress- und Metadaten der gespeicherten Kontakte zu und sind daher nicht DSGVO konform. Zudem können sie nicht optimal von mehreren Nutzern oder Geräten aus betreut werden, was zu Chaos in der Kommunikation mit Patienten führen kann.

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WhatsApp Business API als Alternative

Die einzige Alternative ist die Nutzung der WhatsApp Business API, die erweiterte und DSGVO-konforme Funktionen des Messengers bietet. Mateo ist eine Software, die relevante Kommunikationskanäle wie WhatsApp, SMS und E-Mail im universellen Posteingang bündelt und somit eine effiziente und individuelle Betreuung der Patienten ermöglicht. Durch Nachrichtenvorlagen wird eine hocheffiziente Bearbeitung von Anfragen sichergestellt. Sogar vollautomatisierte Chats bei simplen Themen, wie zum Beispiel einer Terminbuchung sind umsetzbar. Dadurch können die begrenzten personellen Ressourcen von Praxen im Gesundheitssektor geschont werden. Zudem ist in Mateo die interne Kommunikation zwischen den Mitarbeitern integriert. Mit der WhatsApp API Anbindung von Mateo gibt es aus technischer Sicht keine Grenzen bei der Anzahl an Nutzern und Geräten pro Account. Wir stellen sicher, dass jeder Ihrer Mitarbeiter einen Zugang zu WhatsApp bekommt, falls Sie das wünschen. Mit Mateo ist es auch möglich, mehrere Rufnummern an die WhatsApp API anzubinden. Sogar Ihre bestehende Festnetznummer! Dadurch wird eine schnelle und effiziente Bearbeitung von eingehenden Anfragen gewährleistet. Auch unterschiedliche Standorte und Postfächer können verwaltet werden.

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Mit dem WhatsApp Newsletter bleiben Ihre Patienten informiert

• Terminerinnerungen: Physiotherapeuten können WhatsApp Newsletter verwenden, um Patienten an bevorstehende Termine zu erinnern. Durch eine rechtzeitige Erinnerung können mehr Patienten ihren Termin wahrnehmen. Dadurch wird die Arbeitszeit der Therapeuten effizient genutzt und die Chance auf Folgetermine erhöht sich.

• Gesundheitstipps und Empfehlungen: Sie können WhatsApp außerdem verwenden, um Patienten über gesundheitliche Aspekte aufzuklären. Versenden Sie beispielsweise Übungen für Zuhause oder Tipps dazu, welche Sportarten bei welchen Beschwerden gemieden werden sollten. Dadurch fühlen sich die Patienten zu Ihrer Praxis enger verbunden und wechseln nur mit einer deutlich verringerten Wahrscheinlichkeit zu anderen Praxen.

• Versand von wichtigen Informationen: Ihre Praxis möchte die wohlverdienten Ferien genießen? Ein Therapeut oder eine Therapeutin fallen wegen Krankheit aus? Oder es müssen Umbaumaßnahmen durchgeführt werden? Versenden Sie wichtige Informationen mit wenigen Klicks an Ihre Patienten. Dadurch bleiben Ihre Patienten informiert und Sie reduzieren den Kommunikationsaufwand massiv.
  

Zusätzlich mehr Online-Bewertungen einsammeln

Positive Bewertungen sind im medizinischen Bereich von großer Bedeutung, um das Vertrauen der Patienten zu gewinnen und zu halten. Viele Praxen haben jedoch keine effizienten Prozesse, um glückliche Patienten daran zu erinnern, eine Bewertung auf Google zu hinterlassen. Unzufriedene Patienten äußern sich hingegen oft in negativen Online-Bewertungen. Mit Mateo können automatisierte Nachrichten an Patienten versendet werden, um sie an die Abgabe einer Bewertung zu erinnern und somit die Online-Reputation der Praxis zu verbessern.

