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WhatsApp Bewerbung: Nachrichtenvorlagen für Unternehmen

Aus diversen Gründen managen immer mehr Unternehmen Bewerbungen per WhatsApp. Wir haben 4 beispielhafte WhatsApp Vorlagen zum Kopieren für Sie bereitgestellt.
June 13, 2024
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WhatsApp hat sich als ein unverzichtbares Kommunikationsmittel im Alltag etabliert und findet zunehmend auch im Unternehmenskontext Anwendung. Besonders im Bereich des Recruitings kann WhatsApp eine wertvolle Ergänzung sein, um Bewerbungsprozesse zu beschleunigen und die Kommunikation mit potenziellen Kandidaten zu optimieren. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen die Vorteile von WhatsApp Recruiting auf und präsentieren beispielhafte WhatsApp Vorlagen, mit denen Sie Ihr Bewerbermanagement besonders effizient gestalten können.

Vorteile der Bewerbung per WhatsApp für Unternehmen

Der Bewerbungsprozess per WhatsApp bietet zahlreiche Vorteile für beide Seiten. Er ermöglicht eine einfache Kontaktaufnahme, einen schnellen Austausch über den Chat und einen unkomplizierten Versand von Bewerbungsunterlagen. Durch den direkten Dialog entsteht zudem eine persönliche Atmosphäre während des gesamten Bewerbungsprozesses. Gerade die Generation Z, die im Fokus vieler Unternehmen steht, bevorzugt mobile und digitale Möglichkeiten zur Bewerbung. Deshalb ist es wichtig, sich von traditionellen Kontaktformularen und langwierigen Online-Fragebögen zu lösen und moderne Kanäle wie WhatsApp zu nutzen.

Vorteile von WhatsApp Bewerbungen
Dank WhatsApp werden Sie Ihre offenen Stellen schnell und effizient  besetzen können und sich gegen die Konkurrenz durchsetzen.


Die Bewerbung per WhatsApp bietet Unternehmen eine Reihe von Vorteilen, die den Bewerbungsprozess effizienter und nutzerfreundlicher gestalten. Im Folgenden werden einige dieser Vorteile näher erläutert:

Schnelle und direkte Kommunikation: Durch die Nutzung von WhatsApp als Bewerbungskanal können Unternehmen direkt und in Echtzeit mit den Bewerbern kommunizieren. Nachrichten können schnell gesendet und empfangen werden, was zu einer beschleunigten Kommunikation führt. Auf WhatsApp neigen Bewerber dazu, Nachrichten deutlich schneller zu beantworten, als bei E-Mails oder Bewerberportalen. Dies ermöglicht eine effektive Koordination von Terminen, Rückfragen oder schnelle Updates zum Bewerbungsstatus.

Einfache Übermittlung von Unterlagen: WhatsApp ermöglicht die unkomplizierte Übermittlung von Bewerbungsunterlagen wie Lebenslauf, Anschreiben und Zeugnisse. Bewerber können ihre Dokumente einfach als Anhang in der Chat-Konversation senden, ohne lästige Online-Portale mit technischen Fehlern oder postalische Zusendungen. Dies vereinfacht den Prozess für Bewerber und erleichtert Unternehmen die Organisation und Verwaltung der eingehenden Bewerbungen.

Unkomplizierte Terminvereinbarung: Die Bewerbung per WhatsApp ermöglicht es Unternehmen und Bewerbern, schnell und unkompliziert Termine für Vorstellungsgespräche oder andere Auswahlverfahren zu vereinbaren. Durch die direkte Kommunikation können Rückfragen oder Terminänderungen schnell geklärt werden, was zu einer effizienten Terminplanung führt und den Bewerbungsprozess beschleunigt.

Flexibilität und mobile Nutzung: Da WhatsApp eine mobile Messaging-Plattform ist, können Bewerber Bewerbungen jederzeit und überall über ihr Smartphone oder mit WhatsApp Web über ihren Laptop oder Tablet abschicken. Dies ermöglicht eine höhere Flexibilität für Bewerber, da sie nicht an feste Arbeitszeiten oder Bürostandorte gebunden sind. Unternehmen profitieren von einer größeren Bewerberreichweite und können potenzielle Kandidaten einfacher erreichen.