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Erfahrungsbericht der Praxis "Physio Lola"

Die Physiopraxis Lola setzt Mateo dazu ein, um Patienten eine einfache Kontaktmöglichkeit anzubieten, Prozesse zu automatisieren und den Arbeitsalltag der Mitarbeiter zu erleichtern. Der Kontaktkanal WhatsApp kann dank Mateo nun von der Rezeption und dem behandelnden Arzt gleichzeitig genutzt werden. Die integrierte Kommentar- und Zuweisungsfunktion erlaubt dabei einen reibungslosen Informationsfluss. Automatische Antwortnachrichten ermöglichen es, einen beträchtlichen Anteil der eingehenden Terminanfragen automatisiert abzuwickeln. Für Patienten ist das Praxispersonal über das auf der Website eingebundene Web-Widget einfacher und über eine Vielzahl von Kanälen erreichbar. Dank der Mateo Mobile-App können eingehende Nachrichten auch bei Außeneinsätzen über das Smartphone schnell und zuverlässig beantwortet werden. Physio Lola konnte durch Mateo die Zahl der unproduktiven Telefonate um über 40% senken und ausgefallene Termine doppelt so schnell wie bisher weitervergeben.
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Effiziente Kommunikation mit Patienten über die WhatsApp API von Mateo

Wir von Mateo sind Ihre Messaging-Experten, wenn es um die Patientenkommunikation geht. Dutzende Praxen für Physiotherapie nutzen bereits Mateo und zeigen sich begeistert. Unsere Kunden wissen folgende Vorteile von Mateo besonders zu schätzen:

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Zentrale Benutzeroberfläche

Mateo bündelt neben WhatsApp Business API viele weitere Kommunikationskanäle wie E-Mail, Instagram, SMS oder Facebook Messenger in einem zentralen Posteingang. Auf der intuitiven und übersichtlichen Benutzeroberfläche finden Sie diverse hilfreiche Tools für eine besonders effiziente Kundenkommunikation. Für Ihre Kunden steht ein Web-Widget mit den von Ihnen unterstützten Nachrichtenkanälen für eine besonders einfache Kontaktaufnahme bereit.

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Individuelle Nachrichtenvorlagen

Dank diverser Nachrichtenvorlagen, die sich individuell erstellen lassen, wird der Schreibaufwand minimiert und die Effizienz der Kundenkommunikation gesteigert. So lassen sich die Personalressourcen im Servicebereich anderweitig einsetzen.

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WhatsApp Newsletter

Mit der WhatsApp API Lösung von Mateo lassen sich Newsletter DSGVO-konform versenden. Durch die erstklassige Öffnungsrate von 98% bei WhatsApp Nachrichten lässt sich das Marketing somit deutlich besser betreiben als per E-Mail oder anderen Kanälen.

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Mehr positive Google-Bewertungen

Mit Mateo schaffen Sie ein herausragendes Kundenerlebnis. Mateo kann von Ihren Kunden automatisiert Online-Bewertungen anfordern. Je mehr Bewertungen Sie haben, desto besser werden Sie zum Beispiel auf Google gefunden. Bewertungen schaffen außerdem Vertrauen in Ihr Unternehmen.

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Datenschutz

Mateos Messaging-Tool ist mit allen deutschen und europäischen rechtlich bindenden Datenschutzanforderungen vereinbar. Bei Gesetzesanpassungen wird die Software gegebenenfalls entsprechend überarbeitet. Für eine absolut sichere Kundenkommunikation sind alle Nachrichten Ende-zu-Ende verschlüsselt. Alle Infos zur DSGVO bei der Verwendung von WhatsApp können Sie in unserem Artikel "WhatsApp Business und DSGVO" nachlesen. Dadurch vermeiden Sie die bei einer Nichteinhaltung der DSGVO (= Nutzung der standardmäßigen WhatsApp Business App) häufig auftretenden Abmahnungen, empfindlichen Strafen und teuren Prozesskosten.

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Skalierbarkeit für alle Unternehmensgrößen

Durch die Vielzahl an Unternehmen, die Mateo bereits mit hoher Zufriedenheit nutzen, wurde die Skalierbarkeit des Messaging-Tools bestätigt. Egal, ob Kunden nur wenige Mitarbeiter oder viele Hundert beschäftigen - die Software funktioniert reibungslos und je nach Paket mit einer unbegrenzten Anzahl an Endgeräten, Nutzern und Rufnummern. Dadurch, dass die Arbeitsbelastung im Kundenservicebereich durch Mateo deutlich reduziert wird, ergeben sich für viele Unternehmen neue Wachstumsmöglichkeiten.

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Kostengünstiger Anbieter für WhatsApp Business API

Mit einem Einstiegspreis von lediglich 79 Euro monatlich ist Mateo ein kostengünstiger Anbieter für WhatsApp Business API Lösungen auf dem deutschen Markt. In Verbindung mit der Integration von weiteren Kommunikationskanälen und diversen hilfreichen Tools bietet Mateo ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis. Mateos persönliche Kundenbetreuung unterstützt die Unternehmen bei jedem Schritt der Integration und sorgt damit für sehr geringe Einstiegshürden.

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