Vorteile von WhatsApp im Bewerbermanagement
WhatsApp bietet viele Vorteile im Bewerbermanagement

Erstellung einer WhatsApp Vorlage für Bewerbungen

Eine gute WhatsApp-Bewerbungsvorlage sollte klar strukturiert, präzise und leicht verständlich sein. Sie sollte alle notwendigen Informationen abfragen, die für eine erste Bewertung der Bewerber relevant sind. Achten Sie darauf, für alle häufigen Anliegen eine WhatsApp Vorlage zu erstellen, um Ihr Bewerbermanagement möglichst effizient zu gestalten und den internen Arbeitsaufwand zu minimieren.

Da Sie aufgrund der datenschutzrechtlichen Gegebenheiten und der Möglichkeiten der Automatisierung sicherlich die WhatsApp API Schnittstelle und nicht die herkömmliche WhatsApp Business Applikation nutzen, wird die Erstellung einer WhatsApp Bewerbungsvorlage je nach WhatsApp API Anbieter variieren. Jeder WhatsApp API Anbieter hat eine eigens entwickelte Software und damit auch eine eigene Benutzeroberfläche. Gegebenenfalls kann es sogar sein, dass von dem API Provider Ihrer Wahl gar keine Nachrichtenvorlagen unterstützt werden.

Anleitung: WhatsApp Bewerbungsvorlagen in Mateo erstellen

Die Erstellung von Vorlagen für Bewerbungen per WhatsApp funktioniert in Mateo genauso,  wie mit anderen Nachrichtenvorlagen. Folgen Sie dazu einfach dieser Anleitung:

  1. Öffnen Sie die Mateo App im Browser.
  2. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad Symbol, um die Einstellungen zu öffnen.
  3. Im Menü Links unter “Personalisierung” klicken Sie auf “Nachrichtenvorlagen”. 
  4. Über den Button “+ Hinzufügen” oben rechts fügen Sie eine neue Nachrichtenvorlage hinzu. 
  5. Tragen Sie im Pop-Up Fenster den Namen der Nachrichtenvorlage, die Kategorie sowie den Inhalt ein. 
  6. Fügen Sie Platzhalter und Kundenfelder ein. Kundenfelder werden über die integrierte Kontaktverwaltung von Mateo beim Verschicken der Nachrichtenvorlage automatisch ausgefüllt. 
  7. Stellen Sie sicher, dass der Haken bei “WhatsApp Verifizierung anfragen” gesetzt ist. Nur so können Sie die Nachrichtenvorlage außerhalb des 24h Zeitfensters nutzen. 
  8. Fertig! Wenn Ihre Nachrichtenvorlage von WhatsApp verifiziert wurde, können Sie sie in allen Kanälen nutzen. 
Die übersichtliche Nutzeroberfläche von Mateo.

Beispiele für WhatsApp-Bewerbungsvorlagen

Vorlage für Follow-up-Kommunikation

‍Hallo [Name des Bewerbers],

wir haben Ihre Bewerbung erhalten und beginnen nun mit der Bearbeitung der Unterlagen. Wir werden uns in Kürze bei Ihnen melden.

Mit besten Grüßen aus [Unternehmensstandort],

[Ihr Name] [Ihre Position] [Unternehmensname]

Bewerbung per WhatsApp: Vorlage für Follow-up-Kommunikation
WhatsApp Bewerbungsvorlage für die Follow-up-Kommunikation

Vorlage für Erstkontakt

Hallo [Name des Bewerbers],

vielen Dank für Ihr Interesse an einer Position bei [Unternehmensname]. Bitte senden Sie uns folgende Informationen zu:
- Vollständiger Name
- Lebenslauf (bitte als PDF anhängen)
- Kurze Beschreibung Ihrer Berufserfahrung
- Verfügbarkeit für ein Vorstellungsgespräch 

Mit freundlichen Grüßen, 

[Ihr Name] [Ihre Position] [Unternehmensname] 

Bewerbung per WhatsApp: Vorlage für Erstkontakt
WhatsApp Bewerbungsvorlage für den Erstkontakt

Vorlage für Intervieweinladungen

Hallo [Name des Bewerbers],

wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass Sie in die engere Auswahl gekommen sind. Wir möchten Sie gerne zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch einladen. Bitte teilen Sie uns mit, welche der folgenden Termine für Sie möglich sind:
- [Datum und Uhrzeit 1]
- [Datum und Uhrzeit 2]
- [Datum und Uhrzeit 3]

Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name] [Ihre Position] [Unternehmensname] 

Bewerbung per WhatsApp: Vorlage für Intervieweinladungen
WhatsApp Bewerbungsvorlage für Intervieweinladungen

Vorlage für Ablehnung der Bewerbung

Hallo [Bewerbername],

vielen Dank für Ihre Bewerbung und das Interesse an der Position [Jobtitel] bei [Unternehmensname]. Nach gründlicher Prüfung Ihrer Unterlagen müssen wir Ihnen leider mitteilen, dass wir uns für einen anderen Kandidaten entschieden haben.

Wir schätzen Ihre Bemühungen und wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrer weiteren Suche.

Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name] [Ihre Position] [Unternehmensname] 

Bewerbung per WhatsApp: Vorlage für Ablehnung
WhatsApp Bewerbungsvorlage für Ablehnung der Bewerbung

Technische Umsetzung und Integration von Bewerbungen per WhatsApp

Nutzung der WhatsApp API

Mit der WhatsApp API können Unternehmen WhatsApp nahtlos in ihre bestehenden Systeme integrieren. Dies ermöglicht die Automatisierung und professionelle Verwaltung von Bewerbungsprozessen. Zudem ist die WhatsApp API momentan die einzige Möglichkeit für Unternehmen, um WhatsApp DSGVO-konform zu nutzen.

Integration mit CRM und HR-Software

Durch die Integration mit CRM- und HR-Software können Unternehmen Bewerbungen effizienter verwalten und verfolgen. Dies ermöglicht eine bessere Organisation und schnellere Reaktionszeiten. Beachten Sie: Ein schnellerer Bewerbungsprozess führt außerdem zu weniger abspringenden Bewerbern.

Automatisierungsmöglichkeiten

Die Automatisierung von Nachrichten und Antworten kann den Bewerbungsprozess per WhatsApp  erheblich beschleunigen. Durch den Einsatz von automatisiert versendeten Nachrichtenvorlagen können Standardfragen blitzschnell beantwortet und Bewerber durch den Prozess geführt werden. Zudem präsentieren Sie Ihr Unternehmen dadurch als innovativ und fortschrittlich und machen einen guten Eindruck auf Bewerber.

Bewerbungsprozess per WhatsApp mit Mateo starten

Um WhatsApp als Recruiting-Kanal effektiv einzusetzen, bietet sich die Nutzung von Mateo an. Mateo ermöglicht über die WhatsApp Business API nicht nur die Kommunikation mit Kunden, sondern auch mit Bewerbern. Mateo nutzt ausschließlich deutsche Serverstandorte und passt die Software kontinuierlich an sich ändernde Datenschutzbestimmungen an, um eine 100-prozentige DSGVO-Konformität gewährleisten zu können. Mit vielen nützlichen Funktionen wie Nachrichtenvorlagen, automatischen Antworten und Textbausteinen ist die Kommunikation über Mateo hocheffizient und spart wertvolle Arbeitszeit. Mateo unterstützt den Versand und Empfang von vielen verschiedenen Dateitypen und hat eine interne Kontaktverwaltung integriert.

Die Software von Mateo hat viel zu bieten. Folgende Features wissen unsere Kunden besonders zu schätzen:

  • Integrationen: Mit Mateo können Sie WhatsApp in über 6.000 Softwareprogramme integrieren und vollautomatisierte Nachrichten wie z.B. Einladungen, Bestellbestätigungen, Versandinformationen, Rechnungen oder Erinnerungen versenden.
  • Newsletter Marketing: Versenden Sie DSGVO-konforme Newsletter über WhatsApp oder SMS und profitieren Sie von Öffnungsraten über 95 %.
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